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Verwalten von Anhängen, Links und Notizen zu Karten und Dokumenten

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Auf den meisten Listenseiten, Karten und Dokumenten können Sie auf der Registerkarte Anhänge des Bereichs FactBox Dateien anhängen, Links hinzufügen und Notizen schreiben. Die Zahl im Titel der Registerkarte gibt an, wie viele angehängte Dateien, Links oder Notizen für die Karte oder der Beleg vorhanden sind.

Auf dem Inforegister Zeilen können Sie auch die Aktion Anhänge verwenden, um Dokumente an eine bestimmte Zeile anzuhängen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Designspezifikationen an einen Artikel auf einer Einkaufsrechnung anhängen.

Anhänge, Links und Notizen bleiben an die Karte oder den Beleg angehängt, während sie/er in andere Status umgewandelt wird. Beispielsweise von einem laufenden Verkaufsauftrag zu einer gebuchten Verkaufsrechnung. Allerdings wird keiner der Anhangstypen vom System ausgegeben, z. B. beim Drucken oder beim Speichern in einer Datei.

Sie können den E-Mails, die Sie von Business Central senden, auch Anhänge hinzufügen. Wenn Sie eine E-Mail direkt aus einem Dokument, beispielsweise einem Verkaufsangebot, senden, können Sie mit der Aktion Datei aus Quelldokument hinzufügen die an die E-Mail angehängten Dateien auswählen. Sie können nur Dateien auswählen, die an den Beleg angehängt sind. Sie können keine Dateien auswählen, die an Zeilen angehängt sind.

Notiz

Wenn Sie einen Verkaufsauftrag oder eine Einkaufsbestellung teilweise versenden und in Rechnung stellen, wird der Anhang nur der endgültigen Rechnung dieser Bestellung beigefügt. Wenn Sie Abgrenzungen in Rechnung stellen, wird der Anhang entsprechend an die Sachkontenbucheinträge für den Beleg angehängt, nicht jedoch an die Abgrenzungseinträge.

Wenn Sie eine Bestellung löschen, bevor sie in Rechnung gestellt wird, wird auch der Anhang entfernt.

Wenn Sie die Aktion Quittungszeilen abrufen für eine Einkaufsrechnung verwenden, wird der Anlage der zugehörigen Bestellung die Anlage zur Einkaufsrechnung hinzugefügt.

So hängen Sie eine Datei an eine Eikaufsrechnung an

Sie können jede Art von Datei, z. B. Text-, Bild- oder Videodateien, an eine Karte, einen Beleg oder die Zeile eines Belegs anhängen. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie eine Lieferantenrechnung als PDF-Datei auf der zugehörigen Einkaufsrechnung in Business Central speichern möchten.

Notiz

Mit der Funktion „Eingehende Dokumente“ angehängte Dateien werden nicht auf der Registerkarte Anhänge angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Eingehende Dokumente. Dasselbe gilt für Dateien, die an Zeilen von Belegen angehängt sind.

Das folgende Verfahren basiert auf einer Einkaufsrechnung. Die Schritte sind für alle anderen unterstützten Belege und Karten ähnlich.

Trinkgeld

Wenn Ihr Anhang spezifisch für eine Zeile in einem Beleg ist, können Sie ihn an die Zeile anhängen. Wählen Sie die Zeile und anschließend die Aktion Anhänge aus.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Einkaufsrechnungen ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

  2. Öffnen Sie die Einkaufsrechnung, die Sie einer Datei zuordnen möchten.

  3. Wählen Sie im Bereich FactBox die Registerkarte Anhänge aus.

  4. Wählen Sie den Wert hinter dem Feld Belege z. B. "0".

  5. Auf der Seite Angehängte Dokumente , im Feld Anhang .

  6. Führen Sie im Dialogfeld Dokument anhängen einen der folgenden Schritte aus, um eine Datei anzuhängen:

    • Ziehen Sie die Datei aus dem Datei-Explorer auf Ihrem Gerät in das Dialogfeld.
    • Auswählen. Klicken Sie dann auf hier klicken, um zu durchsuchen verknüpfen, suchen Sie die Datei und klicken Sie dann auf Auswählen.

Die Datei wird nun der Einkaufsrechnung zugeordnet.

So zeigen Sie eine angehängte Datei an

  1. Öffnen Sie in der FactBox die Registerkarte Anhänge .
  2. Wählen Sie den Wert hinter dem Feld Belege z. B. "1".
  3. Wählen Sie auf der Seite Angefügte Dokumente die Aktion Vorschau aus.
  4. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei.

So speichern Sie ein Dokument als PDF-Anhang

Wann immer Sie ein Dokument als Datei speichern müssen, können Sie die Aktion Anhängen als PDF verwenden, um den aktuellen Dokumentinhalt als PDF-Datei zu erfassen, die an die FactBox des Dokuments angehängt wird. Dies ist z.B. nützlich, wenn Dokumente mehreren Schritten in einem Prozess folgen, wie z.B. einem Verkaufsprozess oder einem Genehmigungs-Workflow, und Sie sich auf einen Ausdruck des vorherigen Schritts beziehen möchten.

Das folgende Verfahren basiert auf einer Auftragsabwicklung. Die Schritte sind für alle unterstützten Dokumente ähnlich.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Verkaufsaufträge ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Markieren Sie einen Debitorenauftrag, und wählen Sie dann die Aktion Anhängen als PDF.

Eine PDF-Datei mit dem aktuellen Inhalt des Kundenauftrags wird der Registerkarte Anlagen im Infoboxbereich hinzugefügt.

Sie können einen Link von einer Karte oder einem Beleg zu einer beliebigen URL hinzufügen. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie eine Artikelkarte mit dem Artikelkatalog des Lieferanten verknüpfen möchten.

Das folgende Verfahren basiert auf einer Elementkarte. Die Schritte sind für alle anderen unterstützten Belege und Karten gleich.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Artikel ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

  2. Wählen Sie das Element aus, zu dem Sie einen Link hinzufügen möchten, und wählen Sie dann die Registerkarte Anhänge in der Infobox.

  3. In dem Link, wählen Sie das + Symbol.

  4. Geben Sie im Feld Link Adresse den Link ein.

    Der Link muss eine gültige Internet- oder Intranet-URL sein.

  5. Geben Sie im Feld Beschreibung die Informationen zu dem Link ein.

  6. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

Der Link ist jetzt an die Artikel-Karte angehängt.

So schreiben Sie eine Notiz zu einem Verkaufsauftrag

Sie können eine Notiz auf ein Dokument oder eine Karte schreiben, um beispielsweise anderen Benutzern des Dokuments oder der Karte spezielle Anweisungen zu übermitteln. Sie können Dateilinks und URLs in Notizen einfügen.

Hinweis

Hinweise auf der Registerkarte Anhänge haben nichts mit der internen Notizfunktion zu tun, die hauptsächlich für die Kommunikation zwischen Workflowbenutzern verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Workflowbenachrichtigungen.

Das folgende Verfahren basiert auf einer Auftragsabwicklung. Die Schritte sind für alle anderen unterstützten Belege und Karten ähnlich.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Verkaufsaufträge ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Wählen Sie den Verkaufsauftrag aus, zu dem Sie einen Link hinzufügen möchten, und wählen Sie dann die Registerkarte Anhänge in der Infobox.
  3. In dem Abschnitt Notizen wählen Sie das + Symbol.
  4. In dem Feld Hinweis geben Sie in das Feld einen beliebigen Text ein, z. B. "Dies ist eine dringende Bestellung.".
  5. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

Der Hinweis ist jetzt dem Verkaufsauftrag beigefügt.

Siehe auch

Arbeiten mit Business Central
Eingehende Dokumente
Einrichten von Workflow-Benachrichtigungen

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier