إعدَاد الموازنة الأسَاسية
يوضح الفِيديو التالي كيفِية إعدَاد الميزانية الأسَاسية.
عند إعدَاد الموازنة، ابدأ فِي صفحةإعدَاد الموازنة > الإعدَاد > تخطيط الموازنة > محددات إعدَاد الموازنة. فِي هذه الصَفحَة، يمكنُك تحديد دفتر يومية الموازنة والتسلسل الرقمي لإدخالات سجل الموازنة والسلوك الافتراضي فِي مساحات العَمل.
وبعد ذلك، إذا كانت توجد سياسات تحكم اعتمَاد إدخالات سجل الموازنة، استناداً إلى نوع الموازنة (مثل تحويلات أو مراجعات)، فإنك تحتاج إلى إنشَاء مهام سير عمل لإدخال سجل الموازنة فِي صفحةعمليات سير عمل إعدَاد الموازنة. فِي حالة حدوث السيناريوهات حيث قد يسمح النظام بعمليات نقل دون المُوَافقة عَلى سير العَمل، يمكنُك تحديد قواعد تحويل الموازنة لدعم هذه السيناريوهات.
استخدم الصَفحَة أبعاد إعدَاد الموازنة لتحديد الأبعاد المَالية فِي بنى الحساب المرتبطة بدليل الحسابات المتوفرة لإعدَاد الموازنة.
قد لا تحدد بعض المؤسسات أبعاداً مَالية معينة، بمَا فِي ذلك الحساب الرئيسي لإعدَاد الموازنة، والذي قد يوفر مزيداً من المرونة. عَلى سبيل المثال، قد تكون لبنية الحساب الخاصة بدليل الحسابات الأبعاد المَالية: القسم ومركز التكلفة والحساب الرئيسي. إذا حددت البُعدين المَاليين القسم ومركز التكلفة لإعدَاد الموازنة، فِيمكن للأقسام ومراكز التكلفة احتجاز مبالغ الموازنة بصرف النظر عن الحساب الرئيسي المستخدم.
فِي الصَفحَةأبعاد إعدَاد الموازنة، حدد الأبعاد المَالية المستخدمة لإعدَاد الموازنة استناداً إلى الأبعاد المستخدمة فِي دليل الحسابات. يمكنُك تحديد جميع الأبعاد المَالية أو مجموعة فرعية منها لإعدَاد الموازنة.
يمكنُك تحديد نموذج موازنة يتوافق مع كل أو بعض الموازنات، ويمكنُك استخدام نموذج موازنة واحد لجميع إدخالات سجل الموازنة. وبدلاً من ذلك، يمكنُك إنشَاء نمَاذج منفصلة تعتمد عَلى نوع الموازنة أو الموقع الجغرافِي أو كيفِية أخرى لتَصنِيف الموازنة.
إذا كنت بصدد استخدام رقابة الموازنة، يمكنُك إقران نموذج موازنة واحد فقط بنطاق زمني لدورة موازنة معين.
يمكنُك إنشَاء رموز موازنة تحدد نوع حركات الموازنة المراد تسجيلها وأي عمليات سير عمل مرتبطة. يمكن أن تدعم رموز الموازنة أنواع الموازنة التالية:
الموازنة الأصلية
التحويل
المراجعة
الالتزام
التزام مسبق
الموازنة المحولة
تتيح لك رموز الموازنة الحصول عَلى سجل مراجعة لتعديلات الموازنة المعتمدة طوال دورة الموازنة. إذا قمت بربط سير عمل برمز الموازنة، فسيقوم النظام بتشغيل سير العَمل لجميع إدخالات سجل الموازنة التي تستخدم رمز الموازنة هَذَا. ونتيجة لذلك، يتعين عليك إكمَال خطوات سير العَمل قبل أن يصل إدخال سجل الميزانية إلى المرحلة مكتملة.
اختياريًا، يمكنُك إعدَادقواعد تحويل الموازنة. لاستخدام قواعد تحويل الموازنة، حدد استخدام القواعد لتحويلات الموازنة فِي صفحة محددات الموازنة. عند استخدام قواعد تحويل الموازنة، إذا قام شخص مَا بإنشَاء مستند باستِخدَام رمز موازنة من نوع التحويل، فلن يقوم النظام بتحديث أرصدة الموازنة إذا تم انتهاك قواعد تحويل الموازنة. عَلى سبيل المثال، يمكنُك السمَاح بمستندات تحويل الموازنة حيث يتم تحويل موازنة النفقات بين الحسابات الرئيسية لأقسام المبيعَات والتسويق. ومع ذلك، يمكنُك منع نقل الميزانية من هَذَا القسم أو إليه مَا لم يتم منح المُوَافقة عَلى سير العَمل لهَذَا النوع من إدخال حساب الموازنة.
يمكنُك استخدام صفحة نمَاذج الموازنة لإنشَاء نمَاذج موازنة متنوعة. يمكنُك استخدام نموذج موازنة واحد لجميع الموازنات أو بعضها، أو يمكنُك إنشَاء نموذج موازنة لكل موازنة.
يمكن أن يحتوي نموذج الموازنة عَلى العديد من النمَاذج الفرعية، والتي يتم إرفاقها بنموذج الموازنة عَلى علامة التبويب السريعة النموذج الفرعي. عَلى سبيل المثال، يمكنُك إنشَاء موازنة تشتمل عَلى نمَاذج فرعية تمثل مختلف أقسام الكيان القانوني.
لا يمكن أن تحتوي نمَاذج الموازنة التي تستخدمها كنمَاذج فرعية عَلى نمَاذج فرعية أخرى. أيضًا، إذا كنت تستخدم رقابة الموازنة، فلا يمكنُك استخدام نمَاذج الموازنة التي لها نمَاذج فرعية.
فِي صفحة عمليات تحويل الموازنةالقواعد، يمكنُك تحديد قواعد تحويل الموازنة لتحديد متى يتم السمَاح بعمليات نقل الموازنة بين قيم الأبعاد المَالية.
عَلى سبيل المثال، قد تسمح بتحويلات الميزانية فِي قسم معين دون مُوَافقة؛ ومع ذلك، قد تطلب من المديرين مراجعة التحويلات عبر الأقسام والمُوَافقة عليها قبل أن يتمكن المستخدم من تعديل رصيد الموازنة. إذا أرسل مستخدم إدخال سجل الموازنة وانتهك قواعد تحويل الموازنة، فِيمكنه إكمَال النقل فقط إذا وافق عليه المدير من خلال سير عمل إعدَاد الموازنة.
تتطلب بعض المؤسسات أن يقوم مستخدم آخر غير الشخص الذي يكمل الإدخالات بالمُوَافقة عَلى إدخالات سجل الميزانية وإدخالات حساب الموازنة. ويمكنُك طلب اعتمَاد يدوي أو اعتمَاد سير العَمل أو عدم اعتمَاد إطلاقاً. فِي حالة استخدام رقابة الموازنة، يمكنُك إعدَاد مهام سير العَمل بحيث يعتمد مدير موازنة الإدخالات.
كمَا يمكنُك أيضًا إعدَاد قواعد تحويل الموازنة للعمل مع عمليات سير عمل إعدَاد الموازنة. عَلى سبيل المثال، يمكنُك إعدَاد قاعدة تحويل موازنة للسمَاح بعمليات تحويلات الموازنة داخل الأقسام فقط. بعد تحديد قاعده تحويل الموازنة، يمكنُك إنشَاء سير عمل لتوجيه تحويل موازنة إلى مستخدم معين لاعتمَاده لعمليات تحويل الموازنة بين الأقسام.