Verwalten von Themen im großen Stil in Themen

Wenn Sie Ihre SharePoint-Websites oder Ihre gesamte organization für Themen indizieren, werden möglicherweise viele Themen generiert. Wenn dies geschieht und Sie tausende von vorgeschlagenen Themen auf der Seite Themen verwalten sehen, kann es schwierig sein, zu wissen, wo Sie anfangen sollen. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mithilfe von Themen optimieren können, welche Themen und Informationen Benutzern angezeigt werden, die nach Informationen suchen, auch in großen Organisationen mit einer großen Anzahl von Themen.

Zunächst eine Erinnerung an die vier Phasen für Themen:

• Vorgeschlagen: Ein Thema wurde von KI identifiziert und verfügt über genügend unterstützende Ressourcen, Verbindungen und Eigenschaften. (Diese werden auf der Benutzeroberfläche als vorgeschlagenes Thema markiert.)

• Bestätigt: Ein Thema, das von KI entdeckt und überprüft wurde. Die Themenüberprüfung findet in folgenden Fällen statt:

  • Ein Wissensmanager bestätigt ein Thema. Ein Wissensmanager bestätigt ein Thema auf der Seite Themen verwalten .

  • Mehrere Benutzer bestätigen ein Thema. Es muss ein Netz von zwei positiven Stimmen von Benutzern geben, die über den Feedbackmechanismus zum Thema Karte abgestimmt haben. Wenn beispielsweise ein Benutzer positiv und ein Benutzer für ein bestimmtes Thema negativ gestimmt hat, benötigen Sie noch zwei weitere positive Stimmen, damit das Thema bestätigt wird.

• Veröffentlicht: Ein Thema, das kuratiert wurde. Manuelle Bearbeitungen wurden vorgenommen, um die Qualität zu verbessern, oder es wurde von einem Benutzer erstellt.

• Entfernt: Ein Thema, das abgelehnt wurde und für Die Betrachter nicht mehr sichtbar ist. Ein Thema kann in einem beliebigen Zustand entfernt werden (vorgeschlagen, bestätigt oder veröffentlicht). Das Entfernen von Themen erfolgt in folgenden Fällen:

  • Ein Wissensmanager entfernt ein Thema. Ein Wissensmanager entfernt ein Thema auf der Seite Themen verwalten .

  • Mehrere Benutzer geben mithilfe des Feedbackmechanismus zum Thema Karte negative Stimmen ab. Damit ein Thema entfernt werden kann, muss es ein Netto von zwei negativen Stimmen geben, die von Benutzern empfangen werden. Wenn beispielsweise ein Benutzer negativ und ein Benutzer für ein bestimmtes Thema positiv gestimmt hat, benötigen Sie immer noch zwei weitere negative Stimmen, damit das Thema entfernt werden kann.

  Wenn ein veröffentlichtes Thema entfernt wird, muss die Seite mit den kuratierten Details manuell über die Seitenbibliothek des Themencenters gelöscht werden.

Rolle "Wissens-Manager"

Wenn Sie Themen konfigurieren, fügen Sie eine Gruppe von Benutzern hinzu, denen Berechtigungen erteilt wurden, um die Seite Themen verwalten im Themencenter anzuzeigen. Es wird nur für diese Benutzer angezeigt, die die Rolle der primären Zusammenstellung für die Themen haben. Sie haben Zugriff auf Daten zu den Themen und können Listen aller Themen anzeigen, auf die sie Zugriff haben, um sie zu überprüfen und zu kuratieren.

Mitarbeiter in dieser Rolle sollten über umfassende Berechtigungen zum Anzeigen einer vielzahl von Themen verfügen. Wenn Berechtigungen segmentiert sind, können Sie eine Gruppe von Benutzern auswählen, die verschiedene Bereiche des Unternehmens darstellen und für ihre eigenen Bereiche zusammenstellen können.

Wenn Sie zum ersten Mal Themen im Themencenter überprüfen, sind vorgeschlagene Themen rein KI-definiert. Wissensmanager sollten jedes Einzelne überprüfen, bevor Sie Themen in einer breiten Benutzercommunity einführen. Bei der Arbeit im großen Stil ist dieser Ansatz aufgrund der Tausenden von Themen selten praktikabel.

Der empfohlene Ansatz besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen den relevantesten oder wichtigsten Themen für Ihre anfängliche Gruppe von Benutzern zu finden und sich vor dem Rollout von Themen auf die Zusammenstellung dieser Themen zu konzentrieren. Beginnen Sie mit dem Sammeln von Feedback von den Benutzern und erlauben Sie Crowdsourcing, die Nutzungs- und Beitragsmuster Ihrer Benutzer zu bestimmen, um die in diesem Artikel vorgeschlagenen Strategien zu informieren.

Es ist wichtig zu erkennen, dass das System sowohl KI-vorgeschlagene als auch von Menschen kuratierte veröffentlichte Themen identifiziert und allen Benutzern zeigt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass allen Endbenutzern jedes vorgeschlagene Thema angezeigt wird. Die sicherheitsrelevanten Einstellungen zeigen nur die Themen an, auf die jeder Mitarbeiter basierend auf den Berechtigungen zugreifen kann, die für den Inhalt selbst festgelegt sind.

Als Wissensmanager mit Berechtigungen zum Anzeigen der Seite "Themen verwalten" sehen Sie möglicherweise eine viel größere Anzahl von Themen aufgrund Ihrer eigenen erhöhten Berechtigungen, abhängig von Ihrer Rolle in der organization und Zugriffsebene. Sie haben auch Zugriff auf Ansichten, mit denen Sie Themen anzeigen können, die an einem einzigen Ort aufgelistet sind, anstatt mithilfe von Hervorhebungen oder Suchen darauf zuzugreifen.

Darüber hinaus gibt es wahrscheinlich einen kleineren Prozentsatz von Themen, die von den meisten Benutzern angezeigt werden, und eine größere Gruppe von mehr Themen, die aufgrund von Berechtigungen viel seltener angezeigt werden. Daher ist es gut, sich zunächst auf die Themen zu konzentrieren, die für Ihre organization am wichtigsten sind und die am wahrscheinlichsten breiter gesehen werden.

In diesem Artikel werden einige Strategien für die Zusammenstellung behandelt. Diese Strategien können bedeuten, dass die weniger häufigen oder weniger häufigen Themen möglicherweise nicht vollständig von Wissensmanagern kuratiert werden. Diese vorgeschlagenen Themen bleiben jedoch nützlich und können Einblicke oder einen Zeiger auf eine Person bieten, was einem Mitarbeiter Stunden bei der Suche nach einem Ausgangspunkt sparen kann. Das Zulassen von Crowdsourcing-Updates für Themen ist von Vorteil und bietet mehr Inhalt und Abdeckung für die weniger häufigen Themen.

Dieser Artikel enthält einige Anleitungen und bewährte Methoden für die Themenverwaltung und -zusammenstellung.

Grundlegendes zu vorgeschlagenen Themen

Wenn Themen von KI erkannt werden, werden sie sowohl auf der Seite Themen verwalten als auch in den Themenkarten, die Benutzern präsentiert werden, als vorgeschlagenes Thema markiert. Alle Themen, die nicht als entfernt markiert wurden, werden Benutzern angezeigt, einschließlich bestätigter, veröffentlichter und vorgeschlagener Themen. Themen in allen drei Zuständen stehen Endbenutzern zur Verfügung.

Innerhalb eines Themas Karte oder einer Seite verwenden wir verschiedene Hinweise, um zu zeigen, wie die KI die Informationen generiert hat. Das System verwendet eine Vielzahl von Beweisen, um die Ressourcen hinzuzufügen, hauptsächlich über den Inhalt selbst.

• Bezeichnungen zeigen an, dass ein Thema vorgeschlagen wird und dass es von Themen ermittelt wurde.

  

• Informationen zum Karte gibt an, woher eine Definition stammt, indem sie ihre Quelle angeben.

• Vorgeschlagene Personen werden abgeleitet, indem Personen aggregiert werden, die Dokumente mit Themenbeweise geschrieben oder bearbeitet haben. Wenn eine Person ein Dokument mit einem Themennamen im Titel schreibt und dieses Dokument über viele Ansichten verfügt, ist möglicherweise nur ein Dokument erforderlich, um die Person als verwandte Person festzulegen. In vielen Fällen sind jedoch mehr Beweise besser, und die aufgeführten Personen haben an mehreren Dokumenten gearbeitet.

  

• Für die angezeigten Dateien und Seiten identifiziert das System, wie oft das Thema im Dokument erwähnt wurde, aber das Thema muss auch in einem bestimmten Kontext erwähnt werden, der den Verweis auf das Thema eines bestimmten Typs (z. B. Projekt oder Team) identifiziert. Dies ist es, was als Beweis für die KI zählt. Das System berücksichtigt auch das Vorkommen eines Themennamens in den Titeln von Dokumenten, Dokumenttypen und anderen Analysefeatures (z. B. Ansichten).

  

  

  

Diese Attribute zeigen, dass der Inhalt von KI hinzugefügt wurde und wie die KI diese Bestimmung getroffen hat.

Kommunikation

Bei der Kommunikation mit Ihren Benutzern über Themen ist es wichtig, den Unterschied zwischen KI-vorgeschlagenen Themen und Inhalten und ihren kuratierten Entsprechungen zu verdeutlichen.

Als Leser sollten Sie vorgeschlagene Themen mit einem kritischeren Blick betrachten. Sie sollten nicht als maßgebliche Quellen organisatorischer Wahrheit wahrgenommen werden. Stattdessen sind sie ein Instrument für die Wegsuche, um auf stillschweigendes Wissen zuzugreifen, das über die Inhalte präsentiert wird, auf die Sie Zugriff haben. Die KI hat das Thema entdeckt und verfügt über genügend Beweise, um es Ihnen zu zeigen, aber ihr Wert wurde nicht von einer Person bestätigt.

Crowdsourced-Steuerelemente

Vorgeschlagene Themen können durch die Zusammenstellung der Seite und durch Crowdsourcing-Feedback zu dem Thema verbessert werden.

Wenn Benutzer mit einem vorgeschlagenen Thema interagieren, wird ihnen möglicherweise eine einfache Frage auf der Benutzeroberfläche gestellt. Beispiel: War dieses Thema für die Seite relevant?Ist diese Person für das Thema relevant?War diese Definition richtig? Durch die Verwendung des Feedbacks zu solchen Fragen kann die Genauigkeit der Themen erhöht werden, ohne dass eine benannte Person die Seite zusammenstellen muss.

Die Startseite eines Themencenters ist ein weiterer Ort, an dem Feedback zu vorgeschlagenen Themen gesammelt wird. Im Themencenter kann ein Benutzer die Themen sehen, denen er zugeordnet wurde, und erhält die Möglichkeit, diese Zuordnung zu bestätigen oder entfernen zu lassen.

Wenn Sie ein breites Crowdsourcing von Themen zulassen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Benutzern wird die Option Bearbeiten auf Themenseiten angezeigt und können die Seiten auf der gleichen Oberfläche wie andere moderne SharePoint-Seiten bearbeiten.

• Einige Vorgeschlagene Themen-Webparts können nicht entfernt werden. Der Themenname, alternative Namen, Definition, vorgeschlagene Personen und vorgeschlagene Ressourcen können nicht entfernt werden.

• Es kann einige Zeit dauern, bis ein vorgeschlagenes oder bestätigtes Thema, das veröffentlicht wurde, in die Liste Veröffentlicht auf der Seite Themen verwalten verschoben wird.

  • Die geschätzte Zeit für die Anzeige eines Themas in Suche, Hervorhebungen, Hashtags oder Anmerkungen beträgt 2 Stunden.

  • Die geschätzte Zeit für die Anzeige eines Themas in der Liste Veröffentlicht auf der Seite Verwaltete Themen beträgt in den meisten Fällen nicht mehr als 24 Stunden. Sie sollten innerhalb von 2 Stunden angezeigt werden, aber da alle 24 Stunden eine vollständige Synchronisierung erfolgt, sollte die Wartezeit nicht länger als 24 Stunden sein.

• Es ist möglich, dass ein Benutzer ein veröffentlichtes Thema in einem ausgecheckten oder bearbeitungsbezogenen Zustand belässt. Ein Wissensmanager kann diese in der Seitenbibliothek des Themencenters anzeigen und entweder die Änderungen des Benutzers verwerfen, um das Thema erneut zu veröffentlichen, oder diesen Benutzer kontaktieren, um zu bitten, dass er das Thema eincheckt.

Themensichtbarkeit und -inhalte basieren auf den Berechtigungen eines Benutzers.

Wenn Sie die Liste der vorgeschlagenen Themen als Wissensmanager überprüfen, sollten Sie bedenken, dass der Inhalt eines vorgeschlagenen Themas dynamisch auf Berechtigungen basiert. Die vorgeschlagenen Inhalte und Personen, die Ihnen angezeigt werden, sind möglicherweise nicht mit denen identisch, die einem Benutzer oder einem anderen Wissensmanager präsentiert werden.

Basierend auf den Berechtigungen zum Anzeigen von Inhalten, die einem Thema zugeordnet sind, kann jedem Benutzer ein anderer Satz vorgeschlagener Ressourcen, Personen, alternativer Namen und Definition angezeigt werden.

Priorisieren der Themen für die Zusammenstellung

Sie können die folgenden Strategien verwenden, um Themen zu identifizieren, die wahrscheinlich prominent sind und daher gute Kandidaten für die Zusammenstellung sind.

Taxonomien

Die Verwendung vorhandener Taxonomien kann eine Liste von Themen bereitstellen, die für Benutzer wahrscheinlich prominent sind. Dies können z. B. folgende Sein:

• Produkte und Dienstleistungen, die Ihr organization bereitstellt

• Teams in Ihrem organization

• Projekte mit hohem Profil

Dieser Ansatz kann auch auf abteilungsbezogener oder funktionaler Ebene mit Fachexperten verfolgt werden, die diesen Bereich Ihrer organization verstehen. Das Ziel besteht nicht darin, dass sie eine Auswahl oder alle Themen überprüfen. Stattdessen bringen sie ihr eigenes Fachwissen ein, um die selektive Zusammenstellung zu steuern.

Suche

Häufig verwendete Suchbegriffe werden häufig als Themen erkannt. Mithilfe der wichtigsten Abfrageberichte in Microsoft Search können Sie die häufigsten Suchbegriffe in Ihrem organization identifizieren. Wenn Themen für diese Begriffe ermittelt wurden, sind sie gute Kandidaten für die Zusammenstellung. Diese Themen können in Microsoft Search als Antwortkarten dargestellt werden.

Wenn Sie derzeit Microsoft Search-Lesezeichen verwenden, überlegen Sie, welche dieser Lesezeichen durch ein Thema ersetzt werden können. Eine Lesezeichenantwort Karte enthält einen Titel, eine Beschreibung und eine URL. Unter bestimmten Umständen kann ein Thema Karte für einen Benutzer nützlicher sein, und ein Thema Karte zeigt auch Ressourcen und Personen an.

Wenn ein Benutzer auf der Suchoberfläche nach einem Begriff wie "Travel" sucht, werden suchergebnisse in Microsoft Search in der folgenden Prioritätsreihenfolge angezeigt:

1. Veröffentlichte oder bestätigte Themen

2. Lesezeichen

3. Vorgeschlagene Themen

Impressionen und Themenbewertungen

Die Anzahl der Eindrücke und die Themenbewertungen sind wichtige Metriken zum Verständnis des Verhaltens eines Themas. Der Wert dieser Metriken ist begrenzt, wenn nur Wissensmanager oder IT-Teams Zugriff auf Themen haben. Wenn Sie Themen für eine Pilotgruppe von Benutzern verfügbar machen, werden repräsentativere Daten für diese Measures generiert.

Themen mit einer hohen Anzahl von Eindrücken werden wahrscheinlich häufiger behandelt. Die Themenbewertungen für diese Themen geben einen Eindruck davon, wie reich diese Themen sind. Themen mit einer hohen Anzahl von Eindrücken und einer niedrigen Bewertung sind gute Ziele für die Zusammenstellung.

Schlüsselbegriffe aus der Informationsarchitektur größerer Organisationswebsites

Größere Portalwebsites innerhalb Ihres organization haben möglicherweise Zeit in die Organisation ihrer Informationsarchitektur und die Navigation ihrer Website zu wichtigen Themenbereichen für ihre Geschäftseinheiten, Produktlinien, Großprojekte usw. investiert. Die Überprüfung dieser Begriffe und das Identifizieren und Kuratieren von Themen für diese Begriffe kann Benutzern helfen, die Informationen zu diesen Bereichen suchen.

Nutzen interner Wissensdatenbanken oder Wiki-Websites

Wenn Ihr organization in Wissensdatenbanken oder Wiki-Websites investiert hat, können diese eine Liste von Themen enthalten, die Sie für Ihre anfänglichen Zusammenstellungsbemühungen verwenden können. Wenn sie besonders groß sind, wählen Sie die am häufigsten angezeigten oder bearbeiteten Themen als Ausgangspunkt aus.