Използване на прихващането на имейл за преглед на взаимодействия със съобщения

Ангажирането на имейл в Dynamics 365 Sales проследява взаимодействията на вашите клиенти с вашите съобщения. Можете да научите дали са избрали връзка, дали са отворили прикачен файл или са изпратили отговор. Можете също така да получавате сигнали, които да ви помогнат да не забравяте да последващо действие с клиентите си.

Изисквания за лиценз и роля

Тип изискване	Трябва да имате
Лиценз	Dynamics 365 Sales Premium или Dynamics 365 Sales Enterprise
Роли за защита	Всяка основна роля в продажбите

Предварителни изисквания

• Вашият администратор е включил прихващането на имейл.
• Вашият администратор е включил Асистент. Ангажирането на имейл използва Асистент за доставяне на предупреждения и други съобщения.

Как ангажирането на имейл ви помага да бъдете по-ефективен продавач

С ангажирането на имейл можете:

• Разберете кога клиент е отворил съобщението ви, избрал е връзка, прикачен файл или е изпратил отговор. (Когато имейл клиентът на клиента сканира имейла ви от съображения за сигурност, той може изкуствено да увеличи броя на отворените имейли и избора на връзки.)
• Получавайте незабавно предупреждение, когато клиент отвори съобщението ви за първи път.
• Планирайте най-ефективното време за доставка въз основа на часовата зона на получателя.
• Изберете най-ефективния шаблон за съобщение въз основа на хронологията на взаимодействието с имейл на вашата организация.
• Задайте предупреждение, което да ви напомня кога е време за последващо действие на имейл.
• Прегледайте пълната хронология на взаимодействието на едно съобщение или прегледайте ключови показатели за ефективност (KPI) за всичките си съобщения.

Някои функции за ангажиране на имейл може да са видими дори когато функцията е изключена. Тези функции все още се появяват, но са празни:

• Таблицата Прикачени файлове, която се показва, когато съставяте имейл съобщение или шаблон за имейл, винаги включва колоната Следвани .
• Таблицата Следван имейл винаги показва колоните Отваряния , Последно отваряне, Изгледи на прикачени файлове, Щраквания върху връзки и Отговори .
• Таблицата Шаблон за имейл винаги показва колоните Процент на отговори, Процент на отваряне, Препоръчано и Брой имейли.
• Готовите версии на формулярите за акаунт, контакт и потенциален клиент включват полето Следване на имейл .

Съображения

Прегледайте следното съображение, преди да използвате ангажиране на имейл:

• Имейлът се следва само ако списъкът с получатели съдържа записи на акаунт, контакт или потенциален клиент в полетата До или CC . Ако към полетата "До" и "Як" се добавят други типове записи, имейлът не може да бъде следван. В такива случаи се показва съобщение, че имейлът не може да бъде следван, тъй като списъкът с получатели не съдържа записи на акаунт, потенциален клиент или контакт.

Преглед на хронологията на прихващането на имейл

Състоянието, статистическите данни за взаимодействието и ключовите показатели за ефективност (KPI) за вашите следвани имейл съобщения са налични в много части на Dynamics 365 Sales за всеки запис, където са подходящи.

Хронология на имейлите в колоната Дейности

След като запишете или изпратите съобщение, то се появява в списъка Дейности за неговия запис "Относно ", който обикновено е записът, който сте преглеждали, когато сте го композирали. В някои случаи това може да е свързан запис.

Следваните съобщения показват текущото си състояние на взаимодействие в плочката си в списъка Дейности . Използвайте бутоните в горния десен ъгъл на плочката на имейл, за да разгънете нейното съдържание и хронология на взаимодействията направо в списъка или да отворите цялата страница на съобщението.

KPI на имейл в списъка с имейли

Можете да видите броя на отварянията, изгледите на прикачени файлове, щракванията върху връзки и отговорите за следвани съобщения в списъка с имейли, изпратени от вашата търговска организация.

1. Отидете на Дейности> по продажбите.

2. В списъка в горната част на страницата изберете Изпращане на имейл>на всички следвани имейли.

Подробности за съобщението

За да отворите изглед само за четене на подробностите за доставено съобщение, изберете темата му в списък с дейности или имейли . Подробностите, които можете да видите, включват хронологията на взаимодействието със съобщенията и KPI.

KPI в горната част на времевата скала показват общия брой отваряния, изгледи на прикачени файлове, кликвания и отговори, които са записани за съобщението. Времевата линия показва символ за всяко събитие на взаимодействие, като най-новото е най-отгоре и няколко подробности за всяко събитие.

Резултати от шаблона и препоръки в списъка с шаблони

Можете да видите ефективността на вашите имейл шаблони, включително процента на отговорите, честотата на отваряне, колко пъти са били използвани и дали са препоръчителни или не.

Отидете в Настройки>Бизнес>шаблони и след това изберете Шаблони за имейли.

Запознаване с историята на взаимодействията с имейл

Обикновено, когато изпращате имейл, не знаете дали е отворен или прочетен, освен ако получателят не реши да ви отговори. Това е така, защото имейлът е създаден, за да симулира традиционната поща и не е проектиран с оглед на проследяването на отговорите. Dynamics 365 Sales използва специални техники, за да заобиколи това ограничение и да предостави функциите за следване на съобщения при ангажиране на имейл.

• Разберете кога е отворено съобщението ви: Когато изпратите следвано имейл съобщение от Dynamics 365 Sales, системата генерира еднопикселен GIF файл с уникално име, прозрачен и го добавя към съобщението като свързано изображение. Този невидим GIF файл, заедно с всички други изображения, които добавяте към съобщението, се съхраняват в Dynamics 365. Те се извличат, когато получателят отвори съобщението и избере да изтегли изображенията му. Когато се поиска уникален GIF, Dynamics 365 Sales регистрира, че свързаното съобщение е отворено.

  Препоръчваме ви винаги да включвате изображения в съобщенията си, като фирмено лого или завладяваща илюстрация, защото това мотивира получателите да ги изтеглят. Няма да разберете, че са отворили съобщението, ако изображенията не са заредени.

• Разберете кога е щракнато върху всяка връзка: Когато изпратите следвано имейл съобщение от Dynamics 365 Sales, системата заменя всяка от своите хипервръзки с уникална връзка за пренасочване, която сочи към Dynamics 365. Всяка връзка за пренасочване включва ИД, който уникално идентифицира съобщението, в което се съдържа и URL адреса на целта на първоначалната връзка. Когато Dynamics 365 получи заявката за връзка, тя регистрира щракването и след това пренасочва щракването към първоначалния си адрес, така че получателят да получи правилната информация с малко или никакво забавяне.

• Разберете кога е отворен всеки прикачен файл: Когато добавите последван прикачен файл към съобщение, файлът не се прикачва директно, както при стандартния имейл. Вместо това се съхранява в споделеното OneDrive поле за бизнеса, което се използва от Dynamics 365 и се добавя към съобщението като връзка. Както при следваните връзки, когато получател щракне, за да изтегли прикачения файл, Dynamics 365 отбелязва щракването и часа. Получателите ви може дори да предпочетат да получават прикачени файлове като връзки, а не като файлове, тъй като съобщенията ви заемат много по-малко място във входящата им поща.

  Можете да смесвате следвани и неследвани прикачени файлове в един имейл. Това може да е важно, ако изпращате поверителни файлове, в които не искате да запазвате OneDrive за Business.

Действията, които се извършват по имейл, се съхраняват в Microsoft Azure хранилището. Azure Storage е уникално за всяка организация. Ако една организация бъде възстановена в друга организация, хронологията на имейл действията в предишната организация не се пренася във възстановената организация.

Важно

Трябва да разглеждате всички данни за имейл взаимодействие като приблизителни. Системата може да регистрира събитие за отваряне на имейл само ако получателят изтегли и изображенията на съобщението, включително невидимия GIF. Действителният брой отваряния може да бъде по-голям от броя, записан в Dynamics 365 Sales. По същия начин, ако изображенията се кешират, което е типично за уеб-базираните имейл клиенти, последващите отваряния може да не бъдат докладвани на Sales.

Съображения за броя на имейлите

Ангажирането на имейли предоставя ценна информация за вашите имейли, но може да възникне фалшиво положително поради спам филтри и други механизми, които се прилагат от вашата организация. Следователно броят на имейлите може да не е точен и трябва да се използва за определяне на тенденциите, а не за точна мярка дали потенциалният клиент е прочел конкретно съобщение. Ето някои съображения, които трябва да знаете:

• От съображения за сигурност вашата организация може да конфигурира сканиране на изходяща поща и тези сканирания може да се регистрират като отваряне на имейли, особено за имейли, съдържащи хипервръзки или прикачени файлове. Това може да е причина няколко имейла да се отварят едновременно, особено когато се изпращат до различни получатели в различни организации.
• Някои доставчици на имейл услуги (ESP) сканират изходящи съобщения, насочени предимно към нови пощенски кутии, такива с скорошно увеличение на пощенската активност и пощенски кутии, маркирани за подозрително или подобно на спам поведение. Също така, ESP извършват случайни сканирания временно за част от пощенските кутии. Обикновено потребителите не могат да конфигурират този процес, който служи за възпиране на спамерите да използват тяхната платформа.
• Интеграция или разширение на трета страна сканира изходящите ви съобщения за спам или вътрешно отчитане. Всеки път, когато имейл бъде отворен, дори чрез инструмент за сканиране или проследяване, той се регистрира като отворено събитие.
• Филтрите за спам на получатели може да сканират и отварят имейлите ви, които изпращате, и това може да се счита за отворено по време на процеса на сканиране на защитата.

Свързана информация

Включване на прихващане на имейл
Създаване и изпращане на имейл съобщение
Конфигуриране на предпочитанията за поверителност