Organisationsweite Haftungsausschlüsse, Signaturen, Fußzeilen oder Kopfzeilen in Exchange 2013
Gilt für: Exchange Server 2013
Sie können einen E-Mail-Haftungsausschluss, eine Verzichtserklärung, eine Offenlegungspflicht, eine Signatur oder andere Informationen an den Anfang oder das Ende der E-Mail-Nachrichten platzieren, die aus Ihrer Organisation verschickt oder von ihr empfangen werden. Dies kann für rechtliche, geschäftliche oder behördliche Anforderungen erforderlich sein, um potenziell unsichere E-Mail-Nachrichten zu identifizieren, oder aus anderen Gründen, die für Ihre Organisation eindeutig sind.
Um einen Haftungsausschluss einzurichten, erstellen Sie eine Transportregel, die die Bedingungen enthält, z. B. wenn sich der Absender in einer bestimmten Gruppe befindet oder wenn die Nachricht bestimmte Textmuster enthält, und den hinzuzufügenden Text. Um mehrere Haftungsausschlüsse auf eine einzelne E-Mail-Nachricht anzuwenden, verwenden Sie mehrere Transportregeln.
Wichtig
Wenn die Informationen nur zu ausgehenden Nachrichten hinzugefügt werden sollen, müssen Sie eine Bedingung hinzufügen, z. B. Empfänger, die sich außerhalb der Organisation befinden. Standardmäßig werden Transportregeln sowohl auf eingehende als auch auf ausgehende Nachrichten angewendet.
Beispiele
Hier finden Sie einige Ideen zur Verwendung von Haftungsausschlüssen.
| Typ | Beispieltext hinzugefügt |
|---|---|
| Rechtlich - für ausgehende Nachrichten | Diese E-Mail und alle mit ihr versendeten Daten sind vertraulich und nur für den Gebrauch durch die Person oder die Einheit bestimmt, an die sie adressiert ist. Wenn Sie diese E-Mail fälschlicherweise empfangen haben, benachrichtigen Sie bitte den System-Manager. |
| Rechtlich - für eingehende Nachrichten | Wir fordern unsere Mitarbeiter ausdrücklich auf, Verleumdungen, Verletzungen des Copyrights oder anderer Rechte sowie Billigungen dieser Rechtsverletzungen zu vermeiden. Mitarbeiter, die eine E-Mail mit solchen Inhalten empfangen, müssen sofort den Abteilungsleiter informieren. |
| Beachten Sie, dass die Nachricht an einen Alias gesendet wurde | Diese Nachricht wurde an die Diskussionsgruppe Vertrieb gesendet. |
| Signatur: Ruft Daten für jeden Mitarbeiter ab. | Kathleen Mayer Verkaufsabteilung Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com Zelle: 111-222-1234 |
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Die Beispiele in diesem Artikel sind nicht für die unveränderte Verwendung vorgesehen. Passen Sie sie an Ihre Anforderungen an.
Eingrenzen des Haftungsausschlusses
Wenn Sie an Ihren Haftungsausschlüssen arbeiten, überlegen Sie, für welche Nachrichten Sie gelten sollen. Beispielsweise können Sie unterschiedliche Haftungsausschlüsse für interne und externe Nachrichten oder für Nachrichten wünschen, die von Benutzern in bestimmten Abteilungen gesendet werden. Um sicherzustellen, dass nur die erste Nachricht in einer Unterhaltung einen Haftungsausschluss erhält, fügen Sie eine Ausnahme hinzu, die nach eindeutigem Text in Ihrem Haftungsausschluss sucht.
Hier sehen Sie einige Beispiele für die Bedingungen und Ausnahmen, die Sie verwenden können.
| Beschreibung | Bedingungen und Ausnahmen in der EAC | Bedingungen und Ausnahmen in der Shell |
|---|---|---|
| Außerhalb Ihrer Organisation, wenn die ursprüngliche Nachricht keinen Text aus Ihrem Haftungsausschluss enthält, z. B. "CONTOSO RECHTLICHER HINWEIS" | Bedingung: Der Empfänger befindet sich>außerhalb der Organisation. Ausnahme: Betreff oder Text>Betreff oder Text entspricht diesen Textmustern>CONTOSO LEGAL NOTICE |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| Eingehende Nachrichten mit ausführbaren Anhängen | Bedingung 1: Der Absender befindet sich>außerhalb der Organisation. Bedingung 2: Jede Anlage>verfügt über ausführbaren Inhalt |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| Absender befindet sich in der Marketing-Abteilung | Bedingung: Der Absender>ist Mitglied dieses Gruppengruppennamens>. | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| Jede Nachricht, die von einem externen Absender an die Diskussionsgruppe "Vertrieb" gesendet wird | Bedingung 1: Der Absender befindet sich>außerhalb der Organisation. Bedingung 2: Das Feld ">An" oder "Cc" enthält den Namen dieser Personengruppe>. |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: " |
| Voranstellen einer Werbung in ausgehenden Nachrichten für einen Monat | Bedingung 1: Der Empfänger befindet sich>außerhalb der Organisation. Geben Sie die Datumsangaben unten im Dialogfeld Neue Regel an. |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014' |
Eine vollständige Liste der Transportregelbedingungen, die Sie für den Haftungsausschluss verwenden können, finden Sie unter Transportregelbedingungen (Prädikate).
Formatieren Ihres Haftungsausschlusses
Sie können Ihren Haftungsausschluss nach Bedarf formatieren. Hier sehen Sie, was in Ihrem Haftungsausschlusstext enthalten sein kann.
| Art der Information | Beschreibung |
|---|---|
| Text | Die maximale Länge beträgt 5.000 Zeichen. Dabei werden alle HTML-Tags und Inline-Cascading Stylesheet-Tags (CSS) mitgezählt. |
| HTML und Inline-CSS | Sie können HTML- und Inline-CSS-Formate verwenden, um den Text zu formatieren. Verwenden Sie beispielsweise das <HR> -Tag, um eine Zeile vor dem Haftungsausschluss hinzuzufügen. HTML in einem Haftungsausschluss wird ignoriert, wenn der Haftungsausschluss einer Nur-Text-Nachricht hinzugefügt wird. |
| Hinzufügen von Bildern | Verwenden Sie das <IMG> -Tag, um auf ein im Internet verfügbares Bild zu verweisen. Beispiel: <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo"> Beachten Sie, dass Outlook Web App und Outlook externe Webinhalte, einschließlich Bildern, standardmäßig blockieren. Benutzer müssen möglicherweise eine bestimmte Aktion ausführen, wenn sie den blockierten externen Inhalt anzeigen möchten. Dies bedeutet, dass bilder, die mithilfe des IMG -Tags hinzugefügt wurden, möglicherweise nicht standardmäßig sichtbar sind. Es wird empfohlen, dass Sie einen Haftungsausschluss mit IMG Tags in den E-Mail-Clients testen, die Ihre Empfänger wahrscheinlich verwenden, um sicherzustellen, dass er gut angezeigt wird. |
| Hinzufügen von Informationen für personalisierte Signaturen | Wenn Sie möchten, dass alle Signaturen mit den gleichen Informationen formatiert sind, können Sie für jeden Mitarbeiter eindeutige Informationen hinzufügen, zDisplayName. B. , FirstName, LastName, PhoneNumber, EmailFaxNumber, und Department. Diese Informationen müssen auf jeder Seite der Informationen in zwei Prozentzeichen (%%) eingeschlossen werden. Um beispielsweise zu verwenden DisplayName, müssen Sie %%DisplayName%% in Ihrem Haftungsausschluss verwenden. Wenn eine Haftungsausschlussregel ausgelöst wird, werden die entsprechenden Werte für diesen Benutzer eingefügt. Die Daten stammen aus dem Active Directory-Benutzerkonto des Absenders (für lokale Exchange Server) oder aus dem Microsoft 365- oder Office 365-Konto des Absenders für Exchange Online. Eine vollständige Liste der Attribute, die in Haftungsausschlüssen und personalisierten Signaturen verwendet werden können, finden Sie in der Beschreibung für die ADAttribute Eigenschaft unter Transportregelbedingungen (Prädikate). |
Hier sehen Sie beispielsweise ein Beispiel für einen HTML-Haftungsausschluss, der eine Signatur, ein IMG Tag und eingebettetes CSS enthält.
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>
Fallbackoptionen, wenn der Haftungsausschluss nicht hinzugefügt werden kann
Einige Nachrichten, z. B. verschlüsselte Nachrichten, verhindern, dass Exchange den Inhalt der ursprünglichen Nachricht ändert. Sie können steuern, wie Ihre Organisation mit diesen Nachrichten umgeht. Sie geben an, ob eine Nachricht, die nicht geändert werden kann, in einem Nachrichtenumschlag, der den Haftungsausschluss enthält, umschließt, die Nachricht abgelehnt werden soll, wenn kein Haftungsausschluss hinzugefügt werden kann, oder ob die Haftungsausschlussaktion ignoriert und die Nachricht ohne Haftungsausschluss übermittelt werden soll.
In der folgenden Liste werden die verschiedenen Ausweichaktionen beschrieben:
Umbruch: Wenn der Haftungsausschluss nicht in die ursprüngliche Nachricht eingefügt werden kann, schließt Exchange die ursprüngliche Nachricht in einen neuen Nachrichtenumschlag ein oder "umschließt". Anschließend wird der Haftungsausschluss in die neue Nachricht eingefügt. Wenn die Originalnachricht nicht in einen neuen Nachrichtenumschlag verpackt werden kann, wird die Originalnachricht nicht übermittelt. Der Absender der Nachricht empfängt einen Unzustellbarkeitsbericht (NDR), der erläutert, warum die Nachricht nicht übermittelt wurde.
Wichtig
Wenn eine Originalnachricht in einen neuen Nachrichtenumschlag verpackt wird, werden darauf folgende Transportregeln auf den neuen Nachrichtenumschlag angewendet, statt auf die Originalnachricht. Daher müssen Transportregeln mit Haftungsausschlüssen, die Originalnachrichten in einen neuen Nachrichtentext einschließen, nach dem Konfigurieren anderer Transportregeln konfiguriert werden.
Ablehnen: Wenn der Haftungsausschluss nicht in die ursprüngliche Nachricht eingefügt werden kann, übermittelt Exchange die Nachricht nicht. Der Absender der Nachricht empfängt einen NDR, der erläutert, warum die Nachricht nicht zugestellt wurde.
Ignorieren: Wenn der Haftungsausschluss nicht in die ursprüngliche Nachricht eingefügt werden kann, übermittelt Exchange die ursprüngliche Nachricht unverändert. Es wird kein Haftungsausschluss hinzugefügt.