Serienbrief: Anrede mehrere Personen & Adressfeld verschiebt Text

Hallo Emi,

in Excel sollte man Zellen vor Eingabe von Daten korrekt formatieren. Es hilft nicht, Zellen mit Zahlen nachträglich als Text zu formatieren.

Du kannst z. B. in Excel neben der PLZ-Spalte eine Hilfsspalte mit der Funktion =Text(A1;"00000"") erstellen (wobei der Zellbezug auf A1 natürlich angepasst werden muss), die Ergebnisse anschließend kopieren und nur als Werte einfügen. Danach kann die alte PLZ-Spalte gelöscht, stattdessen die neue verwendet werden, die nun durchgängig als Text formatiert ist. In Word sollte es mit den PLZ somit keine Probleme geben.

Ich verstehe nicht, welches Problem es mit Luxemburg geben könnte.

Für die Titel benötigt man kein Bedingungsfeld. Fügt man dem Seriendruckfeld den Schalter \f und ein Leerzeichen hinzu, wird im Falle eines vorhandenen Titels das Leerzeichen automatisch angehängt: { MERGEFIELD Titel \f " ").

Da du selbst die Datenquelle erstellst und nicht auf Fremddateien angewiesen bist: Was spricht gegen ein Feld "Anrede" (Herrn, Frau, Eheleute, Firma, ...) etc. sowie ein zweites Feld "Briefanrede" (Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau, Sehr geehrte Damen und Herren, ...)?

Nicht alle Fälle lassen sich mit Bedingungsfeldern lösen - wenngleich im vorliegenden Fall vermutlich weder Freiherren/-frauen, Barone/Baroninnen noch Bischöfe o. ä. anzusprechen sind ;-). Ein separates Feld für die Briefanrede ist fast immer sinnvoll.

Absätze, die mangels Feldinhalt leer bleiben würden, werden im Seriendruck standardmäßig unterdrückt: es entstehen keine Leerabsätze. Man kann auch per Schalter \f eingreifen: { MERGEFIELD Firma \f <Absatzschaltung>}

Viele Grüße

Lisa

Hallo Emi,

dass es nun nachträglich funktionierte, die als Zahl formatierten Zellen als Text zu formatieren überrascht mich. Denn es reicht nicht, die Zellen zu markieren und als Format "Text" zu wählen. Zwar werden die Inhalte dann linksbündig ausgerichtet, als seien es Texte. Dennoch werden sie z. B. in eine Summenfunktion einbezogen, weil sie weiterhin als Zahlen behandelt werden. Auch erscheint kein Fehlerindikator, der darauf verweist, dass als Text formatierte Zahlen enthalten sind.

Was deine Frage "Wie aber löse ich das Problem, wenn ich in einem Schreiben mehrere Empfänger habe?" angeht, hatte ich bereits erklärt, dass ein zusätzliches Feld für die Briefanrede in der Datenquelle sinnvoll erscheint. Nicht alle Fälle lassen sich in Word mit "Wenn ... dann ... sonst ..." lösen. Die WENN- oder WENNS-Funktion in Excel lässt sich (ggf. für das zweite Feld) besser einsetzen.

Handelt es sich bei Datenquelle und Hauptdokument nicht nur um eine einmalige Aufgabe, sondern beides soll zukünftig weiterverwendet werden, muss vor allem die Datenquelle durchdacht und sauber aufgebaut sein sowie gut gepflegt werden. Ansonsten müsste eventuell immer wieder in Word nachgearbeitet werden, sobald neue Datensätze mit möglicherweise anderen Anrede-Varianten hinzukommen.

Viele Grüße

Lisa

Vielen Dank.

>>in Excel sollte man Zellen vor Eingabe von Daten korrekt formatieren. Es hilft nicht, Zellen mit Zahlen nachträglich als Text zu formatieren.

Nun ging es auch nachträglich. Der Serienbrief muss geschlossen sein. Nach der Änderung in Excel wurde die PLZ auch als Text formatiert erkannt. Der Postleitzahl wird "L-" angeschlossen, hier wurde mir eine "0" in den Serienbrief gesetzt. Aber auch das passt nun und die PLZ wird korrekt mit "L-5446" angezeigt.

>>Was spricht gegen ein Feld "Anrede" (Herrn, Frau, Eheleute, Firma, ...) etc. sowie ein zweites Feld "Briefanrede" (Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau, Sehr geehrte Damen und Herren, ...)?

Ich versuche, möglichst viele Fehlerquellen auszuschließen. Ich hatte ursprünglich dies so gelöst, allerdings haben die Vorgesetzten Einträge gemacht und ich musste die mehreren hundert Adressen doch alle nochmal durchgehen. Da finde ich es komfortabler mit Titel und Titelzusatz (ich sehe so schneller, ob alles korrekt ausgefüllt ist), im Grunde habe ich jedoch eine zweite Spalte angelegt. Nur füge ich den Titel und den Titelzusatz ein und in der Anrede nur den Titel. Titelzusatz ist zB. Dipl.-Ing., das zwar in der Adresse erscheint, nicht jedoch in der Anrede.

Wie aber löse ich das Problem, wenn ich in einem Schreiben mehrere Empfänger habe? Sowohl bei der Adresse, als auch bei der Anrede (Sehr geehrte(r) ...)? Oder meintest du, dass ich individuell und alles manuell eingeben sollte? Dann müsste ich das für die bestehenden Datensätze machen. Die Excel-Datei würde vermutlich aber sehr unübersichtlich. Beim letzten Ausdruck musste ich schon viel zusammen kleben. Oder ich mache für die Mehrfach-Anreden doch eine extra Tabelle und einen separaten Serienbrief, inden ich dann wirklich alles manuell reinschreibe. Evtl. sogar nicht mal einen Serienbrief. Das mögen noch keine 10 Firmen sein, in denen ich den Fall habe, dass ich mehrere Ansprechpartner in einem Brief anschreibe.

Gruß

Emi

Hallo Lisa,

dankeschön. Nachname habe ich drin stehen, nur in der Eile falsch getippt.

>>Das Feld "Postleitzahl" in Excel als Text formatieren

Bei meinem Test hatte "Text" nicht geholfen, habe einen neuen Test Serienbrief aufgesetzt und nun ging es. Danke schön. Das heißt ich kann die gesamte Spalte PLZ am besten als Text formatieren.

Bleibt also noch das Problem mit Luxemburg.

>>bau die Excel-Liste so auf, dass im Word-Hauptdokument nicht oder wenig mit Bedingungsfeldern gearbeitet werden muss

Ich habe ja den Fall, dass ich sowohl weibliche, als auch männliche Ansprechpartner habe oder auch mal gar keinen. Dementsprechend muss die Anrede angepasst werden (Sehr geehrte Frau ... - Sehr geehrter Herr ... - Sehr geehrte Damen und Herren). Weiterhin füge ich Titel über wenn ... dann Bedingungen ein. Sprich wenn etwas in der Zelle steht, dann soll es eingefügt werden und das Leerzeichen gebe ich anschließend noch ein. Gibt es für die Anrede eine bessere Lösung?

Zeilenumbruch nach "Herrn" oder "Frau" im Adressfeld, falls es keine Firma gibt.

Ansonsten arbeite ich bei den Titeln auch mit Wenn ... Dann Bedingungen. Wenn der Titel ausgefüllt ist, dann muss ein Leerzeichen eingegeben werden. Mir ist es auch am liebsten ohne die Regeln, da ich keine "Liste" finde, die ich ggf. auch noch anpassen kann.

Ich bin sehr offen gegenüber Lösungen möglichst regelarm.

>>Die Briefvorlage in Word sollte so aufgebaut sein, dass sich das Adressfeld in einer Tabelle bzw. Tabellenzelle mit genauer Zeilenhöhe befindet.

Hatte es mit einem Textfeld versucht, aber war nicht zufrieden. Tabelle ist die elegantere Lösung. Danke schön.

Gruß

Emi

Hallo Emi,

bau die Excel-Liste so auf, dass im Word-Hauptdokument nicht oder wenig mit Bedingungsfeldern gearbeitet werden muss:

zusätzlich zum Feld "Anrede" noch ein Feld "Briefanrede" einrichten. (Und bitte nicht "Name", sondern "Nachname" verwenden.)

das Feld "Postleitzahl" in Excel als Text formatieren.

Die Briefvorlage in Word sollte so aufgebaut sein, dass sich das Adressfeld in einer Tabelle bzw. Tabellenzelle mit genauer Zeilenhöhe befindet. Dann kann bei mehr oder weniger Textzeilen auch nichts nach unten oder oben verrutschen.

Abschnittswechsel scheinen nicht nur der falsche Ansatz zu sein, sie sind definitiv der falsche Ansatz.

Viele Grüße

Lisa