تنفِيذ Success by Design
توضح هذه الوحدة كيف يجب تنفِيذ عملية Success by Design، بدءًا من استخدام القالب حتى تقديم النتائج والتوصيات. تم تصميم Success by Design بحيث يكون مرنًا، يمكنُك ملائمئه لنمط التسليم الخاص بك. ومع ذلك، يجب أن يكون هيكل التسليم واضحًا بما يكفِي ليتبعه أي شخص.
مواءمة التوقعات
يهدف Success By Design إلى مساعدة مهندس الحلول على أن يكون أكثر نشاطًا أثناء مشاركته مع فرق المشروع، واكتشاف أهداف العميل، وفهم ما تم تصميمه من حيث الهندسة، وتحديد وتجنب المجالات التي غالبًا ما تواجه فِيها فرق المشروع مشكلات أثناء المشروعات.
يجب اعتبار مهندس الحلول مستشارًا موثوقًا به يستخدم المعرفة والخبرة من العمل فِي مشاريع أخرى ويشارك تلك التجربة وأفضل الممارسات للمساعدة فِي تجنب المشكلات. وفقًا لذلك، يمكن لمهندس الحلول المساعدة فِي ضمان أن العميل يمكنه العرض المباشر بثقة ونجاح.
فِي المشاركة، يحتاج مهندس الحلول إلى التأكد من أن حملة الأسهم يفهمون أهداف نواتج ورشة العمل وسبب أهميتها.
فِي ورشة عمل مخطط الحلول، يمكنُك أن تتوقع اكتساب رؤى يمكنُك استخدامها فِي المشروع (الخطة والمعالم والأهداف والنطاق وما إلى ذلك.). تُعدُّ ورشة العمل هذه مفِيدة لفريق المشروع أثناء التنفِيذ لأنها تساعدهم فِي وضع خطة لما سيتم بناؤه (عمليات تكامل وواجهات وحلول وما إلى ذلك)، وتحديد المرحلة التي سيتم تسليم المشروع فِيها، والتأكد من أن المشروع تتماشى الخطة مع جميع حملة الأسهم ونطاق المشروع.
الهدف من ورشة عمل التنفِيذ هو أن تكون استباقيًا من خلال الفحص الشامل للمجالات التي يمكن أن تؤثر فِيها المشكلات الأكثر شيوعًا على خطط المشروع ومعالمه، ثم تحديد المخاطر والفجوات الوظيفِية وزيادة الوعي بها. من خلال تحديد هذه المخاطر والفجوات، يمكنُك إنشاء خطة لتقليل المخاطر وتجنب مشاكل التوزيع الشائعة.
فِي ورشة عمل الاستعداد للعرض المباشر، الهدف هو فهم استراتيجية بدء التشغيل الخاصة بالعميل والمساعدة فِي تشكيلها ومقارنة هذه الإستراتيجية بأفضل الممارسات. باستخدام هذا النهج، يمكنُك المساعدة على تجنب المفاجآت أثناء البث المباشر، وهي المرحلة الأكثر أهمية فِي المشروع.
نتيجة ورشة العمل
بعد كل ورشة عمل، يقوم مهندس الحلول بإعداد قائمة بالنتائج والتوصيات بناءً على ما تم تعلمه خلال ورشة العمل. يجب تحديد موعد اجتماع متابعة لمناقشة التوصيات حسب الحاجة.
فِي حين أن مهندس الحلول دقيق فِي ورش العمل، فمن غير المتوقع أن يتم إثارة كل مخاوف محتملة بشأن المشروع وتجنب جميع مشكلات المشروع. يقوم مهندس الحلول فحسب بمراجعة المعلومات التي يشاركها العملاء وفرق الشركاء، وإذا لم تتم مشاركة أي جزء من المعلومات (أو لم تتم مشاركتها بمستوى كافٍ من التفاصيل)، فلن يتم تضمين هذه المعلومات فِي المراجعة.
يتم إجراء المراجعات من خلال مقارنة أفضل الممارسات والتجارب من الارتباطات الأخرى مع مشروعك وعمليات عملك. على الرغم من أنه لا يمكنُك طمأنة الحضور بأن المشكلات لن تظهر أثناء المشروع، يمكنُك التأكيد على أهمية فهم المعلومات التي يتم تقييمها والتي لم يتم تقييمها أثناء المراجعة.
تشمل الاعتبارات التي يجب أن تكون على دراية بها فِيما يتعلق بنتائج ورشة العمل ما يلي:
لم يتم التحقق من جودة الكود الذي كتبه المطورون بواسطة Success by Design. بينما توجد طرق للتحقق من الرمز، فإن عمليات التحقق هذه لن تؤكد منطق الكود.
تتم مراجعة بنية الحل على مستوى عالٍ، ولكن لا تتم مراجعة التفاصيل الدقيقة حول كيفِية إنشائها. على سبيل المثال، إذا كان لديك تدفق Power Automate تم إنشاؤه لغرض معين، فلا تقم بمراجعة تصميم التدفق. إذا كان التدفق يستخدم 10 خطوات للقيام بما كان يمكن القيام به فِي خطوتين فقط، فهو خارج نطاق المراجعة.
يتم فحص البنية والتكاملات والواجهات والتصميم فِي طريقة عرض عالية المستوى لتحديد ما إذا كان الحل يتماشى بشكل أفضل مع الخيارات المتاحة وأفضل الممارسات وخريطة طريق Microsoft. مثال على هذا الموقف هو إذا قررت عدم استخدام جهاز ظاهري محلي لأنه قد يكون فِي موقع Microsoft Azure الموجود فِي مركز البيانات نفسه مثل بيئة Dynamics 365 الخاصة بالعميل.
التحضير
بعد أن يفهم العملاء والفرق الشريكة سبب الحاجة إلى ورش العمل، يمكنُك إرسال نماذج ورشة العمل إليهم، والتي تكون قصيرة وبسيطة وتوفر تعليقات تشرح أهداف الأسئلة التي يتم طرحها فِي كل شريحة. تساعد القوالب القصيرة على تقليل المقاومة المحتملة التي قد يواجهها العملاء والفرق الشريكة فِي توفِير المعلومات التي تطلبها.
يجب أن يرسل مهندس الحلول قالب PowerPoint إلى العملاء والفرق الشريكة قبل أسبوع على الأقل من جدولة ورشة العمل، ما يمنحهم الوقت لاستلامه وإضافة المعلومات المطلوبة. اضبط توصية هذا الوقت بناءً على مدى تعقيد التوزيع أو إذا تمت إضافة ميزات جديدة تريد التحقيق فِيها أولاً.
عندما تتلقى ملف PowerPoint الذي تمت مراجعته من العميل، حدد وقتًا فِي التقويم الخاص بك لمراجعة المعلومات التي قدموها فِي الملف ثم ابدأ فِي التحضير لتسليم ورشة العمل.
يبدأ التحضير لورشة العمل بمعرفة الجمهور. يجب أن يعمل مهندس الحلول مع فرق المشروع لتحديد من يجب أن يحضر، والذي يختلف حسب موضوع ورشة العمل.
إذا كان الجمهور كبيرًا، ومزيجًا من العديد من الأدوار والأقسام المختلفة، ففكر فِي تقسيم ورشة العمل إلى جلسات عمل متعددة. يكون خطر التجاوز كبيرًا عندما يكون الجمهور كبيرًا جدًا أو متنوعًا.
قم بإعداد جدول أعمال وإرساله للحضور قبل ورشة العمل. قم بتضمين أوقات جلسات عمل الأعمال والموارد المسماة فِي جدول الأعمال. يسمح هذا الإعداد للحاضرين بتقديم تعليقات إذا كانوا يعتقدون أن هناك حاجة إلى مزيد من الوقت والمساعدة على الحفاظ على الوقت المتفق عليه لكل موضوع أثناء ورشة العمل.
تسليم
أثناء ورشة العمل، يجب تقديم المحتوى من قبل العميل و/أو الشريك حسب الاقتضاء. أثناء قيام العميل و/أو الشريك بتسليم المحتوى، يجب عليك تدوين التعليقات. من الممارسات الجيدة عدم مقاطعة العرض والانتظار حتى نهاية كل شريحةٍ قبل طرح الأسئلة أو انتظار توقف المقدم مؤقتًا.
يجب أن يبدو تسليم ورشة العمل وكأنه محادثة وليس استفسارًا. اجعل الأسئلة قصيرة وذات صلة. يجب أن يبدأ تسليم ورشة العمل دائمًا بجدول الأعمال والوجبات السريعة ثم ينتهي بالخطوات التالية. تحتاج إلى المساعدة فِي التأكد من أن الجميع يفهم ما يحدث بعد ذلك.
بعد ورشة العمل، راجع تعليقاتك وقم بتحديثها بينما تكون المعلومات حديثة فِي ذهنك. تحقق من أن تعليقاتك كاملة لأنها أساس نتائجك وتوصياتك.
إرشادات عامة لورشة عمل ناجحة
تساعدك الإرشادات التالية على إجراء ورشة عمل ناجحة:
قد يتضمن كل اجتماع أشخاصًا لم يكونوا فِي جلسات عمل السابقة، لذلك يجب دائمًا بدء جلسة ورشة عمل بتقديم نفسك والاستعداد لتضمين خلفِيتك وتجربتك مع Dynamics 365 أو Microsoft Power Platform.
تأكد من قيام شخص ما بتدوين التعليقات أثناء كل جلسة. قد لا تكون دائمًا مدون التعليقات (خاصة أثناء الاجتماعات وجهًا لوجه)، ولكن تحقق دائمًا من أن شخصًا ما يقوم بتدوين تعليقات مفصلة، ثم احصل على نسخة من التعليقات بعد جلسة العمل.
كن واثقًا من خبرتك ومعرفتك وشارك ذلك مع الفريق.
اقرأ الجمهور للمساعدة فِي فهم مستواهم الفني. حافظ على المستوى الفني المتفق عليه لورشة العمل. على سبيل المثال، مراجعة مخطط الحل عالية المستوى، ويجب عليك التوقف إذا كانت متعمقة للغاية. من الأفضل جدولة جلسة عمل متابعة بدلاً من التجاوز أو ضيق الوقت فِي جلسة العمل الحالية.
فِي جلسات عمل، لا تركزُ على كيفِية القيام بهذا. يجبُ أن تعي السببَ.
فِي جلسات عمل الفنية، لا تنس السبب، حتى لو كان التركيز على كيفِية القيام بذلك.
التقط جميع الإجراءات وافتح المواضيع أثناء متابعة جلسة العمل. ومع ذلك، تأكد من أن لديك 5-10 دقائق فِي نهاية ورشة العمل لتلخيص الإجراءات.
المتابعة
بعد تسليم ورشة العمل، يجب على مهندس الحلول إعداد النتائج والتوصيات. قد يستغرق هذا الإعداد وقتًا طويلاً، لذا تأكد من منح نفسك وقتًا كافِيًا عند جدولة مناقشة المتابعة. يجب إرسال مذكرات الاجتماع وإجراءات المتابعة المتفق عليها إلى المشاركين وحملة الأسهم المطلوبين فِي غضون 24 ساعة بعد جلسة العمل. يجب أن تشمل إجراءات المتابعة الجهة المسؤولة والموعد النهائي. فِي حاله عدم الموافقة على الموعد النهائي، استخدم TBD. فِي تعليقات الاجتماع، شارك المشكلات والمخاطر.
خطوات ورشة العمل
تتضمن ورشة العمل ثلاث خطوات رئيسية:
- التقاط المعلومات
- تشغيل ورشة العمل
- إنشاء التوصيات والنتائج
يمكن لمهندس حلول المشروع، أو أي شخص ليس موجودًا فِي المشروع يوميًا، إجراء ورشة العمل. تكمن فائدة وجود مهندس حلول مخصص للمشروع فِي إجراء ورشة العمل فِي أنها مشابهة لكيفِية تشغيل مشاريع FastTrack. غالبًا ما يقدم هذا النهج لفريق المشروع رؤى إضافِية تأتي من طرف خارجي فِي المشروع.
التقاط المعلومات
فِي حين أن جميع المشاريع لديها مستوى معين من التوثيق، يمكن أن يختلف مستوى التوثيق والشكل اعتمادًا على حملة الأسهم ونطاق المشروع ومنهجية المشروع. تم تصميم نموذج ورشة العمل لجمع المعلومات ذات الصلة بمقاييس نجاح المشروع وتوثيقها بطريقة منظمة. فِي كثير من الأحيان، يكون لدى فرق المشروع هذه المعلومات فِي متناول اليد ويمكنهم نسخها من مستندات المشروع الحالية. ومع ذلك، ليس من غير المألوف وجود المعلومات فِي أماكن متعددة ويصعب استهلاكها ومشاركتها مع الفرق. كجزء من هذه الخطوة، يمكن لمهندس الحلول مشاركة نموذج ورشة العمل مع العميل ويطلب منهم ملء المعلومات وإعادتها قبل خمسة أيام على الأقل من موعد انعقاد ورشة العمل. تتيح هذه الخطوة وقتًا كافِيًا للمراجعة.
نَصِيحة
اعمل مع حملة الأسهم بشكل وثيق على التقاط المعلومات. قم بتزويدهم بالمساعدة اللازمة لملء النموذج، ويمكنُك ملء المعلومات التي تعرفها بالفعل. فِي بعض الحالات، قد يشارك حملة الأسهم أيضًا المستند الكامل، الأمر الذي قد يتطلب وقتًا إضافِيًا لمراجعة وتصفِية المعلومات ذات الصلة. تؤثر جودة المعلومات التي يتم تبادلها على جودة التوصيات وتحدد الأسبقية لورش العمل الأخرى.
تشغيل ورشة العمل
يمكن إجراء ورشة العمل فِي الموقع أو باستخدام اجتماع عبر الإنترنت. عادةً ما يعتمد قرار إجراء ورشة العمل فِي الموقع أو عبر الإنترنت على مدى تعقيد المشروع والمَخاطر وحجم العميل. كجزء من هذا الإعداد، يجب على مهندس الحلول مراجعة القوالب المكتملة وإعداد أسئلة وتعليقات إضافِية لمزيد من الوضوح.
حدد موعدًا لورشة العمل للتأكد من قبول حملة الأسهم الرئيسيين. إن النموذج المكتمل هو الأداة الأساسية لورشة العمل.
اضبط أو خصص العرض التقديمي لموضوعات وأسئلة العميل أو المشروع.
أثناء ورشة العمل، راجع كل موضوع مع العميل وشارك تفهمك.
اطرح أسئلة للحصول على مزيد من الوضوح حسب الحاجة. راجع الأسئلة التي التقطتها لكل موضوع أثناء مراجعة نموذج ورشة العمل لكل موضوع. ليس القصد من مشاركة هذه الأسئلة مباشرة مع العميل ولكن استخدامها أثناء ورشة العمل لدفع المحادثة وتقييم مدى استعداد العميل للموضوع ذي الصلة/مقياس النجاح.
إنشاء التوصيات والنتائج
بعد أن يكتسب مهندس الحلول فهمًا للعميل ونطاق المشروع والحل، يجب أن يكونوا قادرين على إبراز الممارسات الجيدة وأنماط التوزيع التي يجب اتباعها. يجب أن تزيد من وضوح الرؤية للمخاطر المحتملة، مثل قابلية التوسع المحتملة أو مشكلات الأداء. يجب عليك توثيق نتائجك وتصنيفها على أنها مخاطر أو توصيات.
المخاطر - تتطلب إجراءات متابعة مثل عدم التخطيط لاختبار فشل مناسب لعمليات التكامل الرئيسية. فِي كثير من الأحيان، يتم اكتشاف المخاطر أيضًا أثناء إجراء المراجعة والمناقشات أثناء ورشة العمل.
التوصيات - قم بتضمين المجالات التي تحتاج إلى المراجعة لجعل الحل أكثر اتساقًا وموثوقية وللمساعدة على نقل المشروع إلى اكتمال ناجح. على سبيل المثال، فِي كثير من الأحيان، قد تكتشف أن التكوين المناسب غير متاح من أجل السماح باختبار التكامل فِي بيئات متعددة. تأكد من أن توصياتك قابلة للتنفِيذ وواضحة.