Wiederkehrende Abrechnung

Sie rechnen Verträge von der Seite Wiederkehrende Abrechnung aus ab. Zunächst erstellen Sie einen Rechnungsvorschlag, auf dessen Basis Sie in einem zweiten Schritt die Buchungsbelege wie Rechnungen und Gutschriften erstellen. Weitere Informationen zum Buchen von Belegen finden Sie unter Belege buchen. Die Abrechnung bzw. die Erstellung des Rechnungsvorschlags erfolgt auf Basis der Vertragszeilen unter Berücksichtigung des Datums im Feld Nächstes Abrechnungsdatum. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Verträgen, Abonnements und Abonnementzeilen.

Mit Rechnungsvorschlägen arbeiten

In den folgenden Tabellen werden die Felder und Aktionen auf der Seite Wiederkehrende Abrechnung erläutert.

Filtern

Feld	Description
Rechnungsvorlage	Wählen Sie eine Rechnungsvorlage aus. Weitere Informationen zu Rechnungsvorlagen finden Sie unter Rechnungsvorlagen.
Abrechnungsdatum	Verwenden Sie das Datum, um basierend auf dem Feld Nächstes Abrechnungsdatum von der Vertragszeile aus die entsprechenden Vertragszeilen zur Abrechnung vorzuschlagen. Das Datum ist durch die Rechnungsvorlage vorgegeben, kann aber geändert werden.
Datum für Rechnung an	Über den Abrechnungsrhythmus wird in jeder Vertragszeile angezeigt, bis zu welchem Datum standardmässig abgerechnet werden soll. Über das Feld Abrechnung bis Datum kann dies für alle zu erstellenden Zeilen (unterschiedlich) angegeben werden. Dies kann zu einer Verkürzung oder Verlängerung des Abrechnungszeitraums führen. Das Feld ist auch über die Rechnungsvorlage vorgegeben und kann ebenfalls geändert werden. Durch eine Einschränkung können Sie zum Beispiel erreichen, dass im Laufe eines Geschäftsjahres hinzugekommene Vertragszeilen nur noch bis zum Jahres-/Geschäftsjahresende abgerechnet werden, damit Sie für den nächsten Abrechnungszeitraum wieder einen einheitlichen Abrechnungsrhythmus haben.

Aktionen

Aktion	Description
Rechnungsvorschlag erstellen	Durchläuft alle Vertragszeilen und schlägt die abzurechnenden Abonnementzeilen basierend auf dem Nächsten Abrechnungsdatum und dem Abrechnung bis Datum vor. Durch die Änderung der Rechnungsvorlage und dem erneuten Ausführen der Aktion, können Sie dem Rechnungsvorschlag weitere Zeilen hinzufügen. Wenn das Nächste Abrechnungsdatum nach dem Abrechnungsdatum liegt, wird diese Zeile ignoriert. Liegt das Nächste Abrechnungsdatum vor dem Abrechnungsdatum, muss der entsprechende Zeitraum (unter Berücksichtigung des Abrechnungsrhythmus) in Rechnung gestellt werden.
Belege erstellen	Erstellt Abonnementvertragsrechnungen oder Gutschriften für Zeilen, für die keine Belege vorhanden sind. Weitere Informationen zum Buchen von Belegen finden Sie unter Buchungsbelege erstellen.
Rechnungsvorschlag löschen	Löscht den Fakturierungsvorschlag. Sie werden daraufhin gefragt, ob der komplette Rechnungsvorschlag oder nur die durch die aktuell ausgewählte Rechnungsvorlage hinzugefügten Zeilen gelöscht werden sollen.
Belege löschen	Löscht alle Vertragsrechnungen oder Gutschriften für die Zeilen.
Datum von „Rechnung an“ ändern	Passt das Datum im Feld Rechnung an für alle ausgewählten Zeilen an und berechnet den Wert im Feld Betrag neu.
Rechnungszeile löschen	Löscht alle ausgewählten Zeilen.
Aktualisieren	Aktualisiert die Zeilen, z. B. wenn Warnungen vorhanden sind. Wenn Sie die Ursache der Warnung behoben haben, wird die Warnung entfernt.
Navigieren	Öffnet den in der Zeile ausgewählten Debitor oder Kreditor.
Vertrag	Öffnet das in der Zeile ausgewählte Dokument.
Abonnement	Öffnet das Abonnement in der Zeile.
Vertragszeilendimensionen	Öffnet die in der verknüpften Vertragszeile gespeicherten Dimensionen.

Rechnungsvorschlagszeilen

In den Rechnungsvorschlagszeilen werden die Details der abzurechnenden Zeilen angezeigt. Neben dem Kreditor und dem Vertrag werden auch Informationen über das Abonnement und die abzurechnenden Abonnementzeilen angezeigt.

Wenn Sie die Aktion Rechnungsvorschlag erstellen verwenden, werden basierend auf dem Nächsten Abrechnungsdatum und dem Abrechnung bis Datum eine oder mehrere Zeilen für jede Abonnementzeile erstellt. Mehrere Zeilen werden immer dann erstellt, wenn der Abrechnungsrhythmus der Vertragszeile mehrfach in den Zeitraum zwischen Nächstes Abrechnungsdatum und Abrechnung bis Datum passt. In jeder Zeile werden Informationen zum Abrechnungszeitraum (Felder Abrechnung von und Rechnung an) und den Preisen (Felder Betrag, Preis, Menge und Rabatt) angezeigt. Alle in der Vergangenheit liegenden Vertragszeilen sind automatisch Teil des Filters.

Sie können das Feld Gruppieren nach verwenden, um Gruppen für den Rechnungsvorschlag in der Rechnungsvorlage zu erstellen. Weitere Informationen zu Gruppen finden Sie unter (Rechnungsvorlagen). Wenn eine Gruppierung festgelegt wurde, können Sie die Gruppen mithilfe des Doppelpfeils neben dem Feld Partnername erweitern oder reduzieren.

Wurde bereits eine Rechnung oder eine Gutschrift erstellt, wird sie in den Feldern Belegtyp und Belegnr. angezeigt. Um den Beleg zu öffnen, wählen Sie den Wert im Feld Belegnr. aus.

Trinkgeld

Wenn Sie die Rechnungsvorlage ändern und die Seite Rechnungsvorschlag erstellen erneut öffnen, können Sie den Rechnungsvorschlag Stück für Stück erweitern. Sie können z. B. eine Sammelrechnung für Verträge erstellen, die in unterschiedlichen Fakturierungsvorschlägen enthalten sind.

Rechnungsvorlagen

Wenn Sie AssistEdit im Feld Rechnungsvorlage auswählen, werden alle verfügbaren Rechnungsvorlagen angezeigt. Für Jede Rechnungsvorlage sind ein eindeutiger Code und eine Beschreibung sowie Filterkriterien und Standardwerte für die Datumsberechnung erforderlich. Die Standardwerte zur Datumsberechnung werden in Form von Datumsformeln vorgegeben. Die tatsächlichen Datumswerte werden dann basierend auf dem Arbeitsdatum berechnet, wenn eine Rechnungsvorlage ausgewählt bzw. angewendet wird. Dadurch können die Standardwerte immer wieder verwendet werden.

Geben Sie im Feld Partner an, ob die Vorlage für Debitoren- oder Kreditoren-Abonnementzeilen vorgesehen ist.

Um eine Rechnungsvorlage zu verwenden, müssen Sie Filterkriterien eingeben. Die Kriterien bestimmen, welche Abonnementzeilen abgerechnet werden sollen. Um Filter festzulegen, verwenden Sie die Aktion Liste bearbeiten. Neben den voreingestellten Kriterien können Sie Kriterien wie beispielsweise die Vertragsart, den zuständigen Benutzenden oder den Verkaufsmitarbeitenden hinzufügen. Wenn Sie OK auswählen, werden die Kriterien in der Rechnungsvorlage gespeichert.

Geben Sie im Feld Abrechnungsdatumsformel eine Datumsformel ein, die bei Verwendung der Rechnungsvorlage im Feld Abrechnungsdatum berücksichtigt wird. Dieses Feld wird dann verwendet, um die abzurechnenden Abonnementzeilen beim Erstellen der Vorschlagszeilen basierend auf dem Nächsten Abrechnungsdatum zu filtern. Wenn Sie keine Datumsformel angeben, verwendet die wiederkehrende Abrechnung das Arbeitsdatum.

Optional können Sie das Feld Datumsformel „Rechnung an“ verwenden, um eine Datumsformel einzugeben, die berücksichtigt wird, wenn die Rechnungsvorlage im Feld Abrechnung bis Datum verwendet wird. Dieses Feld wird dann verwendet, um in den Abonnementzeilen das Enddatum für die Abrechnung festzulegen. Wenn Sie keine Datumsformel angeben, bleibt das Feld auf der Seite Wiederkehrende Abrechnung leer und Zeilen werden auf Grundlage der Informationen in der Vertragszeile vorgeschlagen.

Sie können das Feld Nur meine Vorschläge verwenden, um den Rechnungsvorschlag auf die von Ihnen erstellten Zeilen zu filtern.

Das Feld Gruppieren nach steuert, ob die Zeilen im Rechnungsvorschlag in Gruppen dargestellt werden. Neben der Nichtgruppierung stehen die Optionen Vertrag und Vertragspartner zur Verfügung. Die Option Vertrag gruppiert alle Abrechnungszeilen eines Vertrags. Die Gruppierungsebene wird fett angezeigt. Darüber hinaus zeigen die Felder Abrechnung von und Rechnung an den gesamten (gruppierten) Zeitraum an. Das Feld Betrag zeigt die Summe der Beträge an.

Notiz

Jede Vertragszeile kann nur einmal pro Abrechnungszeitraum in einen Rechnungsvorschlag aufgenommen werden. Wenn eine Rechnungszeile für einen Zeitraum bereits von einem anderen Benutzenden angelegt wurde und der aktuelle Rechnungsvorschlag einen Standardwert verwendet, bei dem das Kontrollkästchen Nur meine Vorschläge aktiviert ist, können Sie die Zeile nicht noch einmal für sich selbst anlegen.

Buchungsbelege erstellen

Nachdem Sie den Rechnungsvorschlag erstellt haben, können Sie über die Aktion Belege erstellen die Rechnungen bzw. Gutschriften für die angezeigten Zeilen erstellen, für die noch keine Belege vorliegen. Die Seite Belege erstellen wird geöffnet, auf der Sie festlegen können, wie die Belege erstellt werden sollen. Sie können beispielsweise das Belegdatum und das Buchungsdatum angeben. Optional können die erstellten Belege auch direkt gebucht werden (Belege buchen). Verwenden Sie das Feld Belege pro, um anzugeben, ob die Buchungsbelege pro Vertrag, Vertragspartner oder Rechnungsempfänger erstellt werden sollen.

• Vertrag: Erstellen Sie eine separate Rechnung für jeden Vertrag. Alle Standardwerte aus dem jeweiligen Vertrag werden übernommen.
• Vertragspartner: Erstellen Sie Rechnungen für jeden Vertragspartner. Die Zahlungsbedingungen, Zahlungsformen usw. werden vom Debitor übernommen. Nur wenn die Währung oder die Details für Vertragsrechnungen abweichen, werden für die Verträge gesonderte Rechnungen erstellt.
• Rechnungsempfänger: Erstellen Sie Rechnungen für jeden Rechnungsempfänger. Die Zahlungsbedingungen, Zahlungsformen usw. werden vom Debitor übernommen. Nur wenn die Währung oder die Details für Vertragsrechnungen abweichen, werden für die Verträge gesonderte Rechnungen erstellt.

Weitere Informationen zum Buchen von Belegen finden Sie unter Belege buchen.

Trinkgeld

Sie können mithilfe unterschiedlicher Rechnungsvorlagen Rechnungen für Vertragszeilen im Voraus und als Rückstände vorschlagen. Verwenden Sie eine Kombination aus Nächstes Abrechnungsdatum und dem Abrechnungsdatum, sofern kein Datum für Rechnung an angegeben ist. Alternativ oder zusätzlich können Sie zwischen den unterschiedlich abzurechnenden Verträgen unterscheiden, indem Sie verschiedene Vertragstypen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Abonnementvertragstypen. Sie können den Vertragstyp als Filter in den Rechnungsvorlagen verwenden.

Notwendigkeit der Aktualisierung

Die Wiederkehrende Abrechnung verfügt über einen mehrstufigen Mechanismus, um Dateninkonsistenzen zu vermeiden. Wenn an einer Abonnementzeile oder Vertragszeile irgendwelche Änderungen vorgenommen werden, während im Rechnungsvorschlag bereits Zeilen erstellt wurden, werden diese Zeilen im Rechnungsvorschlag hervorgehoben. Die Zeilen werden in roter und fetter Schrift angezeigt und haben einen Indikator im Feld Aktualisierung erforderlich. Bei der Aktualisierung werden die geänderten Werte aus den Abonnementzeilen bzw. den Vertragszeilen übernommen. Sie können die Aktualisierung mithilfe der Aktionen Rechnungsvorschlag erstellen oder Aktualisieren ausführen. Solange das Update noch nicht abgeschlossen ist, können Sie keine Rechnungen oder Gutschriften erstellen.

Wenn bereits ein nicht gebuchter Beleg vorhanden ist, können Sie die Abonnement- oder Vertragszeilen nicht ändern.

Im Buchungsbeleg können Sie lediglich nicht abrechnungsrelevante Änderungen vornehmen. Beispielsweise können Sie die Beschreibungen der Zeilen ändern oder neue Zeilen hinzufügen. Für alle anderen Änderungen müssen Sie zunächst den Buchungsbeleg löschen, die Änderungen an den Vertrags- oder Abonnementzeilen vornehmen und dann die aktualisierten Rechnungszeilen den Beleg neu erstellen.

Ausserdem ist es nicht möglich, mehrere Buchungsbelege für dieselbe Rechnungszeile zu erstellen.

Notiz

Sobald Sie einen Rechnungsvorschlag für eine Vertragszeile erstellen, wird das Feld Nächstes Abrechnungsdatum aktualisiert, sodass es den aktuellen Status anzeigt. Wird die Rechnungszeile gelöscht (oder der Abrechnungszeitraums geändert), wird das Feld automatisch zurückgesetzt (bzw. auf Basis des geänderten Abrechnungszeitraums festgelegt).

Durch eine Gutschrift für eine Vertragsrechnung wird auch das Feld Nächstes Abrechnungsdatum zurückgesetzt. Um die Konsistenz von Vertragszeile und Abonnementzeilen sicherzustellen, müssen Gutschriften chronologisch sein, wenn Sie mehrere Vertragsrechnungen gutschreiben.

Informationen zum Thema

Verwalten von Verträgen, Abonnements und Abonnementzeilen