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E-Belege im Verkaufsprozess verwenden

Sie können konfigurierte elektronische Belege (E-Belege) mit den folgenden Verkaufsbelegen verwenden:

  • Verkaufsrechnungen
  • Verkaufsaufträge
  • Verkaufsgutschriften
  • Servicerechnungen
  • Servicegutschriften
  • Zinsrechnungen
  • Mahnungen

E-Belege im Verkauf

Um eine E-Rechnung zu erstellen und an einen Debitor zu senden, müssen Sie die Verkaufsrechnung erstellen und buchen. Weitere Informationen zum Standardprozess finden Sie unter Verkäufe fakturieren.

Vor dem Buchen können Sie den Anhang zu dieser Rechnung hinzufügen, wenn Sie sie in das Peppol-Dateiformat einbetten möchten.

Nachdem Sie den Verkaufsbeleg gebucht haben, öffnen Sie die Seite Gebuchte Verkaufsrechnungen, um auf die zugehörige Seite E-Belege zuzugreifen.

E-Belege aufrufen

Gehen Sie wie folgt vor, um vorhandene E-Belege anzuzeigen.

  1. Wählen Sie auf der Seite Gebuchte VerkaufsrechnungenE-Belege und dann E-Beleg öffnen.
  2. Auf der Seite E-Belege können Sie in der Kopfzeile grundlegende Informationen zur gebuchten Rechnung einsehen.
  3. Das Feld Datensatz enthält die Belegnummer der gebuchten Verkaufsrechnung. Wählen Sie den Link aus, um den Beleg zu öffnen.
  4. Im Feld Status des elektronischen Belegs können Sie den Echtzeitstatus des Belegs und seine Position in dem Prozess anzeigen. Wenn der Beleg gebucht ist, lautet der Status Verarbeitet.

E-Beleg-Status und -Protokolle

Einzelheiten zum Dienststatus Ihres E-Belegs finden Sie im Inforegister E-Beleg – Dienststatus. Das System zeigt in den Zeilen einen oder mehrere Dienste an, die der Beleg verwendet hat. Im häufigsten Szenario verwendet jeder Beleg nur einen Dienst. Ein Beleg kann jedoch mehrere Dienste nutzen.

  • Sehen Sie im Feld E-Beleg – Dienstcode heraus, welcher Dienst verwendet wurde.
  • Entnehmen Sie dem Feld Status des E-Belegs den aktuellen Dienststatus für diesen Beleg.
  • Wenn Sie weitere Details wünschen, wählen Sie das Feld Protokolle für den Dienst auf der Seite E-Beleg-Protokolle aus. Es wird eine chronologische Übersicht über die verschiedenen Status des Belegs angezeigt.
  • Sehen Sie sich die Felder Postennr. und Erstellt am und andere Informationen auf der Seite E-Beleg-Protokolle an. Der erste Status im Feld Status des E-Belegs lautet Exportiert, was anzeigt, dass die E-Belegsdatei erstellt wurde. Der nächste Status ist Gesendet, was angibt, dass der Beleg an den Dienstanbieter gesendet wurde, sofern einer konfiguriert wurde.

Um mehr zu erfahren, wählen Sie den Posten mit dem Status Exportiert aus und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

  • Zuordnungsprotokolle öffnen: Erhalten Sie einen Überblick über alle aus den Quelltabellen im Feld Ursprünglicher Wert exportierten Felder. Wenn Sie beim Export Transformationsregeln verwendet haben, können Sie den Endwert auch im Feld Neuer Wert abrufen.
  • Exportdatei: Exportieren Sie die XML-Datei zur manuellen Überprüfung.

Um die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Dienst anzuzeigen, an den Sie Ihr Beleg senden, verwenden Sie das Feld Kommunikationsprotokolle. Öffnen Sie die Seite Kommunikationsprotokolle für E-Belege, um Details über die Anfrage und die Gründe für die Nachricht mit diesem Dienst anzuzeigen.

Wenn es ein Problem mit dem Dienstanbieter gibt und der Beleg nicht gesendet werden kann, achten Sie auf die folgenden Indikatoren auf der Seite E-Belege:

  • Das Feld Status des elektronischen Belegs in der Kopfzeile zeigt den Status Fehler.
  • Das Feld Status des E-Belegs auf dem Inforegister E-Beleg – Dienststatus zeigt den Status Fehler beim Senden.
  • Das Inforegister Fehler und Warnungen enthält eine oder mehrere Meldungen, die die Ursache des Problems angeben.

Nachdem das Problem behoben ist, führen Sie die Aktionen Beleg senden manuell aus. Wenn Sie verschiedene Aktionen benötigen, z. B. Beleg neu erstellt, Beleg stornieren oder Genehmigung erhalten, können Sie sie ausführen.

E-Belege manuell erstellen, wenn sie nicht automatisch erstellt wurden

Die Verwendung von E-Belegen erfordert eine gewisse Konfiguration, und manchmal verstehen die Leute das falsch. Wenn beim Buchen von Verkaufsbelegen ein Problem mit der Einrichtung aufgetreten ist, werden für Business Central möglicherweise nicht automatisch E-Belege erstellt. In diesem Fall können Sie, nachdem Sie die Einrichtung korrigiert haben, neue E-Belege aus den gebuchten Belegen generieren.

Um zu überprüfen, ob Business Central einen E-Beleg erstellt hat, öffnen Sie die Seite Gebuchte Verkaufsrechnung, und wählen Sie die Aktion E-Beleg öffnen aus. Wenn Business Central kein zugehöriges E-Dokument findet, wird eine Meldung angezeigt. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen für Ihre E-Belege und korrigieren Sie etwaige Fehler. Um mehr über die Einrichtung zu erfahren, gehen Sie zu E-Belege einrichten.

Wenn Sie bereit sind, können Sie die Aktion Neuen E-Beleg erstellen ausführen, um einen E-Beleg basierend auf den Workflowregeln zu generieren.

Übersicht über die Status von E-Belegen

Um einen besseren Überblick über alle E-Belege im Unternehmen zu erhalten, können Sie das Buchhalter-Rollencenter auswählen, in dem die Status des E-Belegs vorhanden sind. Dort finden Sie E-Beleg-Aktivitäten mit folgenden Status:

  • Ausgehende E-Belege:

    • Verarbeitet
    • In Bearbeitung
    • Fehler

E-Belege in Business Central einrichten
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Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier