Detaillierte Kreditor- und Debitorenzahlungen buchen

Mit der Möglichkeit, ausführliche Kreditoren- und Debitorenzahlungen mit zusammengefassten Beträgen im Bankkonto zu buchen, werden Kreditoren- und Debitorenzahlungen als separate Belege gebucht, die Zahlungen werden jedoch zusammengefasst, wenn der Bankkontosaldo aktualisiert wird.

Beispiel: Ihre Bank zahlt drei Kreditoren im Namen Ihrer Organisation jeweils 100 Euro (EUR). Wenn die Bank die Transaktionen abschließt, werden auf dem Bankauszug möglicherweise die drei Zahlungen im Detail oder eine zusammengefasste Abhebung von 300 EUR angezeigt. Wenn Ihre Bank die Zahlungen zu einer einzigen Abhebung zusammenfasst, kann diese Funktion verwendet werden, um diese Funktion nachzuahmen. Daher kann es dazu beitragen, den Bankabstimmungsprozess zu optimieren.

Wichtig

Mit dieser Funktion müssen Sie nicht mehr mehrere Kreditoren- oder Debitorenzahlungen in einer einzigen Belegnummer erfassen. Um zu bestimmen, ob die Parameter so definiert werden können, dass mehrere Transaktionen im untergeordneten Sachkonto in einem einzelnen Beleg nicht zulässig sind, (siehe Ein Beleg).

Einrichten

Aktivieren Sie im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung die Funktion mit dem Namen Möglichkeit zum Buchen ausführlicher Kreditoren- und Debitorenzahlungen mit zusammengefassten Beträgen im Bankkonto.

Erfassungsnamen

Die Möglichkeit, Zahlungen im Banksachkonto zusammenzufassen, wird für die folgenden Erfassungstypen unterstützt:

• Täglich (Allgemeine Erfassung)
• Kreditorenzahlung (Kreditorenzahlungserfassung)
• Debitoren-Zahlung (Debitoren-Zahlungs-Buch.-Blatt)

Auf der Seite Journale stehen im Abschnitt Bank zwei neue Felder zur Verfügung: Beträge auf Bankkonto zusammenfassen und Zusammenfassungskriterien.

Wenn die Option Beträge im Bankkonto zusammenfassen auf Nein (Standardwert) festgelegt ist, aktualisieren Zahlungen in einer Buch.-Blatt-Batchgruppe das Bankkonto entweder detailliert oder zusammenfassend, je nachdem, ob die Zahlungen in einer einzelnen Belegnummer eingegeben werden. Das Buchen auf das Bankkonto funktioniert genauso wie es der Fall ist, wenn die neue Funktion deaktiviert ist. Wenn die Funktion aktiviert ist, empfehlen wir, dass Sie nicht mehr mehrere Zahlungen in einer einzigen Belegnummer eingeben.

Die Option Beträge im Bankkonto zusammenfassen kann nur dann auf Ja gesetzt werden, wenn das Feld Neuer Beleg für den Journalname auf In Verbindung mit Saldo festgelegt ist. In diesem Fall fördert die Option die Verwendung eines einzelnen Belegs pro Kreditoren- oder Debitorenzahlung, garantiert es jedoch nicht. Wenn die neue Funktion aktiviert ist, erfolgt keine Zusammenfassung, wenn der Beleg mehr als einen Kreditor oder Debitor enthält.

Hinweis

Wenn das Feld Neuer Beleg auf einen anderen Wert als In Verbindung mit Saldo gesetzt ist und Sie versuchen, die Option Beträge im Bankkonto zusammenfassen auf Ja zu setzen, erhalten Sie die folgende Fehlermeldung: „Die Einstellung ‚Beträge im Bankkonto zusammenfassen‘ muss auf ‚Nein‘ gesetzt sein, wenn ‚Neuer Beleg‘ auf ‚Manuell‘ oder ‚Nur eine Belegnummer‘ gesetzt ist.“

Wenn die Option Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Ja gesetzt ist und Sie versuchen, den Wert des Feldes Neuer Beleg auf einen anderen Wert als In Verbindung mit Saldo zu ändern, erhalten Sie die folgende Fehlermeldung: „Die Einstellung für Neuer Beleg muss In Verbindung mit Saldo lauten, wenn Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Ja gesetzt ist.“

Wenn Sie die Option Beträge im Bankkonto zusammenfassen auf Ja setzen, wird das Feld Zusammenfassungskriterien verfügbar. Mit diesem Feld kann Ihre Organisation die Kriterien angeben, anhand derer Zahlungen auf das Bankkonto zusammengefasst werden. Folgende Werte sind verfügbar:

• Nicht zusammenfassen – Zahlungen werden nicht zusammengefasst, auch wenn die Option Beträge im Bankkonto zusammenfassen auf Ja eingestellt ist.
• Standardkriterien – Zahlungen mit dem gleichen Bankkonto, der gleichen Zahlungsmethode, dem gleichen Währungscode, der gleichen Kontoart (entweder Debitor oder Kreditor) und dem gleichen Transaktionsdatum werden zur Zusammenfassung gruppiert.
• Standardkriterien mit Dokumentnummer – Zahlungen, die dasselbe Bankkonto, dieselbe Zahlungsmethode, denselben Währungscode, denselben Kontotyp (entweder Kunde oder Kreditor), dasselbe Transaktionsdatum und denselben Beleg aufweisen, werden zur Zusammenfassung gruppiert. Wenn die Dokumentnummer für mehr als eine Zahlung leer ist, wird der leere Wert als gültige Belegnummer behandelt und diese Zahlungen werden zusammengefasst.
• Standardkriterien mit Zahlungsreferenz – Zahlungen, die dasselbe Bankkonto, dieselbe Zahlungsmethode, denselben Währungscode, denselben Kontotyp (entweder Kunde oder Kreditor), dasselbe Transaktionsdatum und dieselbe Zahlungsreferenz aufweisen, werden zur Zusammenfassung gruppiert. Wenn die Zahlungsreferenz für mehr als eine Zahlung leer ist, wird der leere Wert als gültige Zahlungsreferenz behandelt und diese Zahlungen werden zusammengefasst.

Parameter

Wenn Kreditoren- oder Debitorenzahlungen zusammengefasst werden, wird der einzelnen Bankkontotransaktion eine neue Nummer zugewiesen.

Definieren Sie auf der Seite Kassen- und Bankverwaltungsparameter auf der Registerkarte Nummernkreise eine Zahlensequenz für die Referenz Zusammenfassungskennung von Bankbuchungen.

Zahlungen in einem Journal eingeben

Wenn diese Funktion verwendet wird, können Zahlungen im Bankkonto zusammengefasst werden, wenn sie von einem der folgenden Buchungsblätter eingegeben werden:

• Gehen Sie zu Kreditorenkonten – Zahlungen – Kreditorenzahlungserfassung
• Gehen Sie zu Debitorenkonten – Zahlungen – Kundenzahlungserfassung
• Hauptbuch – Journaleinträge – Allgemeine Erfassungen

Überprüfen Sie nach der Erstellung eines Buchungsblatts die Zusammenfassungseinstellungen auf der Registerkarte Einrichtung der Kopfzeile des Buchungsblatts. Die Standardeinstellungen werden dem Buchungsblattnamen entnommen, können jedoch für einzelne Buchungsblattchargennummern überschrieben werden.

Nachdem alle Zahlungen in dem Buchungsblatt eingegeben wurden, werden die folgenden Kriterien während der Buchung verwendet, um zu bestimmen, welche Zahlungen für die Zusammenfassung berücksichtigt werden können. Diese Kriterien wirken sich darauf aus, wie Zahlungen in das Buchungsblatt eingegeben werden sollen.

• Für die Zusammenfassung werden nur Zahlungen berücksichtigt, die die folgenden Kombinationen aus einem Konto und einem Gegenkonto aufweisen: Kreditor/Bank, Bank/Kreditor, Debitor/Bank und Bank/Debitor. Zahlungen, die auf ein Sachkonto gebucht werden (Transferzahlungen), werden nicht für die Zusammenfassung berücksichtigt.
• Jeder Zahlungsbeleg darf nur einen einzelnen Kreditor oder Debitor enthalten. Wenn eine Belegnummer mehrere Kreditoren oder Debitoren enthält, wird sie nicht für die Zusammenfassung berücksichtigt.
• In der Buchungsstapelnummer müssen mehrere Zahlungen in separaten Belegen vorhanden sein.
• Zahlungen mit unterschiedlichen Erfassungschargennummern werden bei der Zusammenfassung nicht berücksichtigt.

Zahlungen in einem Journal buchen

Während der Buchung wird die Gruppe der Zahlungszeilen für die Zusammenfassung berücksichtigt, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Nachdem die Gruppe der Zahlungszeilen ermittelt wurde, erfolgt die Zusammenfassung basierend auf den Einstellungen im Kopf des Buchungsstapels.

• Eine Zusammenfassung von Bankbuchungen findet nicht statt, wenn die Option Beträge im Bankkonto zusammenfassen auf Nein festgelegt ist oder wenn das Feld Zusammenfassungskriterien im Kopf des Buchungsstapels auf Nicht zusammenfassen festgelegt ist.

  Wenn ein Buch.-Blattname definiert wurde, damit Zahlungen zusammengefasst auf das Bankkonto gebucht werden, das Feld Zusammenfassungskriterien im Kopf des Buchungsstapels jedoch auf Nicht zusammenfassen festgelegt ist, werden die Transaktionen nicht zusammengefasst.

• Die Zusammenfassung von Bankbuchungen erfolgt, wenn die Option Beträge im Bankkonto zusammenfassen auf Ja festgelegt und das Feld Zusammenfassungskriterien auf Standardkriterien, Standardkriterien mit Belegnummer oder Standardkriterien mit Zahlungsreferenz festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung des Felds Zusammenfassungskriterien im Abschnitt Journale.

Auf ein Bankkonto können mehrere Gruppen von zusammengefassten Zahlungen gebucht werden. Wenn die Erfassung beispielsweise eine Gruppe von Kreditorenzahlungen und eine Gruppe von Debitorenzahlungen enthält, können Sie zwei oder mehr zusammengefasste Zahlungen haben. Für die Kreditorenzahlungen können eine oder mehrere zusammengefasste Bankkontotransaktionen und für die Debitorenzahlungen eine oder mehrere zusammengefasste Bankkontotransaktionen erstellt werden.

Für das nächste Beispiel wurden die folgenden Kreditorenzahlungen in einem Journal erfasst. Die Buchungsstapelnummer wurde so eingerichtet, dass das Feld Zusammenfassungskriterien auf Standardkriterien mit Belegnummer gesetzt ist. Beim Buchen werden die Zahlungen wie hier gezeigt zusammengefasst oder nicht zusammengefasst.

Belegnummer	Buchungsdatum	Konto	Währung	Soll	Haben	Gegenkonto	Zahlungsmethode	Belegnummer	Was wird zusammengefasst?
1	15. August	Kreditor A	EUR	100		USMF OPER	Elektronisch		Gutscheine 1 und 2 zusammengefasst
2	15. August	Kreditor B	EUR	200		USMF OPER	Elektronisch		Gutscheine 1 und 2 zusammengefasst
3	August 17	Kreditor C	CAD	300		USMF OPER	Elektronisch		Detailliert auf Bankkonto gebucht
4	August 18	Kreditor B	EUR	400		USMF OPER	Elektronisch		Detailliert auf Bankkonto gebucht
5	August 28	Kreditor D	EUR	500		USMF OPER	Elektronisch	1	Belege 5 und 6 zusammengefasst
6	August 28	Kreditor Z	EUR	600		USMF OPER	Elektronisch	1	Belege 5 und 6 zusammengefasst
7	August 28	Kreditor Z	EUR	700		USMF OPER	Elektronisch	2	Belege 7, 8 und 9 zusammengefasst
8	August 28	Kreditor B	EUR	800		USMF OPER	Elektronisch	2	Belege 7, 8 und 9 zusammengefasst
9	August 28	Kreditor A	EUR	900		USMF OPER	Elektronisch	2	Belege 7, 8 und 9 zusammengefasst

Fünf Transaktionen werden auf dem Bankkonto verbucht. Bei zwei werden die ursprünglichen Zahlungsdaten beibehalten. Für die anderen drei werden die Zahlungen auf der Grundlage der Zusammenfassungsregeln zusammengefasst.

Nachdem Zahlungen in einer Erfassung gebucht wurden

Nach Abschluss des Buchens finden Sie die zusammengefassten (oder detaillierten) Zahlungen in den Transaktionen des Bankkontos. Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Bankkonten>Bankkonten.

Für jede zusammengefasste Zahlung wird ein Sternchen (*) im Feld Belegnummer angezeigt. Jede Zahlung wird weiterhin detailliert in das Hauptbuch gebucht.

Alle zusammengefassten Bankkontotransaktionen verfügen über eine eindeutige Zusammenfassungs-ID. Wenn das Feld Zusammenfassungskriterien auf Standardkriterien mit Belegnummer gesetzt wurde, wird die Belegnummer aus den Zahlungszeilen als Zusammenfassungskennung verwendet. Andernfalls wird die Zusammenfassungs-ID aus dem Nummernkreis generiert, der auf der Seite Bargeld- und Bankverwaltungsparameter konfiguriert wurde. Wenn die Zusammenfassungs-ID, die einer zusammengefassten Banktransaktion zugewiesen werden soll, bereits von einer anderen zusammengefassten Banktransaktion verwendet wird, wird eine neue aus dem Nummernkreis ausgewählt. Die Zahlungsreferenz wird nicht als Zusammenfassungs-ID verwendet.

Benutzer können die Zahlungsdetails einer zusammengefassten Bankkontotransaktion anzeigen, indem sie auf der Seite Details zur Zahlungszusammenfassung die Option Zusammenfassungsdetails anzeigen auswählen.

Während Sie die Zusammenfassungsdetails anzeigen, können Sie den Hauptbuchbeleg jeder Zahlung anzeigen, zum Bankkonto der zusammengefassten Transaktion zurückkehren oder die Abrechnungsinformationen für die ausgewählte Zahlung anzeigen.

Die zusammengefassten Transaktionen des Bankkontos werden auch auf dem Bankauszug angezeigt. Daher ist die Bankabstimmung einfacher, unabhängig davon, ob die manuelle Kontoabstimmung oder die erweiterte Bankabstimmung verwendet wird. Beide Abstimmungsprozesse zeigen die Bankzusammenfassungs-ID an. Wenn die erweiterte Bankabstimmung für das Bankkonto aktiviert ist, wird ein Bankbeleg vom Typ Zusammengefasste Buchung für das Bankkonto erstellt. Benutzer können Transaktionen auf die gleiche Weise für andere Arten von Bankdokumenten abgleichen und abstimmen.