وصف قدرات Power Automate
هل تجد أنك تقوم بتنزيل مرفقات البريد الإلكتروني بانتظام ثم تحميل الملف إلَى قاعدة البيانات؟ كل عمل فِي كل مجال له مهام متكررة تؤثر عَلى مؤسسته. قد تتضمن عملية الموافقة عَلى أمر شراء جديد أخذ نموذج مِن مكتبك للموافقة عليه. قد يحتاج الموظف إلَى تسجيل الدخول إلَى موقع ويب كل صباح للعثور عَلى الأرقام اليومية ثم حفظ هذه الأرقام فِي نظام آخر. لا يمكن أن تستغرق العمليات المتكررة مثل هذه وقتاً طويلاً فحسب، بل يمكن أيضاً أن تكون عرضة للأخطاء. إذا أخطأ شخص ما فِي إدخال شيء ما، فقد يؤدي ذلك إلَى فوات الموعد النهائي أو خسارة مالية.
يتعلق Microsoft Power Automate بجعل أجهزة الكمبيوتر تدير المهام المتكررة. إنه يمنح أي شخص لديه معرفة بدورة العمل لإنشاء تدفق متكرر عند بدء التشغيل، يقفز إلَى العمل ويؤدي العملية.
السيناريوهات الشائعة وإمكانيات Power Automate:
التشغيل التلقائي للمهام المتكررة مثل نقل البيانات مِن نظام إلَى آخر.
توجيه المستخدم مِن خلال عملية بحيث يتمكن مِن إكمال المراحل المختلفة. على سبيل المثال، قد ترغب مؤسسة المبيعات فِي توجيه المورّدين خلال عملية بيع المنتجات للعملاء.
التشغيل التلقائي لعمليات مواقع الويب والمستندة إلَى سطح المكتب باستخدام قدرات التشغيل التلقائي للعمليات (RPA). على سبيل المثال، يحتاج المستخدم الذي يعمل فِي أحد البنوك إلَى تحديث أسعار الصرف يومياً. سوف يستخدم المستخدم تقنية التشغيل التلقائي للعمليات (RPA) لتسجيل الدخول إلَى الموقع الإلكتروني واسترداد أسعار الصرف. وسيقوم بعد ذلك بحفظ هذه الأسعار عَلى سطح المكتب لديه وتحديثها فِي جدول بيانات الشركة.
يعمل Power Automate عن طريق إنشاء التدفقات. تُستخدم هذه التدفقات بعد ذلك للقيام بأشياء مثل التفاعل مع أنظمة مختلفة، أو توجيه المستخدمين خلال عملية، أو جعل المستخدمين أكثر إنتاجية عن طريق التشغيل التلقائي للمهام اليومية.
أنواع التدفقات
هناك ثلاثة أنواع أساسية مِن تدفقات Power Automate:
تدفقات عمليات الأعمال: تُستخدم هذه التدفقات فِي التطبيقات التي تستند إلَى نموذج لمساعدة الأشخاص فِي إنجاز العمل. فهو يوفر تجربة مستخدم مبسطة تقود الأشخاص مِن خلال العمليات التي حددتها مؤسستهم للتفاعلات التي تحتاج إلَى التقدم إلَى استنتاج مِن نوع ما.
تدفقات السحابة: هذه هي أكثر أنواع التدفقات استخداماً. تبدأ التدفقات السحابية بمشغّل مثل تلقي بريد إلكتروني مِن شخص معين، أو ذكر شركتك فِي وسائل التواصل الاجتماعي. بمجرد تشغيلها، فإنها تتضمن أيضاً بشكل عام إجراءً واحداً أو أكثر مثل إنشاء سجل فِي نظام مختلف أو إرسال طلب موافقة إلَى شخص ما.
تدفقات سطح المكتب - تتيح لك تدفقات التشغيل التلقائي للعمليات (RPA) تسجيل نفسك أثناء تنفيذ الإجراءات عَلى سطح المكتب أو داخل مستعرض الويب. يمكنك عندها تشغيل التدفق لتنفيذ هذه العملية لك. يمكنك أيضاً تمرير البيانات أو الحصول عَلى البيانات مِن العملية، مما يتيح لك التشغيل التلقائي لعمليات الأعمال "اليدوية".
تدفقات عمليات الأعمال
تُستخدم أحداث سير إجراءات العمل فِي الغالب فِي التطبيقات المستندة إلَى نموذج لمساعدة المستخدمين عَلى إنجاز العمل. وهي تمثل عادةً عملية يتبعها المستخدم حتى الانتهاء. إنها توفر تجربة مستخدم مبسطة لتزويدهم بأفضل طريقة للتقدم إلَى نتيجة مِن نوع ما.
بعض السيناريوهات الشائعة التي قد تستخدم فيها المؤسسات أحداث سير إجراءات العمل هي:
عمليات البيع: يمكن للمؤسسات إنشاء تدفقات عمليات تجارية تركز عَلى المبيعات والتي توجه المورّدين خلال عملية المبيعات بأكملها لضمان اتباعهم لإجراءات المبيعات المثبتة فِي المؤسسة لزيادة فرصتهم فِي الفوز بالصفقة.
دقة الحالة: قد تنشئ مراكز الدعم تدفقات عمليات أعمال تتمحور حول الخدمة والتي توجه المندوبين خلال عملية إنشاء الحالة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل الحالة فِي النهاية.
تخطيط لحدث: قد تستخدم شركة تخطيط الأحداث أحداث سير إجراءات العمل للتأكد مِن أنها لا تفوت أي خطوة عندما تخطط لحدث ما. يمكن أن توجد مراحل فِي العملية لحجز المكان والتخطيط للوجبة وتحديد تفاصيل الترفيه والمزيد.
بيع المسكن: قد تستخدم شركة عقارية سير إجراءات العمل لمساعدة وكلائها فِي تجهيز منزل لمنزل مفتوح. قد يشمل ذلك وجود مراحل لتسجيل تفاصيل الفحص، وتنظيم الممتلكات، والتنسيق مع الموظفين لضمان توفر شخص ما فِي ذلك الوقت.
في الصورة، نرى مثالاً عَلى سير إجراءات العمل الذي يُستخدم للمساعدة فِي توجيه المندوب خلال عملية إرسال عرض مِن مشترٍ محتمل.
خلال كل مرحلة، هناك معلومات يجب تسجيلها. قد تتغير مراحل سير إجراءات العمل بناءً عَلى المعلومات التي تم الحصول عليها. على سبيل المثال، نظراً لتعيين حقل عرض العداد إلَى "نعم"، تظهر مرحلة عرض العداد. إذا تم تعيين الحقل عرض العداد إلَى "لا"، فإن المرحلة لن تظهر.
التدفقات السحابية
كما هو مذكور، التدفقات السحابية هي تدفقات Power Automate الأكثر شيوعاً. تستخدم التدفقات السحابية موصلات للتفاعل مع خدمات مختلفة. يوجد حالياً أكثر مِن 1,000 موصل تم إنشاؤه مسبقاً. تسمح لك هذه الموصلات بالتفاعل مع البيانات مِن منتجات Microsoft الأخرى والبيانات مِن المورّدين غير التابعين لـ Microsoft مثل Google وSalesforce وOracle والمزيد.
هناك ثلاثة أنواع رئيسية مِن التدفقات السحابية التي يمكنك إنشاؤها:
أحداث سير العمل التلقائية: يتم تشغيل هذه التدفقات تلقائياً بواسطة حدث. قد يكون هذا هو وصول بريد إلكتروني مِن شخص معين، أو ذكر شركتك فِي وسائل التواصل الاجتماعي. هذه هي التدفق السحابي الأكثر استخداماً.
أحداث سير العمل الفورية: تبدأ هذه التدفقات تلقائياً وتتم بنقرة زر واحدة. يمكنك إجراء التشغيل التلقائي للمهام المتكررة مِن سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام التدفق الفوري لإرسال تذكير عَلى الفور إلَى الفريق بضغطة زر مِن جهازك المحمول.
المجدول: تعمل هذه التدفقات وفقاً لجدول زمني محدد. يمكن استخدامها لإطلاق عمليات تحميل البيانات اليومية إلَى Microsoft SharePoint أو قاعدة بيانات.
الآن بعد أن اكتشفنا أنواع التدفقات السحابية التي يمكنك إنشاؤها، فلنستكشف بعض السيناريوهات الشائعة حيث قد تستخدم المؤسسات التدفقات السحابية.
الموافقات: يمكن استخدامها للتشغيل التلقائي لعمليات الموافقة مثل الموافقة عَلى الفواتير وطلبات الإجازة والموافقة عَلى المشروع والمزيد.
تكامل التطبيق: يمكن استخدامها للسماح لتطبيق ما بالتفاعل مع تطبيق آخر. على سبيل المثال، قد يستخدم فني فِي الميدان تطبيقاً مخصصاً لطلب قطعة ما. يمكن أن يطلب تدفق Power Automate تلقائياً الجزء فِي نظام مخزون الشركة.
تحسين الإنتاجية: قد يقوم المستخدمون النهائيون بإنشاء تدفقات Power Automate شخصية للقيام بأشياء تلقائياً مثل حفظ المرفقات المستلمة عبر البريد الإلكتروني فِي مواقع محددة مثل SharePoint أو OneDrive.
قد تتضمن الأمثلة الأكثر تقدماً للمؤسسات التي تستخدم تدفقات Power Automate ما يلي:
التواصل مع واجهة برمجة تطبيقات مخصصة (API) تم إنشاؤها بواسطة شركة خدمات مالية لاسترداد أحدث معدلات القروض تلقائياً، ثم حساب معدل الفرد بناءً عَلى درجة الائتمان الخاصة به.
أنشئ نظاماً ذكياً لحفظ البيانات أثناء استلام المستندات، ويتم فحص المحتوى الموجود فيها. بناءً عَلى نوع المستند، يتم حفظه تلقائياً فِي موقع معين ويمكن حتى تمييزه حسب الحاجة.
نظراً لوجود مئات القوالب المتاحة لدعم السيناريوهات المختلفة، فإنه يمكن لأي شخص إنشاء التدفقات السحابية بسهولة.
تدفقات سطح المكتب
تُستخدم تدفقات سطح المكتب لمحاكاة تفاعل المستخدم مع تطبيق أو موقع ويب. يُشار إلَى تدفقات سطح المكتب غالباً باسم RPA. فكّر فِي الأمر كجهاز كمبيوتر يقوم بتشغيل المهام والخطوات التي يقوم بها الفرد. في Power Automate، تم إنشاء هذه الأنواع مِن التدفقات باستخدام Power Automate لسطح المكتب. تختلف تدفقات سطح المكتب عن التدفقات السحابية. ينفّذ التدفق السحابي إجراءً بناءً عَلى استدعاءات واجهة برمجة التطبيقات (API)، فِي حين أن تدفق سطح المكتب يشبه وحدات الماكرو حيث يقوم بتشغيل الخطوات المسجلة مسبقاً بالترتيب.
بعض السيناريوهات الشائعة حيث قد تستخدم المؤسسة تدفقات سطح المكتب هي:
تحسين إنتاجية الموظف: يمكن إنشاء تدفق سطح المكتب لتكرار إجراءات المستخدم النهائي الذي يقوم بمهام متكررة. مثال عَلى ذلك هو التفاعل مع موقع ويب معين مثل موقع سعر الفائدة، ثم إدخال تلك المعلومات فِي تطبيق آخر مثل جدول بيانات Excel.
التعامل مع نظام قديم: لا تزال العديد مِن المؤسسات تستخدم التطبيقات القديمة المبنية فِي المنزل والتي لا تحتوي عَلى واجهات برمجة تطبيقات حديثة متاحة يمكن استخدامها مِن خلال التدفق السحابي. في هذه الحالات، لا يزال بإمكانك إجراء التشغيل التلقائي للتفاعل مع التطبيق القديم دون الحاجة إلَى إعادة إنشاء التطبيق مِن الألف إلَى الياء.
التشغيل التلقائي لتفاعل الموقع: يحتاج العديد مِن المستخدمين إلَى التفاعل مع مواقع ويب محددة يومياً لإدخال التفاصيل أو رصد المعلومات. لأسباب تتعلق بالأمان، لا توفر العديد مِن الشركات الوصول إلَى واجهات برمجة التطبيقات الخاصة بهم للسماح لك بالقيام بالتشغيل التلقائي المباشر مع نظامهم الأساسي. يعد تدفق سطح المكتب طريقة رائعة لتقليد تفاعل المستخدم وتوفير حل تلقائي.
التشغيل التلقائي للعمل مع برنامج محاكاة الأجهزة الطرفية: تستخدم العديد مِن المؤسسات برامج محاكاة الأجهزة الطرفية مثل Citrix لتقليل تكلفة الأجهزة. تسجيل دخول المستخدمين إلَى أجهزة سطح المكتب التي تمت محاكاتها. يؤدي العديد مِن هؤلاء المستخدمين مهام متكررة. يمكن استخدام تدفقات سطح المكتب لتقليد ضغطات مفاتيح المستخدم والتشغيل التلقائي للنشاط.
هناك فقط بعض الأمثلة المختلفة حيث يمكن للمؤسسة استخدام تدفقات سطح المكتب. لنلق نظرة عَلى مثال آخر. في هذا المثال، تستخدم شركة عقارات موقع ويب لمعرفة ما إذا كانت الخصائص الجديدة تحتوي عَلى أي عناصر بيئية مرتبطة بالعقار. إذا تم العثور عَلى أي منها، فإنها تأخذ لقطة شاشة للتقرير وتسجله فِي Excel. في هذا الفيديو، نوضح لك كيف يمكن لتدفق سطح المكتب تشغيل هذه العملية تلقائياً بعد إدخال خاصية جديدة فِي التطبيق الذي يستند إلَى نموذج إدارة الممتلكات.
سيناريو الأعمال
غالباً ما يكون تدفق سطح المكتب جزءاً مِن حل تشغيل تلقائي شامل أكبر. على سبيل المثال، توفر شركة إدارة الأحداث مستويات مختلفة مِن الحزم لعملائها لمساعدتهم فِي توفير التكاليف فِي الحدث الخاص بهم. وهذا يعني أن العملاء لا يحتاجون إلَى الدفع بشكل منفصل لكل خدمة. تدفع شركة إدارة الأحداث للمورّدين نيابة عن العميل. على سبيل المثال، عندما يخططون لحفل زفاف، يحجزون المكان، ويوظّفون متعهد تقديم الطعام، ويحجزون الترفيه، حتى إنهم يستأجرون أحياناً مورّد زهور. عند اكتمال الحدث، يُرسل لهم كل مورّد فاتورة بالخدمات التي قدمها.
هذه العملية هي كما يلي:
يتم استلام فواتير المورّد كمرفقات بريد إلكتروني فِي صندوق بريد إلكتروني مخصص.
يتم تنزيل مرفقات الفاتورة مِن البريد الإلكتروني ومسحها ضوئياً لتحديد الغرض مِن الفاتورة. يتم استخراج تفاصيل مثل المورّد وتاريخ الفاتورة ومبلغ الفاتورة مِن المرفق.
يتم إرسال الفواتير إلَى شخص معين لتقييمها والموافقة عليها أو رفضها، استناداً إلَى الخدمات المقدمة.
يتلقى الأفراد هذا الطلب ويتفاعلون معه فِي Teams.
تتم الموافقة عَلى الفاتورة، ويتم إنشاء فاتورة جديدة فِي تطبيق الفاتورة القديم لشركات إدارة الأحداث.
بمجرد إدخال الفاتورة، يتم إنشاء رقم الفاتورة عَلى الفور. وكذلك، يتم إرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني إلَى المورّد تُفيد بمعالجة الفاتورة. يتضمن هذا رقم الفاتورة.
تُظهر الصورة تفصيلاً عالي المستوى لما سيبدو عليه هذا التشغيل التلقائي فِي تدفق Power Automate.
تتم العملية برمتها مِن خلال التدفق السحابي.
يتم تشغيل التدفق السحابي تلقائياً عند تلقي بريد إلكتروني فِي صندوق البريد المخصص فِي Outlook.
يُستخدم AI Builder لاستخراج التفاصيل مِن مرفق الفاتورة مثل المورّد وتاريخ الفاتورة والمبلغ.
يتم إرسال طلب الموافقة إلَى الشخص المناسب فِي Microsoft Teams. يشتمل الطلب عَلى تفاصيل الفاتورة المستخرجة مِن هذا الطلب.
بعد اكتمال طلب الموافقة، يقيّم الشرط ما إذا تمت الموافقة عَلى الفاتورة أم تم رفضها.
استناداً إلَى حالة الموافقة:
تمت الموافقة: إذا تمت الموافقة، يقوم التدفق السحابي بتشغيل تدفق سطح المكتب الذي تم إنشاؤه للتفاعل مع التطبيق القديم. يتم استخدام تفاصيل الفاتورة مثل المورّد وتاريخ الفاتورة والمبلغ فِي إنشاء سجل الفاتورة.
- بمجرد تسجيل الفاتورة، يتم تسجيل رقم الفاتورة وإنشاء بريد إلكتروني جديد فِي Outlook. يتضمن البريد الإلكتروني حالة الفاتورة ورقم الفاتورة.
مرفوضة: إذا تم رفض الفاتورة، ينشئ التدفق السحابي رسالة بريد إلكتروني جديدة فِي Outlook، لإعلام المورّد بأنه لم تتم الموافقة عَلى فاتورته.