Nutzen von Dynamics NAV als Ihr Unternehmenspostfach in Outlook

Dynamics NAVstellt die Möglichkeit vor, Geschäftsaktivitäten mit Ihren Debitoren und Kreditoren direkt in Microsoft Outlook zu verwalten. Mit dem Dynamics NAV Outlook-Add-In können Sie die Finanzdaten sehen, die mit den Debitoren und Kreditoren verknüpft sind, sowie Finanzbelege wie beispielsweise Offerten und Rechnungen erstellen und versenden.

Einige Unternehmen, die Office 365 verwenden, grenzen die Berechtigungen der Benutzer ein, Add-Ins bereitzustellen. Daher müssen Sie sicherstellen, ob Sie ein Office 365-Abonnement haben, das E-Mail enthält und Ihnen ermöglicht, Add-Ins bereitzustellen. Sie können sich für eine einmonatige kostenlose Testversion von Office 365 hier anmelden.

Laden Sie das Add-In herunter

In Dynamics NAV, ist einer der unterstützten Setupleitfäden Office Add-Ins einrichten. Der Leitfaden unterstützt Sie dabei, eine Verbindung zwischen Ihrem Office 365-Konto und Dynamics NAV einzurichten. Das Dynamics NAV Add-In wird dann automatisch Outlook hinzugefügt.

Das neue Add-In wird dem Outlook-Menüband und Outlook Web Access hinzugefügt. Sie können es im Add-In-Menüband, unmittelbar über dem Text der E-Mail sehen.

Das Add-In verwenden

Wenn Sie von einem Debitor direkt eine Nachricht in Outlook erhalten, können Sie das Dynamics NAV-Add-In öffnen, das den Debitor erkennt und die Debitorenkarte für sein Unternehmen öffnet. Auf diesem Dashboard können Sie Übersichtsinformationen zum Debitor sehen, sowie weitere Details zu bestimmten Belegen anzeigen. Sie können sich auch die Verkaufshistorie für den Debitor anzeigen lassen. Im Add-In können Sie eine Verkaufsofferte erstellen und sie diesem Kunden zusenden, ohne Outlook zu verlassen. Alle Informationen, die Sie zum Versenden der Verkaufsofferte benötigen, sind in Ihrem Geschäftseingang in Outlook verfügbar.
Sobald Sie die Daten einmal eingeben haben, können Sie die Offerte buchen. Sie können es dann per E-Mail senden. Dynamics NAV erstellt eine .PDF-Datei mit dem Verkaufsangebot und fügt sie der E-Mail-Nachricht hinzu, deren Entwurf Sie im Add-In erstellt haben.

Ähnliche Funktionen gelten für Meldungen von Ihren Kreditoren und für Einkaufsbelege.

Manchmal möchten Sie mehr Felder sehen, als im Add-In angezeigt werden, z.B.wenn Sie Zeilen in einer Rechnung ausfüllen möchten. Um Ihnen mehr Platz zum Arbeiten zu geben, können Sie das Add-In in einem separaten Fenster aufklappen. Es ist immer noch ein Teil von Outlook, aber Sie haben mehr Platz. Wenn Sie Daten für den Beleg in der Popup-Ansicht eingeben, werden die Änderungen automatisch gespeichert. Wenn Sie mit dem Eingeben der Daten für den Beleg fertig sind, können Sie die Seite schließen. Wenn Sie den Add-In-Frame in Outlook auswählen, wird der Beleg automatisch mit den Änderungen aktualisiert, die Sie in der Popup-Ansicht vorgenommen haben.

Schnelle Belegsuche

Das verknüpfte Dynamics NAV Dokument-Add-In gibt Ihnen schnell Zugriff auf Belege, die in E-Mails angegeben wurden. Das Add-In ist für eine E-Mail verfügbar, wenn im Text der Nachricht eine Belegnummer erkannt wird. Das Öffnen des Add-Ins bietet schnellen Zugriff auf den Beleg.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail erhalten, die den Text S-QUO100 beinhaltet, identifiziert Dynamics NAV diesen als Verkaufsangebot und Sie können diesen Beleg in Outlook öffnen. Wählen Sie in Outlook unmittelbar über dem Text der E-Mail die Schaltfläche Dokumentenverknüpfung aus. Wählen Sie in der Outlook-Webanwendung S-QUO1001 im Text der E-Mail aus.

Im Dokumentenverknüpfungs-Add-In können Sie genauso Vorgänge für den Beleg ausführen und den Beleg ändern, wie im Dynamics NAV .

Siehe auch

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