ソーシャル スペクトル

原文の記事の投稿日: 2012 年 8 月 1 日 (水曜日)

Microsoft IT のシニア ソリューション マネージャーの Chris Slemp です。Microsoft の社内ソーシャル ビジネス ソリューションを指揮し、3 年になります。

私はクリスマスカードが嫌いです。勘違いしないでくださいね、私はケチではありません。この伝統的な一年のまとめを書くこと、あるいは読むことさえも、休暇で一番やりたくないことです。これは子供の成績を自慢することを、連絡を取る良い言い訳にしているのです。メディアがその目的に合わないことにも悩みます。どちらかといえば、Facebook、ブログの投稿や電子メールの情報を通じて一年中連絡を取り合う方が好きです。もちろん祖母には電話しますし (もっと頻繁にすべきですが)、休暇ではない時に連絡を取るようにしているので、祖母の普段の状況を聞くことができます。

2 つ目のお話ですが、これが今回お伝えしたいことです。とてもいい男なのですが、会話を終了させる方法を知らない男がいます。彼は私の電子メール アドレスを知っていて、Facebook にも登録しているのですが、電話することにこだわっていて、60 秒で済む質問や会話に 10 分もかけるのです。私は発信者番号で彼を見分けることを知りました。私たちはみんな "彼" がわかります。

正しいツールの使用

上記の 2 つの話の共通点は何でしょうか。それは作業に対して正しいツールを使用する話です。コミュニケーションは私たちのキャリアの大部分において、最も重要な活動です。そして効率的で効果的なコミュニケーションは、平凡と並はずれた成功の間の差くらいに重要なことです。SharePoint の新しいバージョンには、電子メールや IM に対してより多くのツールが追加され、コラボレーションの習慣をより透過的で効果的な作業に移行させる機会が創出されます。
もちろん、これはニュースフィードについてのことです。新しい SharePoint には、公開フィードとサイト フィードという 2 種類のニュースフィードがあります。また新しいコミュニティ サイトのテンプレートもあります。多数のオプションがあるため、Microsoft の従業員はどれを使ったらよいか迷うことがあります。ここ Microsoft で学ぶレッスンが、あなたの会社の役にも立つことを祈念しております。

電子メールの弱点

まず始めに、「なぜこのような最新式のものを使用する必要があるのか」という質問に答える必要があります。電子メールは既知のグループに対してメッセージを送信するための、最も普及しているツールとして位置づけられていますが、それはたいていの場合本当に求めているものではありません。次のリストは、受信トレイから飛び出してコミュニケーションをオープンにする利点を示します。

• Outlook で "正しい" 配布リストの検索、結合、アーカイブをすることなく、以前の会話を検索します。
• 電子メールより幅広く、多様な読者がいます。メッセージがより多くの人に読まれる可能性があるためです。
• 自由な会話に使うのではなく、受信トレイをチームの成果物専用にできます。
• オフィスでは、役に立つことだけに意味があるのではなく、役に立つように見えることも重要です。ニュースフィードの投稿と Web フォーラムは、電子メールよりも本質的に視覚的です。

ニュースフィードとコミュニティに関する考察

次に、これらの各ツールのベストな使い方について見ていきます。SharePoint の既定のニュースフィード ビューとすべてのユーザー ビューの違いから始めます。どちらも大いに役立ちますが、既定のビューは刈り込まれた庭のようなもので、興味のある会話が芽を出しますが、それは興味のある人物、サイト、ドキュメント、タグをフォローしてユーザーが "種をまいた" からです。すべてのユーザー ビューはより野性的です。有機的で予測不可能で、広く共有したい人からの投稿が保存されます。しかし、その中での予想外の会話や人物の中には、ハイキング コースで出会った驚くべき風景など、極めて貴重なものがあります。

一方でコミュニティ サイトは、クラウドソーシングのことです。お互いの質問に答えるために、共通の興味を共有する大規模グループをつなぎ、すべての隠れた知識のキュレーションを行って公開し、あるいは会話以外にも繋がる場所を提供します。

ユーザー機能の比較

以下の表は、ツールを使用するという観点から、各ツールの強みについて理解するのに役立ちます。コミュニケーションするたびに、グラフを引っ張り出す必要があるでしょうか。もちろんその必要はありません。今以外では、せいぜい電子メール、IM、電話のいずれを使用するかを決めるときです。しばらくすると、それが自然にできるようになります。

これらのツールは左は完全に透過的で、右はとても個人的という幅の "スペクトル" に配置されていることに注目してください。それは応答時間に対する社会的規範のスペクトルでもあり、一番左側は簡単に規範を満たせたことがなく、一番右側は最も瞬間的です (名前のとおり)。読者の幅と応答の緊急性という 2 つの因子は、ツールをツールのコンテキスト内に配置する人にとって本当に便利で、その人たちはこれを実現するのが電子メールと IM であることをすでに理解しています。
「なぜ電子メールが右側にあるのですか。とてもプライベートなことを白状しますが、これまで一度も返信がない電子メールがたくさんあるのです。」という人もいるでしょう。残念ながら、そのとおりです。それは、過去において、他のツールのものであるすべての通信は受信トレイの中に詰め込まれていたためです。返信が必要な重要な電子メールは、"私も同じです" の全員への返信と、魅力的だが気が散る TechCrunch 記事のお喋りの大海原で迷子になります。午前 8 時から午後 3 時までに処理した電子メールの数を数えてみましたが、保存が必要な電子メールは 200 通のうちのたった 14% でした。その他 86% を代わりにニュースフィードに入れていた場合を想像してみてください。必要のない電子メールを削除する時間よりも、時間をかけなくて済んでいたはずです。

ビジネス シナリオの比較

次の表は会社所有者が関心を寄せる側面に焦点を当てています。それは、"最高の" コンテンツを簡単に見つける方法、これらのツールをその他エクスペリエンスに統合する機能、あるいは機密会話に対してツールをロックダウンする機能ということです。

コラボレーション ツールボックスにより多くのツールを収めることは素晴らしいことです。どのツールをどのシナリオに使用するかを知るのは、もっと良いことです。この投稿で伝えたいことが 1 つあるとすれば、"私も同じです" の 1 行が含まれる "全員に返信" は永遠に排除されるだろうということです。

それでは、祖母に電話した方がよさそうなので、これで失礼します。  

Photos from Flickr: DavidK and SteveD

これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「The Social Spectrum」をご覧ください。