Установяване на модел на сътрудничество
Добре дефинираният и структуриран модел на сътрудничество е от основно значение за ефективната работа на екип за синтез. Този раздел разглежда факторите, които могат да допринесат за този успех, като например добре дефинирани роли и отговорности, структуриран бизнес ритъм, надеждни комуникационни канали и достъпен портал за документация.
Определяне на роли и отговорности
За да създадете ефективен екип за синтез, първо трябва да установите ясни роли и отговорности. Ключовият подход е да започнете с малко и да въвеждате повече роли и персонал само когато е необходимо. Използвайте по-малки цели, за да надградите върху успеха и да демонстрирате стойността на модела на екипа за синтез, преди да опитате по-амбициозни проекти.
Най-малко вашият екип трябва да включва следния персонал и роли:
- Собственикът на продукта – обикновено това е лицето, което има за задача да гарантира успеха на проектите. Той или тя също така ще определи ясната и убедителна цел или може да разработи тази визия съвместно с останалата част от екипа.
- Експертът в областта – това е бизнес разбиращият член на екипа, който разбира и може да формулира както предизвикателството, така и решението. С простотата на Power Apps подход с нисък код, той или тя трябва да може да измине по-голямата част от пътя към създаването на това решение.
- Професионалният разработчик – „Pro Dev“ взема решението от експерта по домейна и му предоставя достатъчно поддръжка за кодиране, за да му позволи да достави желаната функционалност (и нищо повече), ако е необходимо.
- Администраторът – този член на екипа улеснява сценариите за интеграция и поддръжка, като същевременно изпълнява административни услуги в задния край. Всяка допълнителна подкрепа от гледна точка на време и експертен опит, от които се нуждае основният екип, може да бъде включена на гъвкава основа, а не като постоянен член на групата. Този подход гарантира ефективна работа на екипа за синтез, като същевременно осигурява достъп до повече ресурси, от които собственикът на продукта се нуждае, за да може екипът да постигне целите си.
Установете ритъм на бизнес модел
Синхронизирането на оперативните ритми, свързани с разработването на приложения в екипа за синтез, може да подобри ефективността на екипа чрез привеждане в съответствие със следната структура:
- Дефинирайте повтарящо се събитие в календара за синхронизиране на екипа. За повечето екипи седмичните или двуседмичните срещи за актуализиране на статуса са подходящи. Въпреки това, не планирайте срещи заради самите срещи и се опитайте да избегнете увеличаването на честотата на срещите близо до крайните срокове, тъй като този подход може да бъде контрапродуктивен.
- Спазвайте уговореното работно време. В идеалния случай вашият екип ще бъде разположен съвместно, въпреки че екипите за синтез могат също да работят ефективно в различни географски райони и часови зони. Каквито и да са работните договорености, уверете се, че всеки разбира целта и продължителността на работното време и спазва тези граници.
- Създайте седмичен ритъм. Седмичният ритъм на екипа трябва да включва самостоятелна работа, съвместни взаимодействия и, когато е необходимо, ефективни срещи. Тези срещи трябва да имат конкретна цел, като например:
- Прегледи на обхвата – за обединяване на екипи по нови инициативи.
- Прегледи на потребителското изживяване – за преглед на дизайна на приложението и макети. Срещи за планиране на други срещи, срещи вместо имейли или незабавни съобщения или срещи без ясно дефинирана цел са убийци на продуктивността.
- Работете ефективно. Екипът трябва да се съгласува вътрешно, за да създаде най-използваемото решение. Това подравняване трябва да включва възможността за повторно използване на компоненти, които други са създали.
- Поддържайте постоянен напредък към целта. За да се гарантира, че екипът изпълнява целите си, от съществено значение е всички да работят заедно, за да постигнат този резултат. За екипи за синтез, работещи с Power Apps, поддържането на този напредък означава улавяне и разбиране на обратната връзка от потребителите, приоритизиране на изоставането и създаване и поддържане на холистична пътна карта на целия проект.
- Генерирайте опорна матрица. Матрицата за подкрепа осигурява структуриран подход за получаване на необходимата подкрепа за напредък към общите цели на екипа. Неизбежно предизвикателство при бизнес технолозите, които директно създават приложения, е когато достигнат границите на своите знания и способности. На този етап с кого се свързват и как го правят? Как се справят с потребителски доклад за грешка? Тази матрица трябва да посочи как те могат да съберат билет за поддръжка, за да ангажират правилния екип при отстраняване на неизправности и разрешаване на проблема въз основа на сериозността на проблема. За всеки сценарий за поддръжка тази матрица обяснява пътя за ескалиране и отстраняване на неизправности.
Определете как екипът комуникира
Стандартизирането на екипните комуникации е друг основен компонент за поддържане на ефективна работа. Всички членове на екипа трябва да знаят как екипът се свързва, особено в асинхронни режими в различни часови зони. Вашата комуникационна стратегия трябва да вземе предвид следните области:
- Канали. Какви канали ще използва екипът за първична и вторична комуникация? Какви са предимствата и недостатъците на всеки от тях? В свят на избор простото приемане на имейл може да не е най-доброто решение и опции, като напр. Microsoft Teams, може да осигури по-добра яснота, подобрена проследимост и по-висок процент на отговор.
- Типове известяване. Как ще уведомите екипа си за актуализации или събития, които трябва да предприемат?
- Честота и сила на съобщенията. Колко често информирате екипа си? Ежедневната комуникация може да предостави полезно обобщение на случилото се този ден, но някои съобщения може да изискват по-ранни действия. Повечето работници на знанието са претоварени с имейли. Уверете се, че постигате баланс между честота и обем, за да избегнете затрупването на членовете на екипа със съобщения, свързани с проекта.
- Автоматизиране. Как можете да автоматизирате процеса на комуникация? Стандартизираните имейл шаблони, ботовете и предупрежденията за събития могат да помогнат, но трябва да се използват отговорно, за да не претоварят способността на членовете на екипа да реагират.
- Добри комуникационни умения. Не всеки в екип ще има едно и също ниво на комуникационни умения, но всеки може да стане по-добър. Простите подходи като избора на добра тема за имейл правят драматична разлика в това колко добре екипът отговаря на това съобщение. Насърчавайте простото и ефективно писане във всички комуникации; когато има действия, които членовете на екипа трябва да предприемат, бъдете конкретни и извикайте тези действия в реда за тема.
Пример за това как да използвате ефективни комуникационни умения може да бъде мястото, където трябва да промените дефиницията на таблица Dataverse, като например добавяне на множество полета. Когато изпратите известие за тази планирана промяна, екипът трябва да разбере, че ако не отговорят в разумен срок, тогава тази липса на отговор показва тяхното съгласие. Стандартизираните и логични комуникационни процеси помагат за подобряване на ефективността и постигане на очакваните резултати.
Публикувайте портал за документация
Документацията не е само незадължителна част от всеки проект – тя е от съществено значение за комуникацията, сътрудничеството, поддръжката и текущите операции. Коментираният код е добър код и създаването на изчерпателна обяснителна и обучителна документация е съществена част от фазите на внедряване и обучение на всеки проект за синтез.
- Каталог на приложенията. Каталогът на приложенията е матрица или таблица, която обобщава и координира всички приложения в рамките на отговорността на определен екип. Каталогът включва всички съответни собственици от раздела за роли и отговорности. Ключова функция е да се гарантира, че екипът знае точно кой какво притежава, като по този начин опростява процеса на свързване с правилния член на екипа за конкретни отговори.
- Технически въпроси. Вашият екип трябва да поддържа хранилище на често задавани (или дори не толкова често задавани) технически въпроси относно работата на приложението. Тези въпроси трябва да са разумни, с добре написани и достъпни отговори.
- Ръководства с практически съвети. Ръководствата "как да" са незабавно смилаеми набори от процедури, които предоставят прости отговори на общи въпроси за настройка и работа. Обикновено те биха отговорили на конкретен въпрос, като например "Как да започна да създавам ново приложение?"
- Присъединяване. Инструкциите за въвеждане са само вътрешни документи, предназначени да помогнат на новите членове на екипа. Тази документация ще включва информация като заявки за достъп, присъединяване към списъци за разпространение на имейли, настройка и абониране за предупреждения и т.н.
Най-добри практики
Следните най-добри практики трябва да помогнат при определянето на граници и подходи за ефективна работа в рамките на екипите за синтез.
Отчетност
Докато ръководените от създателите екипи за разработка и синтез позволяват бързо разработване и внедряване на приложения, жизненоважно е да се гарантира, че това усилие е открито и се извършва в партньорство с ИТ отдела. Създателите трябва да бъдат отговорни пред ИТ, за да помогнат за предотвратяване на проблеми във връзка с разрастването на сенчести ИТ системи.
В резултат на това ИТ трябва да бъде предупреден всеки път, когато производителят започне да създава приложение. Това известие на свой ред улеснява процеса на разработка, тъй като ИТ може да осигури подходяща поддръжка на създателя и екипа за синтез, като им помага да създават добре архитектурни приложения, които са правилно защитени и управлявани.
Автоматизация
Една добре внедрена автоматизация може да осигури огромен тласък на производителността. Пример за това как да се увеличи успехът на внедряването на решение е чрез автоматизиране на всички необходими проверки при внедрявания с множество решения. Тези автоматизирани проверки могат да включват:
- Проверка на версията на решението, където всяко внедряване използва актуализиран номер на версия, като по този начин се избягват проблеми при отстраняване на неизправности.
- Дублиращи се препратки към връзката.
- Липсващи препратки към връзката.
- Дублиращи се компоненти.
PR Checker решение включва пример за това как тази автоматизация да се включи ефективно.
Отчитане
Екипите на Fusion и приложенията, разработени от създателите, трябва да се съгласуват с подхода на първо място за данните, което означава изграждане на приложения, където е възможно да се следи успехът директно. Постигането на този резултат изисква добра апаратура, която осигурява възможността да се открие какво прави добре екипът, заедно с анализ на тази обратна връзка, за да се генерират точни оценки на ефективността на конкретно приложение. За да постигнете този резултат, трябва:
- Наблюдавайте и оценявайте приложенията. Само защото един човек мисли, че нещо е полезно или добра идея, не означава автоматично, че всеки ще намери стойност в него. Екипите трябва да наблюдават използваемостта на приложенията и да оценяват тяхната функционалност, за да гарантират, че всички нови разработки са полезни и функционират правилно.
- Насърчавайте добрата преценка. С други думи, не създавайте приложения само защото можете – създавайте ги само за справяне с конкретна бизнес нужда.