Häufig gestellte Fragen zu Adressbüchern

Wie prüfe ich auf doppelte Verzeichnisdatensätze?

Sie können direkt über die Listenseite Globales Adressbuch auf Duplikatdatensätze prüfen. Wählen Sie im Aktivitätsbereich auf die Registerkarte Partei in der Gruppe Verwalten Auf Duplikate überprüfen aus. Wählen Sie dann die Werte aus, die Sie in die Duplikatprüfung einbeziehen möchten:

Kann ich Parteidatensätze aus einem Adressbuch massenhinzufügen oder -löschen?

Ja, Sie können mehrere Parteidatensätze aus einem Adressbuch hinzufügen und mehrere Parteidatensätze entfernen.

• Wenn Sie mehrere Parteidatensätze zu einem Adressbuch hinzufügen möchten, wählen Sie auf der Listenseite Globales Adressbuch die Parteien in der Liste aus. Wählen Sie anschließend im Aktivitätsbereich die Registerkarte Partei aus und wählen Sie in der Gruppe Verwalten Parteien zuweisen aus. Wählen Sie die Adressbücher, denen die ausgewählten Parteidatensätze hinzugefügt werden sollen, und wählen Sie dann OK aus. Alle ausgewählten Parteidatensätze werden allen ausgewählten Adressbüchern hinzugefügt.
• Wenn Sie mehrere Parteidatensätze aus einem Adressbuch entfernen möchten, wählen Sie auf der Listenseite Globales Adressbuch die Parteien in der Liste aus. Wählen Sie anschließend im Aktivitätsbereich die Registerkarte Partei und wählen Sie in der Gruppe Verwalten Parteien entfernen aus. Wählen Sie die Adressbücher, aus denen die Parteien entfernt werden sollen, und dann OK aus. Alle ausgewählten Parteidatensätze aus allen ausgewählten Adressbüchern entfernt.

Kann ich historische Adressen löschen?

Ab der Version 10.0.32 von Microsoft Dynamics 365 Finance kann ein Administrator das folgende Verfahren verwenden, um das Feature zur erweiterten Adresswartung zu aktivieren, sodass historische Adressen gelöscht werden können.

1. Gehen Sie zu Funktionsverwaltung > Auf Updates prüfen.
2. Suchen Sie nach Erweiterte Adresswartung. Die erweiterte Adresswartung ist standardmäßig deaktiviert.
3. Wählen Sie Aktivieren aus.

Nachdem das Feature Erweiterte Adresswartung von einem Administrator aktiviert wurde, löschen Sie historische Adressen wie folgt.

1. Öffnen Sie die Listenseite Globales Adressbuch.
2. Wählen Sie den Parteidatensatz aus, für den historische Adressen entfernt werden sollen.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Adressen Weitere Optionen > Erweitert aus.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Verlauf eine oder mehrere Adressen aus.
5. Wählen Sie Löschen aus, um die ausgewählten Adressen zu löschen.

Wenn eine Adresse, die Sie löschen möchten, mit einem anderen Datensatz verknüpft ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Alternativ können Sie einen SysOperation-Framework-Stapelverarbeitungsauftrag einrichten, um mehrere historische Adressen zu löschen.

1. Gehen Sie zu Organisationsverwaltung > Periodisch > Inaktivierte Adressen löschen.
2. Wählen Sie OK aus.

Sie werden benachrichtigt, ob der Stapelverarbeitungsauftrag erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist.

Sie können auch inaktive Postanschriften über das Microsoft Office Add-In löschen.

1. Öffnen Sie die Listenseite Globales Adressbuch.
2. Wählen Sie den Parteidatensatz aus, für den historische Adressen entfernt werden sollen.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Adressen Weitere Optionen > Erweitert aus.
4. Wählen Sie das Microsoft Office-Logo in der oberen rechten Ecke aus.
5. Wählen Sie Inaktive Logistikpostadresse aus.
6. Melden Sie sich bei dem Add-In mit Ihren Anmeldeinformationen an. Sie können das Add-In verwenden, um nur inaktive Adressen zu löschen.

Notiz

Sie können dieses Verfahren nicht verwenden, um Datensätze zu aktualisieren oder neue Datensätze einzufügen. Wenn Sie beispielsweise versuchen, das ValidFrom-Datum zu aktualisieren, wird der Datensatz stattdessen gelöscht.

Kann ich den Parteityp eines Datensatzes ändern, oder muss ich den alten Datensatz löschen und ein neuen Datensatz erstellen?

Es kann vorkommen, dass Sie einen Parteityp für einen Datensatz ändern müssen, um den Parteityp von Person zu Organisation oder von Organisation zu Person zu ändern. Nancy ist beispielsweise Mitglied des Vertriebsteams von Fabrikam U.K. Auf einer Messe in London trifft Nancy sechs neue Interessenten und erstellte einen Interessentenpartei-Datensatz für jeden Interessent. Wenn Nancy die Datensätze speichert, wird jeder Datensatz auch im globalen Adressbuch erstellt. Fabrikam hat den standardmäßigen Parteityp auf Organisation festgelegt, aber zwei der neuen Interessenten sollen einen Datensatztyp Personen erhalten. Wenn Nancy von der Messe zurückkehrt, muss sie den Parteityp der beiden Interessentendatensätze ändern. Um einen Parteidatensatz von einem Parteityps in einen anderen zu ändern, müssen Sie zunächst einen neuen Parteidatensatz mit dem richtigen Typ im globalen Adressbuch erstellen. Sie ordnen dann den alten Parteidatensatz diesem neuen Datensatz zu. Nachdem Sie die neue Parteizuweisung erstellt haben, löschen Sie den ursprünglichen Parteidatensatz, der den falschen Datensatztyp hat.

Wie ändere ich den Namen oder die Adresse eines Parteidatensatzes?

Sie können den Namen eines Parteidatensatzes und die Adressen die diesem Datensatz zugeordnet sind jederzeit aktualisieren.

• Um Sie den Namen eines Parteidatensatzes zu aktualisieren, öffnen Sie den Parteidatensatz und wählen Sie dann Bearbeiten aus. Geben Sie auf dem Allgemeines-Inforegister den neuen Namen für die Partei ein, und speichern Sie anschließend den Datensatz.
• Wenn Sie eine Adresse für einen Parteidatensatz aktualisieren möchten, öffnen Sie den Parteidatensatz und wählen dann auf dem Inforegister Adressen die zur aktualisierende Adresse aus. Wählen Sie Bearbeiten und führen Sie dann auf der Seite Adresse bearbeiten die erforderlichen Änderungen an der Adresse oder den Adressenparametern durch.

Kann ich zwei oder mehr Parteidatensätze in einen Datensatz zusammenführen?

In bestimmten Fällen sollten Sie zwei oder Parteidatensätze in einem Datensatz zusammenführen. Dies kann vorkommen, wenn Sie absichtlich oder unabsichtlich zwei oder mehr doppelte Parteidatensätze erstellt haben. Wählen Sie beim Zusammenführen von Parteidatensätzen einen Datensatz aus, der beibehalten wird. Die Informationen aus den anderen Datensätzen werden in diesem Datensatz zusammengeführt. Angenommen, Sie stellen fest, dass Informationen zu Fabrikam in den drei Parteidatensätzen A, B und C gespeichert sind. Sie legen fest, dass Parteidatensatz A beibehalten wird. Daher werden die in den Parteidatensätzen B und C gespeicherten Informationen im Parteidatensatz A zusammengeführt. Es gibt Situationen, in denen Sie Parteidatensätze nicht zusammenführen können:

• Es können keine Parteidatensätze zusammengeführt werden, die derselben Parteirolle, wie Debitor oder Kreditor, in derselben juristischen Person zugeordnet sind. Angenommen, Partei A ist einem Debitor in der juristischen Person 123 und Partei B ist einem anderen Debitor in der juristischen Person 123 zugeordnet. Diese Parteidatensätze können nicht zusammengeführt werden, da der zusammengeführte Parteidatensatz mehreren Debitoren in derselben juristischen Person zugeordnet wäre, was nicht zulässig ist. Die Datensätze können jedoch zusammengeführt werden, wenn Partei B einem Debitor in der juristischen Person 123 oder einem Debitor in einer anderen juristischen Person zugeordnet ist.
• Datensätze von internen Parteiorganisationen können nicht in derselben juristischen Person, Organisationseinheit oder im selben Team zusammengeführt werden.

Soll ich einen Parteidatensatz im globalen Adressbuch oder an einem anderen Ort (z. B. auf der Debitoren- oder Kreditorenseite) erstellen?

Sie können Parteidatensätze entweder im globalen Adressbuch oder auf der entsprechenden Entitätsseite eingeben. Wird ein Datensatz in einem Ort hinzufügen, wird derselbe Datensatz immer am anderen Ort hinzugefügt. Wenn Sie beispielsweise einen Parteidatensatz für einen Debitor im globalen Adressbuch hinzufügen, wird der Datensatz auch auf der Seite Debitor hinzufügt. Wenn Sie einen Parteidatensatz auf der Debitor-Seite hinzufügen, wird der Datensatz ebenso zum globalen Adressbuch hinzufügt. Verwenden Sie die folgenden Richtlinien, um festzulegen, wo neue Parteidatensätze eingegeben werden sollen:

• Erstellen eines Parteidatensatzes, wenn Sie den Entitätstyp nicht kennen – Wenn Sie einen Parteidatensatz erstellen müssen, aber den Entitätstyp nicht kennen (wenn Sie beispielsweise nicht wissen, ob es sich bei der Entität um einen Kunden oder eine Chance handelt), erstellen Sie den Datensatz im globalen Adressbuch. Sie können den Entitätstyp später auswählen.
• Erstellen eines Parteidatensatzes, wenn Sie den Entitätstyp kennen – Wenn Sie den Entitätstyp für die Partei kennen, können Sie auf der entsprechenden Seite einen Datensatz für diesen Typ erstellen. Beispielsweise können Sie für einen Debitor einen Datensatz im Formular Debitor erstellen. Wenn Sie mit dem entsprechenden Formular für eine Entität einen Datensatz erstellen und speichern, wird der Datensatz automatisch im globalen Adressbuch erstellt.

Kann ich Adressinformationen für Parteidatensätze übersetzen?

Sie können Übersetzungen von Adressinformationen einrichten, damit die Information in Ihrem Programm in der Sprache des Benutzers (Systemsprache) und in anderen Dokumenten, wie z. B. Aufträgen, in einer anderen Sprache angezeigt wird. Sie können Übersetzungen für Namen von Ländern/Regionen, zu Adresszwecken und Namensfolgen eingeben. Ihre Systemsprache ist z. B. Dänisch, und Sie erstellen einen Auftrag für einen Kunden in Frankreich. In diesem Fall können Sie den Debitorendatensatz auf Dänisch im Programm anzeigen, die Adressinformationen jedoch in dem gedruckten Auftrag auf französisch anzeigen. Wenn Sie Übersetzungen einrichten, sollten Sie eine Übersetzung für jeden Artikel in der Liste eingegeben. Alle Artikel, für die Sie keine Übersetzung eingeben, werden in der Systemsprache angezeigt. Ihre Systemsprache ist z. B. Dänisch, und Sie senden ein Dokument an einen Kunden in Spanien. Wenn Sie keine spanischen (ESP) Übersetzungen für die Adressdaten eingegeben haben, werden die Informationen im System und auf gedruckten Materialien auf Dänisch angezeigt.

Warum kann ich die Datensätze nach dem Importieren von Adressen nicht bearbeiten?

Wenn Sie Adressen importieren, gibt es ein Feld mit dem Namen IsLocationOwner. Dieses Feld zeigt an, ob die Partei, die dem Standort (Adresse) zugeordnet ist, der Besitzer der Adresse ist. Wenn die Partei der Besitzer der Adresse ist, kann die Adresse bearbeitet werden, wenn die Partei im globalen Adressbuch oder über die Masterdatensatzseite (z. B. Debitor, Kreditor oder Arbeitskraft) verwendet wird. Wenn die Partei nicht der Besitzert der Adresse ist, kann der Datensatz nicht bearbeitet werden.

Beim SIe Adressen importieren sollte das Feld IsLocationOwner auf Ja eingestellt werden, wenn Sie möchten, dass die Adresse über die zugeordnete Partei bearbeitet werden kann. Wird dieses Feld falsch importiert, kann der Standortbesitzer im globalen Adressbuch aktualisiert werden.

Weitere Informationen zum Ändern des Standortbesitzers einer importierten Adresse finden Sie unter Standortbistzer verwalten.

Synchronisiert das globale Adressbuch den Kundendatensatz, wenn der Parteityp „juristische Person“ oder „Team“ ist?

Nein, das globale Adressbuch synchronisiert den Kunden nicht. Da die V3-Zuordnung des Kunden nur den Parteityp Person für Kontakte und den Parteityp Organisation für Konten unterstützt, erreicht der Datensatz Dataverse nicht und es werden keine Fehler angezeigt. Es muss ein separater Parteidatensatz vom Typ Person oder Organisation erstellt werden.