Governanceleitfaden für komplexe Unternehmen: Verbessern der Disziplin „Cost Management“

Dieser Artikel führt die Geschichte fort, indem dem Minimum Viable Product-Governance (MVP) Kostenkontrolle hinzugefügt wird.

Fortführen der Geschichte

Die Einführung hat sich über den im Governance-MVP definierten Toleranzindikator hinaus entwickelt. Die Ausgabensteigerung rechtfertigt jetzt den Aufwand an Zeit seitens des Cloudgovernanceteams für die Überwachung und Kontrolle von Ausgabenmustern.

Als treibende Kraft der Innovation wird IT nicht mehr in erster Linie als Kostenstelle betrachtet. Da die IT-Organisation Mehrwert generiert, stimmen der CIO und CFO überein, dass jetzt die Zeit gekommen ist, die Rolle der IT im Unternehmen zu verändern. Unter anderem will der CFO einen Direktvergütungsansatz bei der cloudbasierten Abrechnung für die kanadische Niederlassung einer der Geschäftseinheiten testen. Eins der beiden stillgelegten Rechenzentren hostete exklusiv Ressourcen für den operativen Betrieb der besagten Geschäftseinheit in Kanada. In diesem Modell werden der kanadischen Niederlassung der Geschäftseinheit die Betriebsausgaben im Zusammenhang mit den gehosteten Ressourcen direkt in Rechnung gestellt. Dieses Modell ermöglicht der IT, sich weniger auf die Verwaltung der Ausgaben anderer als vielmehr auf die Wertschöpfung zu konzentrieren. Bevor diese Umstellung erfolgen kann, müssen Kostenverwaltungstools implementiert worden sein.

Änderungen des aktuellen Status

In der vorherigen Phase dieses Narrativs hat das IT-Team Produktionsworkloads mit geschützten Daten aktiv nach Azure verschoben.

Seit diesem Zeitpunkt haben sich einige Dinge geändert, die sich auf die Governance auswirken:

  • 5\.000 Ressourcen wurden aus den beiden zur Stilllegung markierten Rechenzentren entfernt. Auftragswesen und IT-Sicherheit heben nun die Bereitstellung der verbleibenden physischen Ressourcen auf.
  • Die Anwendungsentwicklungsteams haben CI/CD-Pipelines implementiert, um einige native Cloudanwendungen bereitzustellen, was sich erheblich auf das Kundenerlebnis auswirkt.
  • Das Business Intelligence-Team hat Aggregations-, Zusammenstellungs-, Erkenntnis- und Prognoseprozesse entwickelt, die konkrete Vorteile für den Geschäftsbetrieb bringen. Diese Prognosen ermöglichen jetzt kreative neue Produkte und Dienstleistungen.

Inkrementelles Verbessern des zukünftigen Status

Die Cloudlösung sollte um Kostenüberwachung und -berichterstellung erweitert werden. Die Berichterstellung sollte jedoch die direkten Betriebskosten an die Funktionen binden, die die Cloudkosten verbrauchen. Weitere Berichte sollten es der IT-Abteilung ermöglichen, die Ausgaben zu überwachen und technische Hinweise zum Kostenmanagement zu geben. Für die kanadische Zweigstelle wird direkt mit der Abteilung abgerechnet.

Änderungen des Risikos

Budgetkontrolle: Es besteht die grundsätzliche Gefahr, dass Self-Service-Fähigkeiten zu überhöhten und unerwarteten Kosten auf der neuen Plattform führen. Es müssen Governanceprozesse zur Kostenüberwachung und Reduzierung der laufenden Kostenrisiken wirksam sein, um eine kontinuierliche Ausrichtung am Planbudget zu gewährleisten.

Dieses Unternehmensrisiko lässt sich auf einige technische Risiken erweitern:

  • Es besteht die Gefahr, dass die Ist-Kosten den Plan übersteigen.
  • Geschäftsbedingungen ändern sich. Wenn dieser Fall eintritt, werden einzelne Geschäftsfunktion mehr Clouddienste nutzen müssen als erwartet, was zu Anomalien bei den Ausgaben führt. Es besteht das Risiko, dass diese zusätzlichen Kosten als Überschreitungen angesehen werden, statt als Notwendigkeit einer Plananpassung. Bei Erfolg sollte das kanadische Experiment ein Beitrag zur Korrektur dieses Risikos sein.
  • Es besteht die Gefahr überdimensionierter Systeme, die Mehrausgaben verursachen.

Änderungen der Richtlinienanweisungen

Die folgenden Änderungen an der Richtlinie verringern die neuen Risiken und bilden Leitlinien für die Implementierung.

  • Das Cloudgovernanceteam sollte wöchentlich die Cloudkosten planbezogen überwachen. Die gemeldeten Abweichungen zwischen Cloudkosten und Plan werden monatlich mit der IT-Führung und der Finanzabteilung geteilt. Alle Cloudkosten und Planaktualisierungen werden monatlich zusammen mit der IT-Leitung und der Finanzabteilung überprüft.
  • Alle Kosten werden zum Zweck der Rechnungslegung einer Geschäftsfunktion zugeordnet.
  • Die Cloudressourcen werden kontinuierlich auf Optimierungsmöglichkeiten überwacht.
  • Cloudgovernancetools müssen die Optionen für die Dimensionierung von Ressourcen auf eine genehmigte Liste mit Konfigurationen beschränken. Die Tools müssen sicherstellen, dass alle Ressourcen ermittelbar sind und von der Kostenüberwachungslösung verfolgt werden.
  • Während der Bereitstellungsplanung werden alle erforderlichen Cloudressourcen dokumentiert, die dem Hosten von Produktionsworkloads dienen. Diese Dokumentation kann die genauere Aufschlüsselung der Budgets und die Vorbereitung weiterer Automatisierungstools unterstützen, um den Einsatz teurerer Optionen zu vermeiden. Im Rahmen dieses Prozesses sollten verschiedene vom Cloudanbieter angebotene Rabattierungstools wie z. B. Azure Reserved VM Instances oder Reduzierungen der Lizenzkosten in Betracht gezogen werden.
  • Alle Besitzer von Anwendungen sind verpflichtet, an Schulungen zu Praktiken zur Optimierung von Workloads teilzunehmen, um die Cloudkosten besser zu kontrollieren.

Inkrementelle Verbesserungen von bewährten Methoden

In diesem Abschnitt des Artikels wird der Governance-MVP-Entwurf so verbessert, dass er neue Azure-Richtlinien und eine Implementierung von Azure Cost Management + Billing umfasst. Zusammen erfüllen diese beiden Entwurfsänderungen die neuen Richtlinienanweisungen des Unternehmens.

  1. Nehmen Sie Änderungen im Azure EA-Portal vor, um dem Abteilungsadministrator die Bereitstellung in Kanada in Rechnung zu stellen.
  2. Implementieren Sie Azure Cost Management + Billing.
    1. Festlegen des richtigen Zugriffsumfangs, um ihn mit dem Abonnementmuster und dem Ressourcengruppierungsmuster abzustimmen. Unter der Annahme der Angleichung an das in früheren Artikeln definierte Governance-MVP erfordert dies Zugriff auf den Geltungsbereich des Registrierungskontos für das Cloudgovernanceteam, das die allgemeine Berichterstellung durchführt. Weitere Teams außerhalb der Governance, wie etwa das kanadische Beschaffungsteam, benötigen Zugriff auf den Geltungsbereich der Ressourcengruppe.
    2. Richten Sie ein Budgets in Azure Cost Management + Billing ein.
    3. Überprüfen Sie die anfänglichen Empfehlungen, und reagieren Sie entsprechend. Richten Sie zur Unterstützung des Berichterstellungsprozesses einen sich wiederholenden Prozess ein.
    4. Konfigurieren Sie die Berichterstellung für Azure Cost Management + Billing mit anfänglicher und regelmäßiger Ausführung.
  3. Aktualisieren von Azure Policy.
    1. Überwachen Sie die Tagging-, Verwaltungsgruppen-, Abonnement- und Ressourcengruppenwerte, um Abweichungen zu identifizieren.
    2. Legen Sie Optionen für die SKU-Größe fest, um die Bereitstellung auf die in der Dokumentation zur Bereitstellungsplanung aufgeführten SKUs zu beschränken.

Zusammenfassung

Wenn Sie die Governance-MVP um die in diesem Artikel beschriebenen Prozesse und Änderungen erweitern, hilft dies, viele der Risiken zu beheben, die mit der Kostengovernance verbunden sind. Gemeinsam schaffen sie die Transparenz, Zuverlässigkeit und Optimierung, die zur Kostenkontrolle erforderlich sind.

Nächste Schritte

Mit dem Wachstum der Cloudeinführung und der damit verbundenen Steigerung des Geschäftswerts ändern sich auch die Risiken und Anforderungen an Cloud Governance. Für dieses fiktive Unternehmen besteht der nächste Schritt in der Nutzung dieser Governanceinvestition zur Verwaltung mehrerer Clouds.