Definieren des Projektumfangs
Dieser Artikel ist Teil der Projektdefinitionsphase Ihrer Upgrade-Journey. Eine Aktivität, die Sie abschließen, nachdem Sie eine Sponsoring-Koalition und ein Projektteam aus den Beteiligten erstellt haben, die Sie identifiziert haben, ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts. Vergewissern Sie sich vor dem Fortfahren, dass Sie die folgenden Aktivitäten abgeschlossen haben:
Wenn Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Projektvision, den Umfang, die Ziele und die Governance zu definieren, können Sie sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten aufeinander abgestimmt sind und auf die gleichen Endergebnisse hinarbeiten. Dies ist besonders wichtig, da das Technische Bereitschaftsteam und das Benutzerbereitschaftsteam unabhängig voneinander zusammenarbeiten, um ihre jeweiligen Teile zusammenzuführen. Nachdem Sie diesen Abschnitt abgeschlossen haben, lesen Sie ihn im gesamten Projekt, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um den gewünschten Endzustand zu erreichen. Verwenden Sie die unten angegebenen Ziele, um ihre Ergebnisse zu messen und bei Bedarf zu entschärfen.
 Entscheidungspunkte |
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 Nächste Schritte |
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Projektvision
Ihre Vision ist das "große Ganze" oder letztliche Endzustand, der die Frage "Warum machen wir dieses Projekt?" beantwortet. Eine ideale Vision adressiert die geschäftlichen Faktoren Ihrer organization und die Benutzer-Mehrwert-Perspektiven, wie in den folgenden Beispielen gezeigt:
- Geschäftlicher Treiber der Organisation: Die Standardisierung auf Microsoft Teams entspricht unserer digitalen Arbeitsplatztransformation und ermöglicht es uns, die betriebliche Effizienz zu steigern, redundante Lösungen zu eliminieren und 5 Millionen US-Dollar einzusparen.
- Mehrwert für Benutzer: Microsoft Teams (1) spart Zeit, indem ein einziger Speicherort für Projektnotizen, Office-Dokumente, Teammitglieder, Unterhaltungen und Besprechungen bereitgestellt wird. (2) vereinfacht die Kommunikation durch die Verwendung einer zentralen Kontaktliste und einer permanenten Chatnachverfolgung für den schnellen Zugriff auf Ihre Unterhaltungen und (3) verringert die Frustration beim Versuch, diese verlorene E-Mail-Anlage zu finden, indem Dateien an einem Ort gespeichert und darauf zugegriffen werden.
Berücksichtigen Sie die folgenden Diskussionspunkte, um Ihre Vision zu verfeinern:
Beschreibung des aktuellen Geschäftsprozesses
Herausforderungen mit dem bestehenden Geschäftsprozess
Wie diese Herausforderungen mithilfe der Technologie bewältigt werden können
Die erwarteten und messbaren Geschäftsergebnisse, die durch die Bewältigung dieser Herausforderungen erzielt werden können
Tipp
Identifizieren Sie Anwendungsfälle und Personas, um Ihre Projektvision weiter zu verfeinern.
Projektbereich
Ihre Vision kann im Laufe der Zeit nur durch verschiedene Phasen realisiert werden. Der Projektumfang definiert den Fokus Ihres Projekts zu diesem Zeitpunkt und dient dazu, ihr Projektteam auf seine aktuellen Aufgaben zu konzentrieren, sodass Sie Ihre langfristige Vision realisieren können. Beispielsweise kann Ihr Bereich Sie auffordern, ein Pilotprojekt durchzuführen, eine bestimmte Workload wie Sprachanrufe oder Besprechungen bereitzustellen oder Teams zusammen mit Skype for Business zu aktivieren, während Sie Ihr Upgrade im Laufe der Zeit planen. Im Rahmen des Projektumfangs sollten Sie Folgendes bewerten:
- Die verschiedenen Koexistenzmodi, und die für Ihre organization optimal wären.
- Die beste Möglichkeit für Skype for Business und Teams, zusammen zu existieren, bevor Sie zu Teams wechseln.
- Gibt an, ob Sie ein Pilotprojekt durchführen sollten, um die technische und benutzertechnische Bereitschaft in Ihrem organization zu überprüfen.
Projektziele
Ihre Ziele definieren das gewünschte Ergebnis und ermöglichen es Ihnen, den Erfolg des Projekts zu messen. Ziele können als Ziele und Schlüsselergebnisse (KEY Results, OKRs) definiert werden, und die Measures des Projekterfolgs können als Key Success Indicators (KSIs) definiert werden. Es ist wichtig, dass Sie die volle Beteiligung der Projektbeteiligten an der Definition von OKRs und KSIs erhalten, um sicherzustellen, dass sie ein Gefühl der Eigenverantwortung empfinden und diese Erfolgsmaßnahmen an definierten Projektaufgaben ausrichten. Die Ziele sollten eine Mischung aus technischem und benutzerorientiertem Erfolg umfassen.
- OKRs enthalten die Ziele, die Sie zu Beginn des Projekts festgelegt haben, und die wichtigsten Ergebnisse, die Sie in einem definierten Rhythmus messen (z. B. monatlich oder vierteljährlich). Indem Sie Ihre wichtigsten Ergebnisse überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Projektergebnisse im Zeitplan sind, oder Probleme identifizieren und beheben, um Ihr Projekt wieder auf Kurs zu bringen. OKRs werden in der Regel als "erreicht" oder "nicht erreicht" kategorisiert.
- KSIs messen die Qualität und den Erfolg der wichtigsten Ergebnisse und ergänzen die binäre Natur von OKRs, indem sie gute und/oder schlechte Ergebnisse detailliert beschreiben. Beim Definieren von KSIs wird empfohlen, "spezifische, messbare, zuweisbare, realistische, zeitbezogene" (SMART)-Kriterien zu verwenden:
- Spezifisch: Ziel eines bestimmten Bereichs zur Verbesserung
- Messbar: Den Fortschritt quantifizieren oder zumindest einen Indikator vorschlagen
- Zuweisbar: Geben Sie an, wer dies tun soll.
- Realistisch: Geben Sie an, welche Ergebnisse realistisch erzielt werden können, wenn die verfügbaren Ressourcen gegeben sind.
- Zeitbezogen: Geben Sie an, wann die Ergebnisse erzielt werden können.
Die folgende Tabelle enthält Beispiele für OKRs und KSIs für die ersten Phasen eines Skype for Business auf Teams-Upgradeprojekts.
| Ziel | Schlüsselergebnis | Zu tun |
|---|---|---|
| Pilotteams neben Skype for Business im reinen Zusammenarbeitsmodus | GY19Q2: Pilotversuch mit 500 Benutzern durchgeführt und abgeschlossen |
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| Der modus nur für die Zusammenarbeit wurde für alle Benutzer im organization zusammen mit Skype for Business |
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| Typ | Wichtiger Erfolgsindikator | Messmethode | Erfolgskriterien | Bemessungszeitpunkt |
|---|---|---|---|---|
| Netzwerk und Qualität | Prozentsatz der schlechten Audioanrufe sollte minimal sein | Anrufqualitätsdashboard (Call Quality Dashboard, CQD) | <3% der schlechten Anrufe mit Teams | Wöchentlich, dann monatlich |
| Nutzung und Bewusstsein | Die Chat-, Besprechungs- und Anruferfahrung ist gleich oder besser als Skype for Business | Umfrage | 80% stimmen zu oder stimmen ausdrücklich zu | Wöchentlich bis Pilot, nach dem Rollout |
| Nutzung und Einführung | Aktive Verwendung der Lösung durch die Benutzer | Microsoft 365-Berichte oder CQD | 90 % Beteiligung von Pilotbenutzern, besser als die aktuelle Lösung | Wöchentlich, dann monatlich |
| Nutzung und Schulung | Ich hatte ausreichende Schulungs-/Hilferessourcen, um Teams erfolgreich nutzen zu können | Umfrage nach dem Pilotversuch | 80% stimmen zu oder stimmen ausdrücklich zu | Nach dem Pilotversuch, nach dem Rollout |
| Benutzerzufriedenheit | Ich würde Teams anderen empfehlen | Net Promoter Score (NPS) per Post-Pilot-Umfrage | NPS > 0 | Nach dem Pilotversuch, nach dem Rollout |
| Geschäftstreiber | Kosteneinsparungen | Verbindlichkeiten | $X Millionen Kosten für Drittanbieterlösungen | Sechs Monate, dann ein Jahr, dann fünf Jahre nach dem Rollout |
Tipp
Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt, sollten Sie neben größeren, langfristigen Zielen auch kleinere, kurzfristige Meilensteine definieren. Dies kann Metriken umfassen, die Sie im Rahmen Ihres Benutzerpiloten erfassen. Wenn Sie Ihre Zeitleiste in Betracht ziehen, verwenden Sie die Microsoft 365-Roadmap, wenn Sie auf Features warten, die noch nicht in Teams verfügbar sind.
Risiken und Entschärfung
Bei jedem Projekt können unvorhergesehene Ereignisse oder andere Faktoren auftreten und Ihr Projekt aus der Spur werfen. Es ist wichtig, potenzielle Risiken proaktiv zu bewerten und einen Entschärfungsplan zu definieren, um die möglicherweise auftretenden Probleme zu überwinden, damit Ihr Projekt ihre Ziele erreichen kann. Ein Risikoregister ist ein hervorragendes Tool zum Nachverfolgen von Projektrisiken – zusammen mit ihrer Wahrscheinlichkeit und ihren potenziellen Auswirkungen – und zum Erfassen Ihres Risikominderungsplans. Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für ein Risikoregister.
| Risiko | Wahrscheinlichkeit | Auswirkungen | Gesamt | Risikominderungsplan |
|---|---|---|---|---|
| Netzwerkqualität | Mittel | Hoch | Hoch | Führen Sie eine Netzwerkplanungsübung aus. |
| Geringe Benutzerakzeptanz | Hoch | Hoch | Hoch | Proaktive Zusammenarbeit mit Benutzern während der Pilot- und Bereitstellungsphase; eine gezielte Bewusstseins- und Schulungskampagne implementieren, um Begehrlichkeiten zu erzeugen. |
Zeitachse
Legen Sie beim Festlegen ihrer Upgrade-Journey zusätzlich zum Abschlussdatum eine Zeitleiste für wichtige Meilensteine fest (z. B. das Aktivieren von Teams neben Skype for Business für alle Benutzer). Eine definierte Zeitleiste hilft Ihrem Projektteam, einen konsistenten Endzustand zu erreichen, informiert den richtigen Zeitplan für die Rückarbeit, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt. Stellen Sie sich eine Zeitleiste vor, die nicht zu beschleunigt (wo Aufgaben möglicherweise übersehen werden) oder zu weit entfernt sind (bei der dynamik verloren geht). Die ideale Zeitleiste ist für Folgendes geeignet:
- Produktbereitschaft für Compliance- und Benutzerszenarioanforderungen: Lesen Sie die Produktroadmap, um zu ermitteln, wann Teams für Ihre organization bereit ist.
- Upgradegruppen: Legen Sie fest, ob Sie Teams aktivieren oder Benutzer durch Upgradegruppen aktualisieren, was sich auf die Zeitleiste Ihrer gesamten Upgrade-Journey auswirken kann.
- Organisatorische Faktoren wie Das Einfrieren von Änderungen, Das Ende des Geschäftsjahres, Bereitstellungszyklen: Besprechen und berücksichtigen Sie interne Prozesse, die Ihr Upgrade Zeitleiste beeinflussen könnten.
- Andere Änderungen, die zur gleichen Zeit oder ungefähr zur gleichen Zeit auftreten: Erwägen Sie, Änderungen zu bündeln oder zu verteilen, um eine positive Benutzererfahrung zu ermöglichen und alle Auswirkungen auf die Produktivität zu minimieren.
- Ressourcenzuweisung: Bestätigen Sie die Ressourcenzuordnung mit Ihren Projektbeteiligten, um sicherzustellen, dass das von Ihnen zusammengeführte Projektteam über genügend Bandbreite verfügt, um alle erforderlichen Aufgaben auszuführen.
Als Referenzpunkt wird ein Beispiel Zeitleiste für die Phasen vor dem Upgrade, Upgrade und Nachupgrade der Upgrade Pro-Journey bereitgestellt, die Sie bei Bedarf anpassen sollten, um die spezifischen Anforderungen Ihrer organization anzupassen.
Nachdem Sie die oben beschriebenen Aktivitäten abgeschlossen haben, sollten Sie über eine solide Grundlage für Ihr Projekt verfügen. Fahren Sie mit Ihren Planungsaktivitäten zur technischen undorganisatorischen Bereitschaft fort.
Skype for Business Online wurde am 31. Juli 2021 eingestellt. Um die Realisierung des Vorteils zu maximieren und sicherzustellen, dass Ihr organization die richtige Zeit hat, um Ihr Upgrade abzuschließen, empfehlen wir Ihnen, ihre Reise zu Microsoft Teams noch heute zu beginnen.