مقدمة
تقدم هذه الوحدة التشغيل التلقائي للعمليات (RPA) وحالات استخدام مهام سير العمل في Microsoft Power Automate لسطح المكتب.
لا تتوفر لدى الكثير من التطبيقات القديمة طريقة للوصول إلى بياناتها أو وظائفها إلا من خلال واجهة المستخدم الخاصة بها. تعمل حلول RPA من خلال إنشاء قائمة بالإجراءات عن طريق تسجيل الخطوات التي ينفذها المستخدم في واجهة مستخدم التطبيق. بعد ذلك، يقوم حل RPA بتنفيذ الأتمتة عن طريق تكرار الخطوات في واجهة مستخدم للتطبيق، مما يحاكي بشكل فعال إجراءات المستخدم في البرنامج. يمكّن RPA أتمتة التطبيقات التي لا توجد لديها واجهة API يمكن استخدامها لمهام الأتمتة هذه.
حظي التشغيل التلقائي للعمليات (RPA) بالكثير من الاهتمام والانتباه. من خلال أتمتة المهام البسيطة، بإمكان حلول RPA خفض التكاليف مع المساعدة على تقليل الأخطاء.
مشاكل الأتمتة القديمة
لقد أدى تحليل العمل الذي نفذه المستخدمون إلى الملاحظات الإحصائية التالية:
- 60 بالمئة من جميع المهن لديها 30 بالمئة على الأقل من الأنشطة القابلة للتنفيذ التلقائي.
- يمكن أتمتة 50 بالمئة تقريباً من أنشطة العمل العامة باستخدام التكنولوجيا الحالية.
- يمكن تحسين أوقات جمع البيانات ومعالجتها بنسبة 64 بالمئة من خلال الأتمتة.
يتم دعم أفضل المؤسسات بواسطة أشخاص استراتيجيين ومبدعين، ولكنهم يضطرون في أغلب الأحيان إلى قضاء نصف وقتهم تقريباً في تنفيذ مهام متكررة يمكن أتمتتها باستخدام التكنولوجيا الحالية.
بإمكان أحد العوائق الرئيسية في أتمتة الأنظمة ومهام سير العمل أن يكون عدم وجود إمكانية وصول إلى بيانات واجهة برمجة التطبيقات (API) الحديثة في التطبيقات القديمة وتطبيقات أخرى خارجية تسمح لأدوات مثل Microsoft Power Automate بتضمينها في مهام سير العمل السحابية.
ليس من الممكن دائماً استبدال التطبيقات القديمة بسبب صعوبة هذه العملية أو التكاليف التي تتطلبها. علاوةً على ذلك، يوجد عدد كبير من التطبيقات القديمة في الموقع المحلي، وقد يكون من الصعب إنشاء ارتباط بالتطبيقات المحلية ودمجها مع الخدمات السحابية في عملية أتمتة شاملة.
تم تطوير عدد كبير من حلول RPA لحل هذه المشكلة. تشكّل مهام سير العمل في Power Automate لسطح المكتب الإجابة على هذه المشكلة.
الأتمتة باستخدام Power Automate
يمكن الوصول إلى الكثير من حلول البرامج كخدمة (SaaS) من خلال واجهات API لـ REST الحديثة التي يمكن لأدوات الأتمتة مثل Power Automate الاتصال بها والتنسيق معها لأغراض تتعلق بتكامل المهام وأتمتتها.
بإمكان مهندس الحلول إنشاء حلول مبتكرة باستخدام Power Automate. إذا لم يكن الموصل متوفراً، فيمكنك إنشاء موصل مخصص إذا تضمنت الخدمة واجهة برمجة تطبيقات REST حديثة. إذا لم تتوفر واجهة API، فستتوفر مهام سير العمل في Power Automate لسطح المكتب.
تتوفر لدى Microsoft مقاربة تتعلق بالأتمتة:
- تسريع الإنتاجية - قلل المهام المتكررة واليدوية التي تستهلك الكثير من الوقت ووفر المزيد من الوقت لفريقك لتمكينه من التركيز على العمل الاستراتيجي.
- الأتمتة على نطاق واسع - اسمح للجميع في مؤسستك (من المستخدمين والمطورين المحترفين إلى العاملين في تكنولوجيا المعلومات) بأتمتة مهام سير العمل باستخدام الموصلات للتطبيقات والخدمات المحلية والسحابية المفضلة لديهم.
- تطبيق الأتمتة الذكية - بسّط طريقة عملك من خلال الجمع بين فعالية الذكاء الاصطناعي ومهام سير العمل ودورات العمل المؤتمتة.
- أتمتة التكامل بشكل أكثر أماناً - مكّن المستخدمين من إنشاء مهام سير عمل مؤتمتة تتوافق مع السياسات المعمول بها وتجعل موارد تكنولوجيا المعلومات الماهرة تركّز عل تنفيذ عمل استراتيجي أكثر تعقيداً.
بإمكان المخطط الانسيابي التالي أن يساعدك في تحديد كيفية إنشاء الأتمتة.
حالات الاستخدام لمهام سير العمل في Power Automate لسطح المكتب
تقوم مهام سير العمل في Power Automate لسطح المكتب بأتمتة المهام المتكررة، ويمكنك استخدام مهام سير العمل في Power Automate لسطح المكتب في سيناريوهات متعددة. فيما يلي بعض حالات الاستخدام لمهام سير العمل على سطح المكتب:
- معالجة الفواتير - تتضمن معالجة الفواتير الكثير من المهام المتكررة التي يمكنها أن تؤدي إلى دفعات متأخرة أو غير صحيحة، إذا لم يتم تنفيذها بشكل صحيح. على سبيل المثال، يجب التدقيق في الفواتير في مقابل أوامر الشراء المقابلة. بإمكان مهام سير العمل على سطح المكتب معالجة الفواتير واجراء عمليات التحقق من الصحة بشكل تلقائي.
- التوظيف - بإمكان مهام سير العمل على سطح المكتب جمع استمارات التقديم الواردة من مداخل وظائف متعددة وترتيبها في قائمة واحدة لمقدمي الطلبات.
- عملية إعداد المستخدمين الجدد - يجب إعداد المنضمين الجدد إلى المؤسسة على عدة أنظمة. وفي حين يمكنك استخدام أدوات، مثل Microsoft PowerShell، لتنفيذ إعداد معين، لا تتوفر الأتمتة لدى بعض التطبيقات. يمكن استخدام عمليات سير المهام على سطح المكتب لإضافة مستخدمين وتكوين إعداداتهم تلقائياً من خلال واجهات المستخدم الخاصة بالتطبيق.
دور مهندس الحلول
باستخدام مهام سير العمل السحابية وعلى سطح المكتب في Power Automate، بإمكان مهندس الحلول تصميم عمليات شاملة تشمل الخدمات السحابية الحديثة وسطح المكتب القديم وتطبيقات الويب.
يجب على مهندسي الحلول البحث عن فرص للأتمتة. تعرض الفرص الجيدة الخصائص التالية:
- عملية قياسية - حدد ما إذا كانت العملية مفهومة جيداً ومتناسقة من ناحية كيفية تنفيذها.
- تكرار عالٍ - قيّم ما إذا كانت العملية هي عملية يتم تشغيلها بشكل متكرر وما إذا كان عائد الاستثمار (ROI) موجوداً لتخصيص دورات إنشاء بالاستناد إليه.
- عمليات قابلة للتنبؤ - تحقق مما إذا كانت النتائج قابلة للتنبؤ أو إذا كانت قد تتطلب اتخاذ القرارات من قِبل البشر.
- عرضة للخطأ البشري - قد يوجد خطر يتمثل في احتمال قيام الإنسان بإدخال الأخطاء نتيجة لإكمال العملية يدوياً. في هذه الحالة، يجب على مهندس الحلول تقييم ما إذا كان بإمكان المستخدمين تنفيذ العديد من الخطوات خارج الترتيب الصحيح بسهولة.
- مخاطر عالية للفشل والتأثير - حدد ما إذا كان من الممكن التخفيف من المخاطر العالية و/أو التأثير العالي للفشل من خلال الأتمتة.
هناك استخدامات كثيرة لمهام سير العمل على سطح المكتب. فكر في أي سيناريو حدثت فيه معالجة النماذج أو استخراج البيانات من الأنظمة أو معالجة المطالبات حيث يلزم التحقق من البيانات للأتمتة مع مهام سير العمل على سطح المكتب. إذا كان لديك معالجة تستند إلى القاعدة، فيمكن اعتبار مهام سير العمل على سطح المكتب عناصر مرشحة صالحة لأتمتة هذه العمليات.
يقدم Power Automate لسطح المكتب الكثير من السيناريوهات التي لم يكن من الممكن أن تكون موجودة أو كان تحقيقها صعباً وباهظ التكلفة.
يمكن أيضاً استخدام مهام سير العمل على سطح المكتب في الحالات التي تتوفر فيها واجهة برمجة التطبيقات (API)، لكن API لا تعرض جميع العمليات المتاحة في واجهة المستخدم الخاصة بالتطبيق. في مثل هذه الحالات، قد يكون Power Automate لسطح المكتب الإجابة.
أثناء التصميم، يجب على مهندس الحلول فصل مهام سير العمل إلى عمليات أتمتة صغيرة بحيث لن يكون لديك أي أتمتة واحدة تغطي العملية بأكملها. الأسباب التي تدعوك إلى إنشاء مهام سير عمل متعددة وصغيرة هي:
- بإمكان عدة أشخاص العمل على الأتمتة.
- قد تكون مهام سير العمل الصغيرة ذات الخطوات المشتركة قابلة لإعادة الاستخدام.
- من غير الضروري أن تكون معالجة الأخطاء معقدة لهذه الدرجة.
- الصيانة أبسط.
- إدارة الأتمتة أكثر سهولة إذا فشلت إحدى الخطوات.