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Informationen zur Aufbewahrung für Viva Engage

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Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Die Informationen in diesem Artikel ergänzen Informationen zur Aufbewahrung, da es Informationen enthält, die für Viva Engage spezifisch sind.

Informationen zu anderen Arbeitsbereichen finden Sie unter:

Tipp

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Lieferumfang für Aufbewahrung und Löschung

Viva Engage Benutzernachrichten und Communitynachrichten können mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien für Viva Engage gelöscht werden. Zusätzlich zum Text in diesen Nachrichten können aus Konformitätsgründen folgende Elemente beibehalten werden: Hypertextlinks und Links zu anderen Viva Engage Nachrichten.

Hinweis

Wie im folgenden Abschnitt erläutert, umfassen Benutzernachrichten persönliche Nachrichten für einen einzelnen Benutzer sowie alle Community-Nachrichten, die diesem Benutzer zugeordnet sind.

Benutzernachrichten enthalten auch Storylinebeiträge, die von Aufbewahrungsrichtlinien unterstützt werden.

Benutzernachrichten enthalten alle Namen der Personen in der Unterhaltung, und Community-Nachrichten enthalten den Community-Namen und den Nachrichtentitel (sofern angegeben).

Reaktionen von anderen in Form von Emoticons werden nicht beibehalten, wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Viva Engage verwenden.

Dateien, die Sie mit Viva Engage verwenden, sind nicht in Aufbewahrungsrichtlinien für Viva Engage enthalten. Diese Elemente haben ihre eigenen Aufbewahrungsrichtlinien.

Funktionsweise der Aufbewahrung mit Viva Engage

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Ihre Complianceanforderungen durch Back-End-Speicher und -Prozesse erfüllt werden und nicht durch Nachrichten, die derzeit in der Viva Engage-App sichtbar sind, überprüft werden sollten.

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um Daten aus Communitynachrichten und Benutzernachrichten in Viva Engage aufzubewahren und diese Nachrichten zu löschen. Hinter den Kulissen werden Exchange-Postfächer verwendet, um die aus diesen Nachrichten kopierten Daten zu speichern. Daten aus Viva Engage Benutzernachrichten werden in einem ausgeblendeten Ordner im Postfach jedes Benutzers gespeichert, der in der Benutzernachricht enthalten ist, und ein ähnlicher ausgeblendeter Ordner in einem Gruppenpostfach wird für Communitynachrichten verwendet.

Kopien von Community-Nachrichten können auch im ausgeblendeten Ordner von Benutzerpostfächern gespeichert werden, wenn sie Benutzer @erwähnen, oder den Benutzer über eine Antwort benachrichtigen. Obwohl diese Nachrichten als Communitynachricht stammen, enthält eine Aufbewahrungsrichtlinie für Viva Engage Benutzernachrichten häufig Kopien von Communitynachrichten. Daher sind Benutzernachrichten nicht auf persönliche Nachrichten beschränkt.

Diese ausgeblendeten Ordner sind nicht für den direkten Zugriff von Benutzern oder Administratoren gedacht, sondern zum Speichern von Daten, die Complianceadministratoren mit eDiscovery-Tools durchsuchen können.

Obwohl sie in Exchange gespeichert sind, sind Viva Engage Nachrichten nur in einer Aufbewahrungsrichtlinie enthalten, die für die Viva Engage Communitynachrichten oder Viva Engage Benutzernachrichten-Speicherorte konfiguriert ist.

Hinweis

Wenn ein Benutzer in einer aktiven Aufbewahrungsrichtlinie enthalten ist, die Viva Engage Daten beibehält, und Sie ein Postfach eines Benutzers löschen, der in dieser Richtlinie enthalten ist, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert, um die Viva Engage Daten beizubehalten. Wenn Sie diese Viva Engage Daten für den Benutzer nicht beibehalten müssen, schließen Sie das Benutzerkonto aus der Aufbewahrungsrichtlinie aus, bevor Sie das Postfach löschen.

Nachdem eine Aufbewahrungsrichtlinie für Viva Engage Nachrichten konfiguriert wurde, wertet ein Zeitgeberauftrag des Exchange-Diensts in regelmäßigen Abständen Elemente in dem ausgeblendeten Ordner aus, in dem diese Viva Engage Nachrichten gespeichert sind. Die Ausführung des Zeitgeberauftrags dauert bis zu sieben Tage. Wenn die Aufbewahrungszeit für die Elemente abgelaufen ist, werden sie in den Ordner "SubstrateHolds" verschoben, einen versteckten Ordner, der sich in jedem Benutzer- oder Gruppenpostfach befindet, um "vorläufig gelöschte" Elemente zu speichern, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Wichtig

Aufgrund des ersten Aufbewahrungsprinzips und da Viva Engage Nachrichten in Exchange Online Postfächern gespeichert werden, wird das dauerhafte Löschen aus dem Ordner SubstrateHolds immer angehalten, wenn das Postfach von einem anderen Viva Engage Aufbewahrungsrichtlinie für denselben Speicherort, Beweissicherung für Rechtsstreitigkeiten, Verzögerungsspeicherung oder , wenn ein eDiscovery-Aufbewahrungsspeicher aus rechtlichen oder untersuchungsrechtlichen Gründen auf das Postfach angewendet wird.

Während das Postfach in einem gültigen Halteraum enthalten ist, sind Viva Engage gelöschten Nachrichten nicht mehr in Viva Engage aber weiterhin mit eDiscovery auffindbar.

Nachdem eine Aufbewahrungsrichtlinie für Viva Engage Nachrichten konfiguriert wurde, hängen die Pfade des Inhalts davon ab, ob die Aufbewahrungsrichtlinie beibehalten und dann gelöscht, nur aufbewahrt oder nur gelöscht werden soll.

Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie lautet beibehalten und dann löschen:

Diagramm des Aufbewahrungsablaufs für Viva Engage Nachrichten.

Zu den zwei Pfaden im Diagramm:

  1. Wenn eine Viva Engage Nachricht während des Aufbewahrungszeitraums vom Benutzer bearbeitet oder gelöscht wird, wird die ursprüngliche Nachricht sofort in den Ordner SubstrateHolds kopiert (sofern bearbeitet) oder verschoben (sofern gelöscht). Die Nachricht wird dort bis zum Ablauf des Aufbewahrungszeitraums gespeichert und dann sofort endgültig gelöscht.

  2. Wenn eine Viva Engage Nachricht nicht gelöscht wird und bei aktuellen Nachrichten nach der Bearbeitung, wird die Nachricht nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in den Ordner SubstrateHolds verschoben. Dieser Vorgang dauert bis zu sieben Tage ab dem Ablaufdatum. Wenn sich die Nachricht im Ordner "SubstrateHolds" befindet, wird sie sofort endgültig gelöscht.

Hinweis

Nachrichten im Ordner SubstrateHolds können mit eDiscovery-Tools durchsucht werden. Solange Nachrichten nicht endgültig aus dem Ordner "SubstrateHolds" gelöscht sind, bleiben sie mit eDiscovery-Tools durchsuchbar.

Wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft und eine Nachricht in den Ordner SubstrateHolds verschoben wird, wird ein Löschvorgang an den Viva Engage-Dienst übermittelt, der denselben Vorgang dann an die Viva Engage Client-App weitergibt. Verzögerungen bei dieser Kommunikation oder Zwischenspeicherung können erklären, warum Benutzer diese Nachrichten für einen kurzen Zeitraum weiterhin in ihrer Viva Engage-App sehen.

In diesem Szenario, in dem der Viva Engage-Dienst aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie einen Löschbefehl empfängt, wird die entsprechende Nachricht in der Viva Engage-App für alle Benutzer in der Unterhaltung gelöscht. Einige dieser Benutzer stammen möglicherweise aus einer anderen Organisation, verfügen über eine Aufbewahrungsrichtlinie mit einem längeren Aufbewahrungszeitraum oder haben keine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen. Für diese Benutzer werden Kopien der Nachrichten weiterhin in ihren Postfächern gespeichert und bleiben für eDiscovery durchsuchbar, bis die Nachrichten durch eine andere Aufbewahrungsrichtlinie endgültig gelöscht werden.

Wichtig

Nachrichten, die in der Viva Engage-App angezeigt werden, spiegeln nicht genau wider, ob sie aufgrund von Complianceanforderungen aufbewahrt oder endgültig gelöscht werden.

Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie dem reinen Aufbewahren oder dem reinen Löschen dient, stellen die Inhaltspfade Varianten von Aufbewahren und Löschen dar.

Inhaltspfade für rein aufbewahrende Aufbewahrungsrichtlinien

  1. Wenn eine Viva Engage Nachricht bearbeitet oder gelöscht wird: Eine Kopie der ursprünglichen Nachricht wird sofort im Ordner SubstrateHolds erstellt und dort bis zum Ablauf des Aufbewahrungszeitraums aufbewahrt. Anschließend wird die Nachricht sofort dauerhaft aus dem Ordner "SubstrateHolds" gelöscht.

  2. Wenn die Viva Engage Nachricht nicht geändert oder gelöscht wird, und für aktuelle Nachrichten nach der Bearbeitung während des Aufbewahrungszeitraums: Vor und nach dem Aufbewahrungszeitraum geschieht nichts. Die Nachricht verbleibt an ihrem ursprünglichen Speicherort.

Inhaltspfade für Aufbewahrungsrichtlinien für reines Löschen

  1. Wenn die Viva Engage Nachricht während des Aufbewahrungszeitraums nicht gelöscht wird: Am Ende des Aufbewahrungszeitraums wird die Nachricht in den Ordner SubstrateHolds verschoben. Dieser Vorgang dauert bis zu sieben Tage ab dem Ablaufdatum. Anschließend wird die Nachricht sofort dauerhaft aus dem Ordner "SubstrateHolds" gelöscht.

  2. Wenn die Viva Engage Nachricht während des Zeitraums vom Benutzer gelöscht wird, wird das Element sofort in den Ordner SubstrateHolds verschoben, wo es sofort endgültig gelöscht wird.

Beispielflüsse und Zeitabläufe für Aufbewahrungsrichtlinien

Verwenden Sie die folgenden Beispiele, um zu sehen, wie die in den vorherigen Abschnitten erläuterten Prozesse und Zeitabläufe auf Aufbewahrungsrichtlinien mit den folgenden Konfigurationen angewendet werden:

Bei allen Beispielen, die sich auf die endgültige Löschung beziehen, wird diese Aktion aufgrund der Grundsätze der Aufbewahrung ausgesetzt, wenn die Nachricht einer anderen Aufbewahrungsrichtlinie unterliegt, die das Element aufbewahrt, oder wenn sie einer eDiscovery-Aufbewahrung unterliegt.

Beispiel 1: Aufbewahrung nur für 7 Jahre

An Tag 1 postet ein Benutzer eine neue Viva Engage Nachricht.

An Tag 5 bearbeitet der Benutzer diese Nachricht.

An Tag 30 löscht der Benutzer die aktuelle Nachricht.

Aufbewahrungsergebnisse:

  • Für die ursprüngliche Nachricht:

    • An Tag 5 wird die Nachricht in den Ordner "SubstrateHolds" kopiert, wo sie noch mindestens 7 Jahre ab Tag 1 (Aufbewahrungszeitraum) mit eDiscovery-Tools durchsucht werden kann.

  • Für die aktuelle (bearbeitete) Nachricht:

    • An Tag 30 wird die Nachricht in den Ordner "SubstrateHolds" verschoben, wo sie noch mindestens 7 Jahre ab Tag 1 (Aufbewahrungszeitraum) mit eDiscovery-Tools durchsucht werden kann.

Wenn der Benutzer die aktuelle Nachricht nach dem angegebenen Aufbewahrungszeitraum statt innerhalb des Aufbewahrungszeitraums gelöscht hätte, würde die Nachricht trotzdem in den Ordner "SubstrateHolds" verschoben werden. Allerdings ist jetzt der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen. Die Nachricht wird nach mindestens 1 Tag und dann in der Regel innerhalb von 1 bis 7 Tagen endgültig gelöscht.

Beispiel 2: Aufbewahrung für 30 Tage und dann löschen

An Tag 1 postet ein Benutzer eine neue Viva Engage Nachricht.

An Tag 10 bearbeitet der Benutzer diese Nachricht.

Der Benutzer bearbeitet die Nachricht nicht weiter und löscht sie nicht.

Aufbewahrungsergebnisse:

  • Für die ursprüngliche Nachricht:

    • An Tag 10 wird die Nachricht in den Ordner "SubstrateHolds" kopiert, wo sie weiterhin mit eDiscovery-Tools durchsucht werden kann.
    • Am Ende des Aufbewahrungszeitraums (30 Tage ab Tag 1) wird die Nachricht in der Regel innerhalb von 1 bis 7 Tagen nach mindestens 1 Tag endgültig gelöscht, und sie wird dann nicht mit eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben.

  • Für die aktuelle (bearbeitete) Nachricht:

    • Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums (30 Tage ab Tag 1) wird die Nachricht in der Regel innerhalb von 1–7 Tagen in den Ordner "SubstrateHolds" verschoben, wo sie weiterhin mit eDiscovery-Tools durchsucht werden kann.
    • Die Nachricht wird dann in der Regel innerhalb von 1–7 Tagen endgültig nach mindestens 1 Tag gelöscht und wird dann nicht mehr mit eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben.
Beispiel 3: Löschung nur nach 1 Tag

Hinweis

Aufgrund der kurzen eintägigen Dauer dieser Konfiguration und Aufbewahrungsprozessen, die innerhalb eines Zeitraums von 1–7 Tagen funktionieren, zeigt dieser Abschnitt Beispielzeitpunkte, die im typischen Zeitbereich liegen.

An Tag 1 postet ein Benutzer eine neue Viva Engage Nachricht.

Beispiel für ein Aufbewahrungsergebnis, wenn der Benutzer die Nachricht nicht bearbeitet oder löscht:

  • Tag 5 (in der Regel 1-7 Tage nach Beginn des Aufbewahrungszeitraums an Tag 2):

    • Die Nachricht wird in den Ordner "SubstrateHolds" verschoben und verbleibt dort für mindestens 1 Tag, wo sie weiterhin mit eDiscovery-Tools durchsucht werden kann.

  • Tag 9 (in der Regel 1–7 Tage nach mindestens 1 Tag im Ordner "SubstrateHolds"):

    • Die Nachricht wird endgültig gelöscht und kann dann nicht mehr mit eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben werden.

Wie dieses Beispiel zeigt, können Sie zwar eine Aufbewahrungsrichtlinie so konfigurieren, dass Nachrichten bereits nach einem Tag gelöscht werden, der Dienst durchläuft jedoch mehrere Prozesse, um eine konforme Löschung zu gewährleisten. Infolgedessen kann eine Löschaktion nach 1 Tag 16 Tage dauern, bis die Nachricht endgültig gelöscht wurde, sodass sie in eDiscovery-Suchvorgängen nicht mehr zurückgegeben wird.

Nachrichten und externe Benutzer

Standardmäßig gilt eine Aufbewahrungsrichtlinie für Viva Engage Benutzernachrichten für alle Benutzer in Ihrem organization, aber nicht für externe Benutzer. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie auf externe Benutzer anwenden, wenn Sie die Option Bearbeiten für eingeschlossene Benutzer verwenden und deren Konto angeben.

Zurzeit werden Azure-B2B-Gastbenutzer nicht unterstützt.

Wenn ein Benutzer die Organisation verlässt

Wenn ein Benutzer Ihre organization verlässt und sein Microsoft 365-Konto gelöscht wird, werden seine Viva Engage Benutzernachrichten, die der Aufbewahrung unterliegen, in einem inaktiven Postfach gespeichert. Die Nachrichten unterliegen weiterhin jeder Aufbewahrungsrichtlinie, die dem Benutzer zugewiesen wurde, bevor sein Postfach inaktiv wurde, und die Inhalte sind für eine eDiscovery-Suche verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu inaktiven Postfächern.

Wenn der Benutzer Dateien in Viva Engage gespeichert hat, lesen Sie den entsprechenden Abschnitt für SharePoint und OneDrive.

Begrenzungen

Beachten Sie die folgende Einschränkung, wenn Sie die Aufbewahrung für Viva Engage Communitynachrichten und Benutzernachrichten verwenden:

  • Wenn Sie bearbeiten für den Speicherort der Viva Engage Benutzernachrichten auswählen, werden möglicherweise Gäste und Nicht-Postfachbenutzer angezeigt. Aufbewahrungsrichtlinien sind nicht auf diese Benutzer ausgerichtet, deshalb sollten Sie sie nicht auswählen.

Konfigurationsleitfaden

Wenn Sie noch nicht mit der Konfiguration der Aufbewahrung in Microsoft 365 vertraut sind, lesen Sie Erste Schritte mit der Datenlebenszyklusverwaltung.

Wenn Sie bereit sind, eine Aufbewahrungsrichtlinie für Viva Engage zu konfigurieren, lesen Sie Erstellen und Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien.