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Suchen und Einstellen nicht verwendeter RDL-Berichte

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GILT FÜR: Power BI Report Builder Power BI Desktop Power BI 2022-Berichtsserver SQL Server 2022 Reporting Services

Möglicherweise verarbeitet Ihr Unternehmen Hunderte von paginierten Berichten (RDL-Dateien) in Power BI-Berichtsserver und SQL Server Reporting Services (SSRS). Einige dieser Berichte sind ggf. veraltet und müssen ausgemustert werden. Als Berichtsautor*in oder -administrator*in möchten Sie nicht verwendete Berichte nicht zum Power BI-Dienst migrieren. Für die Planung einer Migration in die Cloud empfehlen wir, ein wenig Housekeeping zu betreiben, um nicht verwendete RDL-Berichte zu entfernen. Diese Best Practices dienen der Aufbewahrungsgovernance und ermöglichen es Ihrer Organisation, einen Aufbewahrungszeitplan und eine Datenrichtlinie zu verwenden.

Es gibt zwei Prozesse zum Überprüfen nicht verwendeter Berichte. Wir erweitern die Bereinigung auf nicht verwendete Objekte und nicht verwendete Datenbanktabellen, die möglicherweise veraltete Daten enthalten können.

Ausführen einer Überwachung (optional)

Es wird empfohlen, im ersten Schritt eine Serverüberwachungs- und Datenbanküberwachungsspezifikation zu erstellen. Die Überprüfung einer Instanz der SQL Server-Datenbank-Engine oder einer einzelnen Datenbank umfasst das Nachverfolgen und Protokollieren von Ereignissen, die in der Datenbank-Engine auftreten. Mithilfe von SQL Server Audit können Serverüberwachungen erstellt werden, die Serverüberwachungsspezifikationen für Ereignisse auf Serverebene sowie Datenbank-Überwachungsspezifikationen für Ereignisse auf Datenbankebene beinhalten können. Überwachte Ereignisse können in die Ereignisprotokolle oder Überwachungsdateien geschrieben werden.

Nachdem Sie Ihr Überwachungsprotokoll mit Tabellen und gespeicherten Prozeduren gefüllt haben, die für Berichte verwendet werden, können Sie diese Objekte in eine Excel-Datei exportieren und für die Projektbeteiligten freigeben. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie nicht verwendete Objekte ausmustern möchten.

Hinweis

Einige wichtige Berichte werden möglicherweise nur selten ausgeführt. Bitten Sie daher unbedingt um Feedback zu Datenbankobjekten, die selten verwendet werden. Wenn Sie ein Objekt als veraltet festlegen, können Sie dem Objektnamen das Präfix zdel anfügen, damit das Objekt ganz unten im Objekt-Explorer aufgeführt wird. Wenn Sie dann später feststellen, dass Sie das zdel-Objekt benötigen, können Sie den ursprünglichen Namen wiederherstellen. Sobald Sie wissen, dass diese Objekte aus Ihrer Datenbank entfernt werden können, können Sie einen Löschrhythmus für nicht verwendete Objekte erstellen.

Erstellen einer Nutzungsmetrikenliste für Berichte

Im zweiten Schritt sollten Sie eine Nutzungsmetrikenliste für RDL-Berichte erstellen, indem Sie die Berichtsserver-Datenbank abfragen. Verwenden Sie den folgenden T-SQL-Code, um die Nutzungsmetriken abzuleiten. Wenn Ihr Berichtsserver so konfiguriert ist, dass der Berichtsausführungsverlauf für ein Jahr gespeichert wird, können Sie die Nutzungsmetriken nach einem bestimmten Datum filtern.


; with UnusedReportsCte 
AS 
( 
SELECT 
Cat.Name,Path,COUNT(ExeLog.TimeStart) AS Cnt 

FROM (SELECT * FROM Catalog 
WHERE type=2 and Hidden=0) AS Cat 
LEFT JOIN 
ExecutionLog AS ExeLog 
ON ExeLog.ReportID = Cat.ItemID 
AND ExeLog.TimeStart>'01/01/2021' 
GROUP BY Cat.Name,Path) 
SELECT * FROM UnusedReportsCte 
ORDER BY Cnt ASC,path

Hinweis

Unterberichte und verknüpfte Berichte werden nicht im Ausführungsprotokoll angezeigt, wenn der übergeordnete Bericht ausgeführt wird.

Hier können Sie entscheiden, ob Sie die nicht verwendeten Berichte sofort löschen oder den Bericht durch eine Nachricht ersetzen möchten. Sie können Ihre Benutzer*innen darüber informieren, dass der Bericht nicht mehr verwendet wird, damit sie sich an eine*n Administrator*in wenden können, wenn sie Hilfe benötigen. Dann können Sie einen Rhythmus entwickeln, um sie im Laufe der Zeit zu löschen.

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