Planen organization und Lebenszyklusgovernance für Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams

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Microsoft 365-Gruppen verfügt über eine Vielzahl von Tools, um die Governancefunktionen zu implementieren, die Ihr organization benötigt.

Der folgende Abschnitt beschreibt die Möglichkeiten, empfiehlt bewährte Methoden und gibt Hinweise, wie die richtigen Fragen gestellt werden können, um die Anforderungen an die Governance zu bestimmen und wie diese erfüllt werden können.

Steuern, wer Microsoft 365-Gruppen erstellen kann

Microsoft 365-Gruppen können von Endbenutzern aus mehreren Endpunkten wie Outlook, SharePoint, Teams und anderen Umgebungen erstellt werden. Beim Erstellen eines Teams wird immer eine Microsoft 365-Gruppe erstellt, sodass die Steuerung des Microsoft 365-Gruppen Lebenszyklus auch den Lebenszyklus von Teams in Microsoft Teams steuert.

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Wir empfehlen dringend Self-Service, um Gruppenbesitzer zu unterstützen und Benutzern zu helfen, ihre Arbeit einfacher zu erledigen. Das Einschränken der Gruppen- und Teamerstellung kann die Produktivität der Benutzer verlangsamen, da für viele Microsoft 365-Dienste Gruppen erstellt werden müssen, damit der Dienst funktioniert.

Berücksichtigen Sie die folgenden Governanceoptionen für die Gruppenerstellung:

  • Um die Zersiedelung von Gruppen einzuschränken, verwenden Sie Gruppenablaufrichtlinien , um Gruppen, die nicht verwendet werden, automatisch zu löschen.
  • Beschränken Sie die Gruppenerstellung auf Mitglieder einer Sicherheitsgruppe mit dynamischer Mitgliedschaft , die z. B. alle Vollzeitmitarbeiter enthält.
  • Beschränken Sie die Gruppenerstellung auf eine Sicherheitsgruppe, und fordern Sie auf, dass Benutzer schulungen in den Gruppennutzungsrichtlinien Ihrer organization durchführen müssen, um Mitglieder der Sicherheitsgruppe zu werden.

Informationen zur Konfiguration finden Sie unter Verwalten, wer Microsoft 365-Gruppen erstellen kann , wenn Sie einschränken möchten, wer Gruppen erstellen kann.

Gruppenlöschung, -wiederherstellung und -archivierung

Wenn eine Microsoft 365-Gruppe gelöscht wird, wird sie standardmäßig 30 Tage lang aufbewahrt. Dieser 30-Tage-Zeitraum wird als "vorläufiges Löschen" bezeichnet, weil Sie die Gruppe immer noch wiederherstellen können. Nach 30 Tagen werden die Gruppe und die zugeordneten Inhalte endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinien zum Aufbewahren von Chats, Dateien oder E-Mails eingerichtet haben, werden diese Elemente nach dem Löschen der Gruppe beibehalten. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien .

Wenn Sie eine Gruppe löschen, aber den Inhalt aus einem oder mehreren der mit der Gruppe verbundenen Dienste beibehalten möchten, finden Sie weitere Informationen unter Archivieren von Gruppen, Teams und Viva Engage.

Gruppenbenennungsrichtlinie

Eine Gruppenbenennungsrichtlinie kann Ihnen dabei helfen, Gruppen auf zwei Arten zu steuern:

  • Eine Präfix-/Suffixbenennungsrichtlinie kann verwendet werden, um feste Zeichenfolgen oder Microsoft Entra Attribute am Anfang oder Ende eines Gruppennamens und der zugehörigen E-Mail-Adresse zu erzwingen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass beispielsweise Abteilungsnamen oder Regionen in Gruppennamen aufgenommen werden.
  • Eine Richtlinie für blockierte Wörter kann sicherstellen, dass bestimmte Wörter, z. B. die Namen von Führungskräften, nicht in Gruppennamen verwendet werden.

Benennungsrichtlinien werden angewendet, wenn Gruppen aus einem der mit der Gruppe verbundenen Dienste erstellt werden.

Wenn Sie Benennungsrichtlinien für Gruppen verwenden möchten, lesen Sie Microsoft 365-Gruppen Benennungsrichtlinie.

Gruppenablaufrichtlinie

Sie können einen Ablaufzeitraum angeben, und jede Gruppe, die das Ende dieses Zeitraums erreicht und nicht verlängert wird, wird gelöscht. Der Ablaufzeitraum beginnt beim Erstellen der Gruppe oder am Datum der letzten Verlängerung.

Nachdem Sie festgelegt haben, dass Gruppen ablaufen:

  • Besitzer der Gruppe werden benachrichtigt, die Gruppe zu erneuern, sobald sich der Ablauf nähert.
  • Aktive Gruppen werden automatisch verlängert.
  • Jede Gruppe, die nicht verlängert wird, wird gelöscht.
  • Jede Gruppe, die gelöscht wird, kann innerhalb von 30 Tagen von den Gruppenbesitzern oder einem globalen Administrator wiederhergestellt werden.

Ablaufrichtlinien sind eine gute Möglichkeit, die Zersiedelung von Gruppen zu begrenzen, indem sie sicherstellen, dass Nicht mehr verwendete Gruppen gelöscht werden. Wenn Sie eine Gruppenablaufrichtlinie erstellen möchten, lesen Sie Microsoft 365-Gruppen Ablaufrichtlinie.

Planungsempfehlungen für die Zusammenarbeitsgovernance

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Entfernen ehemaliger Mitarbeiter*innen aus sicheren Daten