Wie gut ist Ihre Organisation auf Microsoft Teams vorbereitet?

• Gilt für:

  Microsoft Teams

Nachdem Ihr Projektteam erstellt ist und Sie beginnen zu sehen, welche Vorteile Microsoft Teams für Ihre Organisation mit sich bringt, ist es wichtig, die Bereitschaft Ihrer Organisation für den Übergang zu Microsoft Teams zu beurteilen. Für die Einschätzung der Bereitschaft müssen Sie Folgendes tun:

1. Beurteilen Sie die Projektbeteiligten.
2. Identifizieren Sie Early Adopter.
3. Schätzen Sie die Bereitschaft der Organisation für Veränderungen ein.

Beurteilen der Projektbeteiligten

Listen Sie die wichtigsten Projektbeteiligten und Führungskräfte in Ihrer Organisation auf. Stellen Sie sich für jede Person die folgenden Fragen:

1. Ist diese Führungskraft offen für neue Technologien?
2. Bewerten Sie die Zufriedenheit dieser Führungskraft mit Ihrer aktuellen Technologie.
3. Ist diese Führungskraft bereit, nicht sanktionierte Technologien zu verwenden, um Ergebnisse schneller zu erzielen oder für eine bessere Umgebung für seine Teammitglieder zu sorgen?
4. Steht diese Führungskraft unter hohem Druck im Hinblick auf das Erreichen von Geschäftsergebnissen?
5. Ist diese Führungskraft bereit, von ihren Erfahrungen mit Microsoft Teams zu erzählen, um den Umstieg zu fördern?
6. Steht diese Führungskraft in einer positiven Beziehung zu wichtigen Mitgliedern des bestehenden Projektteams?
7. Möchte diese Führungskraft in der Organisation als "Agent der Veränderung" betrachtet werden?

Sie können weitere Fragen hinzufügen, die für Ihre Organisation relevant sind. Bei Ihren ersten beiden Phasen (Start und Experiment) wird es Führungskräfte geben, die Veränderungen gegenüber aufgeschlossen sind, mit den aktuellen Technologien etwas unzufrieden sind und zu denen Sie eine gute Beziehung haben. Diese Führungskräfte sollten in das Hauptprojektteam als Geschäftsberater eingebunden werden; sie sind evtl. mit Projekten betraut, die für Ihre Experimentierphase von wesentlicher Bedeutung sind. Es ist wichtig, zum Experimentieren reale Situationen mit großen Auswirkungen auszuwählen, und Projekte mit hohem Risiko bei anfänglichen Experimenten zu vermeiden.

Hinweis

Zwar ist es möglich, diese Art von Fragebögen auf eine Weise zu bewerten, dass der Einfluss des menschlichen Faktors "Beziehungen" in Ihrer Organisation auf ein Minimum reduziert wird, das Vorantreiben von Veränderungen hängt jedoch genauso von der Chemie innerhalb des Teams wie von seinen technischen Kenntnissen oder seinem Geschäftssinn ab. Überprüfen Sie diese Liste mit Ihren Teammitgliedern, um beim Auswählen von Projekten und Mitarbeitern für nachfolgende Phasen mit ihnen zu besprechen, welche ihrer verschiedenen Führungskräfte zu diesem Projekt "passen".

Identifizieren von Early Adopters

Erstanwender haben bestimmte Merkmale gemeinsam, ganz unabhängig von Größe und Branche Ihrer Organisation. In der Regel zeichnen sich Early Adopter durch folgende Merkmale aus:

• An Technologie interessiert
• Willens, zu Veränderungen beizutragen
• Verbesserungen anstrebend
• Von Natur aus Teamplayer
• Willens, ihre Beobachtungen und Erfahrungen mit der Gruppe zu teilen
• Risikofreudig; das heißt, sie sind bereit, etwas auszuprobieren, um zu sehen, ob es funktioniert.

Verwenden Sie ein einfaches Formular in Microsoft 365 oder Office 365, um es diesen Personen zu ermöglichen, sich für Ihr Early Adopter-Programm für Microsoft Teams anzumelden. Je nach Größe und Komplexität Ihrer Organisation können Sie nur einige oder alle diese Personen in die Experimentierphase einbinden. Die Teilnehmer dieses Programms erklären sich damit einverstanden, aktiv an der Experimentierphase teilzunehmen und dem Projektteam regelmäßiges Feedback zu geben. Vermeiden Sie die Einbindung von Personen, die nur neue Technologien ausprobieren möchten. Vermitteln Sie den Teilnehmern, dass sie durch ihr aktives Feedback zum Ergebnis Ihres Projekts beitragen. Sie verwenden diese Liste von Personen in Phase 2 – Experiment verwenden.

Unser Leitfaden für ein Early Adopter-Programm ist eine hilfreiche Ressource zum Starten dieses Programms in Ihrer Umgebung.

Einschätzung der Bereitschaft Ihrer Organisation für Veränderungen

Veränderung ist ein menschlicher Prozess, der nichts mit Technologie zu tun hat. Erkenntnisse im Bereich der Verhaltenspsychologie und der Neurowissenschaften belegen die natürlichen Widerständen gegenüber Veränderungen. Damit Veränderungen angenommen werden, ist es wichtig, die Anforderungen an die Benutzer vorwegzunehmen, Ihr Verständnis für ihre Situation zum Ausdruck zu bringen und Lösungen zu entwickeln, durch die diese Situation verbessert wird. Selbst dann werden Sie auf natürlichen Widerstand gegenüber Veränderungen stoßen.

Jedes Unternehmen folgt zum Erzielen von Veränderungen je nach Region, Arbeitsstil, beruflichem Profil und anderen Elementen der Organisation unterschiedlichen Ansätzen. Informationen zum Beurteilen der Bereitschaft Ihrer Organisation finden Sie unter Einschätzen der Bereitschaft zu organisationsweiten Veränderungen. Verwenden Sie die Anleitungen, um die folgenden Fragen zu beantworten:

1. Wie hoch ist der Prozentsatz der Benutzer in den einzelnen Kategorien? (Widerstand gegen Veränderungen)

   • Early Adopter: Diese Benutzer fordern die Lösung an, bevor sie verfügbar ist.
   • Informierte Benutzer: Verwenden die Lösung, nachdem deren Nutzen nachgewiesen wurde.
   • Widerständler: Leisten bei jeglicher Veränderung Widerstand.

   Tipp

   Early Adopter eignen sich sehr als Pilottester und Motivierer von Kollegen. Benutzer, die neue Tools nur langsam annehmen, brauchen zusätzliche Motivation und mehr Zeit für die Anpassung.

2. Über welche Kompetenzen verfügt der Benutzer im Hinblick auf die Veränderung? (Schulung)

   • Selbststarter benötigen nur einen Link zu einem Video.
   • Für Team-Builder sind Gruppenschulungen am besten geeignet.
   • 1:1-Lernende brauchen individuelle Unterstützung.

   Tipp

   Passen Sie Art und Umfang der Schulungen an die Kompetenzen und Persönlichkeiten an. Halten Sie Schulungen auf dem neuesten Stand, etwa zu neuen Features, die online verfügbar gemacht werden.

3. Inwiefern werden neben der Bereitstellung dieses Dienstes weitere Änderungen vorgenommen? (Anpassungsfähigkeit)
   Zu den Veränderungen könnten Office-/Windows-Upgrades, Büroumzüge, Fusionen, Umstrukturierungen und so weiter gehören.

   • Keine
   • 1-3 Veränderungen
   • Mehr als 3 Veränderungen

   Tipp

   Zu viele Veränderungen können Akzeptanz und Produktivität beeinträchtigen. Wenn mehr als 3 Veränderungen anstehen, ziehen Sie in Betracht, sie in größeren Abständen umzusetzen oder anhand eines gemeinsamen Themas zu bündeln.

Kombinieren Sie diese Daten mit den Profilen der Projektmitarbeiter und den Mitarbeitern, die sich für das Early Adopter-Programm angemeldet haben. Auf diese Weise können Sie Gruppen identifizieren, die für Veränderungen bereit sind und sie neben ihren bestehenden Aufgaben bewältigen können. Mit dieser Methode können Sie Partner für die Veränderung zusammenstellen.

Sie können mithilfe interner Experten das Problem der unterschiedlichen Veränderungscharakter angehen. Hier ist Feedback der Schlüssel zum Erfolg: Fordern Sie die Benutzer auf, ihre Schwierigkeiten und Bedürfnisse mit anderen zu teilen. Binden Sie Unterbrecher und Widerständler ein, indem Sie diesen Personen oder Gruppen während des Experiments Platz einräumen. Mithilfe dieser bewährten Methode bereiten Sie den Weg für eine reibungslosere breite Bereitstellung Ihrer Verbesserungen für die Zusammenarbeit vor.

Weiter: Microsoft Teams-Einführungsphase 2: Experiment