Klassen-/Abschnittsgruppenbereinigung

Im Rahmen der Vorbereitung auf den Übergang zu Ihrem Akademischen Jahr empfehlen wir, dass Sie Vor beginn des Übergangs Aktionen zum Bereinigen von Kursen/Abschnitten durchführen.

Derzeit werden beim Gruppenbereinigungsprozess keine Kursteilnehmer aus den ausgewählten Kursen entfernt. Wenn Sie Kursteilnehmer aus ausgewählten Kursen in einem Massenvorgang entfernen müssen, wenden Sie sich an Unterstützung.

Tipp

Diese Option kann auch für die Klassen verwendet werden, die möglicherweise archiviert werden müssen oder außerhalb des regulären Prozesses ablaufen. Ein Beispiel ist der Übergang vom Herbstsemester in das Frühjahrssemester.

Schritt 1: Generieren eines Abschnittsnutzungsberichts

• Navigieren Sie im Navigationsbereich zu Personen. Wählen Sie nach dem Laden der Seite die Registerkarte Mitgliedschaft aus.

• Unter dem oberen Rand der Registerkarte werden zwei Optionen angezeigt: Gruppenbericht und Gruppenbereinigung.

• Wählen Sie Gruppenbericht aus, um ein Flyout zu öffnen. Es wird eine kurze Beschreibung des Berichts und eine Option zum Generieren eines neuen Berichts angezeigt.

• Wählen Sie Neuen Bericht generieren aus, um einen neuen Gruppenbericht zu erstellen.

  Tipp

  Das Flyout wird nicht selbst aktualisiert, wenn die Generierung des Berichts abgeschlossen ist. Da das Generieren eines Berichts eine Weile dauert, empfiehlt es sich, auf Schließen oder das X zu klicken und später zurückzukehren. Sie können weiterhin überprüfen, ob der Bericht verfügbar ist, indem Sie zurück zum selben Speicherort navigieren.

• Wenn der Bericht bereit ist, wird er im Flyout angezeigt, wenn Sie zurückkehren. Es wird ein Erstellungsdatum und eine Option zum Herunterladen des Berichts angezeigt.

• Wählen Sie den Pfeil neben dem Bericht aus, um die Datei auf Ihren lokalen Computer herunterzuladen. Benennen Sie die Datei NICHT um. Stellen Sie sicher, dass weiterhin "sectionusage.csv" lautet..

Schritt 2: Ändern des Berichts

Warnung

Nachdem Sie eine Kopie des Berichts heruntergeladen haben, stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt der Datei so ändern, dass alle Klassen ENTFERNT werden, die Sie BEIBEHALTEN möchten. Wenn Sie keine Klassen entfernen und nur Schritt 3 ausführen, um den Bericht hochzuladen, werden alle im hochgeladenen Bericht gefundenen aufgelisteten Klassen bereinigt.

• Öffnen Sie den Heruntergeladenen Bericht mit dem Namen sectionusage.csv
• Überprüfen und markieren Sie alle Klassen, die nicht bereinigt werden sollen, und entfernen Sie sie aus der Berichtsdatei.
  • Wenn Sie Excel verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anzahl einer der hervorgehobenen Zeilen, und wählen Sie Löschen aus, um die Zeilen zu entfernen.
  • Wenn Sie zum Ändern der Berichtsdatei ein anderes Hilfsprogramm verwenden, MÜSSEN Sie sicherstellen, dass nach dem Löschen keine leeren Zeilen vorhanden sind. Leere Zeilen verursachen einen Fehler, wenn Sie versuchen, die Datei im Rahmen von Schritt 3 zu überprüfen.
• Speichern Sie die Datei, und stellen Sie sicher, dass der Name "sectionusage.csv" und im CSV-Format lautet. Wenn der Name oder das Format falsch ist, wird die Datei nicht als gültige Datei akzeptiert, um die Bereinigung auszuführen.

Schritt 3: Hochladen und Auswählen von Bereinigungsoptionen

• Navigieren Sie zurück zu Personen und zur Registerkarte Mitgliedschaften.

• Wählen Sie Gruppenbereinigung aus, um das Flyout zu öffnen.

• Wählen Sie Gruppenbericht auswählen aus, navigieren Sie zu dem Speicherort, und wählen Sie die Datei "sectionusage.csv" aus, die Sie hochladen möchten.

• Wählen Sie Gruppenbericht hochladen aus, um den ausgewählten Gruppenbericht hochzuladen.

• Als Nächstes müssen Sie die Bereinigungsoptionen auswählen.

  • Gruppe als abgelaufen markieren: Diese Option aktualisiert den SISID-Attributwert für die Gruppe und benennt die Gruppe um, indem sie "EXT" + aktueller Monat und Jahr anfügen.
  • Archivgruppe: Durch die Archivierung der Gruppe werden sie schreibgeschützt, sodass keine neuen Unterhaltungen oder Daten freigegeben werden können. Die Archivgruppe sendet sie auch an einen bestimmten archivierten Klassenordner in Teams, damit sie den Benutzer nicht mit seinen aktuellen Klassen verwechseln.

  

• Nachdem Sie Ihre Auswahl für Bereinigungsoptionen getroffen haben, wählen Sie Bereinigung ausführen aus.

• Schließen Sie das Flyout, und überprüfen Sie später wieder, um zu sehen, wie die Bereinigung funktioniert hat.