تحديد القيمة واختيار العملية
معظم المؤسسات لديها دورات عمليات متعددة ونشطة، ولكن ليست كل هذه العمليات مرشحة للتحسين مِن خلال التنقيب فِي العمليات. للتأكد مِن استخدَامك للتنقيب فِي العمليات ضمِن العمليات ذات التأثير الأكبر، تحتاج إلى تحديد قيمة التحسينات المُحتملة. ثُم، ينبغي عليك استخدَام هذا التقييم كجزء مِن عملية الاختيار وتحديد أولويات عملياتك المحتملة.
متى تستخدم التنقيب فِي العمليات
تشمل الاعتبارات الخَاصة بالتنقيب فِي العمليات بشكل فعّال ما يلي:
تحليل العمليات - يساعد التنقيب فِي العمليات الشركات عَلى فهم كيفِية عمل عملياتها فِي الممَارسة العملية، وكيف تنحرف عن التصميم المقصود، وأين تحدث القيود.
تحسين العمليات - إن التنقيب فِي العمليات يساعد المؤسسات عَلى تحديد المجالات التي تحتاج فِيها إلى تحسينات فِي العمليات، مثل تقليل المهل الزمِنية أو تقليل أوقات الانتظار أو تحسين تخصيص الموارد.
الامتثال والتدقيق - يساعد التنقيب فِي العمليات عَلى ضمان الامتثال للوائح والسياسات الداخلية مِن خلال الكشف عن السلوك غير المتوافق والانحرافات عن الإجرَاءَات القياسية.
مراقبة الأداء - يساعد التنقيب فِي العمليات المؤسسات عَلى مراقبة أداء العمليات فِي الوقت الفعلي، ويساعدها عَلى تحديد المشاكل المحتملة قبل حدوثها ومِن ثم معالجتها بشكل استباقي.
عندما لا يكون التنقيب فِي العمليات هو الخيار الأفضل
بعض الاعتبارات تشير إلى أن التنقيب فِي العمليات قد لا يكون فعالاً أو مِناسباً، بمَا فِي ذلك:
نقص البيانات - يعتمد التنقيب فِي العمليات عَلى سجلات الأحداث مِن أنظمة المعلومات، لذلك إذا كانت البيانات محدودة أو غير موجودة، فقد يستحيل إجراء التنقيب فِي العمليات.
العمليات فِي الوقت الحقيقي - إذا كانت العملية التي تقوم بتحليلها معقدة أو ديناميكية، فقد لا يتمكن التنقيب فِي العمليات مِن التقاط جميع المعلومات ذات الصلة، أو قد يكون مِن الصعب تفسير النتائج.
غير مِنظمة أو متكررة - إذا كانت العمليات غير مِنظمة أو متكررة بطبيعتها، فقد لا يؤدي التنقيب فِي العمليات إلى توليد رؤى قيمة أو تقديم نتائج واضحة.
الافتقار إلى فهم العملية - يكون التنقيب فِي العمليات أكثر فعالية عندما تفهم العملية التي تقوم بتحليلها بشكل واضح. قد تؤدي العمليات غير المفهومة بشكل جيد إلى نتائج يكون مِن الصعب تفسيرها.
الموارد المحدودة - قد يستغرق التنقيب فِي العمليات وقتًا طويلاً ويستهلك الكثير مِن الموارد، لذا إذا لم تتوافق الموارد الفنية والتجارية مع بعضها البعض، فقد لا يكون مِن الممكن إجراء تحليل التنقيب فِي العمليات.
تقييم العمليات المحتملة للتنقيب فِي العمليات
خلال مرحلة التخطيط، يجب عليك ترتيب مشروعاتك وتصنيفها للتأكد مِن أنك تعمل عَلى المشروعات المِناسبة التي تحقق أكبر قدر مِن المميزات. يوضح الرسم البياني التالي، عَلى مستوى عالٍ، كيفِية استخدَام توافر البيانات والوعي بالعمليات كمؤشرات عامة لما إذا كانت العملية مرشحة جيدة للتحليل باستخدَام التنقيب فِي العمليات.
فِي هذا السياق، يعني توافر البيانات فِي هذا السياق أن النظام يلتقط بيانات تتبع الاستخدَام بشأن إكمال خطوات العملية، ممَا قد يساعد فِي تسهيل عملية التنقيب فِي العمليات. عندما يتوفر بالفعل قياس تتبع الاستخدَام لعملية ما بشكل جيد، يمكنك إدخال بيانات قياس تتبع الاستخدَام فِي التنقيب فِي العمليات حتى تتَمكن مِن إجراء تحليل للعملية ككل. قد تتطلب مِنك العملية ذات التوافر المِنخفض للبيانات الاستثمار بشكل كبير فِي تعديل خطوات العملية. وبالتالي، ستحتاج إلى جمع بيانات تتبع الاستخدَام المِناسبة لإكمال الخطوة قبل أن تتَمكن مِن إجراء التنقيب فِي العمليات خلال العملية.
تفتقر العمليات غير المرتبة إلى الهيكل والاتساق الذي يمكنك تحسينه. يمكنك إكمال العملية غير المرتبة للتفاعل مع الأحداث فور وقوعها. فِي كثير مِن الأحيان، يكون لهذه العمليات بيانات تتبع الاستخدَام محدودة متاحة فِي الخطوات المكتملة. وعلاوة عَلى ذلك، مِن الشائع ألا تعتبر المؤسسات هذه العمليات مِن العمليات عالية الوعي أو عالية التأثير. بشكل عام، أنواع العمليات هذه ليست مرشحة جيدة لإجراء تحليل التنقيب فِي العمليات. وبدلاً مِن ذلك، يمكن أن يستفِيدوا مِن جهود تصميم عملية أساسية بشكل أكبر لتحديد عملية أكثر تنظيماً. قد تكون العمليات اليدوية ذات الوعي العالي والتأثير الكبير عَلى المؤسسة مرشحة بشكل جيد؛ ومع ذلك، فإنها عادةً ما تفتقر إلى بيانات تتبع الاستخدَام لتمكينك مِن استخدَام التنقيب فِي العمليات. قبل أن تستخدم التنقيب فِي العمليات عَلى هذه الأنواع مِن العمليات، يجب أن تخضع أولاً للتحول الرقمي. أثناء رقمِنة العملية ، يمكنك إضافة القياس عن بعد المِناسب مِن البداية للسماح التنقيب فِي العمليات بإجراء المزيد مِن التحسينات المستمرة فِي المستقبل.
العمليات التي تتمتع بتوافر بيانات عالية هي المرشحة المِثَالية لإجراء التنقيب فِي العمليات. بالنسبة للعمليات التي تمت أتمتتها بشكل كبير بالفعل، يُمكنك استخدَام التنقيب فِي العمليات لزيادة تحسينها. بالنسبة للعمليات المعقدة، يمكنك فِي كثير مِن الأحيان استخدَام التنقيب فِي العمليات لتحديد فرص زيادة الأتمتة والتبسيط.
تقييم قيمة التحسينات المحتمل إدخالها
كجزء مِن جهودك لتحديد أولويات العمليات، يمكن أن يساعدك تقدير القيمة المحتملة للتحسينات عَلى ضمان تحليل العمليات الصحيحة. ليست كل التحسينات فِي العمليات بمثابة تحسينات فِي التكلفة أو الإيرادات، فبعضها يؤدي إلى فوائد غير ملموسة. قد يساعد تقييم العمليات المحتملة باستخدَام تصنيف غير نقدي، مثل مرتفع أو متوسط أو مِنخفض، فِي ضمان حصول جميع العمليات ذات القيمة العالية عَلى الأولوية المِناسبة.
مِن خلال اتباع نهج مِنظم لتحديد أولويات العمليات واختيارها، يمكنك التأكد مِن أن جهودك فِي التنقيب فِي العمليات تتعامل مع العمليات التي يمكن أن تحقق أكبر تأثير عَلى مؤسستك.