Leistungsverwaltung

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Personalverwaltung

Anhand des Leistungsverwaltungsprozesses können Mitarbeiter ihre Leistung dokumentieren und mit ihrem Vorgesetzten erörtern. Vorgesetzte können wiederum den Mitarbeitern Rückmeldungen und Ratschläge geben.

Wie das folgende Diagramm zeigt, gibt es drei Seiten, die zur Verwaltung dieses Prozesses verwendet werden:

• Leistungserfassung
• Ziele
• Leistungsbeurteilung

Im folgenden Diagramm wird dargestellt, wie die Hauptkomponenten der Leistungsverwaltung miteinander verbunden sind.

Leistungserfassung

Als Mitarbeiter sammeln Sie vor dem Abschluss einer Leistungsbeurteilung häufig Informationen zu Aktivitäten oder Ereignissen, die Ihnen während der Überprüfungsperiode bei Ihrer Arbeit geholfen haben. Die Leistungserfassung ist die richtige Stelle, um diese Aktivitäten und Ereignisse zu dokumentieren. Darüber hinaus können Sie zukünftige Aktivitäten erstellen, die abgeschlossen werden müssen, damit ein bestimmtes Ziel erreicht wird oder damit die Voraussetzungen für einen Entwicklungsplan oder leistungsorientierte Verpflichtungen erfüllt werden. Leistungserfassungen sind nicht erforderlich, damit Sie Ziele oder Leistungsbeurteilungen erstellen.

Es gibt zwei Arten der Leistungserfassung: die Mitarbeiterversion, auf die über den Arbeitsbereich Mitarbeiter-Self-Service zugegriffen werden kann (ESS), und die Managerversion, auf die über den Arbeitsbereich Manager-Self-Service zugegriffen werden kann (MSS). Mitarbeiter können eigene Erfassungen erstellen und auswählen, ob sie diese für ihren Vorgesetzten freigeben. Vorgesetzte können Erfassungen für ihr Team erstellen und auswählen, ob sie diese für ihre Mitarbeiter freigeben.

Wenn der Zugriff auf die Leistungserfassung über den Arbeitsbereich ESS erfolgt, können Sie auf der Seite Leistungserfassung die folgenden Informationen eingeben:

• Titel für die Aktivität
• Beschreibung für die Aktivität mit detaillierten Informationen zur Aktivität
• Datum, an dem die Erfassung erstellt wurde
• Datumsangaben, an denen die Aktivität gestartet und abgeschlossen wurde
• Eine Statuseinstellung, die angibt, ob die Aktivität für den Vorgesetzten des Mitarbeiters freigegeben werden kann
• Einstellung, die angibt, ob der Eintrag Teil eines Entwicklungsplans ist
• Schlüsselwörter, die bei der Suche nach ähnlichen Leistungserfassungselementen helfen

Sie können die Leistungserfassung auch mit einer externen Website verknüpfen, indem Sie die URL dieser Site speichern. Wenn sich die Erfassung auf Ziele oder Leistungsbeurteilungen bezieht, können Sie sie mit diesen verknüpfen. Wenn über die MSS-Seite auf die Leistungserfassung zugegriffen wird, können Sie dieselben Informationen wie für die Mitarbeitererfassung eingeben. Darüber hinaus können Sie den Mitarbeiter angeben, für den die Erfassung erstellt wird. Sie können auswählen, ob die Managererfassung für diesen Mitarbeiter freigegeben wird.

Feedback senden

Die Leistungserfassung enthält eine zusätzliche Funktion mit der Bezeichnung Feedback senden. Wenn Sie Feedback senden auswählen, können Sie einen Mitarbeiter auswählen und per E-Mail Rückmeldungen über diesen Mitarbeiter bereitstellen. Diese Nachricht wird an den Mitarbeiter gesendet, an den das Feedback gerichtet ist, an den Vorgesetzten dieses Mitarbeiters, an den Mitarbeiter, der das Feddback sendet und an den Vorgesetzten dieses Mitarbeiters. Für jede Person, die diese Nachricht mit dem Feedback erhält, wird ein Leistungserfassungseintrag erstellt.

Ziele

Über die Seite Leistungsziele können Sie die Ziele verfolgen, die Sie und Ihr Vorgesetzter für Sie erstellt haben. Sie können beliebig viele Ziele erstellen, und diese Ziele können verschiedene Zeiträume und Leistungsbeurteilungen enthalten. Sie können einfache oder komplexe Ziele erstellen, je nach Umfang der eingegebenen Informationen zu einem Ziel. Ziele sind keine Voraussetzungen für Leistungsbeurteilungen.

Ein grundlegendes Ziel muss die folgenden Informationen enthalten:

• einen Kurznamen
• eine längere Beschreibung des Ziels
• das voraussichtliche Startdatum des Ziels
• das voraussichtliche Abschlussdatum des Ziels

Sie können auch eine Zielkategorie angeben, die beim Organisieren von Zielen hilft. Den Vorgesetzten wird auch der Name der Person angezeigt, der das Ziel zugewiesen ist.

Wenn Sie ausführlichere Anweisungen für ein Ziel haben, können Sie Zielthemen erstellen. Diese Themen enthalten einen Titel und eine Beschreibung. Sie können beliebig viele Themen hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Zieldetails sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Vorgesetzten verständlich sind. Sowohl der Mitarbeiter als auch der Vorgesetzte können Kommentare zum Fortschritt der Ziele eingeben.

Oftmals sind messbare Ergebnisse für Ziele angegeben. Sie können Messungen hinzufügen, um die festgelegten Zielergebnisse und die tatsächlichen Ergebnisse nachzuverfolgen. Wenn es sich bei der Messung um eine ausgedehnte Zielvorgabe handelt, können Sie die Messung mithilfe der Option Ziel ausdehnen markieren.

Die Leistungserfassung beschreibt Aktivitäten, die Ihren Vorgesetzten besser darüber informieren, wie Sie das Ziel erreicht haben. Wenn Sie eine Leistungserfassung mit dem Ziel verknüpft haben, wird diese im Abschnitt Aktivitäten für dieses Ziel angezeigt. Sie können auch eine neue Leistungserfassung über die Seite Leistungsziele hinzufügen. Die Leistungserfassung wird automatisch mit dem Ziel verknüpft.

Wenn Sie dem Ziel ein Dokument zuordnen möchten, z. B. eine Abschlussbescheinigung, können Sie es im Bereich Anhänge auf der Seite Leistungsziele anhängen. Über eine Dokumentenanzeige können Sie den Inhalt eines angehängten Dokuments schnell anschauen.

Sie können eine Vorlage anhand eines Ziels erstellen und diese Vorlagen dann verwenden, um neue Ziele erstellen. Wenn Sie eine Vorlage basierend auf einem Ziel erstellen, werden die Beschreibung, die Themen und die Zielmessungen gespeichert. Alle tatsächlichen Messungen, Fertigstellungstermine und Artikelkommentare werden jedoch entfernt.

Leistungsüberprüfungen

Leistungsbeurteilungen werden auch als Diskussionen bezeichnet. Sie sind jetzt flexibel genug, um fortlaufende Feedbacks, Entwicklungspläne und formellere Beurteilungen zu unterstützen. Sie können schnell Besprechungen im kleinen Kreis für zwei Person erstellen, zum Beispiel persönliche Einzelgespräche. Sie können aber auch komplexere Beurteilungen erstellen, die dem Beurteilungsverfahren in Ihrem Unternehmen entsprechen.

Eine Einzelbesprechung ist zum Beispiel eine einfache Beurteilung. Sie erfordert einen Kurznamen, eine längere Beschreibung des Besprechungsinhalts, das Datum der Besprechung und den zu besprechenden Beurteilungszeitraum. Den Vorgesetzten wird auch der Name der Person angezeigt, für die diese Beurteilung erstellt wird.

Für ausführlichere Beurteilungen können Sie die aktiven und abgeschlossenen Ziele hinzufügen und entsprechende Kommentare eingeben. Alle Leistungserfassungsaktivitäten und Messungen in Bezug auf ein Ziel werden in der Beurteilung angezeigt. Wenn die Beurteilung abgeschlossen ist, wird eine Momentaufnahme der Messungen gespeichert, um den Verlauf dieser Elemente zum Beurteilungszeitpunkt aufzubewahren.

Sie können auch den Bereich Kompetenzen verwenden, um die Mitarbeiterkompetenzen zu erörtern, zu beurteilen und zu bewerten. Sie können beliebig viele Kompetenzen hinzufügen und festlegen, ob die Kompetenz bewertet werden muss.

Sie können neue Beurteilungen erstellen, die auf von Ihnen erstellten Vorlagen basieren. Sie können beispielsweise Vorlagen für Einzelgespräche, Entwicklungspläne oder regelmäßige Beurteilungen verwenden. Wenn Sie eine neue Beurteilung erstellen, können Sie die Vorlage auswählen.

Um Bewertungen auszudrucken, wählen Sie die Taste Druckansicht aus. Wenn Sie die Schaltfläche auf der Seite Bewertung nicht sehen, stellen Sie sicher, dass Sie die Funktion im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung aktiviert haben. Weitere Informationen zur Funktionsverwaltung finden Sie unter Funktionsverwaltung – Übersicht.

Mögliche Komponenten für Leistungsbeurteilungen

Sie können verschiedene Arten von Informationen in Leistungsbeurteilungen berücksichtigen. Dazu gehören zum Beispiel Beurteilungsdetails, Messungen, Aktivitäten, Bewertungen, Abzeichnungen und Anhänge.

Beurteilungsdetails

Sie können Ihre Ziele in die Beurteilungsdetails übernehmen und diese kommentieren. Sie können auch Kompetenzen einrichten und kommentieren.

Messungen

Sie können Messungen für ein Ziel oder eine Beurteilung anzeigen. Sie können auch eine neue Messung hinzufügen, die sich auf die Beurteilung bezieht.

Aktivitäten

Sie können Leistungserfassungselemente anzeigen, die sich auf die Beurteilung beziehen. Sie können auch eine Leistungserfassung hinzufügen, die automatisch mit der Beurteilung verknüpft wird.

Bewertungen

Sie können auf jedes Ziel und jede Kompetenz, die Gegenstand der Beurteilung sind, eine Bewertung anwenden. Sie können die Bewertungsmodelle für jede Beurteilung definieren. Die Standardeinstellungen für Bewertungen befinden sich auf der Seite Gemeinsam verwendete Parameter der Personalverwaltung unter Leistung.

Abzeichnungen

Der Mitarbeiter und/oder der Vorgesetzte wird basierend auf den festgelegten Bewertungsparametern in der Beurteilung aufgeführt. Beurteilungen können obligatorisch oder optional sein. Nachdem alle erforderlichen Abzeichnungen vorgenommen wurden, erhält die Beurteilung den Status Abgeschlossen.

Anhänge

Sie können ein Dokument im Bereich Anhänge auf der Seite Überprüfungen an eine Beurteilung anhängen. Über eine Dokumentenanzeige können Sie den Inhalt eines angehängten Dokuments schnell anschauen.

Workflow für die Leistungsverwaltung

Sie können den Workflow für die Arbeitskraftüberprüfung verwenden, um die Genehmigung einer Beurteilung zu steuern. Sie können auch festlegen, dass der automatisierte Workflow übersprungen wird, und Sie können den Status der Beurteilung manuell ändern. So können Sie einfachere Dokumente wie zum Beispiel Einzelbeurteilungen erstellen, ohne den Workflowprozess zu verwenden. Der Zugriff auf eine Beurteilung wird durch den Status der Beurteilung wie folgt gesteuert:

1. Wenn die Beurteilung erstellt wird, wird sie auf Nicht gestartet festgelegt. Die Beurteilung kann von jedem Benutzer bearbeitet werden.

2. Nachdem der Mitarbeiter Überprüfung beginnen ausgewählt hat, wird die Beurteilung auf In Bearbeitung festgelegt. Der Mitarbeiter fügt dann Inhalt hinzu. An diesem Punkt kann der Vorgesetzte das Beurteilungsdokument nicht mehr anzeigen.

3. Der Status des Mitarbeiters wechselt zu Bereit für Überprüfung.

4. Der Vorgesetzte kann Kommentare und Bewertungen hinzufügen. Zu diesem Zeitpunkt kann nur der Vorgesetzte die Beurteilung anzeigen.

5. Der Vorgesetzte ändert den Status zu Abschlussüberprüfung, damit sowohl der Mitarbeiter als auch der Vorgesetzte die Beurteilung anzeigen und erörtern können. Sie können in den Parametern angeben, ob die Beurteilung nun bearbeitet werden kann. Dieser Schritt ist auch optional. Der Vorgesetzte kann auch einfach die Beurteilung für den Mitarbeiter freigeben und sie abschließend als Abgeschlossen markieren.

6. Wenn die Abzeichnungen abgeschlossen sind, ändert sich der Status zu Abgeschlossen. Zu diesem Zeitpunkt kann die Beurteilung nicht mehr geändert werden.

Der Workflow für die Arbeitskraftüberprüfung besteht aus zwei Elementen:

1. Überprüfung genehmigen. Fügen Sie dieses Element hinzu, um die Änderung des Status von In Bearbeitung zu Bereit für Überprüfung zu steuern. Ändern Sie die Zuweisung, damit die Führungsebenenhierarchie verwendet wird wenn Mitarbeiter-Managerebene = 1 ist.

2. Abschlussüberprüfung. Fügen Sie dieses Element hinzu, um die Änderung des Status von In Bearbeitung zu Letzte Überprüfung zu steuern. Die Zuweisung ändern Sie so, dass die Verwaltungshierarchie verwendet wird, wobei Employee.line-Managerebene = 1 ist, wenn der Manager die letzte Prüfung genehmigen soll. Ändern Sie die Zuweisung in Workflowbenutzer, wenn die Genehmigung durch den Mitarbeiter erfolgen soll. Wenn die Genehmigung sowohl durch den Mitarbeiter als auch durch den Vorgesetzten erfolgen soll, fügen Sie zwei Schritte im Workflow hinzu. Nehmen Sie die entsprechende Zuweisung für jeden Schritt in der Reihenfolge vor, in der die Genehmigungen ablaufen sollen.

Einrichtung

Drei Seiten helfen Ihnen beim Einrichten der Informationen, die zum Abschließen des Leistungsprozesses erforderlich sind: Messungen, Leistungserfassungs-Quelltypen und die Seite Überprüfungstypen.

Messungen

Auf der Seite Messungen können Sie Standardmessungen erstellen, die auf den Seiten Leistungsziele und Überprüfungen verwendet werden. Sie können Messungen in Form von Datumswerten, Mengen, Beträgen, Prozentsätzen oder von Messungen erstellen, die auf einem Bewertungsmodell basieren.

Leistungserfassungs-Quelltypen

Leistungserfassungs-Quelltypen beschreiben, woher die Leistungserfassungen stammen. Sie können erkennen, ob ein Erfassungselement standardmäßig nur vom Vorgesetzten, nur vom Mitarbeiter oder sowohl vom Vorgesetzten als auch vom Mitarbeiter angezeigt wird. Quelltypen können derzeit nicht deaktiviert werden.

Überprüfungstypen

Überprüfungstypen steuern das Verhalten einer Leistungsbeurteilung. Sie können den Workflow für eine Beurteilung aktivieren oder deaktivieren. Wenn die Beurteilung keinen Workflow verwendet, können Sie den Standardstatus definieren, der beim Erstellen der Beurteilung verwendet wird. Sie können außerdem festlegen, ob der Mitarbeiter, der Vorgesetzte oder beide die Beurteilung abzeichnen müssen.