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發生衝突的週期性會議邀請 2:代理人的權力

英文原文已於 2012 年 1 月 24 日星期二發佈

我上一篇有關此主題的文章重點是,「資源預約助理員」絕不會因週期性的會議邀請,就允許對會議室行事曆進行重複預約 (請參閱自動處理發生衝突的週期性會議邀請 (可能為英文網頁))。

由於在某些情況下,系統管理員可能會想要允許重複預約,因此我會進一步的說明我們提供的兩個因應措施。同時,我也會再提供一個之前沒提到過的因應措施:

1) 傳送待處理的非週期性會議邀請,重複預約

請回想一下,當週期性會議系列被接受後,除了會議系列的接受電子郵件外,會議召集人還會收到個別的衝突通知電子郵件。會議召集人可使用這些被拒絕的電子郵件,作為採用第一個因應措施的參考,就是傳送另一個非週期性會議邀請給每一個拒絕的人,然後重複預約想要的會議室。

這個方法雖然繁複,但能夠更精確地控制會議室是否已經被重複預約。

另一方面,如果系統管理員採用第二個因應措施,並將控制權轉交給受信任的代理人 (而非「資源預約助理員」) 時,將會如何?代理人可以人為判斷,接受所有週期性會議系列,讓所有週期性會議衝突能重複預約。這也表示,代理人能夠選擇性地拒絕任意個衝突會議,但同時接受整個會議系列,這是助理員作不到的。問題就在於代理人能不能做到這一點,讓我們繼續看下去:

2) 允許代理人重複預約資源

可設定資源信箱上的要求原則,要求必須擁有代理人控制權才能解決週期性會議邀請衝突。但是代理人是怎麼使用這項權力?程序會是什麼樣子,以及可使用的工具為何?Outlook 2010 為這些問題提供最好的功能。

請看以下的範例。假設我們有一間會議室名叫 [綠屋],由代理人 Howard 管理。當 [綠屋] 的會議邀請進來時,Howard 在會議室行事曆中接受這些邀請。目前在星期三的下午兩點排定一場會議,另一場會議則是星期四的下午三點。

現在,一個使用 [綠屋] 作為會議室的新週期性會議邀請發送到數個收件者。該會議室的邀請原則是需要 Howard 核准所有的會議邀請,因此這個新的會議邀請也發送給了 Howard。我們看見這個週期性會議邀請有四個週期,從週二到週四,每天下午 2:30 到 3:30。還好,Outlook 發現到這四個週期性會議中有兩個與原有的約會衝突 (以黃色標示並出現在 [行事曆預覽] 內):

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如果 Howard 願意接受整個會議系列並允許重複預約,他只要接受整個項目即可。但如果他要拒絕一個衝突而接受另一個衝突時,又該怎麼做呢?Howard 可按一下 [衝突: 2 ] (Conflicts: 2) 旁邊的箭頭符號,預覽行事曆各區內與原有約會衝突的項目。

這樣,他就會看見第一個衝突會議是週三下午兩點的 [目錄檢討] (Catalog Review) 會議:

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第二個衝突是週四的 [業務簡報] (Sales Presentation) 會議:

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如果 Howard 要拒絕週四的重複預約,接受週三的重複預約,他該怎麼做?Howard 只要在轉寄的會議邀請的 [行事曆預覽] 區段中按兩下項目,就可以拒絕週四的會議。

這個動作也會從 [綠屋] (Green Room) 的行事曆打開該時段的檢視畫面。Howard 可用滑鼠右鍵按一下要拒絕的會議、進入 [拒絕] (Decline) 功能表項目,然後選擇只拒絕這次會議:

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現在,Howard 已經決定要拒絕與接受的會議,他只要回到原來哪封轉寄的會議邀請,然後接受會議系列即可。這樣就可以接受其餘的會議,並同時保留手動拒絕的會議:

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總而言之,代理人在此範圍的能力是可以使用 Outlook 2010 所提供的衝突通知,快速拒絕 (或接受) 週期性會議邀請的個別會議。

3) 在不變更詳細資料的情形下傳送系列更新

還有第三個已知方法,可因應因為週期性的會議邀請,「資源預約助理員」拒絕會議室重複預約。感謝我同事 Patriciu Seliceanu 所轉來的客戶意見,我們現在知道會議召集人不需修改任何會議的詳細資料,就可傳送週期性會議的更新。令人驚訝的是,原先被拒絕的衝突會議,現在被接受了。當然,要採用這個因應措施,必須允許單一會議邀請的各個衝突,這在行事曆處理設定的 AllowConflicts 屬性被設定為 True 時,是預設的狀況。

週期性會議更新有效的原因在於,每位收件者收到的並非另一個週期性會議邀請,而只是每個個別會議的更新會議邀請 (實際上並無任何變更)。因為就 Exchange 而言,此一方式與因應措施 1 的單一會議邀請並無不同,因此就可允許每個更新的會議進行重複預約。當衝突數量很多,並假設每個衝突會議都必須進行重複預約時,這個方式會比本清單中第一個項目的步驟較為省事。

總結而言,有多個因應措施可解決 「資源預約助理員」所繼承的,防止週期性會議邀請重複預約資源信箱的安全機制。這些方法中,最有效也最可靠的是 Outlook 2010 已可使用、Exchange 2010 即將推出的代理人功能。但仍請您注意,在大多數情況下預設行為已經是正確的,您應該不需考慮執行這個功能。

感謝 Tom Kern 的協助和諮詢建議,以及 Patriciu Seliceanu 所提供的第三種方式。

Jesse Tedoff

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates