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Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Projekte zu verwalten und zu steuern: Projektprognosen und Projektbudgets.
Verwenden Sie die Projektprognose, wenn Ihre Organisation eine operative Perspektive hat und sich auf Einnahmen und Kosten konzentriert, die aus bestimmten Transaktionen abgeleitet werden. Verwenden Sie die Projektbudgetierung, wenn sich Ihre Organisation mehr auf die finanziellen Beträge konzentriert.
Sowohl Projektprognosen als auch Projektbudgets verwenden Prognosemodelle, um die prognostizierten Transaktionsbeträge zu speichern.
Jede Methode hat ihre Vorteile. Sie sollten die folgenden Punkte berücksichtigen, bevor Sie eine Methode für Ihre Organisation auswählen.
Zuteilungsmethode | Projekt-Prognose | Budgetierung von Projekten |
---|---|---|
Periodenzuordnung | Sie können Transaktionen nicht explizit über einen Geschäftszeitraum zuordnen. Stattdessen basieren die Prognose und die Steuerung der Prognose auf der Lebensdauer des Projekts. Da Prognosen auf einem bestimmten Datum basieren, müssen Sie den Zeitraum aus dem Datum ableiten. | Sie können Transaktionen über das gesamte Projekt oder einen Geschäftszeitraum zuordnen. Wenn Sie über eine Periode verrechnen, können Sie nicht verbrauchte Beträge in die nächste Geschäftsperiode vortragen. |
Anzeigen von Transaktionen | Sie können Transaktionen in den Prognoseformularen anzeigen, in denen Sie die Prognosen für das gesamte Unternehmen und für alle Projekte sehen, unabhängig von der Hierarchie. Um sich auf ein bestimmtes Projekt zu konzentrieren, müssen Sie die Daten filtern. | Sie können budgetierte Transaktionen für eine einzelne Projekthierarchie anzeigen. Daher können Sie Transaktionsdetails für ein übergeordnetes Projekt oder dessen Unterprojekte anzeigen. |
Variablen der Transaktion | Wenn Sie prognostizierte Buchungen eingeben, können Sie jedes Attribut verwenden, das für eine tatsächliche Buchung vorhanden ist. Dies ermöglicht eine detailliertere Prognose. Sie können z. B. Details für Mengen, Arbeitskräfte, Artikel oder Positionseigenschaften eingeben. | Wenn Sie Budgetdetails eingeben, können Sie nur Beträge, Kategorien und Aktivitäten verwenden. |
Sicherheit | Die Prognose basiert auf Transaktionen, die Sie in den Prognoseformularen eingeben, und beinhaltet keinen Prozesssteuerungsmechanismus. Jede Arbeitskraft, die über Berechtigungen für ein Planungsformular verfügt, kann Informationen ohne Genehmigung überarbeiten. | Bei der Budgetierung wird das Workflow-System verwendet, das das Änderungsmanagement ermöglicht und es Ihnen ermöglicht, eine Historie der Revisionen zu führen. |
Arten von Einträgen | Prognosetransaktionseinträge basieren auf der Anzahl der Einheiten sowie auf Kosten und Verkaufspreis. | Budgetdetails basieren auf Beträgen, die zwischen Kosten und Einnahmen aufgeteilt werden. |
Prognosemodelle | Da jede Prognose mit einem Modell verknüpft sein muss, können Sie mehrere Prognosemodelle erstellen und auch Untermodelle einrichten. | Die Projektbudgetierung schränkt die Prognosemodelle ein, die für die Budgetierung verwendet werden. Weniger Prognosemodelle können dazu beitragen, die Konsistenz der Prognosen zu erhöhen. |
Kostenüberschreitungen | Sie können nur die Eingabe von Transaktionen zulassen oder verbieten, die zu einer Kostenüberschreitung führen. | Die Projektbudgetierung bietet zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten für Benutzer. Sie können Warnungen und Überschreitungen zulassen. |
Steuerung | Die Prognosesteuerung erfolgt mithilfe der Prognosereduzierung. Ist-Beträge werden von den prognostizierten Transaktionssalden abgezogen, ohne dass ein Prüfpfad vorhanden ist. Dies kann es schwieriger machen, nachzuvollziehen, wo die tatsächlichen Transaktionen stattgefunden haben. | Bei der Projektbudgetsteuerung werden die Ist-Beträge von den Beträgen im verbleibenden Budget abgezogen. Dies ermöglicht einen klareren Audit-Trail. |
Projektplanungen
Wenn Sie die Projektprognose verwenden, können Sie für jeden Transaktionstyp Prognosetransaktionen eingeben. Jedes Attribut, das für eine tatsächliche Transaktion verfügbar ist, kann für eine prognostizierte Transaktion verwendet werden, z. B. Positionsrentabilität, Positionsattribute, Arbeitskräfte oder Beschreibungen. Sie können auch prognostizieren, wie lange Sie einem Kunden eine Rechnung stellen werden, nachdem Ihnen Kosten entstanden sind.
Projektprognosetransaktionen basieren auf Einheiten und Beträgen.
Sie müssen jede Projektprognose mit einem Prognosemodell verknüpfen. Wenn Sie eine Prognosetransaktion eingeben, wird automatisch ein Prognosemodell vorgeschlagen. Das Prognosemodell fungiert als Container für die Prognosetransaktionen.
Sie können Prognosemodelle als Untermodelle für ein Modell festlegen. Auf diese Weise können Sie Prognosen nach Region, Zeitraum oder Abteilung erstellen. Sie können die prognostizierten Transaktionen in ein Modell kopieren, um ein neues Modell zu erstellen, und Sie können die Transaktionen auch in das Hauptbuch übertragen. Da es eine Eins-zu-Eins-Beziehung zwischen einer Prognose und einem Modell gibt, bildet jedes Prognosemodell ein separates Budget für ein Projekt.
Prognosemodelle können die Prognosereduzierung als Steuerungsmechanismus für Projekte verwenden. Bei der Prognosereduzierung reduzieren Ist-Transaktionen die Salden der prognostizierten Transaktionen. Da die Prognosereduzierung jedoch auf das höchste Projekt in der Hierarchie angewendet wird, bietet sie eine eingeschränkte Ansicht der Änderungen in der Prognose. Wenn z. B. eine Arbeitskraft einem Teilprojekt zugeordnet ist, werden die tatsächlichen Transaktionen für die Arbeitskraft in das übergeordnete Projekt gebucht. Dies kann die Nachverfolgung von Änderungen erschweren, da Sie nicht leicht feststellen können, welche Transaktion in welchem Teilprojekt zu einer Reduzierung des prognostizierten Betrags geführt hat. Daher empfiehlt es sich, eine Kopie eines Prognosemodells zu erstellen, das für die Prognosereduzierung verwendet werden kann. Sie können dann Berichte verwenden, um anzuzeigen, was ursprünglich prognostiziert wurde.
Sie können Projektprognosen überarbeiten, kopieren, löschen oder in ein Finanzbuchbudget übertragen. Eine Prozesssteuerung gibt es jedoch nicht. Jede Arbeitskraft, die über die Berechtigung für ein Prognoseformular verfügt, kann Änderungen ohne Überprüfung vornehmen.
- Überarbeiten– Sie können eine Prognosebuchung in denselben Formularen überarbeiten, in denen die ursprünglichen Buchungen vorgenommen wurden.
- Kopieren oder Löschen – Wenn Sie Planungsbuchungen kopieren, kopieren Sie die Transaktionszeilen eines Planungsmodells in ein anderes Planungsmodell. Wenn Sie eine Prognose löschen, löschen Sie die Prognosetransaktionen aus einem Planungsmodell. Um die prognostizierten Transaktionen einzuschränken, die kopiert oder gelöscht werden, wählen Sie bestimmte Transaktionstypen und -daten aus. Auf diese Weise können Sie nur bestimmte Teile einer Prognose kopieren oder löschen.
- Übertragen – Wenn Sie eine Projektprognose in ein Hauptbuchbudget übertragen, übertragen Sie die Prognosetransaktionen eines Planungsmodells in ein Hauptbuchbudget. Sie können alle zuvor übertragenen Buchungen im Hauptbuchbudget überschreiben, in das Sie Ihre Projektprognose übertragen.
Projektbudgets
Die Projektbudgetierung ist eine einfachere Methode als die Prognose, lässt sich jedoch in Prognosemodelle integrieren. Es verwendet ein einzelnes Eingabeformular für ursprüngliche Budgetdetails und -überarbeitungen und ermöglicht Prognosen, die nur auf Betrag, Kategorie oder Aktivität basieren.
Bei der Projektbudgetierung müssen alle ursprünglichen Budgets und Überarbeitungen zur Genehmigung an einen Projekt-Workflow gesendet werden. Workflows geben Ihnen mehr Kontrolle über den Prozess und erstellen einen Datensatz der Änderungshistorie.
Die Projektbudgetierung ähnelt der Hauptbuchbudgetierung, ist aber schneller und einfacher einzurichten. Viele der Optionen in der Hauptbuchbudgetierung, wie z. B. Nummernkreise oder Währung, müssen für Projekte nicht separat eingerichtet werden.
Projektbudgets werden automatisch mit zwei Prognosemodellen verknüpft, eines für das ursprüngliche Budget und eines für das verbleibende Budget. Daher können Berichte, die auf Prognosemodellen basieren, Budgetdaten verwenden. Wenn ein Projektbudget gebunden ist, erstellt das System Prognosebuchungen auf der Grundlage der zugehörigen Modelle, die für Berichts- und Steuerungszwecke verwendet werden.
Prognosemodelle
Prognosemodelle verfügen über eine Hierarchie auf einer Ebene. Das bedeutet, dass eine Projektprognose mit einem Prognosemodell verknüpft sein muss.
Wenn Sie Projektprognosen verwenden, können Sie Modelle als Untermodelle identifizieren. Anschließend können Sie Prognosen nach Abteilung, Zeitraum oder Region erstellen. Sie können z. B. ein Prognosemodell für ein Jahr erstellen und dann Untermodelle für die regionalen Prognosen "Nordosten", "Südosten", "Nordwesten" und "Südwesten" erstellen, die von den regionalen Köpfen übermittelt werden. Wenn Sie in den verfügbaren Berichten verschiedene Optionen auswählen, können Sie Informationen nach Gesamtprognose oder nach Teilmodell anzeigen.