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Öffentliche Ordner in Exchange Server

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Öffentliche Ordner ermöglichen den gemeinsamen Zugriff und stellen ein einfaches und effektives Mittel zum Erfassen, Organisieren und Freigeben von Informationen für andere Personen in der Arbeitsgruppe oder Organisation dar. Öffentliche Ordner erleichtern das Durchsuchen von Inhalten in einer tiefen Hierarchie. Benutzern wird die vollständige Hierarchie in Outlook angezeigt, sodass sie die Inhalte, an denen sie interessiert sind, leicht finden können.

Öffentliche Ordner sind in den folgenden Outlook-Clients verfügbar:

  • Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet) für Exchange 2016 oder höher

  • Unterstützte Versionen von Outlook für Exchange Server.

  • Outlook für Mac 2016 und Outlook für Mac für Office 365.

Öffentliche Ordner können auch als Archivierungsmethode für Verteilergruppen verwendet werden. Wenn Sie einen öffentlichen Ordner für E-Mail aktivieren und der Verteilergruppe hinzufügen, werden an die Gruppe gesendete E-Mails automatisch dem öffentlichen Ordner hinzugefügt, damit sie später zur Verfügung stehen.

Öffentliche Ordner sind nicht für die folgenden Aufgaben konzipiert:

  • Datenarchivierung: Benutzer mit Postfachgrenzwerten verwenden manchmal öffentliche Ordner anstelle von Postfächern, um Daten zu archivieren. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, da dadurch Speicherplatz in öffentlichen Ordnern belegt wird und Postfachbeschränkungen ihren Sinn verlieren. Stattdessen wird empfohlen, die In-Situ-Archivierung in Exchange 2016 als Archivierungslösung zu verwenden.

  • Dokumentfreigabe und Zusammenarbeit: Öffentliche Ordner bieten keine Versionsverwaltungs- oder andere Dokumentverwaltungsfeatures, z. B. kontrollierte Ein- und Auscheckfunktionen und automatische Benachrichtigungen über Inhaltsänderungen. Stattdessen wird empfohlen, SharePoint als Lösung für die Dokumentationsfreigabe zu verwenden.

Weitere Informationen zu öffentlichen Ordnern und anderen Methoden für die Zusammenarbeit in Exchange finden Sie unter Zusammenarbeit.

Informationen zu häufig gestellten Fragen zu öffentlichen Ordnern in Exchange finden Sie unter Häufig gestellte Fragen: Öffentliche Ordner.

Weitere Informationen zu den Grenzwerten und Kontingenten für öffentliche Ordner finden Sie unter Grenzwerte für öffentliche Ordner.

Architektur für öffentliche Ordner

Öffentliche Ordner verwenden eine Postfachinfrastruktur, um die vorhandenen Hochverfügbarkeits- und Speichertechnologien der Postfachdatenbank zu nutzen. Die Architektur für öffentliche Ordner verwendet speziell entworfene Postfächer, um sowohl die Hierarchie öffentlicher Ordner als auch ihren Inhalt zu speichern. Dies bedeutet auch, dass es keine Datenbank für öffentliche Ordner mehr gibt wie in früheren Versionen von Exchange. Die hohe Verfügbarkeit der Postfächer für öffentliche Ordner wird durch eine Database Availability Group (DAG) sichergestellt. Weitere Informationen zu DAGs finden Sie unter Datenbankverfügbarkeitsgruppen.

Die Hauptarchitekturkomponente öffentlicher Ordner sind Postfächer für öffentliche Ordner, die sich in einer oder mehreren Postfachdatenbanken befinden können.

Postfächer für öffentliche Ordner

Es gibt zwei Arten von Postfächern für öffentliche Ordner: das primäre Hierarchiepostfach und die sekundären Hierarchiepostfächer. Beide Arten von Postfächern können Inhalte enthalten:

  • Primäres Hierarchiepostfach: Das primäre Hierarchiepostfach ist die beschreibbare Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner. Die Hierarchie öffentlicher Ordner wird auch in alle anderen Postfächer öffentlicher Ordner kopiert, ist dort jedoch schreibgeschützt.

  • Sekundäre Hierarchiepostfächer: Sekundäre Hierarchiepostfächer enthalten ebenfalls Inhalte für öffentliche Ordner und eine schreibgeschützte Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner.

Hinweis

Aufbewahrungsrichtlinien werden für Postfächer für öffentliche Ordner nicht unterstützt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Postfächer öffentlicher Ordner zu verwalten:

  • Navigieren Sie im Exchange Admin Center (EAC) zu Öffentliche Ordner>Öffentliche Ordner Postfächer.

  • Verwenden Sie in der Exchange-Verwaltungsshell den Cmdletssatz *-Mailbox . Die folgenden Parameter wurden dem Cmdlet New-Mailbox hinzugefügt, um Postfächer für öffentliche Ordner zu unterstützen:

    • PublicFolder: Dieser Parameter wird mit dem Cmdlet New-Mailbox verwendet, um ein Postfach für öffentliche Ordner zu erstellen. Wenn Sie ein Postfach für öffentliche Ordner erstellen, wird ein neues Postfach mit dem Postfachtyp erstellt PublicFolder. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Postfachs für öffentliche Ordner.

    • HoldForMigration: Dieser Parameter wird nur verwendet, wenn Sie öffentliche Ordner von Exchange 2010 zu Exchange 2016 migrieren. Weitere Informationen finden Sie unter Migrieren öffentlicher Ordner weiter unten in diesem Thema.

    • IsHierarchyReady: Dieser Parameter gibt an, ob das Postfach für öffentliche Ordner bereit ist, die Hierarchie öffentlicher Ordner für Benutzer bereitzustellen. Sie wird erst auf festgelegt, $True nachdem die gesamte Hierarchie mit dem Postfach für öffentliche Ordner synchronisiert wurde. Wenn der Parameter auf $False gesetzt ist, wird er von Benutzern beim Zugriff auf die Hierarchie nicht verwendet. Wenn Sie jedoch die DefaultPublicFolderMailbox-Eigenschaft für ein Benutzerpostfach auf ein bestimmtes Postfach für öffentliche Ordner festlegen, greift der Benutzer weiterhin auf das angegebene Postfach für öffentliche Ordner zu, auch wenn der IsHierarchyReady-Parameter auf $Falsefestgelegt ist.

    • IsExcludedFromServingHierarchy: Dieser Parameter verhindert, dass Benutzer auf die Hierarchie öffentlicher Ordner im angegebenen Postfach für öffentliche Ordner zugreifen. Standardmäßig werden Benutzer zum Lastenausgleich gleichmäßig über Postfächer für öffentliche Ordner verteilt. Ist dieser Parameter für ein Postfach für öffentliche Ordner festgelegt, wird dieses Postfach bei diesem automatischen Lastenausgleich nicht berücksichtigt, und Benutzer greifen zum Abrufen der Hierarchie öffentlicher Ordner nicht darauf zu. Wenn Sie jedoch die Eigenschaft DefaultPublicFolderMailbox für ein Benutzerpostfach auf ein bestimmtes Postfach für öffentliche Ordner festgelegt haben, greift der Benutzer auch dann noch auf das angegebene Postfach für öffentliche Ordner zu, wenn der Parameter IsExcludedFromServingHierarchy für das jeweilige Postfach für öffentliche Ordner festgelegt wurde.

Ein sekundäres Hierarchiepostfach stellt Benutzern nur Informationen der öffentlichen Ordnerhierarchie bereit, wenn dies explizit für die Benutzerpostfächer mithilfe der Eigenschaft DefaultPublicFolderMailbox festgelegt wurde oder wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Die IsHierarchyReady-Eigenschaft für das Postfach für öffentliche Ordner ist auf $Truefestgelegt.

  • Die IsExcludedFromServingHierarchy-Eigenschaft für das Postfach für öffentliche Ordner ist auf $Falsefestgelegt.

Hierarchie öffentlicher Ordner

Die Hierarchie öffentlicher Ordner enthält die Eigenschaften und Organisationsinformationen der Ordner, einschließlich der Strukturstruktur. Jedes Postfach für öffentliche Ordner enthält eine Kopie der Hierarchie öffentlicher Ordner. Es gibt nur eine beschreibbare Kopie der Hierarchie, die sich im primären Postfach für öffentliche Ordner befindet. Für einen bestimmten Ordner werden die Hierarchieinformationen verwendet, um Folgendes zu identifizieren:

  • Berechtigungen für den Ordner

  • Die Position des Ordners in der Struktur für öffentliche Ordner einschließlich der über- und untergeordneten Ordner

Hinweis

In der Hierarchie werden keine Informationen zu E-Mail-Adressen für E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner gespeichert. Die E-Mail-Adressen werden im Verzeichnisobjekt in Active Directory gespeichert.

Hierarchiesynchronisierung

Der Synchronisierungsprozess für die Hierarchie öffentlicher Ordner verwendet inkrementelle Änderungssynchronisierung (ICS), die einen Mechanismus zum Überwachen und Synchronisieren von Änderungen an einer Exchange-Speicherhierarchie oder einem Exchange-Inhalt bereitstellt. Die Änderungen umfassen das Erstellen, Ändern und Löschen von Ordnern und Nachrichten. Wenn Benutzer mit Inhaltspostfächern verbunden sind und diese verwenden, erfolgt die Synchronisierung alle 15 Minuten. Wenn keine Benutzer mit dem Inhaltspostfach verbunden sind, wird die Synchronisierung seltener ausgelöst (alle 24 Stunden). Wenn ein Schreibvorgang wie das Erstellen eines Ordners in der primären Hierarchie ausgeführt wird, wird die Synchronisierung sofort (synchron) mit dem Inhaltspostfach ausgelöst.

Wichtig

Da nur eine schreibbare Kopie der Hierarchie vorhanden ist, wird die Ordnererstellung durch das Inhaltspostfach, mit dem Benutzer verbunden sind, an das Hierarchiepostfach weitergegeben.

Wenn Sie in einer großen Organisation ein neues Postfach für öffentliche Ordner erstellen, muss die Hierarchie mit diesem öffentlichen Ordner synchronisiert werden, bevor Benutzer eine Verbindung damit herstellen können. Andernfalls wird Benutzern möglicherweise eine unvollständige Öffentliche Ordnerstruktur angezeigt, wenn sie eine Verbindung mit Outlook herstellen. Legen Sie beim Erstellen des Postfachs für öffentliche Ordner den Parameter IsExcludedFromServingHierarchy für das Cmdlet New-Mailbox fest, damit keine Benutzer versuchen, eine Verbindung mit dem neuen Postfach für öffentliche Ordner herzustellen. Dieser Parameter verhindert, dass Benutzer eine Verbindung mit dem neu erstellten Postfach für öffentliche Ordner herstellen. Wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist, führen Sie das Cmdlet Set-Mailbox aus, wobei der Parameter IsExcludedFromServingHierarchy auf falsefestgelegt ist, was angibt, dass das Postfach für öffentliche Ordner bereit ist, mit dem eine Verbindung hergestellt werden kann. Sie können auch das Cmdlet Get-PublicFolderMailboxDiagnostics verwenden, um den Synchronisierungsstatus anhand der Eigenschaften SyncInfo und AssistantInfo anzuzeigen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines öffentlichen Ordners.

Inhalte öffentlicher Ordner

Inhalte öffentlicher Ordner können E-Mails, Beiträge, Dokumente und eForms einschließen. Die Inhalte werden im Postfach des öffentlichen Ordners gespeichert, werden jedoch nicht in mehrere Postfächer öffentlicher Ordner repliziert. Alle Benutzer greifen auf dasselbe Postfach für öffentliche Ordner zu, um dieselben Inhalte abzurufen. Zwar steht eine Volltextsuche im Inhalt eines öffentlichen Ordners zur Verfügung; Inhalte sind jedoch nicht über öffentliche Ordner hinweg durchsuchbar und werden nicht von der Exchange-Suche indiziert.

Hinweis

Outlook im Web wird unterstützt, hat jedoch Einschränkungen. Sie können Ihren Favoriten über Outlook öffentliche Ordner hinzufügen und entfernen und dann Vorgänge auf Elementebene ausführen, z. B. das Erstellen, Bearbeiten, Löschen von Beiträgen und antworten auf Beiträge über Outlook im Web. Sie können jedoch keine öffentlichen Ordner aus Outlook im Web erstellen oder löschen. Außerdem können nur die öffentlichen Ordner "Mail", "Post", "Kalender" und "Kontakt" der Favoritenliste in Outlook im Web hinzugefügt werden.

Migrieren öffentlicher Ordner

  • Sie können öffentliche Ordner in den folgenden Szenarien migrieren:

  • Von Exchange 2010 bis Exchange 2016 oder Exchange Online.

  • Von Exchange 2016 oder höher zu Exchange Online.

Wenn vor der Installation von Exchange 2016 bereits öffentliche Ordner in Exchange 2010 SP3 in Ihrer Organisation vorhanden sind, müssen Sie diese öffentlichen Ordner zu Exchange 2016 migrieren. Verwenden Sie hierfür die Cmdlets PublicFolderMigrationRequst. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Batchmigration zum Migrieren öffentlicher Exchange 2010-Ordner zu Exchange 2016. Falls Ihre Organisation zu Exchange Online wechselt, können Sie die öffentlichen Ordner in die Cloud migrieren und alle gleichzeitig upgraden. Ausführliche Informationen finden Sie unter Verwenden der Batchmigration zum Migrieren von öffentlichen Legacyordnern zu Microsoft 365, Office 365 und Exchange Online und Verwenden der Batchmigration zum Migrieren von Exchange Server öffentlichen Ordnern zu Exchange Online.

Aufgrund der Änderungen bei der Speicherung öffentlicher Ordner können Exchange 2010-Postfächer nicht auf die Hierarchie öffentlicher Ordner in Exchange 2016 oder auf Exchange Online zugreifen. Benutzerpostfächer in Exchange 2016 können jedoch eine Verbindung mit öffentlichen Exchange 2010-Ordnern herstellen. Öffentliche Exchange 2016-Ordner und ältere öffentliche Ordner können nicht gleichzeitig in Ihrer Exchange-Organisation vorhanden sein. Dies bedeutet, dass es keine Koexistenz zwischen Versionen gibt. Die Migration öffentlicher Ordner zu Exchange Server 2016 oder Exchange Online ist derzeit ein einmaliger Umstellungsprozess.

Aus diesem Grund wird empfohlen, vor der Migration Ihrer öffentlichen Exchange 2010-Ordner zuerst Ihre Exchange 2010-Postfächer zu Exchange 2016 oder Exchange Online zu migrieren. Weitere Informationen zum Migrieren von Postfächern finden Sie unter Postfachverschiebungen in Exchange Server, Migrieren von E-Mails mithilfe der Exchange-Übernahmemethode und Durchführen einer mehrstufigen Migration von E-Mails zu Microsoft 365 oder Office 365.

Verschieben öffentlicher Ordner

Sie können öffentliche Ordner in ein anderes Postfach für öffentliche Ordner verschieben oder Postfächer für öffentliche Ordner in eine andere Postfachdatenbank verschieben. Mithilfe der Cmdlet-Gruppe PublicFolderMoveRequest können Sie öffentliche Ordner in andere Postfächer für öffentliche Ordner verschieben. Unterordner unter dem öffentlichen Ordner, der verschoben wird, werden standardmäßig nicht verschoben. Wenn Sie eine Verzweigung öffentlicher Ordner verschieben möchten, können Sie das Move-PublicFolderBranch.ps1 Skript verwenden, das standardmäßig mit Exchange installiert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Verschieben eines öffentlichen Ordners in ein anderes Postfach für öffentliche Ordner.

Mithilfe der Cmdlet-Gruppe MoveRequest können Sie Postfächer für öffentliche Ordner in andere Postfachdatenbanken verschieben. Dies ist dieselbe Cmdlet-Gruppe, die auch zum Verschieben normaler Postfächer verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Move a public folder mailbox to a different mailbox database.

Die Cmdlets PublicFolderMoveRequest und MoveRequest verwenden den Postfachreplikationsdienst zum asynchronen Verschieben öffentlicher Ordner. Dies bedeutet, dass das Cmdlet nicht die eigentliche Arbeit übernimmt und während der meisten Verschiebungen die Postfächer für öffentliche Ordner und öffentliche Ordner weiterhin für Benutzer verfügbar sind. Da der Postfachreplikationsdienst Postfachverschiebungen, Import- und Exportanforderungen sowie Verschiebungsanforderungen für öffentliche Ordner ausführt, ist es wichtig, Drosselung und Workloadverwaltung in Betracht zu ziehen.

Kontingente für öffentliche Ordner

Standardmäßig erben neue Postfächer für öffentliche Ordner automatisch die Größenbeschränkungen der Postfachdatenbank. Daher müssen Sie zunächst den Wert der UseDatabaseQuotaDefaults-Eigenschaft überprüfen, um den aktuellen Speicherkontingentstatus für das Postfach für öffentliche Ordner mithilfe des Cmdlets Get-Mailbox genau auszuwerten:

  • Wenn der Wert ist True, werden die Postfacheinstellungen ignoriert, und die Grenzwerte für die Postfachdatenbank werden verwendet.

  • Wenn der Wert ist False, werden die Einstellungen pro Postfach verwendet.

Wenn die UseDatabaseQuotaDefaults-Eigenschaft und True die Eigenschaften ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota und IssueWarningQuota sind unlimited, ist die Postfachgröße nicht wirklich unbegrenzt. Stattdessen müssen Sie das Cmdlet Get-MailboxDatabase verwenden und die entsprechenden Speichergrenzwerte für Postfachdatenbanken überprüfen, um herauszufinden, welche Grenzwerte für das Postfach gelten. Die Standardmäßigen Kontingentlimits für Postfachdatenbanken sind:

  • IssueWarningQuota: 1,9 GB

  • ProhibitSendQuota: 2 GB

  • ProhibitSendReceiveQuota: 2,3 GB

Führen Sie das Cmdlet Get-MailboxDatabase aus, um die Kontingente für Postfachdatenbanken zu bestimmen:

Verwenden Sie zum Festlegen der Kontingente für ein Postfach für öffentliche Ordner das Cmdlet Set-OrganizationConfig mit den Parametern DefaultPublicFolderIssueWarningQuota und DefaultPublicFolderProhibitPostQuota .

Notfallwiederherstellung

Öffentliche Ordner basieren auf der Postfachinfrastruktur und verwenden dieselben Mechanismen für Verfügbarkeit und Redundanz. Jedes Postfach für öffentliche Ordner kann ganz wie ein normales Postfach mehrere redundante Kopien mit automatischem Failover haben. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Hochverfügbarkeit und Standortresilienz.

Zusätzlich zum allgemeinen Szenario für die Notfallwiederherstellung können Sie öffentliche Ordner auch in den folgenden Situationen wiederherstellen:

  • Vorläufig gelöschte öffentliche Ordnerwiederherstellung: Der öffentliche Ordner wurde gelöscht, befindet sich aber noch innerhalb des Aufbewahrungszeitraums.

  • Vorläufig gelöschte Postfachwiederherstellung für öffentliche Ordner: Das Postfach für öffentliche Ordner wurde gelöscht und befindet sich noch innerhalb des Aufbewahrungszeitraums des Postfachs.

  • Postfachwiederherstellung für öffentliche Ordner aus einer Wiederherstellungsdatenbank: Sie können ein einzelnes Postfach für öffentliche Ordner aus der Sicherung wiederherstellen, wenn der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Postfächer abgelaufen ist. Anschließend extrahieren Sie Daten aus dem wiederhergestellten Postfach und kopieren sie in einen Zielordner oder führen sie mit einem anderen Postfach zusammen.

In allen diesen Situationen kann der öffentliche Ordner bzw. das Postfach für öffentliche Ordner mithilfe der Cmdlets MailboxRestoreRequest wiederhergestellt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Restore public folders and public folder mailboxes from failed moves.