Wie gut ist Ihre Organisation auf Microsoft Teams vorbereitet?

• Gilt für:

  Microsoft Teams

Nachdem Ihr Projektteam zusammengekommen ist und Sie beginnen zu sehen, was Teams für Ihre Organisation tun kann, ist es wichtig, die Bereitschaft Ihrer Organisation für den Übergang von Teams zu bewerten. Um Ihre Bereitschaft zu bewerten, müssen Sie:

1. Beurteilen Sie die Projektbeteiligten.
2. Identifizieren Sie Early Adopter.
3. Schätzen Sie die Bereitschaft der Organisation für Veränderungen ein.

Beurteilen der Projektbeteiligten

Listen Sie die wichtigsten Projektbeteiligten und Führungskräfte in Ihrer Organisation auf. Stellen Sie sich für jede Person die folgenden Fragen:

1. Ist diese Führungskraft offen für neue Technologien?
2. Bewerten Sie die Zufriedenheit dieser Führungskraft mit Ihrer aktuellen Technologie.
3. Ist diese Führungskraft bereit, nicht genehmigte Technologie zu verwenden, um Die Ergebnisse zu beschleunigen oder eine bessere Erfahrung für die Teammitglieder zu schaffen?
4. Steht diese Führungskraft unter hohem Druck im Hinblick auf das Erreichen von Geschäftsergebnissen?
5. Wird diese Führungskraft bereit sein, ihre Erfahrungen mit Teams zu evangelisieren, um den Übergang zu unterstützen?
6. Steht diese Führungskraft in einer positiven Beziehung zu wichtigen Mitgliedern des bestehenden Projektteams?
7. Möchte diese Führungskraft in der Organisation als "Agent der Veränderung" betrachtet werden?

Sie können weitere Fragen hinzufügen, die für Ihre Organisation relevant sind. Für Ihre ersten beiden Phasen (Startup und Experiment) sehen Sie Führungskräfte, die für Veränderungen freundlich sind, mit der aktuellen Technologie unzufrieden sind und zu denen Sie eine gute Beziehung haben. Diese Führungskräfte sollten als Unternehmensberater in das Kernprojektteam eingebunden werden und möglicherweise Projekte haben, die für Ihre Experimentierphase unerlässlich sind. Es ist wichtig, wirkungsvolle, reale Situationen zum Experimentieren auszuwählen und Projekte mit hohem Risiko für Ihre ersten Experimente zu vermeiden.

Hinweis

Zwar ist es möglich, diese Art von Fragebögen auf eine Weise zu bewerten, dass der Einfluss des menschlichen Faktors "Beziehungen" in Ihrer Organisation auf ein Minimum reduziert wird, das Vorantreiben von Veränderungen hängt jedoch genauso von der Chemie innerhalb des Teams wie von seinen technischen Kenntnissen oder seinem Geschäftssinn ab. Überprüfen Sie diese Liste mit Ihren Teammitgliedern, um beim Auswählen von Projekten und Mitarbeitern für nachfolgende Phasen mit ihnen zu besprechen, welche ihrer verschiedenen Führungskräfte zu diesem Projekt "passen".

Identifizieren von Early Adopters

Erstanwender haben bestimmte Merkmale gemeinsam, ganz unabhängig von Größe und Branche Ihrer Organisation. In der Regel zeichnen sich Early Adopter durch folgende Merkmale aus:

• An Technologie interessiert
• Willens, zu Veränderungen beizutragen
• Verbesserungen anstrebend
• Von Natur aus Teamplayer
• Willens, ihre Beobachtungen und Erfahrungen mit der Gruppe zu teilen
• Risikofreudig; das heißt, sie sind bereit, etwas auszuprobieren, um zu sehen, ob es funktioniert.

Verwenden Sie ein Formular in Microsoft 365 oder Office 365, um diesen Personen zu ermöglichen, sich für Ihr Early Adopter-Programm für Teams zu entscheiden. Je nach Größe und Komplexität Ihrer Organisation können Sie nur einige oder alle diese Personen in die Experimentierphase einbinden. In diesem Programm stimmen sie zu, aktiv an Ihrer Experimentierphase teilzunehmen und dem Projektteam regelmäßig Feedback zu geben. Vermeiden Sie die Einbindung von Personen, die nur neue Technologien ausprobieren möchten. Teilen Sie ihnen mit, dass sie durch dieses aktive Feedback dazu beitragen, das Ergebnis Ihres Projekts zu erstellen. Sie verwenden diese Liste der Personen in Phase 2 – Experiment.

Unser Leitfaden für ein Early Adopter-Programm ist eine hilfreiche Ressource zum Starten dieses Programms in Ihrer Umgebung.

Einschätzung der Bereitschaft Ihrer Organisation für Veränderungen

Veränderung ist ein menschlicher Prozess, der nichts mit Technologie zu tun hat. Es gibt Verhaltenspsychologie und Neurowissenschaften, die uns über den natürlichen Widerstand gegen Veränderungen aufklären. Damit Veränderungen angenommen werden, ist es wichtig, die Anforderungen an die Benutzer vorwegzunehmen, Ihr Verständnis für ihre Situation zum Ausdruck zu bringen und Lösungen zu entwickeln, durch die diese Situation verbessert wird. Selbst wenn Sie dies tun, stoßen Sie auf natürlichen Widerstand gegen Veränderungen.

Jedes Unternehmen folgt zum Erzielen von Veränderungen je nach Region, Arbeitsstil, beruflichem Profil und anderen Elementen der Organisation unterschiedlichen Ansätzen. Informationen zum Beurteilen der Bereitschaft Ihrer Organisation finden Sie unter Einschätzen der Bereitschaft zu organisationsweiten Veränderungen. Verwenden Sie die Anleitungen, um die folgenden Fragen zu beantworten:

1. Wie hoch ist der Prozentsatz der Benutzer in den einzelnen Kategorien? (Widerstand gegen Veränderungen)

   • Early Adopter: Diese Benutzer fordern die Lösung an, bevor sie verfügbar ist.
   • Informierte Benutzer: Verwenden die Lösung, nachdem deren Nutzen nachgewiesen wurde.
   • Widerständler: Leisten bei jeglicher Veränderung Widerstand.

   Tipp

   Early Adopter eignen sich sehr als Pilottester und Motivierer von Kollegen. Benutzer, die neue Tools nur langsam annehmen, brauchen zusätzliche Motivation und mehr Zeit für die Anpassung.

2. Über welche Kompetenzen verfügt der Benutzer im Hinblick auf die Veränderung? (Schulung)

   • Selbststarter benötigen nur einen Link zu einem Video.
   • Für Team-Builder sind Gruppenschulungen am besten geeignet.
   • 1:1-Lernende brauchen individuelle Unterstützung.

   Tipp

   Passen Sie Art und Umfang der Schulungen an die Kompetenzen und Persönlichkeiten an. Halten Sie Schulungen auf dem neuesten Stand, etwa zu neuen Features, die online verfügbar gemacht werden.

3. Inwiefern werden neben der Bereitstellung dieses Dienstes weitere Änderungen vorgenommen? (Anpassungsfähigkeit)
   Zu den Veränderungen könnten Office-/Windows-Upgrades, Büroumzüge, Fusionen, Umstrukturierungen und so weiter gehören.

   • Keine
   • 1-3 Veränderungen
   • Mehr als 3 Veränderungen

   Tipp

   Zu viele Veränderungen können Akzeptanz und Produktivität beeinträchtigen. Wenn mehr als 3 Veränderungen anstehen, ziehen Sie in Betracht, sie in größeren Abständen umzusetzen oder anhand eines gemeinsamen Themas zu bündeln.

Kombinieren Sie diese Daten mit den Profilen der Projektmitarbeiter und den Mitarbeitern, die sich für das Early Adopter-Programm angemeldet haben. Auf diese Weise können Sie Gruppen identifizieren, die für Veränderungen bereit sind und sie neben ihren bestehenden Aufgaben bewältigen können. Mit dieser Methode können Sie Partner für die Veränderung zusammenstellen.

Sie können mithilfe interner Experten das Problem der unterschiedlichen Veränderungscharakter angehen. Hier ist Feedback der Schlüssel zum Erfolg: Fordern Sie die Benutzer auf, ihre Schwierigkeiten und Bedürfnisse mit anderen zu teilen. Binden Sie Unterbrecher und Widerständler ein, indem Sie diesen Personen oder Gruppen während des Experiments Platz einräumen. Mithilfe dieser bewährten Methode bereiten Sie den Weg für eine reibungslosere breite Bereitstellung Ihrer Verbesserungen für die Zusammenarbeit vor.

Weiter: Microsoft Teams-Einführungsphase 2: Experiment