Създаване и разполагане на шаблони на Word

Microsoft Word предоставя мощни начини за представяне на данните ви в Dynamics 365 в стандартизиран и добре форматиран документ. С шаблоните на Word можете лесно да създавате и споделяте шаблона си с други хора, така че всички документи, които отиват при клиентите ви, да имат уеднаквен външен вид, който отговаря на брандирането на организацията ви.

Когато шаблоните са готови, само с едно щракване потребителите могат да генерират стандартизирани документи, които се попълват автоматично с данни от Dynamics 365.

Стъпка 1: Създаване на шаблон на Word

1. Влезте в Dynamics 365 като потребител с роля на системен администратор.

2. Отворете менюто Настройки в горната част на страницата и изберете Разширени настройки.

3. Областта за разширени настройки се отваря в нов раздел на браузъра. Имайте предвид, че тази област използва хоризонтален навигатор в горната част на страницата, вместо страничен навигатор. Навигирайте до Настройки>Бизнес>шаблони.

4. На следващия екран изберете Шаблони за документи, след което изберете + Създай в горната лента.

5. Изберете Шаблон на Word и след това изберете обект, към който се отнася шаблонът. Шаблонът ще използва данните от този обект.

   

6. За да изберете полетата, които искате да бъдат включени в шаблона на Word, изберете Избор на обект.

7. Отваря се диалоговият прозорец Избор на обект . Релациите, които изберете на този екран, определят кои обекти и полета ще бъдат налични по-късно, когато дефинирате шаблона на Word. Изберете само релациите, които са ви необходими, за да добавите данни от Dynamics 365 в шаблона на Word. Ето някои примерни релации за обекта акаунт:

   • Релация 1:N. Един акаунт може да има множество контакти.
   • Релация N:1. Един потенциален клиент, акаунт или контакт може да има няколко акаунта.
   • Релация N:N. Един акаунт може да има множество маркетингови списъка. Един маркетингов списък може да има няколко акаунта.

   Когато приключите с избора на релации, изберете Изтегляне на шаблон. Това ще създаде файл на Word на локалния компютър, в който експортираният обект е включен като XML данни.

   Бележка

   За да се гарантира, че документите се изтеглят своевременно, има горна граница от 100 за броя на свързаните записи, върнати за всяка релация. Например, ако искате да експортирате шаблон за акаунт и да включите списък на неговите контакти, документът ще върне най-много 100 от контактите на акаунта.

8. За да качите шаблона, след като персонализирате данните, отидете в списъка с шаблони и след това изберете Качване на шаблон. Повече информация: Стъпка 4: Качване на шаблона на Word обратно в Dynamics 365

Стъпка 2: Разрешаване на раздела „Разработчик“

Отворете файла на шаблона на Word. В този момент изглежда, че документът е празен.

За да видите и добавите XML данни на Dynamics 365, трябва да разрешите раздела Разработчик на Word.

1. Отидете на Опции за >файлове>Персонализиране на лентата и след това поставете отметка в квадратчето Разработчик .

   

2. Изберете OK.

Разделът Разработчик сега се показва в лентата на Word.

Стъпка 3: Дефиниране на шаблона на Word

Използвайте екрана за XML съпоставяне, за да дефинирате шаблона на Word с помощта на полета за обекти на Dynamics 365.

1. Във вашия шаблон на Word изберете Екран за XML съпоставяне> на разработчици.

   

   Екранът за XML съпоставяне се отваря с избрана XML схема по подразбиране.

   

2. Изберете XML схемата на Dynamics 365. Тя започва с „urn:microsoft-crm/document-template/“.

   

   Важно

   Ако правите често случайни редакции, които водят до блокиране на Word или намаляване на производителността му, не забравяйте да изключите опциите за автокоригиране.

3. Разгънете обекта, за да видите всички налични полета, щракнете с десния бутон върху полето, което искате да добавите, и след това изберете Вмъкване на контрола на>съдържание Обикновен текст.

   

   Полето от Dynamics 365 се добавя към шаблона на Word.

   

4. Добавете допълнителни полета за обект, добавете описателни етикети и текст и форматирайте документа. Попълненият шаблон може да изглежда така:

   

5. Някои полета на контроли на съдържание, които сте въвели, вероятно имат по няколко реда данни. Например акаунтите имат повече от един контакт. За да включите всички данни в своя шаблон на Word, задайте полето на контрола на съдържание да се повтаря по следния начин:

   1. Поставете полетата с повтарящи се данни в ред на таблица.

   2. Изберете целия ред на таблицата в шаблона.

      

   3. В екрана за XML съпоставяне щракнете с десния бутон върху релацията, съдържаща полетата за контрола на съдържание, и след това изберете Повтаряне.

      

      Когато използвате шаблона на Word в Dynamics 365, за да създадете документ, таблицата ще се попълни с няколко реда данни.

6. Когато шаблонът съдържа желаните от вас полета и форматиране, запишете го и го качете в Dynamics 365.

Стъпка 4: Качване на шаблона на Word в Dynamics 365

Когато шаблонът ви на Word е конструиран така, както искате, запишете го, за да можете да го качите в Dynamics 365.

Администраторът може да използва страницата "Настройки ", за да качи шаблона на Word в Dynamics 365.

Бележка

Потребителите във вашата организация могат да видят наличните за тях шаблони, като изберат Шаблони на Word в командната лента в списъка със записи.

1. Отворете менюто Настройки в горната част на страницата и изберете Разширени настройки.

2. Навигирайте до Настройки>Бизнес>шаблони.

3. На следващия екран изберете Шаблони на документи, след което изберете Качване на шаблон в горната лента.

4. Намерете и качете файла.

   

5. Изберете Качване. Ще видите резюме на файла, който качвате.

6. Изберете иконата X в горния десен ъгъл на горната лента, за да затворите информационния екран.