Verschlüsseln oder Bezeichnen Ihrer vertraulichen E-Mails in Microsoft 365 Business Premium
Ihre Daten und Informationen sind wichtig und häufig vertraulich. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie vertrauliche Informationen mithilfe von Vertraulichkeitsbezeichnungen schützen können. Vertraulichkeitsbezeichnungen können dazu beitragen, dass E-Mail-Empfänger die Informationen mit der richtigen Sicherheitsstufe behandeln.
Bewährte Methoden
Bevor Personen E-Mails mit vertraulichen oder sensitiven Informationen senden, sollten sie erwägen, Folgendes zu aktivieren:
Verschlüsselung: Sie können Ihre E-Mail verschlüsseln, um die Privatsphäre der Informationen in der E-Mail zu schützen. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht verschlüsseln, wird sie von lesbarem Klartext in chiffrierten Text umgewandelt. Nur der Empfänger, der über den privaten Schlüssel verfügt, der mit dem für die Verschlüsselung der Nachricht verwendeten öffentlichen Schlüssel übereinstimmt, kann die Nachricht zum Lesen entschlüsseln. Jeder Empfänger ohne den entsprechenden privaten Schlüssel sieht jedoch nicht entschlüsselbaren Text. Ihr Administrator kann Regeln definieren, um Nachrichten automatisch zu verschlüsseln, die bestimmte Kriterien erfüllen. Beispielsweise kann Ihr Administrator eine Regel erstellen, die alle Nachrichten verschlüsselt, die nach außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden, oder alle Nachrichten, die bestimmte Wörter oder Ausdrücke erwähnen. Alle Verschlüsselungsregeln werden automatisch angewendet.
Vertraulichkeitsbezeichnungen: Wenn Ihre Organisation dies erfordert, können Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen einrichten, die Sie auf Ihre Dateien und E-Mails anwenden, damit sie mit den Informationsschutzrichtlinien Ihrer Organisation konform bleiben. Wenn Sie eine Bezeichnung festlegen, bleibt die Bezeichnung in Ihrer E-Mail erhalten, auch wenn sie gesendet wird, z. B. indem sie als Kopfzeile für Ihre Nachricht angezeigt wird.
Einrichtung
Wenn Sie eine Nachricht verschlüsseln möchten, die keiner vordefinierten Regel entspricht, oder wenn Ihr Administrator keine Regeln eingerichtet hat, können Sie eine Vielzahl verschiedener Verschlüsselungsregeln anwenden, bevor Sie die Nachricht senden. Wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht von Outlook 2013 oder 2016 oder Outlook 2016 für Mac senden möchten, wählen Sie Optionen > Berechtigungen und dann die gewünschte Schutzoption aus. Sie können eine verschlüsselte Nachricht auch senden, indem Sie in Outlook im Web die Schaltfläche Schützen auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Senden, Anzeigen und Beantworten verschlüsselter Nachrichten in Outlook für PC.
Administratoreinstellungen
Sämtliche Informationen zum Einrichten der E-Mail-Verschlüsselung finden Sie unter E-Mail-Verschlüsselung in Microsoft 365.
E-Mail-Nachrichten automatisch verschlüsseln
Administratoren können Nachrichtenflussregeln erstellen, um E-Mail-Nachrichten, die von einer Kampagne oder einem Unternehmen gesendet und empfangen werden, automatisch zu schützen. Richten Sie Regeln zum Verschlüsseln sämtlicher ausgehenden E-Mail-Nachrichten ein, und entfernen Sie die Verschlüsselung von verschlüsselten Nachrichten, die von innerhalb Ihrer Organisation stammen, oder von Antworten auf verschlüsselte Nachrichten, die von Ihrer Organisation gesendet wurden.
Sie erstellen Nachrichtenflussregeln zum Verschlüsseln von E-Mail-Nachrichten mit der Microsoft Purview-Nachrichtenverschlüsselung. Definieren Sie Nachrichtenflussregeln zum Auslösen der Nachrichtenverschlüsselung mithilfe des Exchange Admin Center (EAC) unter https://admin.exchange.microsoft.com.
Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von Nachrichtenflussregeln zum Verschlüsseln von E-Mail-Nachrichten.
Branding Ihrer Verschlüsselungsnachrichten
Sie können das Branding auch anwenden, um das Aussehen und den Text in den E-Mail-Nachrichten anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen der Marke Ihrer Organisation zu Ihren verschlüsselten Nachrichten.