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Salesforce CRM Microsoft Graph-Connector

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Mit dem Salesforce Microsoft Graph-Connector können Ihre organization Kontakte, Verkaufschancen, Leads, Fälle und Kontenobjekte in Ihrer Salesforce-instance indizieren. Nachdem Sie den Connector und den Indexinhalt von Salesforce konfiguriert haben, können Endbenutzer von jedem Microsoft Search- und Microsoft 365 Copilot Client nach diesen Elementen suchen.

Dieser Artikel richtet sich an Microsoft 365-Administratoren oder alle, die einen Salesforce CRM Microsoft Graph-Connector konfigurieren, ausführen und überwachen.

Wichtig

Der Salesforce Microsoft Graph-Connector unterstützt derzeit Sommer '19 oder höher.

Funktionen

  • Indizieren von Kontakten, Verkaufschancen, Leads, Fällen und Kontenobjekten in Salesforce instance
  • Filtern der Inhaltsbasis, die Sie indizieren möchten
  • Zugreifen auf Salesforce CRM-Daten mithilfe der Leistungsfähigkeit der semantischen Suche
  • Beibehalten von ACLs, die von Ihrem organization definiert werden
  • Anpassen der Durchforstungshäufigkeit
  • Erstellen von Agents und Workflows mithilfe dieser Verbindung und Plug-Ins aus Microsoft Copilot Studio

Begrenzungen

  • Der Salesforce Microsoft Graph-Connector unterstützt derzeit keine Apex-basierte, gebietsbasierte Freigabe und Freigabe mithilfe persönlicher Gruppen von Salesforce.
  • Es gibt einen bekannten Fehler in der Salesforce-API, die der Connector verwendet, bei dem die privaten organisationsweiten Standardwerte für Leads derzeit nicht berücksichtigt werden.
  • Wenn für ein Feld die Sicherheit auf Feldebene (FLS) für ein Profil festgelegt ist, erfasst der Connector dieses Feld nicht für Profile in dieser Salesforce-Organisation. Daher können Benutzer nicht nach Werten für diese Felder suchen oder in den Ergebnissen angezeigt werden.
  • Auf dem Bildschirm schema verwalten werden diese allgemeinen Standardeigenschaftennamen einmal aufgelistet. Die Optionen lauten Abfrage, Suche, Abrufen und Verfeinern und gelten für alle oder keine.
    • Name
    • Url
    • Beschreibung
    • Fax
    • Telefon
    • MobilePhone
    • E-Mail
    • Typ
    • Position
    • AccountId
    • AccountName
    • AccountUrl
    • AccountOwner
    • AccountOwnerUrl
    • Besitzer
    • OwnerUrl
    • CreatedBy
    • CreatedByUrl
    • LastModifiedBy
    • LastModifiedByUrl
    • LastModifiedDate
    • ObjectName

Voraussetzungen

Um eine Verbindung mit Ihrem Salesforce instance herzustellen, benötigen Sie Ihre Salesforce instance-URL, die Client-ID und den geheimen Clientschlüssel für die OAuth-Authentifizierung. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie Sie oder Ihr Salesforce-Administrator diese Informationen aus Ihrem Salesforce-Konto abrufen können:

  • Melden Sie sich bei Ihrer Salesforce-instance an, und wechseln Sie zu Setup.

  • Navigieren Sie zu Apps –> App-Manager.

  • Wählen Sie Neue verbundene App aus.

  • Schließen Sie den API-Abschnitt wie folgt ab:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Oauth-Einstellungen aktivieren.

    • Geben Sie die Rückruf-URL wie folgt an: Für M365 Enterprise: https://gcs.office.com/v1.0/admin/oauth/callback, für M365 Government: https://gcsgcc.office.com/v1.0/admin/oauth/callback

    • Wählen Sie diese erforderlichen OAuth-Bereiche aus.

      • Zugreifen auf und Verwalten Ihrer Daten (API).

      • Sie können jederzeit Anforderungen in Ihrem Namen ausführen (refresh_token, offline_access).

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Geheimnis für Webserverflow erforderlich.

    • Speichern Sie die App.

      Der API-Abschnitt in Salesforce instance, nachdem der Administrator alle oben aufgeführten erforderlichen Konfigurationen eingegeben hat.

  • Kopieren Sie den Consumerschlüssel und den geheimen Consumerschlüssel. Diese Informationen werden als Client-ID und geheimer Clientschlüssel verwendet, wenn Sie die Verbindungseinstellungen für Ihren Salesforce Microsoft Graph-Connector im Microsoft 365-Verwaltungsportal konfigurieren.

    Ergebnisse, die vom API-Abschnitt in Salesforce instance zurückgegeben werden, nachdem der Administrator alle erforderlichen Konfigurationen übermittelt hat. Consumer Key befindet sich oben in der linken Spalte und Consumer Secret oben in der rechten Spalte.

  • Führen Sie vor dem Schließen Ihrer Salesforce-instance die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass Aktualisierungstoken nicht ablaufen:

    • Wechseln Sie zu Apps –> App-Manager.
    • Suchen Sie die app, die Sie erstellt haben, und wählen Sie die Dropdownliste auf der rechten Seite aus. Wählen Sie Verwalten aus.
    • Wählen Sie Richtlinien bearbeiten aus.
    • Wählen Sie für die Aktualisierungstokenrichtlinie die Option Aktualisierungstoken ist bis zum Widerruf gültig aus.

    Wählen Sie die Aktualisierungstokenrichtlinie mit dem Namen

Sie können jetzt das Microsoft 365 Admin Center verwenden, um den restlichen Setupprozess für Ihren Microsoft Graph-Connector abzuschließen.

Erste Schritte

Screenshot: Bildschirm zum Erstellen der Verbindung für Microsoft Graph-Connector für Salesforce CRM.

1. Anzeigename

Ein Anzeigename wird verwendet, um jeden Verweis in Copilot zu identifizieren, sodass Benutzer die zugeordnete Datei oder das zugeordnete Element leicht erkennen können. Anzeigename steht auch für vertrauenswürdigen Inhalt. Der Anzeigename wird auch als Inhaltsquellenfilter verwendet. Für dieses Feld ist ein Standardwert vorhanden, aber Sie können es an einen Namen anpassen, den Benutzer in Ihrem organization erkennen.

2. Salesforce CRM-URL

Verwenden Sie für die Instanz-URL https://[Domäne].my.salesforce.com, wobei die Domäne die Salesforce-Domäne für Ihre organization ist.

3. Authentifizierungstyp

Wählen Sie OAuth 2.0 aus, um Inhalte aus Salesforce CRM zu authentifizieren und zu synchronisieren. Geben Sie die Client-ID und den geheimen Clientschlüssel ein, die Sie von Ihrem Salesforce-instance erhalten haben, und wählen Sie Autorisieren aus.

Wenn Sie zum ersten Mal versucht haben, sich mit diesen Einstellungen anzumelden, erhalten Sie ein Popupfenster, in dem Sie aufgefordert werden, sich mit Ihrem Administratorbenutzernamen und -kennwort bei Salesforce anzumelden. Der folgende Screenshot zeigt das Popup. Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein, und wählen Sie "Anmelden" aus.

Anmeldefenster mit der Frage nach Benutzername und Kennwort.

Hinweis

  • Wenn das Popupfenster nicht angezeigt wird, wird es möglicherweise in Ihrem Browser blockiert, sodass Sie Popups und Umleitungen zulassen müssen.
  • Stellen Sie sicher, dass das Salesforce-Konto, das für die Anmeldung für den Graph-Connector verwendet wird, dem Benutzer entspricht, der sich bereits bei Salesforce angemeldet hat.
  • Stellen Sie sicher, dass der Benutzer, der sich anmeldet, über alle erforderlichen Objektberechtigungen für die organization verfügt.

Überprüfen Sie, ob die Verbindung erfolgreich war, indem Sie nach einem grünen Häkchen suchen, das die richtigen Anmeldeinformationen anzeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

Screenshot der erfolgreichen Anmeldung. Das grüne Banner mit der Meldung

4. Rollout für eine begrenzte Zielgruppe

Stellen Sie diese Verbindung für eine eingeschränkte Benutzerbasis bereit, wenn Sie sie in Copilot und anderen Suchoberflächen überprüfen möchten, bevor Sie den Rollout auf eine breitere Zielgruppe erweitern. Weitere Informationen zum eingeschränkten Rollout finden Sie unter Gestaffeltes Rollout.

An diesem Punkt können Sie die Verbindung für Salesforce CRM erstellen. Sie können auf Erstellen klicken, um Ihre Verbindung zu veröffentlichen und Inhalte aus Ihrem Salesforce-instance zu indizieren.

Für andere Einstellungen, z. B . Zugriffsberechtigungen, Dateneinschlussregeln, Schema, Durchforstungshäufigkeit usw., haben wir Standardwerte, die darauf basieren, was am besten mit Jira-Daten funktioniert. Unten sehen Sie die Standardwerte:

Benutzer Beschreibung
Zugriffsberechtigungen Nur Personen mit Zugriff auf Inhalte in Datenquelle.
Identitäten zuordnen Datenquellenidentitäten, die mithilfe von Microsoft Entra-IDs zugeordnet werden.
Inhalt Beschreibung
Salesforce-Objekte Alle Objekte werden indiziert.
Filtern von Daten Alle Objekte werden indiziert. Es werden keine Zeitfilter oder SOQL-Kriterien angewendet.
Eigenschaften verwalten Informationen zum Überprüfen der Standardeigenschaften und des zugehörigen Schemas finden Sie unter Inhalt.
Synchronisieren Beschreibung
Inkrementelle Durchforstung Häufigkeit: Alle 15 Minuten
Vollständige Durchforstung Häufigkeit: Jeden Tag

Wenn Sie einen dieser Werte bearbeiten möchten, müssen Sie die Option "Benutzerdefiniertes Setup" auswählen.

Benutzerdefiniertes Setup

Das benutzerdefinierte Setup richtet sich an Administratoren, die die Standardwerte für die in der obigen Tabelle aufgeführten Einstellungen bearbeiten möchten. Wenn Sie auf die Option "Benutzerdefiniertes Setup" klicken, werden drei weitere Registerkarten angezeigt: Benutzer, Inhalt und Synchronisierung.

Benutzer

Screenshot: Registerkarte

Zugriffsberechtigungen

Der Salesforce CRM-Connector unterstützt Suchberechtigungen, die für "Jeder " oder "Nur Personen mit Zugriff auf diese Datenquelle" sichtbar sind. Wenn Sie Alle auswählen, werden indizierte Daten in den Suchergebnissen für alle Benutzer angezeigt. Wenn Sie Nur Personen mit Zugriff auf diese Datenquelle auswählen, werden indizierte Daten in den Suchergebnissen für Benutzer angezeigt, die Zugriff darauf haben. Wählen Sie das für Ihre organization am besten geeignete Aus.

Zuordnen von Identitäten

Sie können auswählen, Access Control Listen (ACLs) aus Ihrem Salesforce-instance zu erfassen oder allen Personen in Ihrer organization das Anzeigen von Suchergebnissen aus dieser Datenquelle zu ermöglichen. ACLs können Microsoft Entra Identitäten (Benutzer, die von Microsoft Entra ID mit Salesforce verbunden sind), Nicht-Azure AD-Identitäten (native Salesforce-Benutzer, die über entsprechende Identitäten in Microsoft Entra ID verfügen) oder beides enthalten.

Hinweis

Wenn Sie einen Identitätsanbieter eines Drittanbieters wie Ping-ID oder secureAuth verwenden, sollten Sie "nicht Microsoft Entra" als Identitätstyp auswählen.

Wenn Sie sich für die Erfassung einer ACL aus Ihrem Salesforce-instance und die Option "Nicht-ME-ID" für den Identitätstyp ausgewählt haben, finden Sie unter Zuordnen Ihrer nicht Microsoft Entra Identitäten eine Anleitung zum Zuordnen der Identitäten.

Wenn Sie eine ACL aus Ihrem Salesforce-instance erfassen und "ME-ID" als Identitätstyp ausgewählt haben, finden Sie anweisungen zum Zuordnen der Identitäten unter Zuordnen Ihrer Microsoft Entra Identitäten. Informationen zum Einrichten von Microsoft Entra SSO für Salesforce finden Sie in diesem Tutorial.

Hinweis

Updates zu Gruppen, die Zugriffsberechtigungen steuern, werden nur in vollständigen Durchforstungen synchronisiert. Inkrementelle Durchforstungen unterstützen die Verarbeitung von Updates für Berechtigungen nicht.

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie sich bei Ihrer Salesforce-instance authentifizieren, Ihre nicht Microsoft Entra Identitäten mit Ihren Microsoft Entra Identitäten synchronisieren und die richtigen Sicherheitskürzungen auf Ihre Salesforce-Elemente anwenden.

Inhalt

Auswählen von Salesforce-Objekten und Filtern von Daten

Wählen Sie die Salesforce-Objekte aus, die der Connector durchforsten und in Suchergebnisse einschließen soll. Wenn Kontakt ausgewählt ist, wird auch Konto automatisch ausgewählt.

Hinweis

Wenn für ein Feld die Sicherheit auf Feldebene (FLS) für ein Profil festgelegt ist, erfasst der Connector dieses Feld nicht für Profile in dieser Salesforce-Organisation. Daher können Benutzer nicht nach Werten für diese Felder suchen oder in den Ergebnissen angezeigt werden.

Filtern von Daten

Sie können die Salesforce-Inhalte, die indiziert werden, auf zwei Arten filtern:

  • Geben Sie den Zeitraum für die Änderung des Elements an. Mit dieser Option werden nur die Salesforce-Inhalte indiziert, die in dem zeitraum erstellt oder geändert werden, der basierend auf der aktuellen Durchforstung parallel ausgewählt wurde.
  • Geben Sie die Salesforce-Abfrage (SOQL) ein, um anzugeben, was Sie mithilfe der WHERE-Klausel indizieren möchten.

Screenshot der Filteroptionen im Salesforce-Connector

Tipp

Sie können die WHERE-Klausel leer lassen, wenn Sie den gesamten Inhalt der jeweiligen Entität indizieren möchten.

Eigenschaften verwalten

Hier können Sie verfügbare Eigenschaften ihrer Salesforce CRM-Datenquelle hinzufügen oder daraus entfernen, der Eigenschaft ein Schema zuweisen (definieren, ob eine Eigenschaft durchsuchbar, abfragbar, abrufbar oder verfeinernd ist), die semantische Bezeichnung ändern und der Eigenschaft einen Alias hinzufügen. Obwohl dieser Schritt nicht obligatorisch ist, verbessert die Verwendung einiger Eigenschaftenbezeichnungen die Relevanz und sorgt für bessere Ergebnisse für Endbenutzer. Standardmäßig wurden einigen Bezeichnungen wie "Title", "URL", "CreatedBy" und "LastModifiedBy" bereits Quelleigenschaften zugewiesen. Eigenschaften, die standardmäßig ausgewählt sind, sind unten aufgeführt.

Die Liste der eigenschaften, die Sie hier auswählen, kann sich darauf auswirken, wie Sie Ihre Ergebnisse in Microsoft 365 Copilot filtern, suchen und anzeigen können.

Source-Eigenschaft Label Beschreibung
blockieren authors Name der Personen, die an dem Element in der Datenquelle teilgenommen bzw. zusammengearbeitet haben.
CreatedBy createdBy Name der Person, die das Element in der Datenquelle erstellt hat.
CreatedDate createdDateTime Datum und Uhrzeit der Erstellung des Elements in der Datenquelle.
Url url Die Ziel-URL des Elements in der Datenquelle
LastModifiedBy lastModifiedBy Name der Person, die das Element zuletzt in der Datenquelle bearbeitet hat.
LastModifiedDateTime lastModifiedDateTime Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Elements in der Datenquelle.
Name title Der Titel des Elements, das Sie in der Suche und anderen Umgebungen anzeigen möchten.

Datenvorschau

Verwenden Sie die Schaltfläche "Vorschauergebnisse", um die Beispielwerte der ausgewählten Eigenschaften und des Abfragefilters zu überprüfen.

Synchronisieren

Screenshot: Registerkarte

Das Aktualisierungsintervall bestimmt, wie oft Ihre Daten zwischen der Datenquelle und dem Graph-Connectorindex synchronisiert werden. Es gibt zwei Arten von Aktualisierungsintervallen: vollständige Durchforstung und inkrementelle Durchforstung. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisierungseinstellungen.

Sie können die Standardwerte des Aktualisierungsintervalls von hier aus ändern, wenn Sie möchten.

Tipp

Standardergebnistyp

  • Der Salesforce-Connector registriert automatisch einen Ergebnistyp , nachdem der Connector veröffentlicht wurde. Der Ergebnistyp verwendet ein dynamisch generiertes Ergebnislayout , das auf den in Schritt 3 ausgewählten Feldern basiert.
  • Sie können den Ergebnistyp verwalten, indem Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Ergebnistypen navigieren. Der Standardergebnistyp heißt "ConnectionIdDefault". Wenn Ihre Verbindungs-ID beispielsweise lautet Salesforce, hat Ihr Ergebnislayout den Namen "SalesforceDefault".
  • Außerdem können Sie bei Bedarf einen eigenen Ergebnistyp erstellen.

Problembehandlung

Nachdem Sie Ihre Verbindung veröffentlicht haben, können Sie die status auf der Registerkarte Datenquellen im Admin Center überprüfen. Informationen zum Durchführen von Updates und Löschungen finden Sie unter Verwalten ihres Connectors.

Schritte zur Problembehandlung für häufig auftretende Probleme finden Sie hier.

Wenn Sie Probleme haben oder Feedback geben möchten, wenden Sie sich an Microsoft Graph | Unterstützung.