Wertermittlung und Prozessauswahl
Die meisten Organisationen verfügen über mehrere aktive Geschäftsprozesse, doch nicht alle dieser Prozesse sind für eine Verbesserung durch Prozess-Mining geeignet. Sie müssen den Wert möglicher Verbesserungen ermitteln, um sicherzustellen, dass Sie Prozess-Mining bei den Prozessen mit der größten Wirkung verwenden. Diese Bewertung sollten Sie dann als Teil Ihres Auswahlprozesses und zur Priorisierung Ihrer potenziellen Prozesse verwenden.
Wann Sie Prozess-Mining einsetzen sollten
Zu den Überlegungen für effektives Prozess-Mining gehören folgende:
Prozessanalyse – Prozess-Mining hilft Unternehmen zu verstehen, wie ihre Prozesse in der Praxis funktionieren, wie sie von der beabsichtigten Konzeption abweichen und wo Engpässe auftreten.
Prozessverbesserung – Prozess-Mining hilft Organisationen dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen das Unternehmen Prozessverbesserungen benötigt, z. B. die Verkürzung von Durchlaufzeiten, die Reduzierung von Wartezeiten oder die Optimierung der Ressourcenzuweisung.
Compliance und Auditing – Prozess-Mining unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien, indem es nicht konformes Verhalten und Abweichungen von Standardprozessen ermittelt.
Leistungsüberwachung – Prozess-Mining hilft Organisationen dabei, die Prozessleistung in Echtzeit zu überwachen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, und sie proaktiv anzugehen.
Wann Prozess-Mining möglicherweise nicht die beste Option ist
Bestimmte Überlegungen deuten darauf hin, dass Prozess-Mining möglicherweise nicht besonders effektiv oder geeignet ist, dazu gehören:
Fehlen von Daten – Prozess-Mining basiert auf Ereignisprotokollen von Informationssystemen. Wenn also nur begrenzte oder keine Daten vorhanden sind, kann Prozess-Mining möglicherweise nicht ausgeführt werden.
Echtzeitprozesse – Wenn der Prozess, den Sie analysieren, komplex oder dynamisch ist, kann es sein, dass das Prozess-Mining nicht alle relevanten Informationen erfassen kann, oder dass es schwierig ist, die Ergebnisse zu interpretieren.
Nicht strukturiert oder repetitiv – Wenn die Prozesse unstrukturiert und repetitiv sind, kann Prozess-Mining möglicherweise keine wertvollen Erkenntnisse bereitstellen oder klare Ergebnisse liefern.
Mangelndes Prozessverständnis – Prozess-Mining ist am effektivsten, wenn Sie ein klares Verständnis des zu analysierenden Prozesses haben. Unzureichend verstandene Prozesse können für Ergebnisse sorgen, die schwer zu interpretieren sind.
Begrenzte Ressourcen – Prozess-Mining kann zeitaufwändig und ressourcenintensiv sein. Wenn technische und geschäftliche Ressourcen nicht aufeinander abgestimmt sind, ist die Durchführung einer Prozess-Mining-Analyse möglicherweise nicht möglich.
Potenzielle Prozesse für Prozess-Mining bewerten
In der Planungsphase sollten Sie Ihre Projekte klassifizieren und kategorisieren, um sicherzustellen, dass Sie an geeigneten Projekten arbeiten, die den größten Nutzen bringen. Das folgende Diagramm veranschaulicht allgemein, wie Datenverfügbarkeit und Prozessbewusstsein als allgemeine Indikatoren verwendet werden, um festzustellen, ob sich ein Prozess für die Analyse mit Prozess-Mining eignet.
In diesem Kontext bedeutet Datenverfügbarkeit, dass das System Telemetriedaten zum Abschluss der Prozessschritte erfasst, wodurch Prozess-Mining erleichtert werden kann. Wenn für einen Prozess bereits gute Telemetriedaten verfügbar sind, können Sie diese Telemetriedaten in Prozess-Mining einbringen, damit der Gesamtprozess analysiert werden kann. Ein Prozess mit niedrigem Datenverfügbarkeit würde einen erheblichen Aufwand in die Anpassung der Prozessschritte erfordern. Sie müssen folglich entsprechende Schritt-Abschlusstelemetriedaten erfassen, bevor Sie Prozess-Mining für den Prozess ausführen können.
Improvisierten Prozessen fehlt es an Struktur und Konsistenz, die Sie optimieren können. Sie würden einen improvisierten Prozess abschließen, um auf Ereignisse zu reagieren, sollten diese eintreten. Bei diesen Prozessen stehen oft nur eingeschränkte Telemetriedaten zu den abgeschlossenen Schritten zur Verfügung. Zudem ist es für Organisationen üblich, diesen Prozessen keine große Aufmerksamkeit oder große Wirkung beizumessen. Im Allgemeinen sind diese Arten von Prozessen für eine Prozess-Mining-Analyse keine guten Kandidaten. Sie können stattdessen von einer grundlegenderen Prozessgestaltung zur Definition eines strukturierteren Prozesses profitieren. Manuelle Prozesse, die eine hohe Aufmerksamkeit und Auswirkung auf die Organisation haben, wären gute Kandidaten. Allerdings fehlt ihnen in der Regel die Telemetrie, um Ihnen die Verwendung von Prozess-Mining zu ermöglichen. Bevor Sie Prozess-Mining auf diese Art von Prozessen anwenden, müssen diese zunächst eine digitale Transformation durchlaufen. Während Sie den Prozess digitalisieren, können Sie von Anfang an die entsprechende Telemetrie hinzufügen, damit Prozess-Mining auch zukünftig weitere kontinuierliche Verbesserungen durchführen kann.
Prozesse mit hohem Datenverfügbarkeit sind für Prozess-Mining ideale Kandidaten. Bei bereits stark automatisierten Prozessen können Sie mithilfe des Prozess-Mining eine weitere Optimierung vornehmen. Bei komplexen Prozessen können Sie Prozess-Mining oft verwenden, um Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung und Vereinfachung zu identifizieren.
Den Wert potenzieller Verbesserungen bewerten
Im Rahmen Ihrer Bemühungen zur Priorisierung von Prozessen kann das Schätzen des potenziellen Werts von Verbesserungen dazu beitragen, dass Sie die richtigen Prozesse analysieren. Nicht alle Prozessverbesserungen führen zu Kosten‑ oder Umsatzverbesserungen, manche sorgen für eher immaterielle Vorteile. Durch die Bewertung potenzieller Prozesse anhand einer nicht-monetären Rangfolge, beispielsweise hoch, mittel oder niedrig, können Sie sicherstellen, dass alle Prozesse mit hohem Wert die richtige Priorisierung bekommen.
Indem Sie einen strukturierten Ansatz zur Prozesse für die Priorisierung und das Auswählen verfolgen, können Sie sicherstellen, dass sich Ihre Prozess-Mining-Bemühungen auf die Prozesse konzentrieren, die die größte Wirkung für Ihr Unternehmen erzielen können.