Подготвяне на процеси и записи
Преди да можете да използвате възможността за събиране на данни за задачи, за да визуализирате и анализирате вашите процеси, трябва:
- Създайте своя процес в анализ на процеси възможност за копаене Power Automate.
- Запишете дейностите , които съставляват процеса, с помощта на Power Automate рекордера.
- Подгответе записа за анализ.
- (По избор) Създайте препоръчителни имена на дейности, за да улесните вас и другите да подготвят записа за анализ.
Научете повече за процесите в следващото видео.
Създайте процес
Като цяло процесите, които смятате, че могат да бъдат неефективни или повтарящи се, са добри кандидати за анализ.
влезте в Power Automate.
В левия навигационен екран изберете анализ на процеси.
В секцията Създаване на нов процес изберете плочката Стартиране тук .
Въведете име за вашия процес и описание, след което изберете Записи.
Изберете Създаване.
Запишете процеса си
Създайте запис по един от двата начина:
- веднага след създаването на процеса.
- От страницата с подробности за процеса.
Създаване на запис веднага след създаването на процеса
След като създадете процес, ще видите екран с две опции като следващи стъпки.
- Изберете Добавяне на запис.
Създаване на запис от екрана с подробности за процеса
За да създадете запис от екрана с подробности, намерете и изберете процеса.
Изберете анализ на процесиВсички> процеси под плочките вдясно.
Изберете името на процеса, за да отидете на екрана с подробности за процеса.
В менюто в горната част изберете Нов запис.
Изберете Отваряне на рекордера.
Стартирайте рекордера в Power Automate
Като използвате някой от описаните по-горе методи, трябва да получите съобщение, което казва Стартиране на рекордера Power Automate.
Трябваше да изтеглите Power Automate , преди да започнете. Можете обаче също да изберете Вземете приложението , за да го инсталирате.
Ако сте инсталирали Power Automate, трябва да видите изскачащ прозорец Отваряне Power Automate на браузъра. Изберете го, за да отворите приложението.
Ако Power Automate е инсталиран, но не се отваря правилно, изберете Отваряне отново.
Използване на рекордера Power Automate
Започнете да записвате процеса си само в една стъпка.
На екрана Рекордер за работен плот изберете Запис.
Изпълнете действията, които искате да запишете, и след това изберете Готово в долната част на екрана на рекордера.
След като записът бъде запазен успешно, изберете Преглед на записа , за да видите записаните стъпки и да подготвите записа за анализ.
Бележка
В зависимост от продължителността на записа може да отнеме известно време, преди действията да станат налични.
Характеристики на рекордера
Докато записвате действията си, описанията на действията се изброяват на екрана на рекордера.
За да изтриете действие от записа си, изберете иконата за кошче.
За да спрете временно записа, изберете Пауза на записа по всяко време.
За да продължите да записвате оттам, откъдето сте спрели, изберете Започване на записа отново.
За да изтриете всички записани действия и да започнете отначало, изберете Нулиране на записа.
Съвети за запис
Използвайте тези съвети, за да подобрите изживяването си при запис.
Бъдете методични в действията си. Това включва изчакване червеното поле да се фокусира върху елемента, с който се опитвате да взаимодействате, преди да го изберете, тъй като може да има леко забавяне.
Ако има някакви избори, направени по погрешка, изтрийте действието в екрана на рекордера.
Ако запишете стъпка, която не е предназначена да бъде част от процеса, изтрийте стъпката с иконата на кошчето.
Подгответе запис за анализ
След като записът приключи, записаните действия могат да се видят на екрана с подробности за записа. Важно е да подготвите записа за анализ, преди да продължите.
Действията, които са записани по време на процеса, могат да бъдат много подробни и конкретни. За да се осмислят и да се създаде ясна карта на процеса, тези действия трябва да бъдат групирани заедно в по-големи дейности. Капацитетът за анализ на процеси вече може автоматично да групира подобни действия в дейности.
Уверете се, че всяка чувствителна информация е премахната от записа преди анализа. Това може да се направи, за да се защити поверителността и сигурността на данните. За повече информация как да защитите данните си, отидете на Защита на вашите данни.
Ето кратко видео за това как да подготвите запис за анализ.
Групиране на действия в дейности
След като завършите процеса на запис, може да забележите, че някои дейности вече са създадени автоматично за вас. Имате възможност да запазите тези дейности такива, каквито са, или можете да ги модифицирате, за да отговарят по-добре на вашите нужди.
Редактиране на съществуваща дейност
Ето няколко съвета за редактиране на съществуваща дейност.
За да промените началното действие на дейност, плъзнете заглавката на дейността нагоре или надолу в списъка с действия до желаната начална точка.
За да промените името на дейност, изберете я и вдясно се появява разгъващ се списък.
Можете да избирате от съществуващи имена на дейности в падащото меню или да създадете свои собствени, ако е необходимо.
Добавяне на нова дейност
Можете да добавите дейност към процес, след като сте я записали.
Изберете Добавяне на активност , за да добавите заглавка на дейност. Всички действия под заглавката и преди заглавката на следващата дейност са част от групата.
Преместете заглавката на дейността нагоре или надолу в списъка с действия до мястото, където искате да започне дейността.
Наименувайте дейността вдясно, като използвате падащото меню, за да намерите съществуващи имена на дейности или да създадете нови.
Изтриване на дейност
За да анализирате, имате нужда от поне две дейности. В противен случай картата на процеса нямаше да има смисъл.
Ако не искате дейност за автоматично създаване или сте допуснали грешка и искате да изтриете дейност, изберете Изтриване на дейност в командната лента.
Ако не искате нито една от автоматично създадените дейности или просто искате да започнете отначало, изберете Изтриване на всички дейности в командната лента.
По всяко време изберете Запазване горе вдясно, за да запазите работата си.
Записване и анализиране
Когато приключите с групирането, изберете Запиши и анализирай горе вдясно.
След като анализирате, изберете Преглед на анализите в лентата за известия, за да отидете на страницата за анализ.
За да научите повече, отидете на Анализиране на процеси.
Като алтернатива можете да запишете без анализ, като изберете каретката до Запиши и анализирай и след това изберете Запиши.
Изберете Затвори , за да се върнете към екрана с подробности за процеса.
Съвети за групиране
Ето няколко съвета за групиране на действията в дейности, които може да са полезни за вашия случай на употреба.
Използване на съществуващо име на дейност: Това създава по-последователна и точна карта на процеса. Имената на дейностите са налични в падащото меню всеки път, когато се запази запис. За да премахнете име на дейност от менюто, след като бъде премахнато от всички записи, които използват това име, трябва да анализирате записа.
Търсене на модели: Анализирайте записаните действия за модели, които се случват често, като например подобни стъпки, предприети за изпълнение на задача, или често използвани приложения. Групирането на тези действия заедно може да помогне за идентифицирането на общи дейности.
Използвайте дискретност: Групирайте действията заедно, които имат смисъл за вас и са свързани с цялостния процес. Например, ако анализирате процес на продажба, можете да групирате действия, свързани с генериране на потенциални клиенти, достигане до работа и сключване на сделки.
Помислете за честотата: Може да искате да групирате действията, които се случват често, заедно. Това може да помогне за идентифициране на затруднения в процеса или области, в които автоматизацията може да бъде от полза.
Помислете за зависимостите: Помислете за групиране на действия, които имат зависимости едно от друго. Например, ако трябва да изтеглите файл, преди да го качите, тези две дейности могат да бъдат групирани заедно.
Използване на обратна връзка: Работете съвместно с други заинтересовани лица в процеса, като например служители, които изпълняват задачите, или супервайзори, които наблюдават процеса, за да получите обратна информация за групирането на действията. Техните прозрения могат да помогнат за подобряване на точността и полезността на картата на процеса.
Създаване на препоръчителни имена на дейности
Като собственик или съсобственик на процес можете да създадете препоръчителни имена на дейности за даден процес. Това гарантира по-голяма последователност в именуването на записите.
На екрана с подробности за процеса изберете Създаване на имена на дейности.
За да добавите нов запис за име на дейност към списъка с препоръчителни, изберете Ново име.
Когато сте готови, изберете Записване.
Добавените от вас имена на дейности вече се показват под Препоръчани имена в падащото меню при групиране на действия за запис. Всички дейности, които не са дефинирани в списъка с препоръки, се показват под Персонализирани имена.