E-Mail-Infos in Exchange Online
E-Mail-Infos sind informative Meldungen, die Benutzern beim Erstellen einer Nachricht angezeigt werden. Während eine neue Nachricht geöffnet ist und zusammengestellt wird, analysiert Exchange die Nachricht (einschließlich empfänger). Wenn ein potenzielles Problem erkannt wird, wird der Benutzer vor dem Senden der Nachricht mit einer E-Mail-Info benachrichtigt. Mithilfe der Informationen in der E-Mail-Info kann der Benutzer die Nachricht anpassen, um unerwünschte Situationen oder Unzustellbarkeitsberichte (auch als NDRs oder Unzustellbarkeitsnachrichten bezeichnet) zu vermeiden.
Funktionsweise von E-Mail-Infos
MailTips werden als Webdienst in Exchange implementiert. Wenn ein Absender eine Nachricht erstellt, richtet die Clientsoftware einen Exchange-Webdienstaufruf an den Clientzugriffsserver, um die Liste der E-Mail-Infos abzurufen. Der Server gibt die Liste der E-Mail-Infos zurück, die für die jeweilige Nachricht gelten, und die Clientsoftware zeigt dem Absender die E-Mail-Infos an.
Die folgenden unproduktiven Messagingszenarien treten in allen Messagingumgebungen häufig auf:
NDRs, die sich aus Nachrichten ergeben, die organization-weiten Nachrichteneinschränkungen verletzen (z. B. Einschränkungen der Nachrichtengröße oder maximale Anzahl von Empfängern pro Nachricht).
NDRs, die sich aus Nachrichten ergeben, die an nicht vorhandene Empfänger, eingeschränkte Empfänger oder Benutzer mit vollständigen Postfächern gesendet werden.
Senden von Nachrichten an Benutzer, für die automatische Antworten konfiguriert sind.
In allen diesen Szenarien sendet der Benutzer eine Nachricht, erwartet ihre Zustellung und erhält stattdessen eine Antwort, die besagt, dass die Nachricht nicht zugestellt wurde. Sogar im Best-Case-Szenario, wie bei der automatischen Antwort, führen diese Ereignisse zu Produktivitätsverlusten. Im Falle eines NDR kann dieses Szenario zu einem kostspieligen Anruf beim Helpdesk führen.
Es gibt auch mehrere Szenarien, in denen das Senden einer Nachricht nicht zu einem Fehler führt, aber unerwünschte und sogar peinliche Konsequenzen haben kann:
An extrem große Verteilergruppen gesendete Nachrichten.
An ungeeignete Verteilergruppen gesendete Nachrichten.
Versehentlich an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation gesendete Nachrichten.
Auswählen von Allen antworten für eine Nachricht, bei der Sie Bcc-Empfänger waren.
Alle diese problematischen Szenarien können vermieden werden, indem die Benutzer über die möglichen Konsequenzen des Sendens der Nachricht informiert werden, während sie sie verfassen. Wenn Absender beispielsweise benachrichtigt werden, dass die Größe ihrer Nachricht den maximal zulässigen Wert überschreitet, versuchen sie nicht, die Nachricht zu senden. Wenn Absender benachrichtigt werden, dass ihre Nachricht an Personen außerhalb des organization übermittelt wird, stellen sie wahrscheinlicher sicher, dass der Inhalt und der Ton der Nachricht angemessen sind.
Die folgenden Messagingclients unterstützen E-Mail-Infos:
Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet)
Microsoft Outlook 2010 oder höher für Microsoft Windows
Outlook für iOS und Android
Verfügbare E-Mail-Infos in Exchange Online
In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren E-Mail-Infos in Exchange Online aufgeführt.
| E-Mail-Info | Verfügbarkeit | Szenario |
|---|---|---|
| Ungültiger interner Empfänger | Outlook | Der Absender fügt einen internen Empfänger hinzu, der nicht vorhanden ist. Zum Beispiel:
Die E-Mail-Info zeigt den ungültigen Empfänger an und ermöglicht es dem Absender, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. |
| Postfach voll | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt einen internen Empfänger hinzu, dessen Postfach die maximale Postfachgröße überschreitet (das ProhibitSendReceive-Kontingent für das Postfach oder organization).
Die E-Mail-Info zeigt den Empfänger an, dessen Postfach voll ist, und ermöglicht es dem Absender, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. Die E-Mail-Info ist zu dem Zeitpunkt, zu dem sie angezeigt wird, aktuell. Wenn die Nachricht nicht sofort gesendet wird, wird die E-Mail-Info alle zwei Stunden aktualisiert. Dies gilt auch für Nachrichten, die im Ordner "Entwürfe" gespeichert und nach zwei Stunden erneut geöffnet werden. |
| Automatische Antworten | Outlook Outlook im Web Outlook für iOS und Android |
Der Absender fügt einen internen Empfänger* hinzu, der automatische Antworten aktiviert hat.
Die E-Mail-Info gibt an, dass der Empfänger automatische Antworten aktiviert hat, und zeigt auch die ersten 175 Zeichen des automatischen Antworttexts an. Die E-Mail-Info ist zu dem Zeitpunkt, zu dem sie angezeigt wird, aktuell. Wenn die Nachricht nicht sofort gesendet wird, wird die E-Mail-Info alle zwei Stunden aktualisiert. Dies gilt auch für Nachrichten, die im Ordner "Entwürfe" gespeichert und nach zwei Stunden erneut geöffnet werden. *Wenn der Empfänger extern ist, die Domäne des Empfängers aber als Remotedomäne konfiguriert ist, bestimmen die Einstellungen AllowedOOFType und IsInternal, ob der Absender die interne automatische Antwort, die externe automatische Antwort oder überhaupt keine automatische Antwort erhält. |
| Benutzerdefiniert | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt einen internen Empfänger hinzu, für den eine benutzerdefinierte E-Mail-Info konfiguriert ist.
Eine benutzerdefinierte E-Mail-Info kann hilfreich sein, um spezielle Informationen zu einem Empfänger bereitzustellen. Beispielsweise können Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Info für eine Verteilergruppe erstellen, in der Sie den Zweck der Verteilergruppe erläutern, damit sie seltener falsch verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren benutzerdefinierter E-Mail-Infos für Empfänger. Benutzerdefinierte E-Mail-Infos werden nicht angezeigt, wenn der Absender keine Nachrichten an den Empfänger senden darf (stattdessen wird die E-Mail-Info für eingeschränkte Empfänger angezeigt). |
| Eingeschränkter Empfänger | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt einen Empfänger hinzu, an den er keine Nachrichten senden darf (Übermittlungseinschränkungen werden zwischen dem Absender und dem Empfänger konfiguriert).
Die E-Mail-Info gibt den unzulässigen Empfänger an und gibt dem Absender die Möglichkeit, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. Außerdem wird der Absender deutlich darüber informiert, dass die Nachricht nicht an den eingeschränkten Empfänger übermittelt werden kann. Wenn der eingeschränkte Empfänger eine Verteilergruppe ist, die geschachtelte Gruppen enthält, werden die E-Mail-Infos nicht angezeigt. Wenn die eingeschränkte Gruppe (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) Gruppen enthält, werden die E-Mail-Infos nicht angezeigt. Wenn der eingeschränkte Empfänger extern ist oder eine Verteilergruppe ist, die externe Empfänger enthält, wird dem Absender die E-Mail-Info angezeigt. Die folgenden E-Mail-Infos werden jedoch nicht angezeigt (falls zutreffend):
|
| Externe Empfänger | Outlook Outlook im Web Outlook für iOS und Android |
Der Absender fügt einen externen Empfänger* oder eine Verteilergruppe hinzu, die externe Empfänger enthält.
Die E-Mail-Info informiert den Absender darüber, dass die Nachricht den organization verlässt, wodurch er die richtigen Entscheidungen zu Wort, Ton und Inhalt treffen kann. Standardmäßig ist diese E-Mail-Info deaktiviert. Sie können sie mit dem Cmdlet Set-OrganizationConfig aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Infos über Organisationsbeziehungen. *Wenn der Empfänger extern ist, die Domäne des Empfängers aber als Remotedomäne konfiguriert ist, bestimmt die IsInternal-Einstellung, ob der Absender diese E-Mail-Info empfängt (die E-Mail-Info für externe Empfänger gilt nicht für interne Empfänger). Hinweis: Die E-Mail-Info für externe Empfänger wird nicht für externe Verteilergruppenempfänger ausgewertet, bei denen sich die Verteilergruppe in einer Remotedomäne befindet. Hinweis 2: Outlook für iOS und Android unterstützt nur die E-Mail-Info für externe Empfänger für Microsoft 365 oder Office 365 und für lokale Exchange-Postfächer, die die moderne Hybridauthentifizierung (Hybrid Modern Authentication, HMA) verwenden. Beim Verfassen von Trainings-E-Mails für die Phishingsimulation für Office 365 müssen E-Mail-Infos für externe Empfänger mithilfe des folgenden PowerShell-Befehls aktiviert werden: Informationen zum Festlegen aller internen Domänen zur Bestimmung externer Empfänger finden Sie in Outlook für iOS und Android unter Konfiguration der E-Mail-Info-Domäne für externe Empfänger. |
| Große Benutzergruppe | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt eine Verteilergruppe hinzu, die über mehr Mitglieder als die konfigurierte große Zielgruppe verfügt (die Standardgröße beträgt mehr als 25 Mitglieder). Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren einer großen Benutzergruppe für Ihre Organisation.
Die Anzahl der Verteilergruppenmitglieder wird nicht jedes Mal berechnet. Stattdessen werden die Verteilergruppeninformationen aus Gruppenmetrikdaten gelesen. |
| Moderierter Empfänger | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt einen moderierten Empfänger hinzu (einen Empfänger, der eine Nachrichtengenehmigung erfordert). Die E-Mail-Info identifiziert den moderierten Empfänger und informiert den Absender darüber, dass die Moderation zu einer verzögerten Zustellung führen kann. Die E-Mail-Info wird nicht angezeigt, wenn:
|
| Antwort an alle bei Bcc | Outlook im Web | Ein Bcc-Empfänger wählt Allen Nachrichten antworten aus. Die E-Mail-Info wird in der Antwortnachricht angezeigt. Bcc-Empfänger, die sich anderen Empfängern zeigen, ist allgemein schlecht, und dies wird in der E-Mail-Info erläutert. |
| Übergroße Nachricht | Outlook | Die Nachricht ist größer als die maximal zulässige Nachrichtengröße.
Die E-Mail-Info wird angezeigt, wenn die Nachrichtengröße gegen eine der folgenden Nachrichtengrößenbeschränkungen verstößt:
Hinweis: Nachrichtengrößenbeschränkungen für Connectors werden für diese E-Mail-Info nicht ausgewertet. |
Konfiguration der E-Mail-Info-Domäne für externe Empfänger
In Outlook für iOS und Android können Sie die folgende MDM-App-Konfiguration verwenden, um anstelle des E-Mail-Info-Diensts alle internen Domänen des Mandanten für die Verwendung festzulegen:
- Schlüssel:
com.microsoft.outlook.Mail.InternalDomains. - Wert:
- Eine Liste von Domänen, die durch ein Komma (
,) im Zeichenfolgentyp geteilt werden. - Sie müssen nur alle Ihre Stammdomänen hinzufügen. Wenn Ihre Konfiguration beispielsweise eine Domäne enthält
microsoft.com,service.microsoft.comwerden ,exchange.microsoft.comundhr.service.microsoft.comals interne Empfänger betrachtet. - Bei allen Domänen wird die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet.
- Eine Liste von Domänen, die durch ein Komma (
- Konfigurationsbeispiel:
microsoft.com, contoso.onmicrosoft.com, hcdhc.net
Hinweis
- Für UOPCC-Konten werden die E-Mail-Infos des externen Empfängers nur aktiviert, wenn die MDM-Konfiguration der internen Domänen festgelegt ist (auch wenn der Wert leer ist).
- Wenn eine leere Zeichenfolge in der App-Konfiguration festgelegt ist, wird der Empfänger weiterhin als interner Empfänger betrachtet, wenn seine Domäne mit der Domäne des Absenders identisch ist oder es sich um eine Unterdomäne der Domäne des Absenders handelt.
Einschränkungen von E-Mail-Infos
Für die E-Mail-Info gelten die folgenden Einschränkungen:
E-Mail-Infos werden bei der Arbeit im Offlinemodus von Outlook nicht unterstützt.
Wenn eine Nachricht an eine Verteilergruppe adressiert ist, werden die E-Mail-Infos für einzelne Empfänger, die Mitglieder dieser Verteilergruppe sind, nicht ausgewertet. Wenn es sich bei einem der Mitglieder jedoch um externe Empfänger handelt, wird die E-Mail-Info für externe Empfänger angezeigt, die dem Absender die Anzahl der externen Empfänger in der Verteilergruppe anzeigt.
Wenn eine Nachricht an eine dynamische Verteilergruppe adressiert ist, für die auch Absendereinschränkungen aktiviert sind, müssen wir zum Auswerten der E-Mail-Infos für einzelne Empfänger die dynamische Gruppe erweitern und dann andere Gruppen erweitern, die Mitglieder der dynamischen Gruppe sein können. Wenn die Anzahl der Suchabfragen 150 überschreitet, wird aus Leistungsgründen keine E-Mail-Info generiert.
Wenn die Nachricht an mehr als 200 Empfänger adressiert ist, werden aus Leistungsgründen keine E-Mail-Infos für einzelne Postfächer ausgewertet.
Benutzerdefinierte E-Mail-Infos sind auf 175 Zeichen beschränkt.
Während ältere Versionen von Exchange Server E-Mail-Infos vollständig auffüllen würden, werden Exchange Online nur bis zu 1.000 Zeichen angezeigt.
Wenn der Absender beginnt, eine Nachricht zu erstellen, und sie für einen längeren Zeitraum geöffnet lässt, werden die E-Mail-Infos zu automatischen Antworten und vollem Postfach alle zwei Stunden ausgewertet.