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Löschen eines inaktiven Postfachs

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Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Wenn Sie den Inhalt eines inaktiven Postfachs nicht mehr beibehalten müssen, können Sie das Postfach endgültig löschen, indem Sie alle Haltebereiche für das Postfach entfernen. Anschließend wird das inaktive Postfach automatisch zum Löschen markiert und nach der Verarbeitung endgültig gelöscht.

Haltebereiche können eine der folgenden Seinsarten aufweisen:

Wichtig

Es wird dringend empfohlen, die Microsoft 365-Aufbewahrung zu verwenden, wenn Sie proaktiv planen, inaktive Postfächer zu verwenden.

  • eDiscovery-Haltebereiche sind für bestimmte, zeitlich gebundene Fälle im Zusammenhang mit einem Rechtsproblem vorgesehen. Eine Rechtsstreitigkeit endet wahrscheinlich irgendwann, und der mit dem Fall verknüpfte Haltebereich wird entfernt, und der eDiscovery-Fall wird geschlossen (oder gelöscht). Wenn eine Aufbewahrungssperre, die für ein inaktives Postfach platziert wird, einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist und der Halteraum freigegeben oder der eDiscovery-Fall geschlossen oder gelöscht wird, wird das inaktive Postfach endgültig gelöscht.

  • In-Place Haltebereiche im Exchange Admin Center werden jetzt eingestellt. Ab dem 1. Juli 2020 konnten keine neuen In-Place Haltebereiche in Exchange Online erstellt werden. Ab dem 1. Oktober 2020 konnte die Haltedauer von In-Situ-Halte halte nicht mehr geändert werden. Jedes inaktive Postfach, für das ein In-Place Hold angewendet wurde, kann nur durch Entfernen des In-Place Hold gelöscht werden. Vorhandene inaktive Postfächer, die sich in In-Place Hold befinden, werden so lange beibehalten, bis der Halteraum entfernt wird. Weitere Informationen zur Einstellung In-Place Haltebereiche finden Sie unter Außerbetriebnahme von Legacy-eDiscovery-Tools.

  • Beweissicherungsverfahren werden weiterhin als alternative Methode unterstützt, um Inhalte in einem Postfach beizubehalten und nach dem Löschen eines Benutzerkontos inaktiv zu machen. Als ältere Technologie wird jedoch empfohlen, stattdessen die Microsoft 365-Aufbewahrung zu verwenden.

Eine Beschreibung dessen, was geschieht, wenn Haltebereiche von einem inaktiven Postfach entfernt werden, finden Sie im Abschnitt Weitere Informationen.

Tipp

Wenn Sie kein E5-Kunde sind, verwenden Sie die 90-tägige Testversion von Microsoft Purview-Lösungen, um zu erfahren, wie zusätzliche Purview-Funktionen Ihre Organisation bei der Verwaltung von Datensicherheits- und Complianceanforderungen unterstützen können. Starten Sie jetzt im Testhub für Microsoft Purview-Complianceportal. Erfahren Sie mehr über Anmelde- und Testbedingungen.

Vor dem Löschen eines inaktiven Postfachs

  • Sie müssen Exchange Online PowerShell verwenden, um Haltebereiche aus einem inaktiven Postfach zu entfernen. Sie können für diese Verfahren weder das Exchange Admin Center (EAC) noch das Microsoft Purview-Portal oder die Microsoft Purview-Complianceportal verwenden. Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Verwendung von Exchange Online PowerShell finden Sie unter Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online PowerShell.

  • Identifizieren Sie die Haltebereiche für ein inaktives Postfach anhand der Anweisungen aus Schritt 1: Identifizieren der Haltebereiche für ein inaktives Postfach. Sie benötigen diese Informationen, um zu wissen, welche Haltebereiche entfernt werden sollen, und identifizierende Informationen.

  • Überlegen Sie, ob Sie den Inhalt eines inaktiven Postfachs in ein anderes Postfach kopieren möchten, bevor Sie den endgültigen Haltepunkt entfernen, der zum Löschen des inaktiven Postfachs führt. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.

  • Beachten Sie, dass das Postfach nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums von 30 Tagen für vorläufig gelöschte Postfächer endgültig gelöscht wird, wenn Sie den endgültigen Aufbewahrungszeitraum für ein inaktives Postfach entfernen. Nachdem das inaktive Postfach endgültig gelöscht wurde, kann es nicht wiederhergestellt werden. Stellen Sie vor dem Entfernen eines Halteraums sicher, dass Sie den Inhalt des Postfachs nicht mehr benötigen. Wenn Sie ein inaktives Postfach reaktivieren möchten, können Sie es wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.

  • Weitere Informationen zu inaktiven Postfächern finden Sie unter Informationen zu inaktiven Postfächern.

Löschen eines inaktiven Postfachs durch Entfernen von Haltebereichen

Nachdem Sie ermittelt haben , welche Art von Aufbewahrung für das inaktive Postfach platziert wird und ob mehrere Haltebereiche vorhanden sind, können Sie die Haltebereiche für das Postfach entfernen. Eine Ausnahme ist, wenn für das inaktive Postfach mindestens eine Aufbewahrungsbezeichnung konfiguriert ist, um Elemente aufzubewahren. In diesem Fall können Sie den Halteraum nicht entfernen.

Wenn der letzte Halteraum entfernt wird, ist keine weitere Aktion von Ihnen erforderlich, da das inaktive Postfach automatisch gelöscht wird.

Verwenden Sie die Anweisungen für den Typ des Halteraums, den Sie entfernen müssen:

Achtung

In den Anweisungen müssen Sie eine Identität für das inaktive Postfach angeben. Die beste Möglichkeit hierfür ist die Verwendung des Distinguished Name- oder Exchange-GUID-Werts. Durch Verwenden eines dieser Werte können Sie verhindern, versehentlich das falsche Postfach anzugeben.

Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einer Aufbewahrungsrichtlinie

Das Verfahren zum Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einer Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie hängt davon ab, ob der Richtlinienbereich adaptiv oder statisch ist.

Sie können ein inaktives Postfach nicht entfernen, wenn die Beibehaltungssperre auf die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde.

Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einer Aufbewahrungsrichtlinie mit einem adaptiven Bereich

Wenn Sie den erweiterten Abfrage-Generator verwenden, um Ihren adaptiven Bereich für Postfächer zu definieren, ändern Sie ihn so, dass inaktive Postfächer ausgeschlossen werden, indem Sie die OPATH-Eigenschaft IsInactiveMailbox verwenden:

IsInactiveMailbox -eq "False"

Sie können inaktive Postfächer nicht mit dem einfachen Abfrage-Generator ausschließen. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie für die Verwendung eines adaptiven Bereichs konfiguriert ist, der den einfachen Abfrage-Generator verwendet, erstellen Sie einen neuen adaptiven Richtlinienbereich, der den erweiterten Abfrage-Generator verwendet. Ändern Sie dann die Aufbewahrungsrichtlinie, um diesen neuen adaptiven Bereich zu verwenden.

Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einer Aufbewahrungsrichtlinie mit einem statischen Bereich

Dieses Verfahren hängt davon ab, ob die Aufbewahrungsrichtlinie, die auf das inaktive Postfach angewendet wird, für den gesamten Richtlinienspeicherort konfiguriert ist (manchmal auch als "organization-wide" bezeichnet) oder ob die Richtlinie so konfiguriert ist, dass sie bestimmte Postfächer enthält (manchmal auch als "explizit" bezeichnet). Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurationsinformationen für statische Bereiche.

Verwenden Sie die folgenden PowerShell-Cmdlets, um eine Richtlinien-GUID abzurufen und den Typ des Halteraums für ein Postfach zu identifizieren:

  • Wenn die Richtlinie für den gesamten Speicherort konfiguriert ist: Verwenden Sie das Cmdlet Get-OrganizationConfig in Exchange Online PowerShell, um Informationen zu diesen Richtlinien abzurufen.

  • Wenn die Richtlinie für bestimmte Postfächer konfiguriert ist: Verwenden Sie das Cmdlet Get-Mailbox -IncludeInactiveMailbox und den Parameter in Exchange Online PowerShell, um Informationen zu diesen Richtlinien abzurufen.

Statischer Bereich: Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einer Aufbewahrungsrichtlinie, die für den gesamten Standort konfiguriert ist

Führen Sie den folgenden PowerShell-Befehl für eine bestimmte Aufbewahrungsrichtlinie aus:

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromOrgHolds <retention policy GUID without prefix or suffix>

Alternativ können Sie den folgenden PowerShell-Befehl ausführen, um das inaktive Postfach aus allen Aufbewahrungsrichtlinien zu entfernen, die für den gesamten Speicherort konfiguriert sind:

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromAllOrgHolds
Statischer Bereich: Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einer Aufbewahrungsrichtlinie, die für bestimmte Postfächer konfiguriert ist

Führen Sie den folgenden Security & Compliance-PowerShell-Befehl aus:

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <retention policy GUID without prefix or suffix> -RemoveExchangeLocation <identity of inactive mailbox>

Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einem eDiscovery-Speicher

Weitere Informationen finden Sie unter Entfernen von Inhaltsspeicherorten aus einem eDiscovery-Speicher.

Entfernen eines Beweissicherungsspeichers aus einem inaktiven Postfach

Führen Sie den folgenden PowerShell-Befehl aus, um einen Beweissicherungsspeicher aus einem Postfach zu entfernen:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

Entfernen eines In-Place Aus einem inaktiven Postfach

Es gibt zwei Möglichkeiten, um einen In-Situ-Speicher von einem inaktiven Postfach zu entfernen:

  • Löschen Sie das In-Place Hold-Objekt. Wenn das inaktive Postfach, das Sie endgültig löschen möchten, das einzige Quellpostfach für ein In-Place Ist, können Sie einfach das In-Place Hold-Objekt löschen.

    Hinweis

    Sie müssen den Haltebereich deaktivieren, bevor Sie ein In-Situ-Speicherobjekt löschen können. Wenn Sie versuchen, ein In-Situ-Speicherobjekt zu löschen, dessen Haltebereich aktiviert ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Entfernen Sie das inaktive Postfach als Quellpostfach eines In-Place Hold. Wenn Sie andere Quellpostfächer für ein In-Place Speichern beibehalten möchten, können Sie das inaktive Postfach aus der Liste der Quellpostfächer entfernen und das In-Place Hold-Objekt beibehalten.

Löschen eines In-Place Hold

Wenn Sie die folgenden Befehle ausführen, wird eine Warnung angezeigt, dass das Cmdlet Get-MailboxSearch veraltet ist. Es ist jedoch sicher, die Warnung für dieses spezifische Szenario zu ignorieren.

  1. Erstellen Sie eine Variable, die die Eigenschaften des zu löschenden In-Situ-Speichers enthält. Verwenden Sie die In-Place Halte-GUID, die Sie erhalten haben, als Sie die Haltebereiche für ein inaktives Postfach identifiziert haben.

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>

  2. Deaktivieren Sie den Haltebereich für den In-Situ-Speicher.

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -InPlaceHoldEnabled $false

  3. Löschen Sie den In-Situ-Speicher.

     Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name

Entfernen eines inaktiven Postfachs aus einem In-Place Haltespeicher

  1. Erstellen Sie eine Variable, die die Eigenschaften des In-Situ-Speichers enthält, der dem inaktiven Postfach zugeordnet ist. Verwenden Sie die In-Place Halte-GUID, die Sie erhalten haben, als Sie die Haltebereiche für ein inaktives Postfach identifiziert haben.

    $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>

  2. Stellen Sie sicher, dass das inaktive Postfach als ein Quellpostfach für den In-Situ-Speicher aufgelistet ist.

    $InPlaceHold.Sources

    Hinweis

    Die Eigenschaft Sources des In-Situ-Speichers identifiziert die Quellpostfächer nach der Eigenschaft LegacyExchangeDN. Da diese Eigenschaft inaktive Postfächer eindeutig identifiziert, können Sie mit der Eigenschaft Sources des In-Situ-Speichers verhindern, das falsche Postfach zu entfernen. Außerdem vermeiden Sie auch Probleme, wenn zwei Postfächer über denselben Alias oder dieselbe SMTP-Adresse verfügen.

  3. Entfernen Sie das inaktive Postfach aus der Liste der Quellpostfächer in der Variablen. Achten Sie darauf, die Eigenschaft LegacyExchangeDN des inaktiven Postfachs zu verwenden, die von dem Befehl im vorherigen Schritt zurückgegeben wurde.

    $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")

    Der folgende Befehl entfernt z. B. das inaktive Postfach für Pilar Pinilla.

    $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/ cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")

  4. Stellen Sie sicher, dass das inaktive Postfach aus der Liste der Quellpostfächer in der Variable entfernt wird.

    $InPlaceHold.Sources

  5. Ändern Sie den In-Situ-Speicher mit der aktualisierten Liste der Quellpostfächer, die das inaktive Postfach nicht enthält.

    Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources

  6. Stellen Sie sicher, dass das inaktive Postfach aus der Liste der Quellpostfächer für den In-Situ-Speicher entfernt wird.

    Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources

Weitere Informationen

  • Ein inaktives Postfach ist ein Typ des vorläufig gelöschten Postfachs. In Exchange Online ist ein vorläufig gelöschtes Postfach, das zwar gelöscht wurde, aber innerhalb einer bestimmten Beibehaltungsdauer wiederhergestellt werden kann. Für vorläufig gelöschte Postfächer, die sich nicht in der Warteschleife befinden, kann das Postfach innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden. Ein inaktives Postfach (ein Postfach, das sich vor dem Löschen im Haltezustand befindet) verbleibt in einem vorläufig gelöschten Zustand mit Haltezustand, bis der Haltepunkt entfernt wird. Nachdem die letzte Aufbewahrung aus einem inaktiven Postfach entfernt wurde, befindet sich das Postfach nicht mehr in einem inaktiven Zustand. Stattdessen wird es vorläufig gelöscht und verbleibt 30 Tage ab dem Tag, an dem der Halteraum entfernt und während dieser Zeit wiederhergestellt werden kann, in Exchange Online. Nach 30 Tagen wird ein vorläufig gelöschtes Postfach zum dauerhaften Löschen markiert und kann nicht wiederhergestellt werden.

  • Was geschieht, nachdem Sie das letzte Haltezeichen für ein inaktives Postfach entfernt haben? Das Postfach wird wie andere vorläufig gelöschte Postfächer behandelt und nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums von 30 Tagen für vorläufig gelöschte Postfächer zum endgültigen Löschen markiert. Dieser Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Datum, an dem der letzte Aufbewahrungszeitraum aus dem inaktiven Postfach entfernt wird. Die InactiveMailboxRetireTime-Eigenschaft wird festgelegt, wenn das Postfach von inaktiv (vorläufig gelöscht beim Halten) in nicht mehr inaktiv (vorläufig gelöscht ohne Haltebereiche) übergeht. An diesem Punkt wird die InactiveMailboxRetireTime-Eigenschaft auf das aktuelle Datum festgelegt, an dem der Übergang stattgefunden hat. Es gibt eine Assistent, die ausgeführt wird (als MailboxLifeCycle Assistent bezeichnet), die nach Postfächern sucht, für die die InactiveMailboxRetireTime-Eigenschaft festgelegt ist. Wenn "InactiveMailboxRetireTime + 30 Tage" kleiner als das aktuelle Datum ist, wird das Postfach gelöscht.

    Wenn Postfächer weiterhin als Inaktiv angezeigt werden, nachdem Sie den letzten Halteraum entfernt haben und InactiveMailboxRetireTime nicht festgelegt ist, können Sie die Neuberechnung des halte-status für das inaktive Postfach erzwingen, indem Sie den folgenden Befehl verwenden:

    Set-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -RecalculateInactiveMailbox

  • Wird ein inaktives Postfach sofort nach dem Entfernen aller Haltebereiche endgültig gelöscht? Ein ehemals inaktives Postfach ist 30 Tage lang im vorläufig gelöschten Zustand verfügbar. Nach 30 Tagen wird das Postfach zum endgültigen Löschen markiert.

  • Wie zeigen Sie Informationen zu einem inaktiven Postfach an, nachdem alle Haltebereiche entfernt wurden? Nachdem alle Haltebereiche entfernt wurden und das inaktive Postfach wieder auf ein vorläufig gelöschtes Postfach zurückgesetzt wurde, wird es nicht mithilfe des Parameters InactiveMailboxOnly mit dem Cmdlet Get-Mailbox zurückgegeben. Sie können jedoch Informationen über das Postfach anzeigen, indem Sie den Befehl Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox verwenden. Zum Beispiel:

    Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox,WasInactiveMailbox,InactiveMailboxRetireTime
Name                   : pilarp
Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
LitigationHoldEnabled  : False
InPlaceHolds           : {}
WhenSoftDeleted        : 6/16/2022 1:19:04 AM
IsInactiveMailbox      : False
WasInactiveMailbox     : True
InactiveMailboxRetireTime : 9/30/2022 11:16:23 PM

    Im obigen Beispiel identifiziert die WhenSoftDeleted-Eigenschaft das Datum des vorläufigen Löschens, das in diesem Beispiel der 16. Juni 2022 ist. Die WasInactiveMailbox-Eigenschaft wird als True aufgeführt, da es sich zuvor um ein inaktives Postfach handelte. Das Postfach wird 30 Tage nach dem 30. September 2022 endgültig gelöscht.