لوحة التنقيب فِي العمليات
تعتبر لوحة التنقيب فِي العمليات إطار عمل لمساعدة المؤسسات عَلى فهم وتحليل دورات الأعمال الخَاصة بها بشكل أفضل. تُعد لوحة التنقيب فِي العمليات أداة مِنظمة يمكن للمؤسسات استخدَامها فِي مشروعات التنقيب فِي العمليات، وخاصةً أثناء مراحل إثبات المفهوم (POC) أو المرحلة التجريبية. يساعد فِي تنظيم جميع المعلومات الأساسية وتوثيقها، ممَا يضمِن وجود مخطط واضح للمتطلبات الأساسية ومعايير النجاح والعناصر الهامة الأخرى. تساعد هذه اللوحة عَلى التقاط التفاصيل الضرورية، ما يساعد عَلى مِنع إغفال المعلومات. تُظهر الصورة التالية مثالاً عَلى لوحة التنقيب فِي العمليات.
هيكل للوحة التنقيب فِي العمليات
تنقسم اللوحة إلى عدة فصول، كل مِنها يخدم غرضًا محددًا فِي مشروع التنقيب فِي العمليات:
العملية - يحتوي هذا الفصل عَلى اسم للعملية المستهدفة ووصف موجز لها. فِي هذا الفصل، تشرح العملية، ونطاقها، وأهميتها بالنسبة للمؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تتبع الأنشطة، وبعضها يعتبر الأنشطة الرئيسية للعملية. وهناك أنشطة أخرى مؤثرة ولكنها غير مباشرة. فِي هذا القسم، يمكنك أيضًا تحديد بداية العملية ونهايتها.
الأهداف - هذا الفصل هو المكان الذي تتناول فِيه أهدافك الفورية والمستقبلية. الأهداف المباشرة تنطبق عَلى هدف إثبات المفهوم. الأهداف المستقبلية تهدف إلى وضع خطط واستراتيجيات طويلة المدى. يساعد تحديد معايير النجاح عَلى إبقاء الفريق عَلى المسار الصحيح ويساعدهم عَلى معرفة متى يحققون المعالم. مِن المرجح أن تحتوي معايير النجاح عَلى بعض المكونات التالية عَلى الأقل:
الهدف الأساسي
تم حل المشكلة
ميزات تم اختبارها
نقاط التكامل
المعايير
نتائج الأعمال
الأهداف الكمية
تحديد النطاق وحملة الأسهم - يساعد توضيح النطاق عَلى تحديد حدود إثبات المفهوم. إنه يحدد ما هو مدرج وما هو مستبعد، ما يساعد عَلى مِنع التوسع فِي النطاق ويضمِن التركيز عَلى الجوانب الهامة. إن تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل الرعاة، والقادة، وأعضاء الفريق، وخبراء الموضوع، يضمِن مشاركة جميع الأطراف ذات الصلة وإعلامهم. فِي هذا الفصل، تقوم بتوضيح الأدوار والمسؤوليات. بالإضافة إلى ذلك، عليك التخطيط لجمع الملاحظات مِن أصحاب المصلحة للتأكد مِن مراعاة وجهات نظرهم، وبالتالي تعزيز أهمية وقبول نتائج مفهوم المشروع.
قواعد العمل - إن تحديد كيفِية قياس العملية أمر بالغ الأهمية لتقييم الأداء. تتضمِن هذه العملية تحديد المقاييس، مثل أوقات الإنتاج، ومتطلبات التوافق، واتفاقيات مستوى الخدمة (SLA)، والقيود أو الاستثناءات الأخرى. عَلى سَبِيل المِثَال، يساعد التأكد مِن أن النشاط B يتبعه دائمًا النشاط C وليس النشاط D أبدًا فِي الحفاظ عَلى الامتثال للعملية وكفاءتها.
البيانات والأدوات - فِي هذا الفصل، سوف تقوم بتحديد أنظمة التسجيل والتطبيقات المعنية وإدراجها. يساعد تحديد السمات والبيانات الوصفِية استنادًا إلى الأهداف ومعايير النجاح والتحديات التجارية وقواعد العمل فِي توجيه عملية تحليل البيانات. يتضمِن هذا النهج أيضًا تحديد عناصر البيانات الرئيسية التي تحتاجها للتنقيب فِي العمليات بشكل فعال. يضمِن تخطيط فترة استخراج البيانات التقاط عدد كافٍ مِن التكرارات للعملية، الأمر الذي يتضمِن مراعاة متوسط مدة العملية واستخراج البيانات لفترة مِناسبة (مثل عدة أشهر) لتغطية جميع السيناريوهات. يضمِن تقييم حجم البيانات المطلوبة والتراخيص المرتبطة بها أن يتم دعم إثبات المفهوم بشكل مِناسب مِن مِنظور فني ومالي.
الأشخاص - إن تحديد الأدوار، مثل القائد والجهة الراعية ومحللي التنقيب فِي العمليات ومهندسي البيانات ومالكي العمليات، يضمِن أن كل مِن يشارك فِي العملية يفهم مسؤولياته. ويعزز هذا النهج المساءلة والتطبيق السلس للمشاريع.