Erstellen und Verwalten inaktiver Postfächer
Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.
Mit inaktiven Postfächern können Sie die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter aufbewahren, nachdem diese Ihre Organisation verlassen haben, und auf die autorisierten Personen zugreifen, denen aus Compliance- oder rechtlichen Gründen eDiscovery-Berechtigungen erteilt wurden. Beispielsweise Administratoren, Compliance Officer und Datensatzmanager, die dann die Inhaltssuche verwenden können, um den Inhalt eines inaktiven Postfachs zu durchsuchen und zu exportieren. Inaktive Postfächer können keine E-Mails empfangen und werden im freigegebenen Adressbuch Ihrer Organisation oder in anderen Listen nicht angezeigt.
Weitere Informationen zu inaktiven Postfächern finden Sie unter Informationen zu inaktiven Postfächern.
Tipp
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Löschen eines inaktiven Postfachs
Damit ein Postfach inaktiv ist, muss das Postfach gedrückt gehalten und anschließend das Postfach oder das entsprechende Benutzerkonto gelöscht werden.
Um ein Postfach inaktiv zu machen, muss es ordnungsgemäß lizenziert sein, damit ein Halteraum auf das Postfach angewendet werden kann, bevor es gelöscht wird. Nachdem das Benutzerkonto gelöscht wurde, kann jede exchange Online-Lizenz, die dem Benutzerkonto zugeordnet ist, einem neuen Benutzer zugewiesen werden.
Es wird empfohlen, die Aufbewahrung von Microsoft 365 zu verwenden, um den Halteraum für das Postfach anzuwenden. Weitere Methoden werden unter Informationen zu inaktiven Postfächern behandelt.
Die beste Möglichkeit zum Löschen eines Postfachs besteht darin, das entsprechende Benutzerkonto im Microsoft 365 Admin Center zu löschen. Informationen zum Löschen von Benutzerkonten finden Sie unter Löschen eines Benutzers aus Ihrer Organisation. Sie können das Postfach jedoch auch mithilfe des Cmdlets Remove-Mailbox in Exchange Online PowerShell löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Online-Benutzerpostfächer löschen oder wiederherstellen.
Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über das Verfahren, mit dem ein inaktives Postfach in verschiedenen Aufbewahrungsszenarios erstellt wird.
| An... | Vorgehensweise | Ergebnis |
|---|---|---|
| Aufbewahren des Postfachinhalts für unbegrenzte Zeit, nachdem ein Mitarbeiter die Organisation verlassen hat | 1. Wenden Sie Microsoft 365-Aufbewahrungseinstellungen mit Aufbewahrungsaktionen für das Postfach (eine Aufbewahrungsrichtlinie) oder bestimmte E-Mail-Elemente (mindestens eine Aufbewahrungsbezeichnung) an. 2. Warten Sie, bis die Aufbewahrungseinstellungen angewendet wurden. 3. Entfernen Sie das Microsoft 365 Konto des Benutzers. |
Alle Inhalte im inaktiven Postfach, für das Aufbewahrungseinstellungen angewendet wurden, einschließlich der Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente", werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. |
| Bewahren Sie den gesamten Postfachinhalt für einen bestimmten Zeitraum auf, nachdem ein Mitarbeiter die Organisation verlassen hat, und löschen Sie dann das Postfach. | 1. Wenden Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach mit Aufbewahrungseinstellungen an, die Elemente beibehalten und dann löschen, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft. 2. Warten Sie, bis die Aufbewahrungseinstellungen angewendet wurden. 3. Entfernen Sie das Microsoft 365 Konto des Benutzers. |
Wenn der Aufbewahrungszeitraum für ein Postfachelement abläuft, wird das Element in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben und dann dauerhaft aus dem inaktiven Postfach gelöscht (bereinigt), wenn der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente (für Exchange-Postfächer) abläuft. Der Aufbewahrungszeitraum der Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie basiert immer auf dem ursprünglichen Datum, an dem ein Postfachelement empfangen oder erstellt wurde. |
Hinweis
Wenn Microsoft 365-Aufbewahrungseinstellungen, die für die Aufbewahrung oder Aufbewahrung und anschließende Löschung von Inhalten konfiguriert sind, bereits auf das Postfach oder die Postfachelemente angewendet werden, oder ein Beweissicherungsverfahren bereits für ein Postfach festgelegt ist, müssen Sie zum Erstellen eines inaktiven Postfachs nur das entsprechende Benutzerkonto löschen.
Anzeigen einer Liste von inaktiven Postfächern
Sie können das Microsoft Purview-Portal oder das Microsoft Purview-Complianceportal verwenden, um eine Liste der inaktiven Postfächer in Ihrer Organisation anzuzeigen.
Hinweis
Die Portale sind auf die Anzeige von bis zu 5.000 inaktiven Postfächern beschränkt. Um mehr als 5.000 inaktive Postfächer anzuzeigen, müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden, wie nach den Schrittanweisungen beschrieben.
Für diese Konfiguration können Sie entweder das Microsoft Purview-Portal oder das Microsoft Purview-Complianceportal verwenden, wenn Sie sich mit einem Complianceadministratorkonto für Ihre Organisation anmelden.
Navigieren Sie abhängig vom verwendeten Portal zu einem der folgenden Speicherorte:
Anmelden beim Microsoft Purview-Portal>Datenlebenszyklusverwaltungskartenrichtlinien>>Aufbewahrungsrichtlinien.
Wenn die Lösungskarte für die Datenlebenszyklusverwaltung nicht angezeigt wird, wählen Sie Alle Lösungen anzeigen und dann im Abschnitt Datengovernance die Option Datenlebenszyklusverwaltung aus.
Anmelden beim Microsoft Purview-Complianceportal>Lösungen>Datenlebenszyklusverwaltung>Microsoft 365>Aufbewahrungsrichtlinien.
Wählen Sie die Option Inaktives Postfach aus. Beispiel: Über das Microsoft Purview-Portal:
Auf der Seite Inaktive Postfächer wird eine Liste der inaktiven Postfächer angezeigt. Wählen Sie eins aus, um Details zu diesem inaktiven Postfach anzuzeigen. Details umfassen den Exchange-Bezeichner für das Postfach und ob es sich im Beweissicherungsverfahren befindet.
Im Detailbereich werden keine anderen Haltebereiche angezeigt, z. B. eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie oder eine eDiscovery-Aufbewahrungsrichtlinie. Informationen zu diesen Informationen finden Sie unter Identifizieren der Art der Aufbewahrung für ein Exchange Online-Postfach.
Wenn Sie über viele inaktive Postfächer verfügen, ist es möglicherweise einfacher, eine CSV-Datei nach den Details zu suchen und zu sortieren, die in der Liste angezeigt werden: Wählen Sie auf der Seite Inaktive Postfächer die Option Exportieren aus
.
Alternativ können Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell ausführen, um die Liste der inaktiven Postfächer anzuzeigen:
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
Sie können auch den folgenden Befehl ausführen, um die Liste der inaktiven Postfächer und andere Informationen in eine CSV-Datei zu exportieren. In diesem Beispiel wird die CSV-Datei im aktuellen Verzeichnis erstellt.
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation
Hinweis
Es ist möglich, dass ein inaktives Postfach die gleiche SMTP-Adresse wie ein aktives Benutzerpostfach hat. In diesem Fall kann das inaktive Postfach anhand des Werts der Eigenschaft DistinguishedName oder ExchangeGuid eindeutig identifiziert werden.
Durchsuchen und Exportieren der Inhalte eines inaktiven Postfachs
Sie können auf den Inhalt des inaktiven Postfachs zugreifen, indem Sie das Inhaltssuchetool im Microsoft Purview-Portal oder im Microsoft Purview-Complianceportal verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Funktionsreferenz zur Inhaltssuche .
Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach
Nachdem ein Postfach inaktiv gemacht wurde, können Sie möglicherweise die Dauer der Aufbewahrung für das inaktive Postfach ändern.
Schritt-für-Schritt-Verfahren finden Sie unter Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach.
Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs
Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter zu Ihrer Organisation zurückkehrt oder ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, um die Aufgaben des ehemaligen Mitarbeiters zu übernehmen, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs wiederherstellen.
Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird das Postfach in ein neues Postfach umgewandelt, wobei Inhalt und Ordnerstruktur des inaktiven Postfachs beibehalten werden und das Postfach mit einem neuen Benutzerkonto verknüpft wird. Nach der Wiederherstellung ist das inaktive Postfach nicht mehr vorhanden.
Schritt-für-Schritt-Verfahren und weitere Informationen zum Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.
Wiederherstellen des Inhalts eines inaktiven Postfachs in einem anderen Postfach
Wenn ein anderer Mitarbeiter die Zuständigkeiten des ehemaligen Mitarbeiters übernimmt oder ein anderer Benutzer Zugriff auf die Inhalte des inaktiven Postfachs benötigt, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs in ein vorhandenes Postfach wiederherstellen (oder ihn mit diesem zusammenführen).
Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird der Inhalt in ein anderes Postfach kopiert. Das inaktive Postfach wird beibehalten und bleibt ein inaktives Postfach. Das inaktive Postfach kann weiterhin mithilfe von eDiscovery durchsucht werden. Sein Inhalt kann in einem anderen Postfach wiederhergestellt werden, oder es kann zu einem späteren Zeitpunkt wiederhergestellt oder gelöscht werden.
Schritt-für-Schritt-Verfahren finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.
Löschen eines inaktiven Postfachs
Wenn Sie den Inhalt eines inaktiven Postfachs nicht mehr aufbewahren müssen, können Sie das inaktive Postfach endgültig löschen, indem Sie den auf das inaktive Postfach angewendeten Halteraum entfernen.
Weitere Informationen und schrittweise Verfahren finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs.