Notifications Sharepoint - Download files from app@sharepoint und urn:spo:anon#....

Question

Ich habe einen Alert Bereich O365 Security & Compliance eingestellt, per email benachrichtigt zu werden wenn jemand files vom Sharepoint herunterlädt. Die genauen Settings sind ganz einfach und kurz gehalten, wie folgt ausgewählt worden:

Activity is : Downloadet file

Site collection URL is : - da habe ich die Sharepoint Seite angegeben ( komplett ) - alles was unter unter unserer Hauptseite im Sharepoint hinterlegt ist

Dabei habe ich meine email Adrese angegeben auf der die Notifications kommen sollen

Alles funktioniert soweit gut bis auf dass manchmal mir kein Name angezeigt wird :

"By the time this alert was triggered, app@sharepoint performed Downloaded file 1 times"

--> wie kann man herausfinden wer das heruntergeladen hat - wer sich hinter der email Adresse versteckt - da diese Adresse bei uns gar nicht existiert bzw auch keine gültige email Adresse ist. Ich sehe die liste der Dateien aber nicht wer sich hinter der app@sharepoint verbirgt

Es gibt ebenso noch eine Art solcher Downloads mit unbekannte User :

Severity: ● High

Time: 7/1/2021 2:58:00 PM (UTC)

Activity: FileDownloaded

User: urn:spo:anon#...... und hier eine lange Kombination aus Nummern und Buchstaben

Wer kennt eine Lösung um mehr äber den User app@sharepoint und aber auch über den urn:so:anon#..... zu erfahren ?

Answer 1

Hallo Michael,

Ich kann dir empfehlen, dass du ein Durchsuchen des Überwachungsprotokolls im Compliance Center machst. Mehr Details findest du im Artikel. Ein Authenticated Benutzer kann die #extAdresse anschauen. Das Thema ist auch in Englischen Forumbesprochen. 

Mit freundlichen Grüssen

Galin Karlov

Microsoft Support Engineer

Answer 2

Wenn einer der lizenzierten Benutzer etwas herunterlädt, dann bekomme ich deren email Adresse angezeigt mit der sich der User am System anmeldet und somit weiss ich wer welche Datei heruntergeladen hat. Bei dem genannten "app@sharepoint" Benutzer würde ich gerne wissen wer sich dahinter versteckt. Diesen Benutzer gibt es ja nicht - es ist auch keine richtige email Adresse.

Und beim zB. User: urn:spo:anon#45221246545..... das wäre auch Interessant zu wissen welcher der eingeladenen User sich dahinter verbirgt. Normalerweise haben wir keine Datei die freigegeben wurde um anonym lesen zu können und sollte somit auch nicht verfügbar sein für Leute die bei uns im AD nicht als Gast hinterlegt sind.

Exchange Lizenzen brauche ich nur für die User die auch ein Postfach haben und ist in diesem Fall nicht nötig da es hier um den download von Files aus Sharepoint geht. Für den Zugriff aufs Sharepoint aber auch für die die bei uns zusammen Teams nutzen, habe ich die Leute als Gast eingeladen und da haben die eine eigene Teams Lizenz und nicht von uns. die Gäste müssten somit auch mit deren email Adresse angezeigt sein wenn die etwas herunterladen sollten da diese als Gast bei uns in AD bekannt sind

Answer 3

Hallo wmloewe,

Gibt es einen Unterschied zwischen den Benutzer, von denen du keine Benachrichtigung bekommst? Sind diese Benutzern ausserhalb deiner Organisation, Gäste, haben sie auch eine Exchange Online Lizenz? 

Mit freundlichen Grüssen

Galin Karlov

Microsoft Support Engineer