Übersicht über die Inhaltsassembly in Microsoft Syntex
Hinweis
Bis Juni 2025 können Sie die Inhaltsassembly und andere ausgewählte Syntex-Dienste kostenlos testen, wenn Sie die nutzungsbasierte Abrechnung eingerichtet haben. Informationen und Einschränkungen finden Sie unter Testen von Microsoft Syntex und Erkunden der zugehörigen Dienste.
Sie können die Inhaltsassemblyfunktionen in Microsoft Syntex verwenden, um standardmäßige, sich wiederholende Geschäftsdokumente wie Verträge, Arbeitsanweisungen, Dienstvereinbarungen, Zustimmungsschreiben, Verkaufsgespräche und Korrespondenz automatisch zu generieren. Sie können all diese Aktionen schneller, konsistenter und mit weniger Fehlern ausführen, indem Sie moderne Vorlagen erstellen und diese Vorlagen zum Generieren von Dokumenten verwenden.
Sie laden ein vorhandenes Dokument hoch, um eine moderne Vorlage zu erstellen, und verwenden diese Vorlage dann, um automatisch neue Inhalte mithilfe von SharePoint-Listen oder manuellen Einträgen als Datenquelle zu generieren.
Hinweis
Sie müssen ein lizenzierter Syntex-Benutzer sein, um auf Inhaltsassemblyfunktionen zugreifen und diese verwenden zu können. Sie müssen auch über Berechtigungen zum Verwalten von SharePoint-Listen verfügen.
Anforderungen und Einschränkungen
Unterstützte Dateitypen
Zum Erstellen einer Vorlage werden derzeit nur Microsoft Word-Dokumente (.docx/.doc-Erweiterung) unterstützt.
Dateieinschränkungen
Das Word-Dokument, das Sie als moderne Vorlage verwenden möchten, sollte keine Kommentare enthalten oder änderungen nachverfolgen aktiviert sein.
Da Inhaltssteuerelemente in Word verwendet werden, um Felder für die moderne Vorlage zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Textfelder für Bilder nicht mit Text umschlossen sind. Wenn das Dokument bereits Inhaltssteuerelemente enthält, entfernen Sie diese, bevor Sie es zum Erstellen einer modernen Vorlage verwenden.
Einschränkungen der aktuellen Version
Die Vorlage und das Dokument sind einer Dokumentbibliothek zugeordnet. Um die Vorlage in einer anderen Dokumentbibliothek zu verwenden, müssen Sie die Vorlage erneut in dieser Dokumentbibliothek erstellen.
Das hochgeladene Dokument, das zum Erstellen der modernen Vorlage verwendet wird, wird als separate Kopie gespeichert und im Verzeichnis /forms der Dokumentbibliothek abgelegt. Die ursprüngliche Datei auf dem Datenträger ist nicht betroffen.
Sie können Felder für Text und auch Felder für Text in Zellen in einer Tabelle erstellen. SmartArt und Aufzählungen werden derzeit jedoch nicht unterstützt.
Sobald ein Dokument aus einer Vorlage erstellt wurde, ist es nicht mit der Vorlage verknüpft.
Unterschiede zwischen modernen Vorlagen und anderen Dokumentvorlagen
| Feature | Moderne Vorlagen | Andere Vorlagen |
|---|---|---|
| Lizenzierung | Für den Zugriff auf dieses Angebot ist eine Syntex-Lizenz erforderlich. | Wird als Teil der Microsoft E3- oder E5-Lizenz angeboten. |
| Wann sollte jeder verwendet werden? | Sie sollten zum Generieren von Standardtransaktionsdokumenten wie Dienstvereinbarungen und Arbeitsanweisungen verwenden, wenn sich nur bestimmte Teile des Dokuments ändern. Dokumente, die aus modernen Vorlagen generiert werden, sorgen für Konsistenz und weniger Wahrscheinlichkeit von manuellen Fehlern und Tippfehlern, die auftreten, wenn Benutzer Abschnitte des Dokuments im freien Fluss ändern. | Sie sollten diese Methode verwenden, wenn Sie ein Dokument als Beispiel für andere Benutzer festlegen möchten. Sie können die Verwendung regulärer Vorlagen für nicht transaktionale Dokumente wie Verkaufsgespräche oder Zusammenfassungen von Führungskräften in Betracht ziehen. |
| Standardisierung der Inhaltsgenerierung | Sie können Felder hinzufügen und dann verschiedenen Datenquellen nur für bestimmte Abschnitte des Inhalts zuordnen, um Benutzern das Generieren von Dokumenten nach der Veröffentlichung der Vorlage zu erleichtern. | Nach dem Hochladen wird die Datei in der Vorlage unverändert beibehalten. Jeder Benutzer, der die Vorlage verwendet, muss den Inhalt entsprechend ändern. |
| Unterstützte Datenquellen | Sie können Beim Erstellen von Vorlagen SharePoint-Listen und dem Terminologiespeicher Felder zuordnen. | Nicht zutreffend |
| Unterstützte Dokumenttypen | Zum Erstellen einer Vorlage werden derzeit nur Microsoft Word-Dokumente (.docx/.doc-Erweiterung) unterstützt. | Sie können eine beliebige Datei verwenden, um sie als Vorlage hochzuladen. |
| Verwaltung von Vorlagen | Nachdem die Vorlage erstellt wurde, können Sie die Vorlagenfelder bearbeiten oder verwalten, die Vorlage umbenennen und zur Verwendung erneut veröffentlichen. | Nicht zutreffend |
| Entwurfsversion von Vorlagen | Sie können Vorlagenentwürfe erstellen, bevor Sie sie schließlich für die Verwendung durch andere Benutzer veröffentlichen. | Es gibt keine Möglichkeit, Entwürfe regulärer Vorlagen zu erstellen. |
| Workflows | Sie können die Dokumentgenerierung aus Vorlagen automatisieren, indem Sie Power Automate-Workflows einrichten. | Workflows können nicht mit regulären Vorlagen konfiguriert werden. |