Импортиране на данни и управляване на това как да се идентифицират дублиращи се записи
Внесете данните за клиента и продажбите си бързо в приложението си, като ги импортирате. Можете да импортирате данни в повечето типове на запис.
Dynamics 365 обработва импортиранията във фонов режим. След приключването на импортиране, можете да прегледате кои записи са били успешно импортирани, неуспешно импортирани или частично импортирани. За да поправите записите, които не са импортирани успешно, ги експортирайте в отделен файл, поправете ги, след което опитайте да ги импортирате отново (ако е нужно, можете да започнете отначало, като изтриете всички записи, свързани с предишното импортиране).
Поддържани типове файл
Можете да импортирате данни от следните типове файл:
- Файл със стойности, разделени със запетая (.csv)
- Шаблони на Excel, предоставени от Dynamics 365
Повече информация: Експортиране на данни във файлове на Word или Excel
Подготовка на файла ви за импортиране
Ето няколко насоки, за да се гарантира, че файлът ви ще бъде импортиран успешно:
Поставете записите за всеки тип на запис в отделен файл.
Уверете се, че файлът е в един от следните формати:
- .csv файл: файл данни с разширение „.csv”. Обикновено .csv файлът се състои от полета и записи, съхранени в текстов вид, при който полетата са разделени със запетайки.
- Шаблон на Excel
Ако файлът ви за импортиране е .csv файл, проверете дали е правилно разделен. Можете да използвате кавички (") или апостроф (') като разделители на данни.
Уверете се, че първият ред на файла е ред със заглавия на колони. Добавете заглавия на колони (текст, който се използва в първия ред на работна книга или файл, който обозначава данните във всяка колона), ако все още няма такива.
Бележка
Уверете се, че .csv файлът не съдържа:
- Няколко реда на първия ред (ред на горния колонтитул).
- Кавички в първия ред. Dynamics 365 използва кавички като разделители на данни.
- Данни, разделени от точка и запетая (;) или запетая (,). Dynamics 365 използва точка и запетая и запетаи като разделители на полета.
Важно
Данните могат да бъдат импортирани по-бързо, ако могат да бъдат автоматично нанесени по време на процеса на импортиране. Помага, ако заглавията на колоните съответстват на показваното име на полетата в Dynamics 365. Показваното име е етикетът, който се използва по подразбиране при показване на атрибут във формуляр, списък или отчет. Показваното име за всеки атрибут може да бъде променено в областта за персонализиране от потребител, който има подходящ права за достъп.
Уверете се, че съществуват данни за всички необходими полета.
Запис ще се импортира само ако всички необходими полета са нанесени и ако данните съществуват във всяка една от колоните на източника, нанесени за съответните полета. Задължителното поле е атрибут, които се изисква, преди даден запис да бъде записан. Можете да определите необходимите полета предварително или да идентифицирате липсващите нанасяния по време на импортирането. Във всеки случай се убедете, че имате необходимите данни във всеки запис. За да определите кои полета са задължителни, отворете формуляра за тип на записа, все едно създавате нов запис, и идентифицирайте полетата, маркирани с червена звездичка (*).
Списъкът по-долу показва необходимите полета за често импортираните типове записи.
- Акаунт: Име на акаунт
- Контакт: фамилно име
- Водещ: Тема, фамилно име, Име на фирма
- Продукт: Единица по подразбиране, единична група, поддържани десетични знаци
Редовете по-долу например показват как могат да изглеждат данните за файл в .csv формат, който съдържа потенциални клиенти. Първият ред съдържа имената на полетата, а останалите редове се импортират като данни.
Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"
Бележка
По подразбиране максималният размер на файловете, които можете да импортирате, е 8 мегабайта (МБ).
Импортиране на записи от шаблон на Excel
Стартирайте импортирането си, като направите едното от следните:
- Отидете в списъчния изглед за обекта, в който искате да импортирате (например списъка с потенциални клиенти), и изберете Импортиране от Excel в командната лента.
- Ако сте администратор, отидете на Настройки>Разширени настройки Импортиране>на> управление наданни. На страницата Моите импортирания изберете бутона ИМПОРТИРАНЕ НА ДАННИ в лентата с инструменти.
Изберете Избор на файл , за да качите файл.
Изберете Напред. Всички полета в изходния ви файл се нанасят автоматично.
Изберете Край на импортирането.
Импортиране на записи от .csv файл
Подгответе файла за импортиране, както е описано в Подготовка на файла за импортиране.
Стартирайте импортирането си, като направите едното от следните:
- Отидете в списъчния изглед за обекта, в който искате да импортирате (например списъка с потенциални клиенти), и изберете Импортиране от CSV в командната лента.
- Ако сте администратор, отидете на Настройки>Разширени настройки Импортиране>на> управление наданни. На страницата Моите импортирания изберете бутона ИМПОРТИРАНЕ НА ДАННИ в лентата с инструменти.
Изберете файл за качване.
Изберете Напред.
Ако имате дефиниран алтернативен ключ, изберете го от алтернативен ключ падащия списък.
Алтернативният ключ се използва за уникално идентифициране и актуализиране на записи по време на импортирането, вместо да се използва основен ключ. Някои системи за външни данни не съхраняват основни ключове. В такива случаи може да се използва алтернативен ключ за уникално идентифициране на записи. Повече информация: Как работят алтернативен ключ и откриване на дублиращ се запис по време на импортиране
В падащия списък Разделител на данни изберете разделителя на данни, който сте използвали във вашия .csv файл.
Изберете Преглед на съпоставянето.
На страницата Преглед на съпоставянето прегледайте как заглавията на колоните са нанесени в полетата в Dynamics 365.
- Вляво по подразбиране секцията Основни полета на страницата Преглед на съпоставянето показва всички задължителни полета за обекта, които трябва да бъдат съпоставени, за да бъдат данните импортирани успешно.
- Ако сте избрали алтернативен ключ, всички полета на алтернативния ключ също ще станат задължителни и трябва да бъдат нанесени.
- Ако заглавията на колони на изходния ви файл съвпадат с показваните имена на полетата, тези полета ще бъдат нанесени автоматично. Всички нанесени полета ще бъдат показани със зелена отметка.
- Ако заглавията на колоните не съвпадат, ненанесените полета ще бъдат показани с червен удивителен знак. Изберете поле на Dynamics 365, което да нанесете към ненанесеното заглавие на колона на файла си.
- За да филтрирате бързо само ненанесените полета, изберете Ненанесен от падащия списък Атрибути на картата.
В секцията Полета по избор на страницата Преглед на съпоставянето вляво са показани заглавките на колоните в изходния ви файл. Ако заглавията на колони съвпадат с показваните имена на полетата, полетата ще бъдат автоматично избрани в съответните падащи списъци.
- Ако заглавията на колоните не съвпадат, ненанесените полета ще бъдат показани с червен удивителен знак.
- Изберете поле на Dynamics 365, което да нанесете към ненанесеното заглавие на колона на файла си.
- Можете също да изберете Игнорирай от падащия списък за едно или повече полета по избор. Данните от игнорираните колони няма да се импортират в Dynamics 365 Customer Insights - Journeys.
Ако някоя колона във файла източник включва фиксиран набор от стойности, трябва да нанесете колоната в поле от тип тип Option Set . Колона от този тип има стойности като "Да" или "Не", или "Горещо", "Топло" или "Студено". За да направите това, щракнете върху
бутона до полето за набор от опции. Отваря се разделът Съпоставяне на набор от опции:
За всеки елемент Стойности на опции източник щракнете върху елемент от списъка Стойности на опции на Dynamics 365, за да го нанесете, и след това щракнете върху OK.
Падащият списък Стойности на опции на Dynamics 365 комбинира стойностите, налични във входящия файл, с тези, които вече са в базата данни на Dynamics 365. Например:
- Стойности във файла за импортиране: нисък, висок
- Стойности, които вече са в Dynamics 365: Студено, топло, горещо
- Резултантни целеви стойности: Студено, Топло, Горещо, Ниско, Високо
След импортирането съветникът за импортиране ще добави всички нанесени стойности към Dynamics 365, но ще остави ненанесените стойности от файла за импортиране, които още не са в Dynamics 365. Можете например да нанесете изходната стойност „Ниско” към целевата стойност „Студено”, но да нанесете изходната стойност „Високо“ към (новата) целева стойност „Високо”. На базата на тези нанасяния съветникът за импортиране създава „Високо”, като целева стойност на Dynamics 365. Той не създава „Ниско” като целева стойност на Dynamics 365, тъй като не сте нанесли никаква изходна стойност към тази целева стойност.
Бележка
Можете също да нанесете колона в изходния си файл към поле от типа „Две опции” и „Набор от опции MultiSelect” (където дадено поле може да има множество стойности). Трябва да съпоставите стойностите на всяка опция източник с елементите в списъка с опции на Dynamics 365. Когато съпоставяте поле от тип "Multiselect Option Set", ако файлът източник включва стойности, които не са налични в Customer Insights - Journeys, няма да бъдат създадени нови стойности в Customer Insights - Journeys.
Ако някои данни във вашия файл източник препращат към други съществуващи записи в Customer Insights - Journeys, трябва да нанесете колоната във файла източник в справочно поле на Customer Insights - Journeys.
Възможно е например да поискате да импортирате файл с име Leads.csv, който съдържа записи на клиент. Колоната "Клиент " в Leads.csv съдържа свързаните данни за акаунт или контакт. За да нанесете това, изберете
бутона до справочното поле. Отваря се секцията Справочна препратка и изброява обектите, свързани с текущия обект.
За всеки обект изберете полетата, в които да търсите по време на импортирането, за да запазите релациите между записите, и след това изберете OK.
За да запишете настройките за съпоставяне за следващия път, въведете име в полето Име на вашата карта на данни. По този начин, следващия път когато импортирате подобен набор от данни, ще можете да използвате отново това нанасяне.
Когато сте готови да продължите, изберете Готово импортиране , за да импортирате тези данни с помощта на съпоставянията.
Как алтернативният ключ и откриването на дублиращ се запис работят по време на импортирането
Обърнете внимание на следното за това как работят алтернативен ключ и откриване на дублиращ се запис при импортиране на записи в Customer Insights - Journeys:
- Когато откриване на дублиращ се запис е деактивиран и алтернативен ключ не е дефиниран в Customer Insights - Journeys
Процесът по импортиране създава нови записи. Ако се намери съответстващ GUID, процесът по импортиране актуализира записа. - Когато откриване на дублиращ се запис е забранено и е избрана алтернативен ключ
Записите със същите алтернативен ключ данни се актуализират и се създават други записи в Customer Insights - Journeys. - Когато откриване на дублиращ се запис е забранено и не е избрана алтернативен ключ
В този сценарий алтернативен ключ се счита за първичен ключ, защото е наличен в Customer Insights - Journeys. Записите, които имат същия алтернативен ключ ще бъдат неуспешни със съобщение за грешка по време на импортирането. - Когато откриване на дублиращ се запис е разрешено и не е дефиниран алтернативен ключ
Следва се правилото за откриване на дублиращ се запис. Процесът по импортиране създава нови записи. Ако се намери какъвто и да е съответстващ GUID, процесът по импортиране актуализира записите. Ако някакви записи съответстват на правилото за откриване на дублиращ се запис, се показва съобщение за грешка. - Когато откриване на дублиращ се запис е разрешено и не е избран алтернативен ключ В този сценарий алтернативен ключ се счита за първичен ключ, защото е наличен в Customer Insights - Journeys. Записите със същия алтернативен ключ ще бъдат неуспешни със съобщение за грешка по време на импортирането. Правилата за откриване на дублиращи се записи също се прилагат. Ако някакви записи съответстват на правилото за откриване на дублиращ се запис, се показва съобщение за грешка. Записите, които не отговарят на правилото за откриване на дублиращ се запис, ще бъдат създадени в Customer Insights - Journeys.
- Когато откриване на дублиращ се запис е разрешено и е избран алтернативен ключ
Процесът по импортиране актуализира записите въз основа на алтернативния ключ и след това прилага откриването на дублиращ се запис. Записите се актуализират, ако алтернативният ключ съвпада, в противен случай те се създават в системата.
Преглед на резултата от импортиране и коригиране на грешките
Трябва да изчакате задачата за импортиране да бъде приключена, преди да поправите неуспешните задачи.
- Отидете на Настройки,>Разширени настройки, Импортиране>> на управление на>системниданни. Задачите за импортиране за всички скорошни импортирания са изброени тук.
- Намерете задачата си в списъка и проверете напредъка й. Колоната описание на състоянието показва състоянието на импортирането, като използва следните стойности:
- Подадено
- Морфологичен разбор
- Преобразуване
- Импортиране
- Завършено
- След като импортирането завърши, колоните Успех, Грешка и Частична грешка ще покажат броя на записите, които са импортирани успешно, не са успели да бъдат импортирани или са били частично импортирани.
- Отворете файла за импортиране, за да прегледате записите, които не са импортирани или са частично импортирани. Щракнете двукратно върху записа на файла за импортиране.
- Използвате разделите, за да видите информация относно неуспехите, успехите или частичните неуспехи по време на импортирането на записи.
- В раздела Грешки изберете Експортиране на редове за грешки, за да експортирате редове, които не са успели да бъдат импортирани в нов .csv файл. Можете да коригирате грешките в този файл, след което да го импортирате.
Изтриване на импортирани записи
- Отидете на Настройки,>Разширени настройки, Импортиране>> на управление на>системниданни. Задачите за импортиране за всички скорошни импортирания са изброени тук.
- Изберете файла за импортиране, който искате да изтриете, последван от едно от следните действия:
- Изтриване на файла източник за импортиране: Изтрива регистрационния файл за импортиране и неговите подробни данни.
- Всички записи, импортирани в този обект по време на това импортиране: Изтрива всички записи, които са импортирани от избрания файл.
- Всички импортирани записи от .zip файл: Изтрива файла за импортиране заедно със записите, които са импортирани от файла за импортиране.