Посочване кои имейли да се проследяват автоматично
Със синхронизиране от страна на сървъра и Dynamics 365 App for Outlook можете автоматично да създавате имейл дейности за получени съобщения в приложения за ангажиране на клиенти, като например Dynamics 365 Sales,обслужване на клиенти,Маркетинг,Field ... Service и Project Service Automation.
По подразбиране процесът на синхронизиране оценява само съобщенията в папката "Входящи" на пощенска кутия за автоматично проследяване. Имейлът, който е в подпапка на папка "Входящи", се обработва само ако подпапката е конфигурирана за проследяване на ниво папка, дори ако преместите съобщение обратно в папката "Входящи" преди следващото синхронизиране. Синхронизирането от страна на сървъра проследява датата на получаване на последното му изпращане по имейл процеси. По време на следващия цикъл на синхронизиране той оценява само имейлите, които са получени след тази дата и час. За да обработите имейл, който не е бил в папката "Входящи", използвайте една от следните опции:
- Ръчно проследяване на имейла с помощта на проследяване на категории на Outlook или Dynamics 365 App for Outlook.
- Променете датата на обработка на имейли от записа на пощенската кутия на дата, по-ранна от датата на получаване на имейла. Ще трябва да добавите това поле към формуляра за запис на пощенската кутия, тъй като не се вижда по подразбиране.
- Изберете Тестване и разрешаване на пощенска кутия в записа на пощенската кутия в Dynamics 365.
Потребителите могат да изберат филтър, за да определят кои съобщения да се проследяват като имейл дейност:
Всички имейл съобщения: Всички имейли, които потребителят получава, се проследяват в Dynamics 365 като имейл дейност.
Имейл съобщения в отговор на имейл: Само отговорите на проследените съобщения се проследяват като имейл дейности.
Тази опция е включена по подразбиране. Системата свързва отговор с проследено съобщение, след като имейлът е филтриран. Администраторът може да включи или изключи корелацията на имейл в раздела Имейл в системните настройки на ниво организация.
Имейл съобщения от потенциални клиенти, контакти и акаунти: Само съобщения, които се преобразуват в потенциален клиент, контакт или акаунт в Dynamics 365, се проследяват като имейл дейности.
Имейл съобщения от записи, които са разрешени по имейл: Съобщенията от всеки запис, който се преобразува в имейл адрес в Dynamics 365, включително персонализирани таблици, се проследяват като имейл дейности.
Без имейл съобщения: Никакви съобщения, които потребителят получава, не се проследяват автоматично като имейл дейности.
Тези опции могат да бъдат настроени за автоматично проследяване на изпратените елементи. Те също могат да бъдат настроени да работят с опашки и пощенски кутии на опашки.
Имейл, който потребителят ръчно проследява в Outlook, проследяване Dynamics 365 App for Outlook на ниво папка или категория на Outlook, се синхронизира с Dynamics 365, независимо от опцията за филтриране, която потребителят е задал за автоматично проследяване.
За да изключи проследяването на входящи съобщения за конкретни потребители, администраторът може да зададе "Входящ имейл " на "Няма" във формуляра "Пощенска кутия ".
Използване на разговори за проследяване на имейли
Синхронизирането от страна на сървъра използва следната информация в имейл, за да определи дали е свързана с имейл, който се проследява в Dynamics 365:
MessageId: Уникално идентифицира имейл съобщение. Той е скрит в потребителския интерфейс на приложението за електронна поща.
InReplyTo: Съдържа MessageId , на който отговаря имейлът. Той е скрит в потребителския интерфейс на приложението за електронна поща.
Ако клиент отговори на имейл и промени реда за тема, приложението за електронна поща може да премахне стойността InReplyTo от отговора. Синхронизирането от страна на сървъра и Dynamics 365 не могат да свържат отговора с предишен имейл без него. Настолната версия на Microsoft Outlook предотвратява премахването на стойността на InReplyTo , когато потребител отговори на имейл и промени темата.
ConversationIndex: Свързва съобщение с имейл нишка. Той е скрит в потребителския интерфейс на приложението за електронна поща.
Маркер за проследяване в темата: Концепция на Dynamics 365, той е подпечатан директно в реда за тема.
Темни думи и получатели: Използва интелигентно съвпадение, концепция на Dynamics 365, базирана на конфигурация.
Логиката на корелацията на имейлите преминава през следните опции по ред:
Корелация InReplyTo: Ако стойността InReplyTo съвпада с MessageId на имейл, който вече е в Dynamics 365, новият имейл е свързан със съществуващия. Това е по подразбиране и ви препоръчваме да не го променяте. Корелацията на имейлите е точна, без фалшиви положителни резултати.
Корелация на маркерза проследяване: Ако темата съдържа маркер за проследяване и съвпада с маркера за проследяване на имейл, който вече е в Dynamics 365, новият имейл се свързва със съществуващия. Тази опция е включена по подразбиране. Маркерът за проследяване е видим за потребителя и може да бъде променен, което може да доведе до фалшива корелация.
Индекс на разговора: Ако ConversationIndex съвпада с ConversationIndex на имейл, който вече е в Dynamics 365, новият имейл се свързва със съществуващия.
Интелигентно съвпадение: Системата търси имейли, които вече са в Dynamics 365, за получателите и думите в реда за тема. Ако намери такъв с подобни получатели и достатъчно съвпадащи думи по темата, той свързва двете съобщения. Не препоръчваме тази опция, тъй като интелигентното съвпадение може да доведе до фалшиви положителни резултати. Той обаче е достъпен, в случай че трябва да съпоставите имейли, които не принадлежат към една и съща нишка на разговора.
Как да определите дали и защо даден имейл е проследен автоматично
Настройките и настройките за цялата организация за отделни потребители и опашки определят кои имейли се проследяват автоматично. Можете да използвате графи в таблицата Имейл, за да определите дали и защо даден имейл е проследен автоматично. Добавете ги към изглед за разширено търсене на имейл, за да разберете защо даден имейл е проследен и дали е свързан с по-рано проследен имейл.
| Column | Описание |
|---|---|
| Приемащ обект | Потребителят или опашката, които са получили имейла и са конфигурирани да го проследяват автоматично. Например, ако опашка с име Продажби, която е конфигурирана да проследява всички имейли, получи имейл, тогава опашката за продажби се счита за приемащ обект. |
| Получаваща пощенска кутия | Пощенската кутия, която е била обработена, когато синхронизирането от страна на сървъра е открило, че имейлът съдържа потребител или опашка, която е конфигурирана да го проследява автоматично. Ако OrgDBOrgSetting , наречена SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes, е изключена (настройката по подразбиране), стойността на тази колона може да се различава от приемащия обект. Да предположим например, че Луиза Алвеш, която е настроена автоматично да проследява отговорите на съществуващи имейли, получава съобщение. Опашката за продажби, която е настроена да проследява всички имейли, получава същото съобщение. Синхронизацията от страна на сървъра може първо да обработи пощенската кутия на Луиза и да разпознае, че друг получател, Sales, е конфигуриран автоматично да проследява имейла. В този случай приемащият обект е опашката за продажби, но получаващата пощенска кутия е на Луиза. |
| ИД на свързана дейност | Показва дали даден имейл е свързан с проследен по-рано имейл. Например, ако имейл е изпратен от Dynamics 365 и отговорът е проследен автоматично, ИД на свързаната дейност на отговора ще се отнася до първоначалния имейл. |
| Метод на корелация | Методът на корелация, който се използва за автоматично проследяване на имейл. Не е налице за разширено търсене или други изгледи и формуляри, но можете да използвате уеб API, за да го видите. Използвайте този формат на URL адреса:https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Например, ако вашият URL адрес на Dynamics 365 е https://contoso.crm.dynamics.com и имейл ИД е fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, можете да използвате този URL адрес, за да видите метода на корелация:https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethodЗа да намерите идентификатора на имейл, отворете имейла в уеб браузър. ID е всичко след &id= в URL адреса. В примера беше &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.Стойността на метода на корелация е цяло число, което съответства на конкретен метод на корелация. Вижте таблицата в секцията за метода на корелация на имейла EntityType. Например стойност 3 показва, че имейлът е свързан с помощта на метода InReplyTo. |
| ИД на родителска дейност | Отнася се за проследен по-рано имейл, ако текущият имейл е свързан с него. Колоната обаче се попълва само ако имейлът е свързан с помощта на метода InReplyTo или ConversationIndex. Ако имейлът е бил свързан с помощта на различен метод, като например маркер за проследяване, ИД на родителската дейност е празен. |
Идентифициране на автоматични отговори
Автоматично генерираните имейл отговори понякога могат да бъдат задействани от автоматични функции. Например, Microsoft Outlook функцията за автоматични отговори (извън офиса) може да бъде настроена да отговаря на имейли, когато получателят отсъства. Понастоящем синхронизирането от страна на сървъра не оценява активно дали входящият имейл е автоматично генериран отговор, когато определя дали трябва да се проследява автоматично.
Можете да използвате атрибута InternetMessageHeaders в таблицата Имейл , за да идентифицирате такива автоматично генерирани отговори. Атрибутът InternetMessageHeaders се попълва за входящи имейли само ако имейлът включва Auto-Submitted или Reply-To заглавки. Тези стойности на заглавката се улавят във формат JSON.
За да проверите стойността на InternetMessageHeaders атрибута, анализирайте данните от JSON, за да получите достъп до конкретни имена и стойности на заглавки. Можете също да проверите дали колоната съдържа името на заглавката, което ви интересува. Например, ако колоната InternetMessageHeaders съдържа Auto-Submitted, това означава, че имейлът е генериран автоматично.
Таблицата по-долу предоставя повече информация за заглавките в автоматичните отговори.
| Заглавен ред | Описание | Примери |
|---|---|---|
| Автоматично изпращане | Ако тази заглавка е налице, това означава, че имейлът е автоматичен отговор. Различните доставчици на електронна поща може да използват различни стойности за тази заглавка. Повече информация: RFC - Препоръки за автоматични отговори на електронна поща. | Gmail - Auto-Submitted : auto-repliedOutlook - Auto-Submitted : auto-generated |
| Отговор | Ако тази заглавка е налице, това означава, че имейлът има настройка за отговор. Стойността в тази заглавка ще покаже имейл адреса за отговор. Форматът на стойността може да варира в зависимост от доставчиците на поща и други конфигурации. Повече информация: RFC - Поле за отговор. | Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”Reply-To : “<example@contoso.com>” |
Автоматична популация на колона "Относно"
Колоната "Относно ", присъстваща във всеки имейл запис, свързва един запис с друг. Например имейл може да бъде свързан с възможност, поръчка или случай. Ако ръчно създавате или актуализирате имейл запис, можете да използвате колоната Относно , за да свържете имейла със запис във всяка таблица, която е настроена да разрешава дейности.
Ако имейлът се проследява автоматично, защото е бил свързан с по-рано проследен имейл, колоната "Относно " автоматично се присвоява същата стойност като предишния проследен имейл.
Как приложенията за ангажиране на клиенти използват маркери за проследяване
Маркерът за проследяване е буквено-цифров низ, който се генерира от приложения за ангажиране на клиенти и се добавя в края на реда за тема на имейл. Съвпада с имейл дейности с имейл съобщения. Функцията за проследяване на маркера е включена по подразбиране.
Структура на маркер за проследяване
По подразбиране приложенията за ангажиране на клиенти използват структура на маркери, която се състои от префикс от четири знака и седемцифрен идентификатор.
Следващата таблица съдържа части и описания на проследяващия маркер.
| Част | Описание |
|---|---|
| Префикс | Може да се конфигурира от 1 до 20 знака. Стойността по подразбиране е CRM. Префиксът може да бъде уникален за всяка организация или среда. Например при внедряване на приложенията за ангажиране на клиенти в многоклиентски архитектури ние препоръчваме всяка организация да конфигурира и използва уникален префикс. Ако промените префикса, стойностите на предишните префикси все още се запазват и се използват за съпоставяне на имейли въз основа на предишния префикс. |
| Обозначение онлайн/неофициално | Наследена стойност, която показва дали потребителят е бил офлайн или онлайн, когато изпраща имейла. Тази цифра не може да се конфигурира. |
| Основен проследяващ номер на разполагане | Може да се конфигурира от 0–2,147,483,647. Стойността по подразбиране е 0. Използва се като основно число за цифрите на потребителския номер. Например, ако стойността е 0 и за потребителския номер са конфигурирани три цифри, първият потребител ще има идентификатор 001. Ако стойността е 500, първият потребител ще бъде 501. |
| Брой на цифрите за брой потребители. | Може да се конфигурира от 1 до 10. Диапазонът по подразбиране е три цифри. Тази стойност определя колко цифри да се използват, когато приложението за ангажиране на клиенти присвоява цифров идентификатор за потребителя, който е генерирал имейл дейността. |
| Брой цифри за възходящ брояч на съобщение | Може да се конфигурира от 1 до 9. Диапазонът по подразбиране е три цифри. Тази стойност определя колко цифри да използвате, когато приложението Customer Engagement присвоява цифров идентификатор за имейл дейността, а не отделните съобщения в дейността. Забележка: Ако използвате стойността по подразбиране, за да генерирате маркер с трицифрено число, той увеличава числото през 999 и след това рестартира номерирането при 000. Можете да използвате по-голям брой цифри, за да намалите възможността за присвояване на дублиращи се маркери на активни имейл нишки. |
Настройване или включване или изключване на маркери за проследяване
В Настройки>Администриране>Системни настройки изберете раздела Имейл .
В областта Конфигуриране на имейл корелация включете или изключете маркерите за проследяване и променете структурата по подразбиране.
Интелигентно съчетаване
Когато синхронизирането от страна на сървъра обработва входящ имейл, то извлича темата, адреса на подателя и адресите на получателите и ги използва, за да се опита да свърже имейл дейността със съществуващи записи. Този процес на корелация, известен още като интелигентно съвпадение, използва следните критерии за съпоставяне на получените имейли с имейл дейности:
- Съвпадение на темата: Префиксите, като RE: или Re: и буквен регистър се игнорират. Например темите Re: hello и Hello се считат за съвпадение.
- Съвпадение на подател и получател: Системата изчислява общия брой на точните имейл адреси на подателя и получателя.
Когато процесът на съвпадение е завършен, системата избира собственика и обекта на входящото имейл съобщение.
Интелигентното съвпадение е изключено по подразбиране. Можете да го включите и промените настройките за интелигентно съвпадение в раздела Имейл в Системни настройки на ниво организация.
Как работи интелигентното съвпадение
Интелигентното съпоставяне разчита изцяло на наличието на сходство между имейлите. Темата, подателят и получателите, включително получателите на BCC и CC, определят сходството.
Когато се изпрати имейл от Dynamics 365 или пристигне проследен имейл, се генерират два набора от хешове и се съхраняват в базата данни.
Хешове на темата: Темата на имейла, която може да включва маркера на Dynamics 365, ако е включена в системните настройки, се премахва от шумови думи като "RE:" и "FW:" и след това се маркеризира. След това непразните маркери – думи – се хешират, за да се генерират хешове на темата.
Хешове на получатели: Списъкът с податели и получатели се анализират за уникални имейл адреси. Всеки уникален имейл адрес генерира адресен хеш.
Синхронизирането от страна на сървъра търси съвпадащи стойности в съхранените хешове на тема и получател, за да намери корелация между входящия и изходящия имейл. Два имейла са свързани, ако имат еднакъв брой хешове на тема и поне два съвпадащи хеша на получателя.
Бележка
Тъй като една организация изпраща и получава имейли за дълги периоди, данните за корелация, които се съхраняват в таблицата EmailHash , могат да се увеличат значително. Това, в комбинация с по-малко ограничителни настройки за интелигентно съвпадение или често срещани модели на тема или получател, може да намали ефективността на интелигентното съвпадение. Като оптимизация на производителността, ако системата открие високо използване на ресурси при извършване на операции за интелигентно съвпадение, тя ще съпостави имейлите от предходните 90 дни.
Разширени настройки за интелигентно съвпадение
HashFilterKeywords: Регулярен израз, който се използва за филтриране на шума в реда за тема. Всички съвпадащи екземпляри на регулярния израз в реда на темата се заменят с празни низове, преди да бъдат генерирани хешовете на темата.
Стойност по подразбиране: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+
Игнорирайте всяка дума в началото на реда за тема, която завършва с двоеточие (:). Например:
Предмет Игнорирани думи 1 Тест -- 2 RE: Тест Отговор: 3 FW: RE: Тест FW: RE: По подразбиране "Извън офиса:" не се пренебрегва, тъй като първата дума във фразата "out" не е последвана от двоеточие (:). За да игнорирате тази фраза, променете регулярния израз по следния начин:
^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:HashMaxCount: Максималният брой хешове, които се генерират за всеки списък с теми или получатели.
Стойност по подразбиране: 20
Ако темата след шумопотискане съдържа повече от 20 думи, само първите 20 се хешират.
HashDeltaSubjectCount: Максималната разлика, която е позволена между броя на хешовете на имейлите, които трябва да бъдат свързани.
Стойност по подразбиране: 0
HashMinAddressCount: Минималният брой хешове съвпада, необходим в списъка с получатели, за да бъдат свързани имейлите.
Стойност по подразбиране: 2
Вижте също
Препращане на пощенски кутии спрямо отделни пощенски кутии
Свързване на имейл адрес с ред