Übersicht über das Verwalten digitaler Objekte in SharePoint Server 2013

GILT FÜR:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

In diesem Artikel werden digitale Ressourcen (auch als Rich Media bezeichnet) und schlüsselbegriffe definiert, die in Bezug auf die Verwaltung digitaler Ressourcen in SharePoint Server 2013 verwendet werden. Außerdem werden Aspekte der Verwaltung digitaler Ressourcen mithilfe der Ressourcenbibliothek in SharePoint Server 2013 erläutert, die primären Benutzer einer Objektbibliothek beschrieben und allgemeine Szenarien für die Verwendung der Objektbibliothek in SharePoint Server 2013 beschrieben.

Weitere Informationen zum Planen einer Verwaltungslösung für digitale Objekte finden Sie unter Planen digitaler Objektbibliotheken in SharePoint Server 2013.

Eine wachsende Anzahl Büromitarbeiter erstellt und verwendet Bilder und sonstige Rich-Media-Objekte als Teil ihrer täglichen Arbeitsroutinen. Häufig sind aber keine zentralen Repositorys auf Abteilungs- oder Unternehmensebene so eingerichtet, dass diese Objekte darin gespeichert werden könnten. Mit einem zentralen Repository könnten Benutzer bequemer und einfacher Rich-Media-Objekte, die andere vor ihnen bereits erstellt haben, finden und verwenden. Die Objektbibliothek in SharePoint Server 2013 spart Zeit und andere Ressourcen des Unternehmens, indem sie ein spezielles Repository für die Speicherung und Verwaltung digitales Objekte bietet. Die Benutzer müssen nicht länger in vielen separaten Speicherorten, die quer über das Netzwerk verteilt sind, nach Objekten suchen oder diese von Grund auf neu erstellen. Dank eines zentralen Repositorys für die Verwaltung digitaler Objekte bekommt das Unternehmen auch eine bessere Übersicht und Kontrolle über besonders sensible Inhalte und kann sicherstellen, dass nur genehmigte Objekte zu Produkten den entsprechenden Benutzern bereitgestellt werden.

Verwalten digitaler Objekte

Ein digitales Medienobjekt ist eine Bild-, Audio- oder Videodatei oder ein anderes wiederverwendbares Fragment mit umfangreichen Inhalten, das eine Organisation in Anwendungen im gesamten Unternehmen verwendet. Mit der Objektbibliothek in SharePoint Server 2013 können Benutzer auf einfache Weise vorhandene digitale Ressourcen innerhalb der Organisation erstellen, ermitteln und wiederverwenden.

In SharePoint Server 2013 verwenden Sie eine Objektbibliothek, um digitale Objekte zu speichern und mit anderen Benutzern zu teilen. Die Objektbibliothek ist eine angepasste SharePoint Server 2013-Bibliotheksvorlage für die Verwendung von Inhaltstypen, die speziell für das Speichern und Katalogisieren von Rich-Media-Objekten entwickelt wurden.

Eine wirksame Lösung für die Verwaltung von digitalen Objekten berücksichtigt folgende Aspekte:

• Die bereitgestellten Metadaten für jeden Objekttyp.

• Die Größe des erforderlichen Speicherplatzes für Objekte sowie die zu berücksichtigenden Leistungsprobleme beim Freigeben der Objekte für die Benutzer.

• Die Speicherorte der einzelnen Lebenszyklen eines Objekts.

• Die Art und Weise der Kontrolle des Zugriffs auf ein Objekt während seiner einzelnen Lebenszyklen.

• Die Verschiebung von Objekten innerhalb einer Organisation, während Teammitglieder Objekte erstellen, überwachen, genehmigen, veröffentlichen und bereitstellen.

• Die Anwendung geeigneter Richtlinien auf Objekte, sodass objektbezogene Aktionen geprüft, Objekte archiviert oder korrekt vernichtet und für das Unternehmen wichtige Objekte geschützt werden.

• Die Art der Behandlung von Objekten als Unternehmensdatensätze, die entsprechend den Anforderungen und Unternehmensrichtlinien archiviert werden müssen.

Weitere Informationen zum Planen einer digitalen Objektlösung mit SharePoint Server 2013 finden Sie unter Planen digitaler Objektbibliotheken in SharePoint Server 2013.

Benutzer einer Objektbibliothek

Die Benutzer einer Objektbibliothek in SharePoint Server 2013 gehören im Allgemeinen einer der folgenden Kategorien an:

• Objektersteller. Dazu zählen Personen, die persönliche Objekte erstellen, wie Grafikdesigner, Videoproduzenten oder Marketing-Copywriter, und Personen, die Objekte in die Objektbibliothek hochladen. Beispiel: Ein Grafikdesigner kann ein Produktlogo in mehreren Auflösungen und Größen, in Schwarzweiß und in Farbe entwerfen und dann alle Versionen des Logos in die Objektbibliothek hochladen, damit alle Mitglieder eines Produktmarketingteams diese nutzen können.

• Objektmanager. Hierzu zählen Personen, die Objekte in der Bibliothek verwalten. Sie sind für den End-to-End-Workflow ab dem Zeitpunkt der ersten Übermittlung eines Objekts, über die Veröffentlichung bis zum Lebensende eines Objekts verantwortlich. Sie verwalten und organisieren außerdem Objekte in der Bibliothek. Beispiel: Ein Asset-Manager kategorisiert mehrere Versionen eines Produktlogos entsprechend in der Bibliothek, fügt wichtige Metadaten (wie Schlüsselwörter) hinzu und bestimmt ein Datum, ab dem ein Objekt nicht mehr verwendet werden darf.

• Objektverbraucher. Dies sind Personen, die in der Bibliothek nach Objekten suchen und diese für Produkte verwenden. Beispiel: Webdesigner nehmen ein Produktlogo aus der Objektbibliothek, wenn Sie Marketingseiten für Produktwebsites entwickeln.

Je nach Szenario kann es zu crossovern zwischen diesen Benutzern kommen. Beispielsweise können Benutzer, die über die Berechtigung zum Hochladen von Ressourcen in die Bibliothek verfügen, auch die Berechtigung zum Kategorisieren und Verwalten der Objekte haben, die sie an das Archiv übermitteln. Ressourcenersteller können auch Ressourcenconsumer sein, wenn sie nach Ressourcen suchen und verwenden, die anderen Arbeitsprodukten hinzugefügt werden, die wiederum als separate Ressourcen hochgeladen werden. Beispielsweise kann ein Videoproduzent ein Produktlogo verwenden, während er ein Marketingvideo für ein Produkt erstellt und das Video dann als separates Medienobjekt in die Bibliothek hochlädt.

Verwalten digitaler Objekte in SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 bietet eine Bibliotheksvorlage mit dem Namen Objektbibliothek, die so angepasst ist, dass neue Bild-, Audio- und Videoinhaltstypen verwendet werden, die speziell für das Speichern und Katalogisieren von Rich Media-Ressourcen entwickelt wurden. Diese neuen Inhaltstypen verwenden neue Spaltentypen wie Vorschau, Bildgröße, Aufnahmedatum und Länge (Sekunden), die zu den Metadaten für ein bestimmtes Medienobjekt beitragen. Die Objektbibliothek verfügt auch über einen Vorschaumodus, in dem eine Miniaturansicht und einige dieser Metadaten angezeigt werden, wenn Sie den Mauszeiger auf ein Objekt zeigen. Unternehmensstichwörter können Ressourcen zugewiesen werden, damit sie durch die Suche leichter gefunden werden können. Schlüsselwörter können von einem Ressourcenersteller zugewiesen werden, wenn ein neues Medienobjekt hochgeladen wird, oder Schlüsselwörter können später von einem Asset Manager hinzugefügt werden. Benutzer können Ressourcen bewerten, eine Funktion, die zusätzliche Metadaten für Ressourcen bereitstellt. Die Metadaten können dann verwendet werden, wenn Ressourcen in einem Webpart angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise über eine Bibliothek mit Schulungsvideos verfügen, die Benutzer angesehen und bewertet haben, können Sie ein Webpart verwenden, um die videos mit der höchsten Bewertung auf einer Webseite anzuzeigen.

Objektersteller und Objektmanager arbeitet direkt in der Objektbibliothek, wenn sie Objekte hochladen, kategorisieren und verwalten. Objektverbraucher können die Bibliothek nach Objekten durchsuchen, die sie in anderen Anwendungen für ihre Projekte benötigen. Objektverbraucher können eine Bibliothek von Office-Anwendungen aus durchsuchen und ein Objekt in eine geöffnete Anwendung, wie Word oder PowerPoint, einfügen.

Sie können digitale Objekte für Benutzer in SharePoint Server 2013 auf folgende Weise anzeigen:

• Zulassen, dass Benutzer die Objektbibliothek durchsuchen.

• Einfügen eines Webparts in eine Webseite einer Teamwebsite.

• Verwenden des Videofeldsteuerelements auf einer Veröffentlichungsseite einer Veröffentlichungssite.

• Verwenden des Webparts für Inhaltsabfragen.

Die speziellen Methoden zum Anzeigen von Objekten für Benutzer der Objektbibliothek variiert je nach Benutzer, nach Verwendungsart der Objekte aus der Bibliothek und nach den Methoden zum Anzeigen der am besten für das jeweilige Szenario geeigneten Objekte.

Neben den Funktionen, die Teil der Objektbibliothek sind, können Sie die SharePoint Server 2013-Funktionen, wie Workflow, Routing, Regeln und Richtlinien, nutzen. Diese Funktionen unterstützen die Verwaltung der Objekte, bei deren Aufnahme in die Bibliothek, verfolgen die Fortschritt von Objekten, automatisieren die Veröffentlichung von Objekten nach Genehmigung und legen das Ablaufdatum für Objekte fest.

Szenarien der Verwendung von Objektbibliotheken

Benutzer mit der Berechtigung zur Bearbeitung dürfen Objekte zu jeder SharePoint Server 2013-Websitesammlung oder -Website hinzufügen. In der folgenden Tabelle werden die möglichen Szenarien aufgezeichnet, indem eine digitale Objektbibliothek zum Einsatz kommt.

Szenario	Beschreibung
Bibliothek für Unternehmensmarken	In der Objektbibliothek sind unternehmensspezifische Objekte, wie Logos, Vorlagen, Grafiken und andere digitale Objekte, sowie Workflows und Richtlinien zur Inhaltsverwaltung gespeichert. Creativteams können der Objektbibliothek digitale Objekte hinzufügen, die dort dann geprüft und veröffentlicht werden. Inhaltsverwalter verwalten und bearbeiten die digitalen Objekte, um sicherzustellen, dass sie korrekt bezeichnet und geordnet sind. Information-Worker und Partner im Extranet, die Logos oder Marken benötigen, durchsuchen die Bibliothek nach den entsprechenden Inhalten.
Bereichsportal	Die Objektbibliothek ist ein Repository für Bilder und Rich-Media-Dateien für eine einzelne Portalwebsite. In diesem Szenario kann jeder Mitwirkende oder Designer Logos und Bilder in die Bibliothek hochladen, damit sie von anderen Benutzern angezeigt und verwendet werden können. Der Inhalt wird in der Regel von Mitwirkenden verwaltet, und es gibt nur einen minimalen Workflow oder eine Richtlinie für das Hinzufügen und Verwalten von Inhalten. Beispielsweise kann die Abteilungsportalbibliothek mehrere Mitwirkende, aber nur wenige genehmigende Personen enthalten. Autoren und Webdesigner der Website verwenden Inhalte in der Bibliothek, indem sie sie anzeigen, herunterladen und in ihre Arbeitsprodukte einfügen, z. B. Dokumente oder Präsentationen.
Teamwebsite	Sie ähnelt dem Bereichsportal, ist aber kleiner. Die Objektbibliothek ist ein Repository für Bild- und Rich-Media-Dateien für eine einzige Teamwebsite. In diesem Szenario kann jedes Teammitglied Objekte in die Bibliothek laden, damit andere Teammitglieder die Objekte anzeigen und verwenden. Die Inhalte werden bei bedarf von den Mitwirkenden verwaltet, und es gibt minimalen Workflow und wenige Richtlinien. Teammitglieder verwenden Inhalte des Bibliothek in Form von Anzeigen, Herunterladen und Einfügen in ihre Produkte , das sind Dokumente oder Präsentationen.
Unternehmensarchiv	In der Objektbibliothek werden Bilder, Videos, Dokumente und andere Objekte gespeichert, die einen historischen Wert für die Organisation haben. Benutzer können aktuelle und vergangene Elemente übermitteln, die von Kuratoren, die die Bibliothek verwalten, gesammelt, gescannt, organisiert und markiert werden, damit andere Benutzer archivierte Inhalte durchsuchen, suchen und anzeigen können.
Freigabewebsite für Bereichsmedien	Die Objektbibliothek speichert Audio- und Videodateien. In diesem Szenario kann jeder an der Bibliothek mitwirken, und es gibt nur eine minimale oder keine Verwaltung der Elemente in der Bibliothek. Bewertungen sind für die Bibliothek aktiviert und werden mit social-media-Tags von Ressourcen kombiniert, um die Struktur und Darstellung von Ressourcen innerhalb der Bibliothek zu steuern.