Einladen, Anmelden und Unterbringen von Ereignisteilnehmern

Wenn das Ereignis in Dynamics 365 Customer Insights - Journeys vollständig eingerichtet ist, können Sie anfangen, es zu bewerben. Das System bietet dazu viele Tools.

Einladen von Kontakten zu Ihren Ereignissen

Sobald das Ereignis geplant und eingerichtet ist, sollten Sie damit beginnen, es zu bewerben. Customer Insights - Journeys bietet dazu mehrere Tools:

• Erstellen Sie eine Marketing-E-Mail mit einem Ereigniselement. Das Ereigniselement erstellt in Ihrer Nachricht eine Schaltfläche mit einer Handlungsaufforderung, die Empfänger der Nachricht direkt zur Ereigniswebsite führt. Weitere Informationen: Übersicht E-Mail-Marketing
• Erstellen Sie einen Kundenkontaktverlauf, der Ihre Marketing-E-Mail an alle relevanten Kontakte sendet, Nachrichteninteraktionen registriert und auf Ereignisregistrierungen reagiert. Weitere Informationen: Verwenden von Kundenkontaktverläufen zur Erstellung automatisierter Kampagnen.
• Erstellen Sie Banner und Beiträge für soziale Medien, um Ihr Ereignis zu bewerben. Fügen Sie jedem Beitrag einen Link zur Ereigniswebsite hinzu, und verwenden Sie die URL-Umleitungs-Funktion von Customer Insights - Journeys, um kurze URLs zu erstellen, die Klicks an Customer Insights - Journeys melden und Kontakte umgehend zur Ereigniswebsite weiterleiten. Sie können unterschiedliche Umleitungs-URLs für verschiedene soziale Medien, Banner oder Nachrichten erstellen, um separate Klickergebnisse für jede URL aufzuzeichnen und so den Erfolg verschiedener Kanäle oder Initiativen auszuwerten. Weitere Informationen: Einrichten von Umleitungs-URLs

Registrieren von Teilnehmern für Ereignisse, Sitzungen, und Ausweise

Die Ereignisregistrierung ermöglicht Teilnehmern, sich für Ereignisse anzumelden und Plätze für bestimmte Sitzungen und Themenbereiche zu reservieren. Außerdem ermöglicht Sie Ihnen, das Interesse an einem Ereignis zu beurteilen und den Ereignisplanern beispielsweise zwecks Kapazitätsplanung Bedarf zu melden. Ereignismanager können Registrierungsdatensätze verwenden, um im Voraus auszuwerten, wie viele Ressourcen sie zur Verfügung haben müssen, welche Sitzungen größere Räume erfordern oder ob eine Sitzung abgesagt werden sollte. Die erweiterte Registrierung ermöglicht Teilnehmern außerdem, sich sicher zu sein, dass sie für alle Sitzungen, an denen sie teilnehmen möchten, über einen reservierten Platz verfügen.

Benutzende von Customer Insights - Journeys können Teilnehmende manuell registrieren, indem sie Ereignis- und Sitzungsregistrierungen erstellen sowie Zuweisungen direkt in der App weitergeben. Dadurch können Sie beispielsweise auch eine smartphonebasierte Registrierung anbieten. Durch manuelle Registrierungen können Benutzende bei Bedarf auch die Warteliste umgehen.

Zu jeder Registrierung wird ein Ereignisregistrierungsdatensatz mit einem Profil des registrierten Benutzers, seinen Ausweisen und den Sitzungen erstellt, an denen er teilnimmt bzw. teilgenommen hat. Jeder Registrierungsdatensatz hat eine eindeutige ID, die das System in einen QR-Code codiert, den Sie in eine Registrierungsbestätigungs-E-Mail einbetten können, die zu jedem Registranten gesendet wird. Sie sehen auch den QR-Code, der in jedem Registrierungsdatensatz eingebettet ist, sodass Sie ihn in anderen Kontexten verwenden können, beispielsweise zum Drucken von Plaketten, die während des Ereignisse ausgeteilt werden können. Weitere Informationen: QR-Codes für die Ereignisregistrierung, dem Abrufen von Links oder URLs verwenden

Während des Ereignisses können Ereignisorganisatoren den QR-Code scannen, der von den einzelnen Teilnehmern gezeigt wird, um die Registrierungs-ID zu erfassen, die verwendet werden kann, um die Registrierung zu überprüfen und/oder die Teilnahme bei den einzelnen Ereignissen oder Sitzungen zu registrieren. Der QR-Code bietet nur eine Registrierungs-ID, sodass Ereignisorganisatoren bestimmte benutzerdefinierte Entwicklungsmaßnahmen ausführen müssen, um die Überprüfungs-, Eincheck- und Registrierungsfunktionen zu implementieren, die sie benötigen. Eine Möglichkeit dafür besteht darin, eine benutzerdefinierte Smartphone-App zu erstellen.

Arbeiten Sie in einem der folgenden Entitäten des Arbeitsbereichs „Ereignisse“, um alle aktuellen Registrierungen und Ausweiszuweisungen anzuzeigen oder sie manuell im System zu erstellen:

• Ereignisse>Ereignis>Ereignisregistrierungen: Hier können Sie Registrierungen für alle Ereignisse anzeigen und erstellen.
• Ereignisse>Ereignis>Ereignisse: Öffnen Sie hier einen Ereignisdatensatz, navigieren Sie zur Registerkarte Registrierung und Teilnahme, um Registrierungen für das ausgewählte Ereignis anzuzeigen und zu erstellen. Zum Anzeigen oder Erstellen einzelner Sitzungsregistrierungen gehen Sie zur Registerkarte Tagesordnung des Ereignisdatensatzes und öffnen Sie eine dort aufgeführte Sitzung.

Einrichten von Segmenten für die Kommunikation mit Ereignisteilnehmern

Während der Vorbereitung (oder Nachverfolgung) eines Ereignisses kommuniziere Sie wahrscheinlich ab und zu mit den Personen, die sich registriert haben. Dazu gehen Sie am besten folgendermaßen vor: Richten Sie ein Segment ein, um die richtigen Teilnehmer zu finden. Erstellen Sie dann einen Kundenkontaktverlauf, der E-Mail-Nachrichten an die Teilnehmer sendet, Nachverfolgungsaktivitäten einrichtet usw.

Um Segmente zu erstellen, die den Ereignisentitäten zugeordneten Kontakte ermitteln, muss Ihr System ereignisbezogene Entitäten mit dem Marketing-Insights-Dienst synchronisieren. Falls Ihre Customer Insights - Journeys-Instanz noch nicht für die Synchronisierung der erforderlichen Ereignis-Entitäten eingerichtet ist, sprechen Sie mit Ihrem Administrator über die Einrichtung dieser Instanz. Wenn Sie der Administrator sind, finden Sie Anweisungen unter Auswählen von Entitäten für die Synchronisierung mit dem Marketing-Insights-Dienst. Die primäre Ereignisentität (Ereignis) ist normalerweise standardmäßig für die Synchronisierung eingerichtet, die Ereignisregistrierungsentität (Ereignisregistrierung), die für die Kommunikation mit registrierten Kontakten hilfreich sein kann, jedoch nicht.

Buchen von Hotelzimmern für Mitarbeiter, Redner und Gäste

Wenn Ihre Organisation in Customer Insights - Journeys Hotel- und Zimmerbuchungen für das Ereignis eingerichtet hat, können Sie Zimmerbuchungen unter Ereignisse>Logistik>Hotelzimmerreservierungen anzeigen und erstellen. Jede Zimmerbuchung verknüpft einen Ereignisregistrierungsdatensatz (und seinen zugeordneten Kontakt) mit einer Hotelzimmerzuordnung, die in Customer Insights - Journeys eingerichtet ist. Jede Zimmerzuordnung stellt einen Block von Zimmern eines bestimmten Typs dar (Einzel, Doppel oder Suite) in einem bestimmten Hotel während eines spezifischen Ereignisses dar. Wenn alle Zimmer in einer Zuweisung gebucht sind, wird diese Zuordnung als ausverkauft betrachtet, außer wenn das Hotel weitere Kontingente zur Verfügung hat. Bei Zimmerbuchungen wird keine bestimmte Zimmernummer, sondern nur ein Zimmertyp (je nach Zuweisung) und eine eindeutige Reservierungsnummer festgelegt.

Weitere Informationen: Verwalten der Teilnehmerlogistik und Unterkunftsverfügbarkeit