تنفِيذ ورشة العمل ومتابعتها
تصف الأقسام التالية كيفِية تنفِيذ ورشة عمل أداء الحل ثم إجراء جلسات عمل متابعة لمزيد من المعلومات المتعمقة.
المشاركون فِي ورشة عمل أداء الحل
تغطي ورشة عمل أداء الحلول مجموعة واسعة من المجالات التي ستشمل العديد من الأدوار المختلفة فِي فريق المشروع وأولئك الذين سيستخدمون أو يدعمون هذا الحل. بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إلى موارد تدير الأنظمة الأخرى التي لها تبعيات لهذا الحل. بشكل عام، سينقسم المشاركون إلى هذه الفئات:
- ممثلون من الشركة هم خبراء فِي الموضوع ويمكنهم توضيح العمليات التجارية الرئيسية والتوقعات بشأن الأداء واستجابة النظام.
- ممثلين من الشركة والفريق الفني الذين يمكنهم توضيح المتطلبات غير الوظيفِية.
- أعضاء فريق التنفِيذ (العميل وشريك التنفِيذ) لديهم معرفة وثيقة بأساليب التصميم والتنفِيذ المستخدمة للتكوين والتخصيص والتكامل والجوانب الأخرى للحل الذي سيكون محور مراجعة أداء الحل.
- فريق الاختبار الذي سيجري اختبارات الأداء.
- مسؤولو تكنولوجيا المعلومات الذين يمكنهم توفِير معلومات عن البيئة/استراتيجية المستأجر والمساعدة فِي إعداد البيئات لاختبار الأداء.
حتى بالنسبة للمناقشات الفنية، قد يكون من المنطقي أن يكون لديك تمثيل تجاري حتى يكون المشاركون على دراية بالتأثير على متطلباتهم للأداء. قد توجد سيناريوهات حيث يصعب تلبية المتطلبات غير الوظيفِية ما لم يتم تغيير نطاق العمل. بسبب هذه السيناريوهات، من الهام لممثلي الأعمال فهم الآثار التقنية حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات أفضل عند تحليل الحاجة وأولوية المتطلبات.
تنفِيذ ورشة أداء الحل
سيتم تسهيل ورشة عمل أداء الحلول بواسطة مهندس الحلول، ولكن من المتوقع أن يقدم فريق التنفِيذ المعلومات المتعلقة بأداء الحل. يجب تعيين مالك لكل قسم من جدول الأعمال ضمن فريق التنفِيذ. فِي بداية كل جلسة، يجب على المالك تقديم نظرة عامة أو ملخص للنطاق والخطط، بما فِي ذلك التصاميم التي تنطبق على هذا الجانب من الحل. يجب ان يخطط الفريق لهذا التلخيص ليأخذ ما بين 25 إلى 50 بالمائة من الوقت المحدد، ولكن ليس أكثر. يجب حجز ما تبقى من الوقت للأسئلة والأجوبة مع مهندس الحلول.
يجب أن تعمل قيادة فريق التنفِيذ مع مهندس الحلول قبل ورشة العمل لتشكيل جدول الأعمال والتوقيت لكل جلسة. اعتمادًا على حالة الحل وتعقيده، قد تتطلب الأقسام المختلفة وقتًا أطول أو أقل. فِي حين أن الخطة الأساسية هي إجراء ورشة العمل فِي 2 إلى 4 ساعات، يمكن أن يكون هذا الوقت مرناً (إلى حد معين) لاستيعاب التنفِيذ.
تعد إدارة الوقت فِي ورشة أداء الحل أمراً بالغ الأهمية. الأولوية القصوى لورشة العمل هي الاطلاع على جميع المحتويات ذات الصلة، والتي يجب أن تكون لها الأولوية على التعمق فِي أي جلسة واحدة. إذا أصبحت المحادثة مكثفة، ولم يعد لديك الوقت الكافِي لتغطية اتساع الموضوع، فِيجب أن تتوقع أن يقوم مهندس الحلول بجدول المحادثات التفصيلية للمتابعة فِي ورشة عمل أكثر تعمقًا.
خلال كل جلسة، يجب أن يتوقع المشاركون مناقشة حول النطاق والنهج. كجزء من هذا التوقع، قد يقدم مهندس الحلول بعض الإرشادات مباشرة فِي الاجتماع. ومع ذلك، لا يُقصد من هذه جلسات عمل أن تكون جلسات عمل تصميم وإنما جلسات عمل مراجعة. قد تغير التعليقات المقدمة الخطة أو التصميم الحالي، ولكن سيتم تنفِيذ العمل التفصيلي فِي هذه المجالات من قبل فريق التنفِيذ بعد ورشة العمل.
مخرجات ورشة أداء الحل
مخرجات ورشة عمل أداء الحل هي وثيقة النتائج. ويعتبر المستند الحالي استجابة للمعلومات التي تم توفِيرها كإعداد لورشه أو اثناء الورشة. بشكل عام، ستكون هذه النتائج واحدة من ثلاثة أنواع:
- التأكيدات – تتعلق هذه النتائج بجوانب محددة من الحل الذي يريد مهندس الحل أن يدعو إليه على أنه مهم هندسيًا. هذه التأكيدات هي عوامل قد لا تمثل مخاطرة معينة أو مشكلة ولكنها أساسية للحل وينبغي الإشارة إليها لأنها، إذا تغيرت، سيكون لها أثر كبير. قد تتعلق هذه التأكيدات بعناصر نطاق محددة، أو جوانب تصميم بنية الحل، أو نهج أو تقنية التنفِيذ.
- المخاطر – تمثل هذه النتائج جانباً من جوانب الحل أو نهج التنفِيذ الذي يشكل خطراً ينبغي تعقبه فِي المشروع. وقد تتعلق هذه المخاطر بالخطط الموجودة أو الطرق أو التصميمات التي لها احتماليه محتمله للنتائج السالبة. ويمكن أيضًا أن تكون ذات صلة بجوانب الحل التي لم تستكشف بعد على النحو الكافِي، وبالتالي، فإنها تمثل خطراً من احتمال حدوث شيء غير متوقع. وستكون هذه النتائج مصحوبة ببيان لما يُنظر إليه على أنه خطر إلى جانب خطوات التخفِيف الموصى بها.
- المشكلات – تمثل هذه النتائج جانباً من نهج الحل أو التنفِيذ الذي يشكل مشكلة تؤثر سلباً على التنفِيذ، أو إذا لم يتم تصحيحها، سيكون لها تأثير سلبي فِي المستقبل. وستكون هذه النتائج مصحوبة ببيان يوضح ماهية التأثير أو سيكون، جنباً إلى جنب مع خطوات الحل الموصى بها.
وسيتم توزيع وثيقة النتائج على العملاء والمنظمات الشريكة، وسيعقد اجتماع لاستعراض النتائج بالتفصيل. سينتقل المستند إلى القيادة التنفِيذية والراعيين التنفِيذيين فِي كلا المؤسستين. فِي بعض الحالات، يمكن ان تكون عمليات الإيداع هذه طويلة، وفِي هذه الحالة يتم توفِير ملخص تنفِيذي يقوم بتمييز المفاتيح والنتائج الحرجة للحصول علي استهلاك أفضل بواسطة المديرين التنفِيذيين.
لا تضمن معالجة جميع المخاطر والمشكلات عدم وجود مشكلات فِي الأداء فِي الحل. يهدف هذا التمرين إلى التخفِيف من المخاطر ومعالجة القضايا المتعلقة بجميع المندوبين التي تمت مراجعتها وصحيحة وقت المراجعة. ومع ذلك، مع أي مشروع هناك استثناءات أو تطورات جديدة سيكون لها تأثير. لهذا السبب، تكون ورشة العمل متكررة بحيث يمكن إجراء ورشة العمل مرة أخرى لتلبية الاحتياجات الجديدة، مع إدخال عوامل جديدة فِي الحل.
ورش عمل لاحقة حول أداء الحلول
أداء الحل هو جانب يجب أن يكون فريق التنفِيذ على دراية به طوال دورة حياة المشروع. سيحتاج الفريق إلى التخطيط لأداء الحل فِي بداية المشروع وأثناء خضوعهم للتطوير والاختبار. لذلك، قد تكون المراجعات اللاحقة مطلوبة للأسباب التالية:
- التحديات مع ورشة أداء الحل الأولي – ربما لم يكن لدى فريق المشروع جميع المعلومات ذات الصلة لتقييم المخاطر والقضايا بشكل صحيح فِي ورشة العمل الأولية. لذلك، يمكن إعادة النظر فِي المجالات التي ربما تم طرحها فِي الماضي من خلال ورش العمل اللاحقة.
- تغيير كبير فِي النطاق – فِي بعض الحالات، يتأثر التنفِيذ بالتغييرات الرئيسية فِي النطاق أو النهج بسبب مجموعة متنوعة من الظروف. قد تكون هذه التغييرات ناتجة عن عوامل خارجية، ولكن يمكن أن تكون مرتبطة أيضًا بتغييرات مهمة تتبع تحليل المتطلبات التفصيلي. نتيجة لذلك، سيكون من المنطقي إعادة مراجعة ورشة عمل أداء الحل.
- التعليقات من الفريق – أثناء تطوير الحل واختباره، قد تصبح الفرص متاحة لك لتحديد مجالات المشاكل فِي الحل التي لم يتم التقاطها فِي ورشة العمل الأولية. يمكن أن توفر التعليقات الواردة من المستخدمين من خلال اختبار قبول المستخدم أو المسؤولين من اختبار التكامل مزيدًا من التفاصيل فِي تجربة المستخدم النهائي الفعلية، والتي قد تستدعي ورشة عمل لاحقة.
متابعة ورشة عمل أداء الحل
بعد إجراء ورشة عمل أداء الحلول ومراجعة النتائج، ستتم إدارة العناصر التي تم تحديدها على أنها مخاطر ومشكلات، وبنود العمل المرتبطة بها للتخفِيف والحل، حتى اكتمالها كجزء من المشاركة الشاملة.
غالباً ما يكون للمشكلات التي يتم تحديدها تأثير على القدرة على العرض المباشر بنجاح. سيلزم حل هذه المشكلات قبل تقييم الاستعداد المباشر ونشر بيئة إنتاج.
يمكن إدارة المخاطر وعمليات التخفِيف الموصى بها المرتبطة بها وفقًا للاستراتيجية الشاملة للمشروع، ولكن سيتم مراقبتها طوال فترة المشروع. قد تتحقق المخاطر التي لم يتم تخفِيفها فِي وقت لاحق حيث قد تؤثر المشكلات أيضًا فِي العرض المباشر.
المتابعة وورش العمل المتعمقة بحاجة إلى دعم من فريق المشروع وفقًا للتوصيات. يمكن أن يؤثر هذا العامل على مجالات المخاطر والمشكلات التي تم تحديدها فِي ورشة أداء الحل، ولكن يمكن أن يؤثر أيضًا على المجالات ذات الصلة التي تتطلب المستوى التالي من التفاصيل بسبب التعقيد.