Прогнози за проекти и бюджети
Има два начина за управление на проекти: прогнози за проект и бюджети на проекти.
Можете да използвате прогнозиране, ако вашата организация има оперативна перспектива и ако се фокусира върху приходите и разходите, които се получават от конкретни транзакции. Използване на бюджетиране на проект ако обаче вашата организация се фокусира повече върху финансовите суми.
Както прогнозите за проекти, така и бюджетите на проекти използват прогнозни модели, за да държат прогнозираните суми на транзакциите.
Всеки метод има своите предимства. Трябва да вземете предвид следните точки, преди да изберете метод за вашата организация.
| Метод за разпределение | Прогнозиране на проекти | Бюджетиране на проекти |
|---|---|---|
| Разпределение на периодите | Не можете изрично да разпределяте транзакции през финансов период. Вместо това прогнозата и контролът върху нея се основават на живота на проекта. Тъй като прогнозите се основават на конкретна дата, трябва да заключите за периода от датата. | Можете изрично да разпределяте по целия проект или финансов период. Ако разпределите за период, можете да пренесете неизползвани суми напред към следващия финансов период. |
| Преглед на транзакции | Можете да видите транзакции във формулярите за прогнози, където виждате прогнозите за цялата компания и за всички проекти, независимо от йерархията. За да се съсредоточите върху определен проект, трябва да филтрирате данните. | Можете да видите бюджетни транзакции за една йерархия на проекта. Следователно можете да видите подробности за транзакциите за родителски проект или неговите подпроекти. |
| Променливи на транзакцията | Когато въвеждате прогнозни транзакции, можете да използвате всеки атрибут, който съществува за действителна транзакция. Това дава възможност за по-големи подробности в прогнозата. Например можете да въведете подробности за количества, работници, артикули или свойства на редове. | Когато въвеждате подробности за бюджета, можете да използвате само суми, категории и дейности. |
| Безопасност | Прогнозирането се основава на транзакции, които въвеждате във формулярите за прогноза и не включва механизъм за контрол на процеса. Всеки работник, който има разрешения за формуляр за прогноза, може да преразгледа информацията без одобрение. | Бюджетирането използва системата на работния поток, която позволява управление на промените и ви позволява да съхранявате история на ревизиите. |
| Видове записи | Прогнозните записи за транзакции се основават на броя на единиците, както и на разходите и цените на единицата продажби. | Подробностите за бюджета се основават на суми, които се разделят между разходи и приходи. |
| Прогнозни модели | Тъй като всяка прогноза трябва да бъде свързана с модел, можете да създадете множество модели за прогнози и да настроите подмодели. | Проектното бюджетиране ограничава прогнозните модели, които се използват за бюджетиране. По-малко прогнозни модели могат да помогнат за увеличаване на последователността в прогнозите. |
| Превишаване на разходите | Можете да разрешите или забраните влизането само на транзакции, които ще доведат до превишаване на разходите. | Бюджетирането на проекти предоставя допълнителни опции за контрол за потребителите. Можете да разрешите предупреждения и превишаване. |
| Контролирам | Контролът на прогнозата се извършва чрез използване на намаляване на прогнозата. Действителните суми се изваждат от прогнозните салда по транзакции без одитна следа. Това може да направи по-трудно проследяването на действителните транзакции. | При контрола на бюджета на проекта действителните суми се изваждат от сумите в останалия бюджет. Това позволява по-ясна одиторска следа. |
Прогнози на проекти
Когато използвате прогнозиране на проекти, можете да въведете прогнозни транзакции във прогнозни форми за всеки тип транзакция. Всеки атрибут, който е наличен за действителна транзакция, може да се използва за прогнозна транзакция - например рентабилност на редове, атрибути на линии, работници или описания. Можете също така да прогнозирате колко дълго след като понесете разходи, ще фактурирате клиент.
Сделките за прогнозиране на проекти се основават на единици и суми.
Трябва да свържете всяка прогноза на проекта с модел на прогноза. Когато въведете прогнозна транзакция, автоматично се предлага модел за прогноза. Прогнозният модел действа като контейнер за прогнозните транзакции.
Можете да определите прогнозни модели като подмодели за модел. Това ви позволява да прогнозирате по регион, период от време или отдел. Можете да копирате прогнозните транзакции в модел, за да създадете нов модел, а също така можете да прехвърлите транзакциите в главната книга. Тъй като има едно към едно отношение между прогноза и модел, всеки модел за прогноза съставя отделен бюджет за проект.
Прогнозните модели могат да използват намаляване на прогнозите като контролен механизъм за проекти. При намаляване на прогнозите реалните транзакции намаляват салдата по прогнозни транзакции. Тъй като обаче намаляването на прогнозата се прилага към най-високия проект в йерархията, то предоставя ограничен поглед върху промените в прогнозата. Например, ако работник е свързан с подпроект, действителните транзакции за работника се осчетоводяват в родителския проект. Това може да затрудни проследяването на промените, защото не можете лесно да определите коя транзакция в кой подпроект е довела до намаляване на прогнозната сума. Затова е добра идея да създадете копие на прогнозен модел за намаляване на прогнозата, който да използвате. След това можете да използвате отчети, за да видите първоначално прогнозираното.
Можете да преглеждате, копирате, изтривате или прехвърляте прогнози за проекти в бюджет на главната книга. Няма обаче контрол на процеса. Всеки работник, който има разрешения за формуляр за прогноза, може да направи ревизия без преглед.
- Ревизиране – Можете да коригирате прогнозна транзакция в същите форми, в които са направени първоначалните записи.
- Копиране или изтриване – Когато копирате прогнозни транзакции, копирате редовете на транзакциите от един модел на прогноза в друг модел на прогноза. Когато изтриете прогноза, изтривате прогнозните транзакции от прогнозен модел. За да ограничите прогнозните транзакции, които се копират или изтриват, изберете конкретни видове транзакции и дати. Това ви позволява да копирате или изтривате само определени части от прогноза.
- Трансфер – Когато прехвърляте прогноза на проект в бюджет на счетоводна книга, вие прехвърляте прогнозните транзакции от модел на прогноза в бюджет на счетоводната книга. Можете да презапишете всички прехвърлени по-рано транзакции в бюджета на главната книга, към които прехвърляте прогнозата си за проект.
Бюджетиране на проекти
Бюджетирането на проекти е по-прост метод от прогнозирането, въпреки че се интегрира с прогнозни модели. Той използва един единствен формуляр за оригинални подробности за бюджета и ревизии и позволява прогнози, които се основават само на сумата, категорията или дейността.
При бюджетирането на проекти всички първоначални бюджети и ревизии трябва да бъдат изпратени за одобрение на работния процес на проекта. Работните процеси ви дават по-голям контрол върху процеса и създават запис на историята на промените.
Бюджетирането на проекти прилича на бюджетиране на главната книга, но се настройва по-бързо и лесно. Много от опциите в бюджета на главната книга, като числови последователности или валута, не трябва да се задават отделно за проекти.
Бюджетите на проектите се свързват автоматично с два прогнозни модела, един за първоначален бюджет и един за оставащ бюджет. Следователно отчетите, които се основават на прогнозни модели, могат да използват бюджетни данни. Когато се ангажира бюджет на проекта, системата създава прогнозни транзакции въз основа на свързаните модели, които се използват за отчитане и контрол.
Прогнозни модели
Прогнозните модели имат еднослойна йерархия. Това означава, че една прогноза на проекта трябва да бъде свързана с един модел на прогноза.
Ако използвате прогнозиране на проекти, можете да идентифицирате модели като подмодели. Можете да създавате прогнози по отдел, период от време или регион. Например можете да създадете модел на прогноза за една година и след това да създадете подмодели за регионалните прогнози за североизток, югоизток, северозапад и югозапад, които регионалните глави подават. Избирайки различни опции в наличните отчети, можете да видите информация по обща прогноза или по подмодел.