Identifizieren des zu lösenden Geschäftsproblems (der Anwendungsfall)

Der erste Schritt bei der Verwendung von Microsoft Power Platform zur Lösung eines Geschäftsproblems ist die Entscheidung, welches Problem Sie angehen möchten.

Im IT-Bereich wird das zu lösende Geschäftsproblem allgemein als Nutzungsfall bezeichnet.

Fragen Sie sich: „Was ist das Geschäftsproblem, das ich zu lösen versuche? (Seien Sie prägnant, wenn Sie das Problem benennen; in vielen Fällen wird es zum Namen der App, die Sie erstellen, werden!) Wenn Sie das Problem definieren, zerlegen Sie es in eine Problemdarstellung und das Ergebnis, das Sie erreichen möchten.

Für die App, die wir in diesen Artikeln als Beispiel verwenden werden, haben wir die folgende Erklärung ausgearbeitet: „Ausgabenberichte: Schaffen Sie einen Prozess, der für die Mitarbeiter und die Buchhaltungsabteilung effizient ist, eine schnellere Budgetverfolgung ermöglicht und unser Risiko bei Prüfungen verringert.“

Wenn Sie bereits genau wissen, welches Problem Sie zu lösen beabsichtigen, können Sie zum Abschnitt Kosten für die manuelle Lösung des Problems berücksichtigen springen. Wenn Sie einige Ideen benötigen oder an einem kleineren Problem üben möchten, bevor Sie Ihre ursprüngliche Inspiration in Angriff nehmen, lesen Sie weiter.

Was kann ich mit Power Apps tun?

Wenn Sie Ihre erste App mit Power Apps erstellen, denken Sie über Ihr Unternehmen und die Arbeit nach, die Sie und Ihr Team tagtäglich leisten, und identifizieren Sie ein Geschäftsproblem, das Sie derzeit mit einem manuellen Verfahren lösen.

Potenzielle Anwendungsfälle für die Automatisierung sind Lücken, Beschwerden oder Ineffizienzen, die in Ihrer aktuellen Arbeitsumgebung bestehen. Prozesse, die immer noch Papier oder E-Mail erfordern, und Prozesse, die das manuelle Verschieben von Daten von einem Ort zum anderen erfordern (von E-Mail zu einer Datenbank oder von einem Arbeitsblatt zu einem anderen), sind wahrscheinlich Kandidaten für die Lösung mit einer App.

Tipp

Suchen Sie sich kein Problem aus, das so groß ist, dass Sie stecken bleiben könnten. Aber selbst große Prozesse können in mundgerechten Portionen automatisiert werden, indem Sie den gesamten Prozess in handhabbare Elemente zerlegen.

Als Inspiration dienen diese Real-World-Geschichten von Kunden.

Es ist gut zu wissen, inwiefern die App, die Ihnen vorschwebt, für Ihre Kollegen und Ihren Chef von Nutzen sein könnte, besonders wenn Sie bei der Erstellung oder Verwendung der Apps um Zusammenarbeit bitten müssen. Die folgende Liste zeigt die Arten von Problemen, die durch die Plattform gelöst werden können:

• Verfügbarkeit - Zugriff auf Apps jederzeit und überall

• Mobilität - Ermöglicht es Menschen, mit einer App zu arbeiten, während sie unterwegs sind

• Konsolidierung - Automatisierteres Sammeln von Daten zur Minimierung der manuellen Konsolidierung

• Schulung - Menschen auf den neuesten Stand bringen und ihre Schulungsergebnisse und Zertifizierungen verfolgen

• Demokratisierung - Verbesserung der Fähigkeit zur Selbstlösung von Problemen innerhalb der Abteilung oder Sektion

• Eingliederung - Verringerung der Reibung für Mitarbeiter, die eine andere Arbeitsumgebung haben als andere Mitarbeiter (wie z.B. Fernarbeiter oder Menschen mit Behinderungen)

• Effizienz - Reduzierung der Zeit, die benötigt wird, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen, Reduzierung unnötiger Schritte

• Produktivität - Erhöhung des Durchsatzes eines Prozesses

• Timeliness - Erhöhung der Geschwindigkeit der End-to-End-Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen

• Skalierbarkeit - Ermöglicht mehr Durchsatz

• Analyse - Sammeln der erforderlichen zusätzlichen Informationen und Speichern dieser Informationen in einer Weise, die eine leichtere Analyse ermöglicht

• Berichterstattung - Ermöglicht eine schnellere oder vollständigere Berichterstattung an das Management

• Sicherheit - Sicheres Speichern und Arbeiten mit Daten

• Compliance - Lösung von Problemen im Umgang mit persönlichen Daten, Erfüllung gesetzlicher oder buchhalterischer Anforderungen

• Nachhaltigkeit - Reduzierung von Abfall (wie Papier und Elektrizität) und Umweltverschmutzung

Unter Berücksichtigung der Kosten für die manuelle Lösung des Problems

Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, nehmen Sie sich noch einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, ob sich das Projekt lohnt.

Es wäre vielleicht möglich, die hohen Kosten für die manuelle Lösung des Problems zu „erraten“. Dies kann sich in Zeit, die benötigt wird, um den Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen, ausdrücken, oder —wenn Sie die „voll ausgelasteten“ Kosten eines Mitarbeiters kennen (Gehalt oder Stundensatz, Sozialleistungen usw.) — können Sie die für die Problemlösung aufgewendete Zeit mit diesem Satz multiplizieren, um bei jedem Durchlauf des Prozesses auf Kosten zu kommen. Wenn Sie wissen, wie oft der Prozess durchgeführt wird, können Sie von dort aus die jährlichen Kosten berechnen.

Beachten Sie, dass nicht alle Projekte zu Zeit- oder Kosteneinsparungen führen. Manchmal kann die Automatisierung eines Prozesses zu saubereren oder aktuelleren Daten oder zur Kostenvermeidung führen (z.B. ermöglicht die Erfassung von Daten einen Prüfpfad, der im Falle einer Prüfung eine Geldstrafe vermeiden helfen könnte).

Dies ist eine Schätzung auf der Rückseite der Serviette“, um sicherzustellen, dass es sich lohnt, Ihr App-Projekt durchzuführen. In einem anderen Artikel gehen wir ausführlich auf Analyse der Kosten im Vergleich zum Geschäftswert ein.

Angenommen, Sie haben entschieden, dass es sich lohnt, dieses Projekt zu verfolgen, dann besteht der nächste Schritt darin, den aktuellen Prozess vollständig zu verstehen und nach Optimierungen zu suchen, die Sie daran vornehmen können.

Nächster Schritt: Das Beispiel der Kostenabrechnung

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).