Настройка на събитие

Процесът на планиране на събитие в Dynamics 365 Customer Insights - Journeys започва със създаване на запис на събитие. Записът на събитието ви направлява през всяка стъпка на планиране на събития. Записът събира всички подробности за планиране, предоставя връзки към свързани записи и осигурява времева линия на бизнес процес. След като създадете записа на събитието, можете да настроите екипа за събитието, да организирате говорителите и сесиите, да настроите пропуските и мястото на провеждане.

Създаване на основен запис на събитието

Създаването на запис на събитие е първата стъпка при настройването на вашето събитие в Customer Insights - Journeys. Всичко, което правите, свързано с дадено събитие, ще се съхранява директно в записа на събитието или в други записи, които са свързани с него.

Въпреки че Customer Insights - Journeys предлага много изгледи в други типове записи, вероятно ще вършите по-голямата част от работата си директно в съответния запис на събитие. Когато работите в записа на събитието, ще можете да преглеждате и създавате повечето типове свързани записи и всичко, което правите, автоматично ще бъде свързано с това събитие.

Можете да видите списък с всички ваши записи на събития, като отворите работната област "Събития " и отидете на "Събития>> събития". От тук можете да използвате стандартните контроли за изглед на списък, за да търсите, сортирате и филтрирате списъка, за да намерите и отворите съществуващо събитие или да създадете нов запис на събитие.

Както с други формуляри в Dynamics 365, формулярът за събитие предоставя обобщение на най-важните настройки в горната част, където ще намерите също и времева линия на работния поток на бизнес процес, която помага да организирате работата си на всеки етап от процеса на управление на събитието. Стандартният работен поток на бизнес процес за събития се предоставя наготово, но можете да го персонализирате, така че да съответства на установения процес във вашата организация.

При първото създаване на ново събитие, трябва да зададете стойности за всяко от задължителните полета (маркирани с червена звездичка). Препоръчваме ви да попълните и важните за бизнеса полета (изберете всеки елемент на бизнес поток, след което да попълните елементите, маркирани със син знак плюс). Всички задължителни и съществено важни за бизнеса полета са налични в горната част на страницата в работния поток на бизнес процес, където можете да ги попълвате бързо и лесно. Всички настройки, които въвеждате в работения поток на бизнес процес, ще бъдат видими също сред другите подробности за събитието по-надолу на страницата. Ще можете да преглеждате и редактирате тези настройки дори и след като преминете напред към следващия етап от работния поток.

След като въведете стойности за всички задължителни полета, можете да запазите записа. Вероятно ще се връщате към записа на събитието много пъти в течение на няколкото дни, докато планирате събитието. Използвайте работния поток като списък със задачи за изпълнение и проследявайте напредъка си по време на всеки етап.

Основният текст на страницата повтаря цялата важна информация, заявена от или показвана в работния поток, както и още много неща. Основният текст е организиран в раздели, до които можете да навигирате с помощта на връзките до горната част на основния текст на страницата. Можете да въвеждате подробностите за планиране в основния текст на страницата, когато искате – не е необходимо да чакате, за да стигнете до конкретна част от работния поток. Следните подсекции предоставят обобщение как да използвате всеки наличен раздел.

Разделът „Общи“

Тук можете да видите и редактирате основната информация за събитието, включително:

• Ключова информация: Включва името на вашето събитие и други основни подробности. Предоставени са следните настройки:
  • Име на събитието: Въведете име за събитието.
  • Тип събитие: Изберете типа на събитието. Типът на събитието е само за информация и няма да се отрази на никакви функции. Използвайте го, за да направите намирането и идентифицирането на събитието си по-лесно.
  • Брой регистрации: Показва броя на хората, които са се регистрирали за събитието. Максималната стойност, която може да бъде показана тук, е 50 000, но все пак можете да съхранявате повече регистрации в системата.
  • Брой на регистрираните: Показва броя на участниците, които са се регистрирали по време на събитието. Максималната стойност, която може да бъде показана тук, е 50 000, но все пак можете да съхранявате повече вкарвания в системата.
  • URL адрес на събитие: Показва адреса на уебсайта на вашето събитие. Ако използвате местоположението по подразбиране на вашето решение за портали на Power Apps, стойността на URL адрес на събитие е само за четене и се предоставя автоматично. Ако хоствате уебсайта си на персонализирано местоположение, поставете отметка в квадратчето Персонализиран URL адрес на събитие и редактирайте стойността тук. Изберете бутона с глобус до полето с URL адреса на събитието, за да отворите сайта.
• График: Предоставя настройки за задаване на часовата зона, началната и крайната дата за вашето събитие. Секцията за график също така предоставя отброяване на дните до събитието. Можете също да настроите повтарящо се събитие тук. Ако промените началната дата за събитие, което вече е записано, ще бъдете попитани дали искате да промените крайната дата и графика на сесията, за да съответства на него.
• Времева скала: Както при повечето типове обекти в Dynamics 365, можете да използвате този раздел, за да създадете запис на дейностите (като обаждания, имейли и срещи), които вие и другите правите във връзка с текущия запис. Тук можете също да споделяте бележки. Използвайте връзките, бутоните и менютата най-отгоре в тази област, за да създавате елементи и да търсите във и да сортирате списъка.
• Поточно предаване на това събитие онлайн: Настройте събитието си като Microsoft Teams уебинар, събитие на живо на Teams, събрание на екипи или само на място.
• Местоположение: Посочете мястото, където ще се проведе вашето събитие. Местоположението е йерархично и можете да укажете само толкова подробности, колкото са необходими. Например можете да посочите само сграда. Но за да посочите зала, трябва най-напред да изберете сградата, където се намира тази зала. Можете да присвоявате отделно местоположение към всяка сесия, ако е приложимо. Можете да създадете записи за местоположение от тук или да изберете измежду съществуващите записи за мястото на провеждане. Всеки запис на местоположение може да съдържа полезна информация, като например адрес, оборудване, капацитет и други.
• Ограничения на мястото на провеждане: Разделът за ограничения на мястото се появява само за събития на място. Всеки път, когато задавате ново местоположение, стойността на максималния капацитет на събитието, показана тук, се актуализира, за да съответства на капацитета, конфигуриран за последната ви избрана сграда, стая или оформление (ако е налично). След това можете да редактирате стойността ръчно, за да заместите тази, ако е необходимо. Можете също така да активирате списъка на чакащите тук, за да обработвате регистрации, които пристигат след приключване на събитието.
• Настройка на уебинара: Разделът за настройка на уебинара се появява само за уебинари и хибридни събития. Използвайте настройките тук, за да настроите конфигурацията на уебинара си и да намерите URL адресите за преглед и представяне на уебинара.

Разделът „Дневен ред“

Разделът "Дневен ред " включва подробности за графика на сесиите, които се провеждат по време на вашето събитие. Тук можете да намирате, създавате и редактирате всеки от следните опции за текущото събитие:

• Позволете на регистрантите да създадат свой собствен дневен ред: Тази настройка е налична само за събития, за които няма настроени пропуски . Показва се над календара, когато не са дефинирани пропуски, но е скрита, когато са дефинирани пропуски.
• Календар на сесиите: Показва календар на сесиите, дефинирани за вашето събитие. Можете да създавате и редактирате сесии с помощта на календара. Повече информация: Работа с маркетингови календари.
• Списък със сесии: Всяка сесия обикновено е една презентация, клас, дискусия или уебинар. Тази таблица повтаря информацията, показана също в календара. Тук можете също да създавате или редактирате сесии.
• Песен за сесията: Всяка (външна) песен е колекция от свързани, неконфликтни сесии, които вероятно биха представлявали интерес за една и съща аудитория. Участниците може да се запишат за конкретна писта, която можете да управлявате с помощта на пасове. Можете също така да настройвате вътрешни пътеки, които не са достъпни за участниците, но могат да ви помогнат при планирането.
• Ангажираност на говорителите: Всеки ангажимент на говорител картографира говорител към сесия, която се случва по време на вашето събитие.
• Спонсори: Компании, които спонсорират събитието.

Разделът „Уеб сайт и формуляр”

Бележка

Целевата страница на портала за събития (уебсайт на събитието) в момента не е налична при пътувания в реално време. Въпреки това, маркетинговите формуляри за регистрация могат да служат като жизнеспособна алтернатива за показване на подробности за събитието и улесняване на процеса на регистрация.

Разделът Уеб сайт и формуляр предоставя опции за задаване на параметри за регистрация. Първо, можете да решите къде искате участниците да се регистрират за вашето събитие:

• На самостоятелна страница за регистрация:
  • Използвайте тази опция, ако искате да създадете страница за регистрация с помощта на Customer Insights - Journeys регистрационни форми и да използвате Customer Insights - Journeys за хостване на страницата.

    

• На собствения си уебсайт:
  • Използвайте тази опция, ако искате да използвате собствения си уеб сайт за събиране на регистрации. В този случай трябва да предоставите URL адреса на събитието и да решите дали искате да използвате Customer Insights - Journeys формуляри за регистрация. В този случай можете да копирате Java scrip кода на формуляра, за да го вградите в уебсайта си.

    

• Това събитие няма уебсайт:
  • Използвайте тази опция, ако искате да събирате регистрации на друго място или изобщо да не ги събирате.

Разделът „Регистрация и присъствие“

Използвайте раздела Регистрация и присъствие , за да видите кой се е регистрирал за събитието и кой е присъствал. Тук можете също да създавате регистрации и присъствия. Налични са следните секции:

• Регистрация на събитие: Тази таблица предоставя списък на хората, които са се регистрирали за вашето събитие. Можете също така да регистрирате хора ръчно тук. Ако използвате персонализирани регистрационни полета, можете също да видите стойностите, подадени от всеки участник тук.
• Чекиране на събития: Тук можете да видите кой е присъствал на събитието и да въведете записи за посещаемост.

Разделът „Допълнителна информация“

Използвайте раздела Допълнителна информация , за да настроите екипа на събитието и да запишете обща информация, цели и финансови подробности. Тук са предоставени следните секции:

• Допълнителна информация: Въведете основно описание и очертайте целите си.
• Финанси: Преглед и записване на финансови подробности за вашето събитие. Тези стойности се показват в диаграмите на таблото и анализите, но са предназначени само за информация, а не за официално отчитане или осчетоводяване.
• Членове на екипа на събитието: Настройте екипа си за събитието, като добавите връзки към колеги и външни контакти, които ви помагат да организирате събитието. Таблицата показва името и ролята на всеки член на екипа, така че да можете да виждате лесно на кого да се обаждате, и да намирате информацията за връзка с него при нужда.

Разделът за резервации на стаи

Разделът Резервации на стаи предоставя календар, който показва стаите, присвоени на текущо показваното събитие и неговите сесии. Незапазените стаи не се показват, нито събития или сесии без определени стаи. Този календар е само за четене, така че не можете да създавате сесии или резервации тук. Повече информация: Работа с маркетингови календари.

Разделът за елементи за възстановяване

Разделът Елементи за възстановяване позволява на системните администратори да проследяват грешките при персонализиране, подобрявайки процеса на създаване на работен поток от събития. Този раздел съдържа мрежа с грешки при персонализиране и предоставя на администраторите опции за обработката им. При събития се появяват типични грешки по време на регистрацията на уеб сайтове за събития.

След като изберете редове в раздела Възстановяване на елементи, можете да изтриете елементите (което ще ги изтриете от хранилището за BLOB), или можете да отстраните проблема и да "възстановите" всеки елемент, който ще повторите преди това неуспешна функционалност.

Бележка

Ако има елементи в раздела елементи за възстановяване, несистемни администратор потребители ще получат съобщение, което казва: "Изглежда има някои проблеми с това събитие. Попитайте системния администратор за помощ."

Менюто „Свързани“

Менюто "Свързани" предоставя връзки към теми, свързани със събития, вариращи от дейности до лектори. Ако изберете тема в менюто „Свързани”, вляво от съответното меню ще се появи нов временен раздел за тази тема.

Въпреки че можете да редактирате и записвате елементи, свързани с избраната тема във временния раздел, временният раздел няма да остане до менюто „Свързани” след записването и затварянето на събитието.

Настройване на екипа за събитието

Екипът за събитието включва колеги и външни лица за контакт, които ви помагат за организирането на събитието. Всеки запис на събитие съдържа името и ролята на всеки член на екипа, включително връзки за повече информация, така че да можете да виждате лесно, на кого да се обаждате, и да намирате информацията им за връзка при нужда.

• Можете да преглеждате и редактирате списъка на всички членове на екипа, които са работили, работят или ще работят по всички ваши събития, като отидете на Събития>Събитие>Събитие Членове на екипа. Използвайте тази област, за да настроите база данни с хора, които са налични да ви помагат с различните събития.
• Можете да прегледате и редактирате списъка на членовете на екипа, свързани с конкретно събитие, като отидете на Събития Събития Събития>>, отворите съответното събитие и погледнете секцията Членовена екипа на събитието в раздела Допълнителна информация . Списъкът на страницата "Събития " работи по същия начин като списъка на страницата "Членове на екипа за събития ", с изключение на това, че показва и добавя само членове на екипа, които са присвоени на текущото събитие.

Всеки запис на член на екип може да се асоциира със запис на контакт или потребител.

• Потребителите са хора, които работят за вашата организация и имат лиценз за Dynamics 365.
• Контактите идват от вашата база данни за контакти, която ще включва клиенти, потенциални клиенти, доставчици, партньори и други външни хора (или вътрешни хора, които не използват Dynamics 365).

Когато създадете нов запис на член на екип, ще можете да изберете дали да го асоциирате с потребител или контакт. Ако изберете да асоциирате записа с контакт, записът на член на екип ще показва съответната информация от записа на този контакт. Записите на потребители не включват информация за връзка, така че ако асоциирате записа с потребител, асоциацията ще се показва, но няма да се зареди допълнителна информация. Записът на член на екип също така предоставя информация относно ролята на члена и по кои събития е работил. Можете да създадете членове на екипа или от страницата със списък на членовете на екипа на събитието, или директно от конкретен запис на събитие .

Когато разглеждате списъчен изглед на членове на екипа, списъкът включва както колона Потребител , така и колона Контакти , но само една от колоните ще покаже стойност. От списъка можете да отидете до записа на потребител или контакт, като изберете името в списъка, или можете да отворите самия запис на член на екип, като щракнете двукратно върху ред някъде настрани от името на лицето.

Управление на сесии и говорители на събития

Основното внимание в офертата за събитието обикновено ще привличат сесиите и говорителите. Едно просто събитие може да има само една сесии, докато една конференция обикновено има няколко сесии, разпределени в няколко дни.

Настройване на сесии и пътеки на събитие

Сесията представлява определена част от неща, които се случват на вашето събитие. Всяка сесия обикновено е нещо като семинар или основен доклад, но концепцията е гъвкава, така че можете да я приспособите според потребностите. Ако събитието ви например е търговско изложение, а не конференция, можете да използвате сесии за представяне на щандовете.

Една голяма конференция може да има няколко сесии, които се провеждат едновременно, и дори може да включва няколко сесии , които организират множество свързани и неконфликтни сесии от аудиторията, така че участниците да могат лесно да изберат най-добрата песен за себе си, без да се налага да изучават цялото предложение. По-късно ще можете да създадете пропуски за събитието и сесиите, за да управлявате издаването на билети.

Има два вида писти: вътрешни и външни. Използвайте вътрешни пътеки по време на фазата на планиране, за да групирате сесиите по организационни линии, като например според екипните ресурси или необходимото оборудване. Използвайте външни проследявания, за да групирате сесии по съдържание или аудитория. Външните пътеки се публикуват на платформи, предназначени за клиентите, като уеб сайтове на събития и мобилни приложения. Според потребностите можете да настроите тип пропуск за всяка съответна външна пътека, но не можете да настройвате пропуски за вътрешни пътеки. Използвайте настройката Тип на пистата в горната част на формуляра, за да зададете пистата на вътрешна или външна.

Използвайте раздела Дневен ред на запис на събитие, за да преглеждате и настройвате сесии и сесии за проследяване за това събитие.

• Всяка сесия е асоциирана с конкретно събитие и говорител и включва подробности за планиране. Можете да преглеждате, създавате и редактирате сесии с помощта на дисплея на календара или таблицата.
• За всяка пътека можете да присвоите аудитория и някои други описателни подробности и след това да добавите сесии на членове една по една. Всички сесии в пътека трябва да бъдат от едно и също събитие.

Настройване и присвояване на говорители на сесии

Използвайте следните страници, за да управлявате говорителите и ангажиментите на говорителите:

• Участници>в събития>Лектори: Изброява всички лектори, които са на разположение за предишни, настоящи или бъдещи събития, и ви позволява да настроите нови лектори.
• Събития>Събития Събития>: Работете в раздела Дневен ред на съответния запис на събитие, за да настроите ангажиментите на говорителите за това събитие. Тук можете също така да създавате нови записи на говорители, ако се наложи, докато настройвате ангажименти на говорители.

Когато настройвате ангажимент на говорител, вие съпоставяте говорител с конкретна сесия за записа на събитие, с който работите. За да настроите ангажимент на говорител:

• Записът на говорите трябва да съществува.
• Ако присвоявате сесия, записът на сесията трябва да съществува. (За събития с една сесия може да нямате запис на сесия и вместо това самото събитие ще се третира като сесия.)

Настройване на пропуски за събития

Пропуски за събития не се поддържат в Customer Insights - Journeys управление на събитие.

Настройка на мястото на провеждане на събитието

Място на провеждане е физическото местоположение, където провеждате събитие или сесия. То може да е една сграда само с една зала или една от множество зали в дадена сграда. За всяко място на провеждане можете да регистрирате много типове важни подробности, включително име, местоположение, оборудване, капацитет, оформление, събития, които са се провеждали или ще се провеждат там, и други. След като настроите място на провеждане, можете да му присвоите събития и сесии според потребностите.

Използвайте различните типове обекти на мястото на провеждане в областта за управление на>събития на място, за да изградите йерархичен модел на местоположението на вашето събитие. По-късно ще можете да присвоите събития и сесии към всяко място на провеждане от модела си. Трябва само да включите колкото подробности са ви необходими, така че за една сграда само с една зала не е необходимо да има дефинирани зали и за една зала само с едно оформление не е нужно да има дефинирани оформления. Не можете обаче да настроите зала без сграда или оформление без зала.

Използвайте следните обекти, за да моделирате местата на провеждане:

• Сгради> за управление на>събития: Сградите представляват свободно стоящи структури, които могат или не могат да бъдат разделени на стаи.
• Стаи> за управление>на събития: Стаите представляват подразделения на сгради и всяка от тях трябва да бъде присвоена на запис на сграда, който също се съхранява в системата.
• Оформления> за управление>на мястото на събитията: По време на събитие можете да използвате една стая, за да организирате няколко вида сесии, всяка от които може да изисква различно подреждане на столове и други съоръжения. Оформлението на залата може да има няколко практически последствия, които влияят например върху капацитета на места. Всяко оформление трябва да се асоциира с конкретна зала, но можете да настройвате колкото искате оформления за всяка зала.