Използване на шаблони на Word за създаване на стандартизирани документи
След като създадете и импортирате шаблони на Office Word в приложенията за ангажиране на клиенти (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation), с едно кликване потребителите могат да генерират стандартизирани документи, автоматично попълнени с данни. Тази функция има някои специални съображения, които трябва да знаете, за да създавате успешно шаблони за Word.
Предупреждение
Съществува известен проблем при създаването на шаблони в Word. Тази тема съдържа информация за това как да предотвратите взаимодействия, които биха могли да дестабилизират Word. Вижте: Важно! Известен проблем и как да се избегне
Поддържаните версии на Word са следните.
| Област | Версия на Word |
|---|---|
| Създаване на шаблон за Word | 2013, 2016 |
| Използване на документ на Word, генериран в приложения за ангажиране на клиенти | 2010, 2013, 2016 |
Бележка
Не се поддържат документи на Word с разрешени макроси (.docm).
Следвайте стъпките в тази тема, за да създавате и използвате успешно шаблони на Word в приложения за ангажиране на клиенти.
Стъпка 1: Създаване на шаблон на Word
Къде можете да създадете шаблон
В приложенията за ангажиране на клиенти има три места, където можете да създадете шаблон на Word:
От страницата „Настройки“. Отидете в Настройки>Шаблони Шаблони>за документи Нови> (
). Ще ви трябват достатъчни разрешения, за да получите достъп до страницата с настройки, като например на системен администратор или персонализатор на системата.От запис. Отворете запис, например акаунт в „Продажби“. Отидете на Продажби>Акаунти на клиенти>Моите активни акаунти. Щракнете върху акаунт, за да го отворите, и след това щракнете върху Още (…) >Шаблони на Word>Създаване на шаблон на Word. Шаблоните, създадени тук, са лични и достъпни само за потребителя, създаващ шаблона.
От списък със записи. Например отидете на Продажби>Акаунти на клиенти>Моите активни акаунти. Изберете един акаунт и след това щракнете върху Още (...) >Шаблони за Word>Създаване на шаблон за Word.
Съвет
За да изтриете лични шаблони за документи, направете следното:
- Щракнете върху Разширено търсене (
). - За Търсене изберете Лични шаблони за документи.
- Щракнете върху Резултати (!).
- Изберете шаблона за личен документ, който искате да изтриете, и след това щракнете върху Delete (
).
За да актуализирате шаблони, изтрийте шаблона и след това качете актуализирана версия на този шаблон.
След като щракнете върху Създаване на шаблон на Word, изберете обект, с който да филтрирате, и щракнете върху Шаблон на Word>Избор на обект.
Показва се страницата за избор на релация.
Какви са релациите 1:N, N:1 и N:N?
Този екран изисква да познавате структурата на данните си в приложения за ангажиране на клиенти. Вашият администратор или персонализатор може да ви даде информация за релациите към обекти. За съдържание за администратори вижте: Преглед на релации към обект.
Ето някои примерни релации за обекта „Акаунт“.
| Взаимоотношение | Описание |
|---|---|
 |
Един акаунт може да има множество контакти. |
 |
Един потенциален клиент, акаунт или контакт може да има няколко акаунта. |
 |
Един акаунт може да има множество маркетингови списъка. Един маркетингов списък може да има няколко акаунта. |
Релациите, които изберете на този екран, определят кои обекти и полета ще бъдат налични по-късно, когато дефинирате шаблона на Word. Изберете само връзките, които трябва да добавят данни към шаблона на Word.
Бележка
За да се гарантира навременното изтегляне на документи, има горна граница от 100 за броя свързани записи, върнати за всяка релация. Например ако искате да експортирате шаблон за акаунт и искате да включите списък на неговите контакти, документът ще се изведе най-много 100 от контактите на акаунта.
Изтегляне на шаблона
Щракнете върху Изтегляне на шаблона на страницата Избор на обект, за да създадете на локалния си компютър Word файл с експортираната единица, включена като XML данни.
Важно
Шаблон на документ, изтеглен от една среда, може да се използва само в тази среда. Миграция от среда в среда за шаблони на Word или Excel в момента не се поддържа.
Стъпка 2: Разрешаване на раздела „Разработчик“
Отворете файла на шаблона на Word. В този момент изглежда, че документът е празен.
За да видите и добавите XML данни от приложенията за ангажиране на клиенти, трябва да активирате раздела Word Developer.
Отидете на Файл>Опции>Персонализиране на лентата и след това разрешете Разработчик.
Щракнете върху OK.
Разработчик сега се появява в лентата на Word.
Важно! Известен проблем и как да се избегне
Известен е проблем с приложенията за ангажиране на клиенти, които генерират шаблони на Word и Office Word. В следващия раздел ще добавите контролни полета за XML съдържание към шаблона на Word.
Предупреждение
Няколко неща могат да причинят замръзване на Word, което налага да използвате Task Manager, за да спрете Word:
- Вмъквате контрола на съдържание, различна от Картина или Обикновен текст.
- Правите промяна в текста, като например смяна на главните и малките букви или добавяне на текст, в контролата на съдържанието. Тези промени могат да възникнат чрез автокоригиране и чрез редакции от потребителя. По подразбиране Microsoft Word AutoCorrect пише изреченията с главни букви. Когато добавите поле за контрол на съдържанието, Word го възприема като ново изречение и го изписва с главна буква, когато фокусът се измести от полето.
За да предотвратите проблеми с полетата на контроли, направете следното:
Добавяте полета само като обикновен текст или картина
Използвате панела за картографиране на XML, за да добавите полета на същности към шаблона на Word. Добавяйте полета само като Обикновен текст или Картина.
Не правете никакви текстови промени към добавената контрола на съдържание
Можете да правите промени във форматирането полета за контрола на съдържание, например получерен текст, но никакви други текстови промени, включително промени на главните и малките букви.
Ако усетите замръзване на Word или влошаване на производителността, опитайте да изключите AutoCorrect.
Изключване на автокоригирането
Когато файлът с шаблона е отворен в Word, отидете на Файл>Опции>Проверка>Опции за AutoCorrect.
Махнете отметките от Прави всяка първа буква на изреченията главна и Автоматично приемай предложенията от проверката на правописа.
Махнете отметката от Тирета (--) с дълго тире (—) в разделите Автоформатиране и Автоформатиране при въвеждане.
Щракнете върху OK.
Ако сте спазили горните препоръки, сте готови да дефинирате шаблона на Word.
Стъпка 3: Дефиниране на шаблона на Word
Използвайте панела за картографиране на XML, за да дефинирате шаблона на Word с полета за същности.
В шаблона на Word щракнете върху Разработчик>Панел за картографиране на XML.
По подразбиране е избрана XML схемата.
Изберете XML схемата. Тя започва с „urn:microsoft-crm/document-template/“.
Важно
Ако имате чести случайни редакции, които водят до замръзване на Word или влошаване на производителността, не забравяйте да изключите опциите за AutoCorrect съгласно раздела: "Известен проблем и как да го избегнем".
Разгънете обекта, щракнете с десния бутон върху полето на обекта и след това щракнете върху Вмъкване на контрола на съдържание>Обикновен текст.
Полето за същност се добавя към шаблона на Word.
Добавете допълнителни полета за обект, добавете описателни етикети и текст и форматирайте документа.
Попълненият шаблон може да изглежда така:
Някои полета за контрола на съдържание, които сте въвели, вероятно имат няколко реда данни. Например акаунтите имат повече от един контакт. За да включите всички данни в своя шаблон на Word, задайте полето за контрола на съдържание да се повтаря.
Задаване на полетата за контрола на съдържание да се повтарят
Поставете полетата с повтарящи се данни в ред на таблица.
Изберете целия ред в таблицата в шаблона.
В екрана за нанасяне на XML щракнете с десния бутон върху релацията, съдържаща полетата за контроли на съдържание, и след това щракнете върху Повторение.
Когато използвате шаблона на Word в приложенията за ангажиране на клиенти, за да създадете документ, таблицата се попълва с множество редове с данни.
Когато шаблонът съдържа желаните от вас полета и форматиране, запишете го и го качете в приложения за ангажиране на клиенти.
Стъпка 4: Качване на шаблона на Word обратно в приложения за ангажиране на клиенти
Когато шаблонът на Word е създаден по желания от вас начин, запазете го, за да можете да го качите в приложенията за ангажиране на клиенти.
Достъпът до новосъздадения шаблон на Word зависи от това как сте го качили и от дадените права за достъп. Не забравяйте да прегледате Използване на права за достъп за контрол на достъпа до шаблоните.
Администраторите могат да използват страницата "Настройки", за да качат шаблона на Word в приложенията за ангажиране на клиенти. Шаблон, качен в настройките, е достъпен за всички потребители във вашата организация.
За администратори: Качване на шаблона на Word в приложения за ангажиране на клиенти
Отидете на Настройки>Шаблони>Шаблони за документи.
Щракнете върху Качване на шаблон.
Плъзнете файла на Word в диалоговия прозорец или прегледайте файла.
Щракнете върху Качване.
Потребителите, които не са администратори, могат да качат шаблон за собствена употреба от списък със записи.
За администратори или потребители, които не са администратори, които искат да създадат личен шаблон: Качване на шаблона на Word в приложения за ангажиране на клиенти
Отворете страница със списък със записи, например списъка с акаунти на клиенти в „Продажби“.
Изберете отделен елемент, например акаунт, щракнете върху Още (...) >Шаблони за Word>Създаване на шаблон за Word.
Щракнете върху Шаблон на Word>Качване.
Плъзнете файла на Word в диалоговия прозорец или прегледайте файла.
Щракнете върху Качване.
Стъпка 5: Генериране на документ от шаблона на Word
За да използвате създадения от вас шаблон на Word, направете следното:
Отворете запис с информацията, с която искате да създадете документ. Например отворете запис на акаунт на клиент в „Продажби“.
Щракнете върху Още (...) > Шаблони на Word и след това под Шаблони на Word изберете шаблона, който сте създали.
Ако шаблонът, който сте създали, не се вижда, има две възможности:
Ще бъдат показани само шаблоните, създадени за избрания тип на запис (обект). Например ако отворите запис на възможност, няма да виждате шаблон, който сте създали с обекта „Акаунт“.
Трябва да опресните приложенията за ангажиране на клиенти, за да видите шаблона. Или обновете браузъра си, или затворете и отворете отново приложения за ангажиране на клиенти.
След като изберете шаблона за Word, приложенията за ангажиране на клиенти създават документ за Word от избрания от вас запис.
Изпробвайте примерните шаблони на Word
В приложенията за ангажиране на клиенти са включени пет шаблона на Word.
Примерните шаблони на Word са създадени с определен тип запис (субект). Ще можете да приложите шаблоните само към записи от същия тип на записа.
| Име | Обект |
|---|---|
| Възможности обобщение | Възможност (област за продажби) |
| Резюме на кампания | Кампания (област за маркетинг) |
| Резюме на случай | Случай (област за услуги) |
| Фактура | Фактура (област за продажби) |
| Обобщение за партньор | Client_Account (области за продажби, обслужване и маркетинг) |
Прилагане на примерен шаблон на Word
Отворете запис с информация с тип на обекта, който съвпада с примерния шаблон. Например отворете запис за акаунт на клиента в „Продажби“, за да приложите шаблона „Обобщение на акаунт“.
Щракнете върху Още (...) > Шаблони на Word и след това под Шаблони на Word изберете примерния шаблон.
Отворете новосъздадения шаблон на Word и го разгледайте.
Бележка
Можете да прегледате, но не и да редактирате шаблони, които са включени в приложения за ангажиране на клиенти.
Допълнителни съображения
Използвайте права за достъп, за да контролирате достъпа до шаблони
Администраторите могат да контролират достъпа до шаблоните на Word с някои условности. Например можете да дадете на търговците достъп за четене, но без достъп за писане до шаблон на Word.
Щракнете върху Настройки>Защита>Права за достъп.
Изберете право за достъп, след което щракнете върху раздела „Управление на бизнеса“.
Изберете Шаблон на документ, за да зададете достъп за налични шаблони за цялата организация. Изберете Личен шаблон за документ за шаблони, споделени с отделни потребители.
Щракнете върху кръговете, за да регулирате нивото на достъп.
Списъците в създадени документи не са в същия ред като записи
Списъците със записи, създадени от персонализиран шаблон, може да не се появяват в същия ред в документите на Word, както в приложенията за ангажиране на клиенти. Записите са изброени в ред според часа и дата, когато са били създадени.
Проблем с езици с писане отдясно наляво
Съдържанието на езици с писане отдясно наляво (RTL) може да има някои проблеми с форматирането във файла на Word след създаването на документа.