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Automatisieren von Offboardingaufgaben nach dem letzten Arbeitstag von Mitarbeiter*innen mit Microsoft Entra Admin Center

Dieses Tutorial enthält eine ausführliche Anleitung zum Konfigurieren von Offboardingaufgaben nach dem letzten Arbeitstag von Mitarbeiter*innen mit Lebenszyklus-Workflows und Microsoft Entra Admin Center.

In diesem Szenario für Aufgaben nach dem Offboarding werden ein geplanter Workflow und die folgenden Aufgaben ausgeführt:

  1. Entfernen aller Lizenzen des Benutzers
  2. Entfernen eines Benutzers aus allen Teams
  3. Benutzerkonto löschen

Voraussetzungen

Für die Verwendung dieses Features sind Microsoft Entra ID Governance- oder Microsoft Entra Suite-Lizenzen erforderlich. Informationen zur richtigen Lizenz für Ihre Anforderungen finden Sie unter Microsoft Entra ID Governance-Lizenzierungsgrundlagen.

Voraussetzungen

Bevor Sie mit diesem Tutorial beginnen, müssen Sie die in diesem Abschnitt aufgeführten Voraussetzungen erfüllen, da diese nicht im eigentlichen Tutorial enthalten sind. Als Teil der Voraussetzungen für die Durchführung dieses Tutorials benötigen Sie ein Konto mit Lizenzen und Teams-Mitgliedschaften, das während der Bearbeitung des Tutorials gelöscht werden kann. Ausführlichere Anweisungen zum Ausführen dieser erforderlichen Schritte finden Sie im Lernprogramm zum Vorbereiten von Benutzerkonten für Lifecycle-Workflows.

Das geplante Szenario für den Abgang von Mitarbeitern kann in die folgenden Abschnitte unterteilt werden:

  • Voraussetzung: Erstellen eines Benutzerkontos, das einen Mitarbeiter darstellt, der Ihre Organisation verlässt
  • Voraussetzung: Vorbereiten des Benutzerkontos mit Lizenzen und Teams-Mitgliedschaften
  • Erstellen des Workflows für die Lebenszyklusverwaltung
  • Ausführen des geplanten Workflows nach dem letzten Arbeitstag
  • Überprüfen, ob der Workflow erfolgreich ausgeführt wurde

Erstellen eines Workflows mit Vorlage für geplante Abgänge

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow für geplante Abgänge zu erstellen, der Offboardingaufgaben nach dem letzten Arbeitstag von Mitarbeitern mit Lebenszyklus-Workflows mithilfe von Microsoft Entra Admin Center automatisch durchführt.

  1. Melden Sie sich im Microsoft Entra Verwaltungszentrum als mindestens Administrator für Lebenszyklus-Workflows an.

  2. Wählen Sie ID-Governance aus.

  3. Wählen Sie Lifecycle-Workflows aus.

  4. Wählen Sie auf der Seite "Übersicht" die Option "Neuer Workflow" aus. Screenshot der Auswahl eines neuen Workflows.

  5. Wählen Sie in den Vorlagen unter "Post-offboarding" eines Mitarbeitersdie Option "Auswählen" aus. Screenshot der Auswahl eines Leaver-Workflows.

  6. Als Nächstes konfigurieren Sie die grundlegenden Informationen zum Workflow. Diese Informationen umfassen, wann der Workflow ausgelöst wird, der als "Days from"-Ereignis bezeichnet wird. In diesem Fall wird der Workflow also sieben Tage nach dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters ausgelöst. Fügen Sie auf dem Bildschirm für das Nach-Offboarding eines Mitarbeiters die folgenden Einstellungen hinzu und wählen Sie dann Weiter: Bereich konfigurieren aus. Screenshot der Basisinformationen der Leaver-Vorlage für einen Workflow.

  7. Als Nächstes konfigurieren Sie den Bereich. Der Bereich bestimmt, für welche Benutzer*innen dieser Workflow ausgeführt wird. In diesem Fall wird er für alle Benutzer*innen in der Marketingabteilung ausgeführt. Fügen Sie auf dem Bildschirm "Bereich konfigurieren" unter "Regel " Folgendes hinzu, und wählen Sie dann "Weiter: Aufgaben überprüfen" aus. Eine vollständige Liste der unterstützten Benutzereigenschaften finden Sie unter "Unterstützte Benutzereigenschaften und Abfrageparameter

  8. Auf der folgenden Seite können Sie die Aufgaben bei Bedarf überprüfen, es ist jedoch keine zusätzliche Konfiguration erforderlich. Wählen Sie "Weiter" aus: Wählen Sie Benutzer aus, wenn Sie fertig sind. Screenshot von Leaver-Workflowaufgaben.

  9. Überprüfen Sie auf dem Überprüfungsbildschirm, ob die Informationen korrekt sind, und wählen Sie "Erstellen" aus. Screenshot eines Austritts-Workflows, der erstellt wird.

Hinweis

Wählen Sie Erstellen mit dem deaktivierten Kontrollkästchen Zeitplan aktivieren, um den Workflow manuell auszuführen. Sie können diese Einstellung später aktivieren, nachdem Sie den Aufgaben- und Workflowstatus überprüft haben.

Ausführen des Workflows

Nach dem Erstellen des Workflows wird er automatisch alle drei Stunden ausgeführt. Das bedeutet, dass Lebenszyklus-Workflows alle drei Stunden nach Benutzern mit der zugehörigen Ausführungsbedingung suchen und die konfigurierten Aufgaben für diese Benutzer ausführen. Für das Tutorial sollen sie jedoch sofort ausgeführt werden. Um einen Workflow sofort auszuführen, können Sie das On-Demand-Feature verwenden.

Hinweis

Beachten Sie, dass Sie derzeit keinen Workflow bedarfsgesteuert (On-Demand) ausführen können, wenn er auf „Deaktiviert“ festgelegt ist. Sie müssen den Workflow auf „Aktiviert“ festlegen, um die On-Demand-Funktion zu verwenden.

Mit den folgenden Schritten führen Sie bei Bedarf einen Workflow für Benutzer*innen aus, die Microsoft Entra Admin Center verwenden:

  1. Wählen Sie auf dem Workflowbildschirm den Workflow aus, den Sie ausführen möchten.
  2. Wählen Sie "Bei Bedarf ausführen" aus.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte " Benutzer auswählen " die Option "Benutzer hinzufügen" aus.
  4. Fügen Sie einen Benutzer hinzu.
  5. Wählen Sie "Workflow ausführen" aus.

Überprüfen des Aufgaben- und Workflowstatus

Sie können den Status von Workflows und Aufgaben jederzeit überwachen. Zur Erinnerung: Zurzeit sind drei verschiedene Datenpivots, Benutzerausführungen und Aufgaben verfügbar. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung zum Überprüfen des Status eines Workflows. Im Verlauf dieses Abschnitts betrachten wir den Status anhand der benutzerorientierten Berichte.

  1. Wählen Sie zunächst die Registerkarte "Workflowverlauf " aus, um die Benutzerzusammenfassung und die zugehörigen Workflowaufgaben und -status anzuzeigen. Screenshot der Workflowverlaufszusammenfassung.

  2. Sobald die Registerkarte " Workflowverlauf " ausgewählt ist, gelangen Sie wie gezeigt auf die Workflowverlaufsseite: Screenshot der Workflowverlaufsübersicht.

  3. Als Nächstes können Sie " Gesamtaufgaben " für den Benutzer Jane Smith auswählen, um die Gesamtanzahl der erstellten Vorgänge und deren Status anzuzeigen. In diesem Beispiel gibt es drei Aufgaben insgesamt, die dem Benutzer Jane Smith zugewiesen sind.
    Screenshot der Gesamtaufgaben des Workflows.

  4. Um eine zusätzliche Granularitätsebene hinzuzufügen, können Sie fehlgeschlagene Aufgaben für den Benutzer Wade Warren auswählen, um die Gesamtzahl der fehlgeschlagenen Aufgaben anzuzeigen, die dem Benutzer Wade Warren zugewiesen wurden. Screenshot der fehlgeschlagenen Workflowaufgaben.

  5. Ebenso können Sie vorgänge ohne Verarbeitung für den Benutzer Wade Warren auswählen, um die Gesamtanzahl der nicht verarbeiteten oder abgebrochenen Vorgänge anzuzeigen, die dem Benutzer Wade Warren zugewiesen wurden. Screenshot der nicht verarbeiteten Workflowaufgaben.

Aktivieren des Workflowzeitplans

Nachdem Sie den On-Demand-Workflow ausgeführt und überprüft haben, ob alles funktioniert, sollten Sie den Workflowzeitplan aktivieren. Um den Workflowzeitplan zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zeitplan aktivieren " auf der Seite "Eigenschaften".

Screenshot des workflowfähigen Zeitplans.

Nächste Schritte