Проследяване на имейл в Outlook чрез преместване в проследена папка на Exchange

Статия
03/27/2023

Проследявайте клиентските взаимодействия където и да сте и от почти всяко устройство с помощта на папки за проследяване. След като настроите проследена папка, можете да плъзнете или преместите имейл в тази папка, за да я проследявате автоматично в приложения за ангажиране на клиенти (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation). Освен това, ако сте задали запис „относно“ (например определен клиент или запис на възможност) за папката, приложения за ангажиране на клиенти автоматично свързват всички имейли в тази папка с този конкретен запис. Проследяваните папки работят в Exchange Online, Outlook в мрежата или всяко друго мобилно приложение, което поддържа Exchange.

Проследяване на имейл папки на Exchange.

Съвет

Проследяваните папки работят с Exchange правила за входяща поща. Това прави лесно автоматичното пренасочване на имейл съобщения към определена папка. Например може да създадете правило в Exchange, което автоматично да пренасочва имейл от контакт от Contoso към проследявана папка на Contoso, свързана с конкретна възможност. Искам да науча повече за създаването на правила.

За да видите проследяването на папки в действие, вижте видеото Проследяване на ниво папка в CRM Online .

Изисквания за използването на проследявани папки

Функцията за проследяване на папки също така трябва да е разрешена от вашия администратор. За повече информация се свържете с вашия администратор. За администраторска информация за разрешаване на проследяването на папки вижте Конфигуриране на проследяване на ниво папки.
Вашата организация трябва да използва синхронизиране от страна на сървъра като метод за синхронизиране на вашия имейл. Ако не знаете кой метод за синхронизиране използва вашата организация, обърнете се към вашия администратор. За администраторска информация за настройката на синхронизиране от страна на сървъра вижте Настройка на синхронизиране от страна на сървъра.

Създаване на проследявана папка

В уеб приложението, в навигационната лента щракнете върху Опции.
В диалоговия прозорец Задаване на лични опции щракнете върху раздела Имейл и след това под Изберете имейл съобщенията, които да проследявате в Dynamics 365 щракнете върху Конфигуриране на правила за проследяване на папки.
В диалоговия прозорец проследяване на ниво папки под папка на Exchange щракнете върху + Ново съпоставяне на папки, щракнете върху стрелката надолу в прозореца, който се появява, и след това изберете папката, която искате да проследявате.

Бележка

Можете да следите само папки или подпапки във вашата папка „Входящи“ в Exchange. Ще бъде проследявана само папката, която изберете. Ако например изберете папка, която съдържа подпапки, подпапките не се проследяват освен ако специално не ги изберете в този диалогов прозорец. Максималният брой на папки, който можете да следите, е 25.
Ако искате да свържете папката към конкретен запис – например акаунт или възможност – под Относно запис в приложения на Dynamics 365 щракнете върху бутона Търсене и след това потърсете записа.
Повторете стъпка 3 и 4 за всички допълнителни папки, които искате да следите и (по избор) да свържете със записи „относно“.
Когато сте готови с добавянето и свързването на папки, щракнете върху Запиши.

Най-добри практики за проследяване на папки

Не забравяйте да се възползвате от проследяването на папки и на мобилните си устройства. Ако устройството ви поддържа имейл от Exchange, проследяването на папки ще работи автоматично. Не е необходимо да инсталирате нищо. Просто плъзнете или преместете имейла в проследявана папка за автоматично проследяване на този имейл.
Дали задавате „относно“ запис за папка, или не, зависи от това как планирате да използвате папката:
- Ако получавате малък обем имейли от много различни клиенти, може да искате да създадете една папка, наречена „Проследяване в Dynamics 365“ (или подобно име), която не е свързана с конкретен запис. По този начин можете да плъзгате съобщения в тази папка, за да ги следите автоматично. Ако по-късно искате да свържете имейл съобщение в тази папка с определен запис, отворете този запис на дейност в и след това попълнете полето „относно“.
- Ако получавате голям обем писма от конкретен клиент, създайте папка (или използвайте съществуваща папка) само за този клиент и я свържете с конкретен запис. Например създайте Contoso папка и задайте записа „относно“ на запис на Contoso клиент или запис на възможност.
Всеки имейл, който е отговор на проследяван имейл, ще се проследява автоматично само ако имейлът с отговор е в папката „Входящи”. Ако е преместен ръчно или чрез правилата на Outlook в подпапка в папка "Входящи", няма да се проследява автоматично. Заобиколно решение: (1) не използвайте маршрутизиране на папки, базирано на правила, или (2) не премествайте ръчно имейл от папка във „Входящи” за отговор на имейл, които смятате, че трябва да се проследява.
Можете да настроите множество папки, които сочат към един и същ „относно“ запис. Например можете да свържете папка за предложения за продажби на Contoso и папка за Contoso правни въпроси с един и същ запис на Contoso клиент.
Най-добре не използвайте една и съща папка за различни записи през различен период от време. Например, да кажем, че проследявате имейл съобщения за възможност с клиент 1, но сте спечелили възможността и сега не е нужно да проследявате по-нататъшни комуникации с този клиент. Може да се изкушите просто да промените „относно“ записа за тази папка на нов клиент (клиент 2), с който работите. Ако направите това обаче, всички имейли в тази папка, включително тези, отнасящи се към Клиент 1, ще бъдат свързани с Клиент 2. Така че в този случай е най-добре да се създаде нова папка, свързана с Клиент 2, след което да се зададе свързания запис за тази нова папка за Клиент 2. След това можете да изтриете свързания запис за папката на Клиент 1.
Можете да включите непроследявана папка в проследяваната папка. Например, да кажем, че искате да съхранявате лични имейл от някой контакт на Contoso. Можете да създадете лична подпапка в папката Contoso и да я оставите без проследяване.
Ако вече няма нужда да следите дадена папка, е добра идея да премахнете проследяването поради причини, свързани с производителността. За да премахне проследяването на папка, я премахнете от диалоговия прозорец Проследяване на ниво папки.

Какво се случва, когато спрете следенето, преместите, изтриете или преименувате папки или промените „относно“ записа?

Следната таблица показва какво се случва когато спрете следенето, преместите или изтриете папки или промените „относно“ записа, свързан с проследявана папка.

Действие	Резултат
Премахне проследяването на папка, като я премахнете от диалоговия прозорец Проследяване на ниво папки	Всички имейл съобщения, преди това включена в тази папка, все още ще бъдат проследявани и „относно“ записът все още ще бъде свързан с тези имейл съобщения. Новите имейл съобщения, които добавяте към тази папка, няма да бъдат проследявани.
Изтриване на папка от Outlook или Exchange	Всички имейл съобщения, включени в тази папка, ще бъдат изтрити от Outlook или Exchange Online. Имейл съобщенията, които вече се проследяват чрез тази папка, няма да бъдат изтрити от приложения за ангажиране на клиенти обаче.
Преместване на папка в Outlook или Exchange	Папката и цялото й съдържание ще продължат да се проследяват. Ако преместите папката извън вашата папка „Входящи“, правилата за проследяване на ниво папки ще бъдат забранени.
Преименуване на папка в Outlook или Exchange	Папката и цялото й съдържание ще продължат да се проследяват. Съвет: Когато преименувате папки, софтуерът използва идентификатора на папката на Exchange за целите на проследяването - той не зависи от действителното име на папката. Това е важно да се знае, ако изтриете дадена папка и след това преименувате нова папка със същото име като изтритата папка. Нека например да речем, че искате да изтриете Папка 1, създадете Папка 2 и след това да преименувате Папка 2 да бъде Папка 1. Информацията от проследяването за оригиналната Папка 1 няма да бъде запазена в този случай.
Премахнете връзката между проследяваната папка и конкретен запис, като изтриете връзката в диалоговия прозорец проследяване на ниво папки	Всички съобщения в тази папка, които преди това са били свързани, ще продължат да бъдат свързани. Нови съобщения, добавени към тази папка, няма да бъде свързвани.
Преместване на имейл съобщение в проследявана папка, която е свързана с конкретен запис в друга папка	Ако новата папка няма „относно“ запис, имейл съобщението ще продължи да бъде свързано с оригиналния запис. Ако новата папка има „относно“ запис, имейл съобщението ще бъде свързано с този „относно“ запис.
Ръчна промяна на „относно“ записа за имейл съобщение, което е свързано с различен „относно“ запис чрез проследявана папка	Правилото на проследяваната папка има приоритет. При синхронизиране на папката имейл съобщението ще бъде повторно свързано към записа, указан в правилото за проследяване на папката, дори ако промените „относно“ записа ръчно. За да промените „относно“ записа в този случай, направете едно от следните неща: - Преместете съобщението в проследявана папка, свързана с желания запис. - Премахнете връзката към записа за отношение в диалоговия прозорец Проследяване на ниво папка, преди ръчно да промените записа за отношение. - Преместете конкретното имейл съобщение извън проследяваната папка и след това ръчно променете записа по отношение на това имейл съобщение.
Двама потребители преместват едно и също имейл съобщение за разделяне на папки, които са с различни „относно“ записи	Можете да зададете само един „относно“ запис за имейл съобщение. В този случай записа, който се обработва първи, се свързва към „относно“ записа.

Вижте също

Често задавани въпроси за синхронизиране на записите между приложенията за ангажиране на клиенти и Microsoft Outlook
Конфигуриране на проследяване на ниво папки

Споделяне чрез